Opties voor het einde van de levenscyclus voor groepen, teams en Viva Engage

Microsoft 365 Groepen en Microsoft Teams werken met meerdere verbonden services. Wanneer een groep of team wordt verwijderd, wordt de meeste informatie in de verbonden services ook verwijderd. In dit artikel worden opties beschreven voor het behouden van gegevens door deze uit de groep of het team te verplaatsen voordat ze worden verwijderd.

Een veelvoorkomende procedure voor groepen of teams die niet meer nodig zijn, is om de bestanden uit het team te verplaatsen en ze te archiveren op een andere locatie, zoals een SharePoint-documentbibliotheek. Deze praktijk is gebaseerd op een verouderde manier van werken waarbij informatie wordt opgeslagen in bestanden en mappen en communicatie via e-mail wordt uitgevoerd.

In de volgende tabel vindt u een overzicht van de services die zijn gekoppeld aan groepen en teams en de belangrijkste inhoudstypen die in elk van deze groepen zijn gevonden:

Service	Typen inhoud
Teams	Kanaalgesprekken, bestanden in kanalen
Forms	Enquêtestructuur en -resultaten
OneNote	Notebook
Outlook	E-mail en agenda
Planner	Projectstatus en taakgegevens
Power Automate	Werkstromen
Power BI	Gegevens, rapporten en dashboards
Project op het web	Projectplannen
Roadmap	Routekaarten
SharePoint	Wikigegevens van bestanden, lijsten, Teams-kanaal
Stream	Video's
Microsoft Viva Engage	Gesprekken

Wanneer u een groep of team verwijdert, worden de meeste gekoppelde resources ook verwijderd. Uitzonderingen zijn onder andere:

• Video's in Stream blijven en zijn eigendom van de persoon die ze heeft geüpload/opgenomen
• Stromen in Power Automate blijven en zijn eigendom van de persoon die ze heeft gemaakt.
• Project- en roadmapgegevens in de webversie van Project blijven in het CDS staan en kunnen afzonderlijk worden hersteld.

Groepen en teams blijven gedurende 30 dagen voorlopig verwijderd en kunnen op elk gewenst moment worden hersteld. Na 30 dagen worden ze en alle bijbehorende resources, zoals services en inhoud, echter verwijderd uit de Microsoft 365-omgeving. Alle inhoud die wordt beveiligd door een bewaarbeleid blijft beschikbaar via eDiscovery-zoekopdrachten.

Overwegingen voor het einde van de levenscyclus voor services die zijn verbonden met een groep

Er zijn drie belangrijke gebieden waarmee team- en groepseigenaren en IT-beheerders rekening moeten houden bij het verwijderen van een groep of team.

Content

Moet de inhoud worden bewaard nadat het team er niet meer is? Is het voldoende om te vertrouwen op retentiemogelijkheden van Microsoft 365 of is een deel van de inhoud in apps en services die geen retentie bieden? Moet de inhoud worden bewaard voor recordbeheer, archivering of toekomstige gebruiks- en referentiedoeleinden?

Om mogelijk gegevensverlies te voorkomen, moeten deze vragen worden gesteld voordat een team wordt gearchiveerd of verwijderd.

Services

Moet de inhoud in de huidige werkvorm blijven? Moet het Power BI-rapport bijvoorbeeld toegankelijk blijven? Moeten de formulierresultaten beschikbaar zijn in de visuele overzichtsweergave? Zijn de lijsten in SharePoint ergens gekoppeld aan of ingesloten?

Deze vragen moeten worden gesteld voordat de onderliggende groep wordt verwijderd, omdat het exporteren van de inhoud mogelijk niet voldoende is.

Gasten

Wanneer gasten worden uitgenodigd voor een team, wordt er een gastaccount gemaakt in de Microsoft Entra ID van de hostorganisatie voordat ze aan het team worden toegevoegd. Wanneer een team wordt verwijderd, worden gasten niet verwijderd uit Microsoft Entra ID. Hoewel gasten geen toegang hebben tot groepen, sites, teams of inhoud die niet met hen is gedeeld, kunnen ze nog steeds functies binnen Microsoft Teams gebruiken, zoals het starten van chats, spraak- en videogesprekken en het gebruik van apps.

Een team- of groepseigenaar kan iemand van buiten de organisatie uitnodigen om gast te worden in Microsoft Entra ID door deze toe te voegen aan een team. Een teameigenaar kan de gast echter niet verwijderen uit Microsoft Entra ID. Het verwijderen van accounts kan alleen worden uitgevoerd door een globale beheerder of gebruikersbeheerder.

Het is belangrijk om gastbeoordelingen uit te voeren en te begrijpen of gasten uit Microsoft Entra ID moeten worden verwijderd bij het verwijderen van het team. Er kan een geldig geval zijn voor gasten om in de directory te blijven, zoals lid zijn van andere teams of het gebruik van andere Microsoft 365- of Azure-services.

Teams

Teams-specifieke inhoud heeft voornamelijk de vorm van gesprekken.

Gesprekken in kanalen kunnen niet worden gekopieerd of verplaatst met behulp van systeemeigen Microsoft Teams-functionaliteit. Ze kunnen echter worden geëxporteerd met behulp van de Graph API.

Als er bovendien een bewaarbeleid wordt toegepast op Teams, worden de gesprekken bewaard en beschikbaar via eDiscovery-zoekopdrachten. Met eDiscovery (Premium) kunt u een Teams-chatgesprek reconstrueren.

Een team archiveren

Het voordeel van het archiveren van een team is dat het volledige toegang biedt tot het team zoals het was. Gebruikers kunnen nog steeds door kanaalgesprekken bladeren en bestanden openen, zelfs als ze niet actief zijn. Bovendien kunnen teams niet worden gearchiveerd als er aan moet blijven werken (bijvoorbeeld als een project wordt uitgebreid).

Wanneer een team wordt gearchiveerd door een eigenaar, wordt het ingesteld op alleen-lezen voor leden, zowel voor inhoud binnen het team als, indien geselecteerd, de bijbehorende SharePoint-site. Het doel van deze actie is ervoor te zorgen dat gesprekken in kanalen behouden blijven in hun bestaande status, samen met op SharePoint gebaseerde inhoud, zoals bestanden en wiki's.

Op de SharePoint-site zijn er geen zichtbare wijzigingen. Er kunnen echter geen wijzigingen worden aangebracht in bestanden of lijsten omdat de SharePoint-machtigingen voor de Microsoft 365-groep zijn ingesteld op Sitebezoekers. Dit omvat het OneNote-notitieblok voor het team, dat is opgeslagen in de bibliotheek Siteassets op de SharePoint-site.

Wanneer een team wordt gearchiveerd, is de onderliggende Microsoft 365-groep nog steeds onderhevig aan het verloopbeleid (indien ingesteld). Als zodanig moet de eigenaar het team blijven vernieuwen.

Hoewel de kanaalgesprekken en de inhoud van de SharePoint-site van het team zijn ingesteld op alleen-lezen, wordt hetzelfde niet toegepast op andere gekoppelde services:

• Planner-buckets en -taken kunnen nog steeds worden gemaakt, gewijzigd en verwijderd.
• Formulieren kunnen nog steeds inzendingen ontvangen.
• Het Outlook-postvak kan nog steeds e-mailberichten ontvangen.
• Power BI-dashboards, -rapporten en -gegevens kunnen nog steeds worden gewijzigd.
• Projecten en roadmaps kunnen nog steeds worden bewerkt in de webversie van Project.
• Video's kunnen nog steeds worden geüpload, gewijzigd en verwijderd in Stream.
• Stromen in Power Automate kunnen nog steeds worden gemaakt, gewijzigd, verwijderd en blijven actief. (Ze mislukken echter als een bericht op een kanaal van het gearchiveerde team moet worden geplaatst.)

Forms

Hoewel een formulier kan worden verplaatst van een afzonderlijk account naar een groep, kan het niet worden verplaatst of gekopieerd van de ene groep naar de andere. Er zijn drie opties beschikbaar voor een formulier wanneer een team wordt verwijderd.

Het formulier dupliceren

Formulieren kunnen worden gedeeld als sjablonen, zodat andere gebruikers deze kunnen kopiëren naar hun eigen account of een groep. Hierdoor worden de gegevens van het inzenden van resultaten niet bewaard; alleen vormstructuur zoals vragen en instellingen.

Resultaten exporteren naar een spreadsheet

Als de gegevens van de formulierantwoorden moeten worden bewaard, kan dit worden bereikt door de resultaten te exporteren naar een Excel-spreadsheet. Hiermee worden de vragen en hun antwoorden alleen geëxporteerd als gegevens. Het bevat geen grafieken die door Forms zijn gemaakt.

Het formulier verwijderen

Hoewel het verwijderen van de groep ook leidt tot het verwijderen van gekoppelde formulieren, kunnen groepsleden deze rechtstreeks verwijderen zonder eigenaar van de groep te zijn. Dit is echter een handmatige stap die geen extra voordeel biedt.

OneNote

Het OneNote-notitieblok dat deel uitmaakt van een groep, wordt opgeslagen in de bibliotheek Siteactiva binnen de gekoppelde SharePoint-site. Hoewel notebookbestanden soms over meerdere afzonderlijke bestanden kunnen worden verspreid, kunnen ze niet afzonderlijk worden gekopieerd en geopend. In plaats daarvan moet de inhoud van het OneNote-notitieblok worden verplaatst of geëxporteerd met behulp van de OneNote-bureaubladclient.

Pagina's en secties verplaatsen naar een ander notitieblok

Het afzonderlijk verplaatsen van pagina's of secties naar een ander notitieblok biedt eigenaren de mogelijkheid om hun gegevens op te schonen en alleen te nemen wat moet worden bewaard.

Het hele notitieblok exporteren als een pakket

Als het hele notitieblok moet worden bewaard met de bestaande structuur, kan het worden geëxporteerd als een OneNote-pakketbestand en vervolgens worden geïmporteerd naar een nieuwe locatie. In plaats daarvan kan dit worden gebruikt als een methode om de inhoud in één bestand te behouden in plaats van de bestaande structuur voor meerdere bestanden.

Afdrukken naar PDF

In scenario's waarin een deel van de inhoud van het notitieblok alleen ter referentie of als record moet worden bewaard, kunnen afzonderlijke pagina's worden afgedrukt naar PDF en elders worden opgeslagen.

Postvak en agenda

Het is niet ongebruikelijk dat het aan de groep gekoppelde postvak wordt gebruikt, ook al zijn er mogelijk veel gesprekken gevoerd binnen teamkanalen. Het postvak slaat alleen e-mailberichten op die rechtstreeks naar het postvak zijn verzonden en bevat geen e-mailberichten die rechtstreeks naar kanalen zijn verzonden.

In sommige gevallen zijn de e-mailberichten die zijn opgeslagen in het postvak meldingen van vergaderingen, Planner-taakupdates en andere door de app of het systeem gegenereerde berichten. Het is belangrijk dat de inhoud van het postvak wordt gecontroleerd om te bepalen of de inhoud moet worden bewaard of verwijderd.

Als een bewaarbeleid wordt toegepast in Exchange, worden de e-mailberichten en agenda-items bewaard en beschikbaar via eDiscovery-zoekopdrachten.

E-mail en agenda exporteren

Team- of groepsleden kunnen de inhoud van het postvak en de agenda exporteren naar een Pst-bestand (Data/Personal Storage) van Outlook. Dit bestand kan vervolgens ergens anders worden opgeslagen of de inhoud kan worden geïmporteerd in een ander postvak. De eerste wordt niet aanbevolen omdat de inhoud van het PST-bestand niet kan worden doorzocht zonder het te openen in Outlook en het bestand zelf in de loop van de tijd beschadigd kan raken.

Door IT uitgevoerde inhoudsmigratie

Beheerders kunnen hulpprogramma's van derden gebruiken om e-mail en agenda-inhoud te migreren tussen postvakken zonder tussenkomst van de gebruiker. Een mogelijke opslaglocatie kan een gedeeld postvak zijn dat uitsluitend is gemaakt om te fungeren als een 'archief' van de inhoud van het groepspostvak.

Planner

Elke groep of elk team kan meerdere plannen hebben. Het is belangrijk dat tijdens het off-boardingproces wordt voldaan aan de bewaarvereisten voor elk plan. Net als de andere services zijn er verschillende benaderingen voor off-board inhoud in Planner.

Het plan exporteren naar een spreadsheet

Als u alleen een kopie van het plan hoeft te bewaren voor het bijhouden van gegevens, kunt u het plan het eenvoudigst exporteren naar een Excel-spreadsheet. Dit is een eenrichtingsactie: er is geen optie om plannen uit een spreadsheet te importeren.

Belangrijk

Voor het exporteren van een plan naar Excel is de meeste informatie in het plan nodig, maar geen opmerkingen, koppelingen of bestanden.

Taken kopiëren en verplaatsen naar een ander plan

Hoewel het kopiëren of verplaatsen van taken naar een ander plan een oplossing lijkt, kunnen afzonderlijke taken alleen worden gekopieerd of verplaatst tussen plannen binnen dezelfde groep. Hiermee wordt geen back-up gemaakt van de gegevens als de groep die is gekoppeld aan het plan wordt verwijderd.

Volledig plan kopiëren

Het is ook mogelijk om het hele plan te kopiëren. Kopiëren kan niet worden uitgevoerd naar een bestaande groep. Als u het plan kopieert, wordt er een nieuwe groep gemaakt. Bovendien bevat het kopiëren van het hele plan geen opmerkingen, toewijzingen, koppelingen, bijlagen of datums.

Power Automate

Stromen die in Power Automate zijn gemaakt en zijn gekoppeld aan een groep of team, behoren niet tot de groep. Ze zijn eigendom van de maker en worden alleen gedeeld met andere gebruikers en groepen. Als zodanig worden ze niet beïnvloed als een groep of team wordt verwijderd.

Eigendom van de stroom wijzigen

Als de stroom moet blijven werken, kunnen eigenaren andere gebruikers of Microsoft 365-groepen toevoegen als eigenaren.

De stroom exporteren

Als de stroom niet hoeft te blijven werken, maar moet worden bewaard voor mogelijk toekomstig gebruik, kan deze worden geëxporteerd als een bestand en later opnieuw worden geïmporteerd.

Power BI

Power BI-gegevens en -werkruimten kunnen onafhankelijk van groepen en teams werken en bieden net als andere workloads verschillende manieren om buiten gebruik te worden gesteld. Klassieke werkruimten in Power BI zijn gekoppeld aan een Microsoft 365-groep, terwijl moderne werkruimten dat niet zijn en alleen hun inhoud kunnen delen met de groep (vergelijkbaar met een stroom).

Rapporten naar een andere werkruimte kopiëren

Als u het rapport nodig hebt zodra de groep of het team is verwijderd, kan het worden gekopieerd van de bestaande werkruimte naar een andere werkruimte in Power BI.

Gegevens exporteren uit een dashboard of rapport

Als het rapport niet langer actief hoeft te zijn, maar de gegevens moeten worden bewaard, kan het worden geëxporteerd naar Excel.

Project

Projecten en roadmaps die zijn gemaakt in de webversie van Project, zijn gekoppeld aan Microsoft 365-groepen en hebben benaderingen voor offboarding, vergelijkbaar met Power BI.

Het project toewijzen aan een andere groep

Als het project na de levensduur van de groep of het team in de functionele status moet worden bewaard, kan het worden toegewezen aan een andere Microsoft 365-groep. U kunt dit doen via het Dynamics 365-beheercentrum.

Gegevens exporteren uit het project of de roadmap

Met behulp van het Dynamics 365 Beheercentrum is het mogelijk om gebruikersgegevens van het project te exporteren naar een spreadsheet. De gegevens kunnen ook worden geëxporteerd naar projectbestand (. MPP) en XML-bestandsindelingen met behulp van PowerShell.

SharePoint

Alle bestanden in teamkanalen worden opgeslagen op de SharePoint-site van de gekoppelde groep. In sommige gevallen kan andere inhoud dan documenten aanwezig zijn in SharePoint, zoals lijsten of pagina's.

Bestanden worden over het algemeen op drie primaire locaties in een SharePoint-site opgeslagen:

• Pagina's - Bibliotheek sitepagina's
• Afbeeldingen die worden gebruikt in pagina's - Bibliotheek voor siteactiva
• Bestanden in kanalen – Documentbibliotheek
• Wikipagina's – Teams Wiki-gegevensbibliotheek

Als de site een of meer subsites heeft, moet het off-boardingproces voor elke subsite worden herhaald. Als het team privé- of gedeelde kanalen bevat, is er een afzonderlijke SharePoint-site voor elk kanaal.

Het is belangrijk om bij het verwijderen van bestanden uit een groep of team te overwegen dat ze kunnen worden gedeeld met gebruikers die geen lid zijn van de groep of het team. Misschien wilt u de aanstaande wijziging aan hen doorgeven.

Bestanden downloaden

Bestanden die zijn opgeslagen in SharePoint in een van de hierboven genoemde bibliotheken, kunnen worden gedownload naar een lokale computer.

Bestanden verplaatsen

Daarnaast kunnen bestanden worden verplaatst naar een andere locatie in SharePoint, zoals een bibliotheek op een andere site.

Lijst exporteren

Gegevens die zijn opgeslagen in SharePoint-lijsten, kunnen worden geëxporteerd naar een Excel-werkblad en opnieuw worden geïmporteerd in een lijst op een andere site.

Power Automate of een hulpprogramma van derden kan ook worden gebruikt om de lijst te migreren tussen sites om functies, lijstweergaven, opmaak en andere kenmerken te behouden.

Wikibestanden exporteren

Wiki-inhoud binnen teamkanalen wordt opgeslagen in een html-bestand in een toegewezen bibliotheek van de bijbehorende SharePoint-site. Ze kunnen niet gemakkelijk worden geëxporteerd en geïmporteerd in een andere kanaalwiki, maar kunnen worden geconverteerd naar een HTML-bestand en als webpagina worden geopend.

Microsoft Stream

Net als Power Automate zijn video's in Stream die zijn gekoppeld aan een groep of team, niet daadwerkelijk eigendom van de groep en worden ze niet verwijderd wanneer de groep wordt verwijderd. Video's in Stream zijn eigendom van de persoon die de video heeft geüpload of gemaakt, zelfs als gebruikers of groepen als eigenaren worden toegevoegd. Vergaderingen die zijn opgenomen in een Teams-kanaal, zijn eigendom van de persoon die de opname heeft gestart.

Andere eigenaren toevoegen

Omdat de video wordt bewaard in Stream wanneer de groep wordt verwijderd, kan de oorspronkelijke eigenaar de video delen met andere gebruikers en groepen, en ze zelfs toevoegen als eigenaren.

De video downloaden

In scenario's waarin de video niet hoeft te worden bewaard in Stream of moet worden opgeslagen op een alternatieve locatie, zoals een recordbeheersysteem, kan een eigenaar de video lokaal downloaden.

Microsoft Viva Engage

In tegenstelling tot gesprekken in Microsoft Teams biedt Viva Engage zowel gebruikers als beheerders opties om gesprekken te verplaatsen of te exporteren.

Gesprekken verplaatsen naar een andere groep of community

Gesprekken kunnen worden verplaatst naar een andere Viva Engage groep door elke gebruiker, niet alleen door eigenaren of beheerders. Dit is mogelijk in zowel de klassieke Viva Engage als de nieuwe Viva Engage interfaces.

Netwerkgegevens exporteren

Viva Engage netwerkbeheerders exporteren netwerkgegevens. Als u dit doet, worden echter alle gesprekken voor het hele netwerk geëxporteerd. De resulterende export vermeldt de groeps-id. Het is mogelijk om gesprekken te filteren op basis van deze id.

Verwante onderwerpen

Een voormalige werknemer verwijderen en gegevens beveiligen