Aan de slag met de acceptatie van Microsoft Syntex

Microsoft Syntex is een cloudservice die kunstmatige intelligentie (AI) toepast om inhoudsverwerking en kennisextractie te automatiseren. Hiermee kunt u uw inhoud omzetten in gestructureerde gegevens die eenvoudig kunnen worden doorzocht, geanalyseerd en opnieuw kunnen worden gebruikt.

Microsoft Syntex biedt een reeks use cases om inhoudsbeheer binnen een onderneming te verbeteren. Hier volgen enkele voorbeelden van hoe dit kan worden toegepast:

• Automatisch routinedocumenten genereren : gebruik inhoudsassembly om moderne sjablonen te maken voor bestanden die regelmatig moeten worden gegenereerd, zoals rapporten voor routineonderhoud.

• Documenten bulksgewijs genereren : gebruik inhoudsassembly om grote hoeveelheden vergelijkbare documenten te genereren, bijvoorbeeld contractverlengingen.

• Binnenkomende documenten verwerken: gebruik Microsoft Syntex voor het beheren en verwerken van binnenkomende zakelijke documenten, zoals verzekeringsformulieren, zakelijke verificaties en huurcontracten.

• Informatie gemakkelijker vindbaar maken: gebruik Microsoft Syntex om de vindbaarheid en bruikbaarheid van zakelijke documenten en werknemersgegevens in documentbibliotheken, zoals beleidsregels en procedures, te verbeteren.

• Inhoudsdetails zoeken: centraliseer, organiseer en haal inhoud op met behulp van Microsoft Syntex om specifieke details gemakkelijker te ontdekken, zoals patentinformatie.

• Documentnaleving: gebruik Microsoft Syntex om te voldoen aan retentie- en vertrouwelijkheidsvereisten voor uw zakelijke documenten, inclusief gebeurtenis- of conferentiebestanden.

Bedrijfsscenario's identificeren

Als u zich wilt voorbereiden op het gebruik van Microsoft Syntex in uw organisatie, moet u eerst de scenario's begrijpen waarin dit nuttig is. Het 'waarom' helpt bepalen welke functies het meest nuttig zijn en of documentverwerking is vereist, welk modeltype nodig is. Om te voldoen aan een bedrijfsresultaat, kan het handig zijn om meerdere Microsoft Syntex functies te combineren. Gebruik de voorbeeldscenario's en use cases om ideeën te vragen over hoe u Microsoft Syntex in uw organisatie kunt gebruiken.

Inhoud is het levensbloed van de organisatie. Veel bedrijfseenheden in uw organisatie zijn verantwoordelijk voor het verwerken van gegevens en kunnen dit momenteel doen met een combinatie van handmatige of semi-geautomatiseerde processen die meerdere stappen omvatten. Met Microsoft Syntex functies kunt u de procedures voor inhoudsbeheer van uw organisatie verbeteren, waaronder:

• Geavanceerde zoekopdrachten en filters bieden om de vindbaarheid en het ophalen van zoekopdrachten te verbeteren.

• Stel voorwaardelijke opmaak in om documenten eenvoudig weer te geven en te filteren.

• Genereer een Power BI-rapport met één klik met behulp van geëxtraheerde metagegevens.

• Regels maken in de documentbibliotheek of zakelijke werkstromen via Power Automate.

• Zorg voor naleving via de toepassing van retentie- en vertrouwelijkheidslabels.

Houd rekening met uw inhoudsleven

Als u nadenkt over de typische levenscyclus van inhoud waarbij inhoud wordt gemaakt en opnieuw wordt gemaakt, tot het begrijpen en verwerken van inhoud en het detecteren en zoeken van inhoud, zijn er veel functies binnen Microsoft Syntex die uw bedrijf kunnen helpen.

Inhoud maken en opnieuw gebruiken

Binnen de levenscyclus van inhoud kunnen er gebruiksvoorbeelden zijn voor het automatiseren van het maken van inhoud, met name inhoud die transactioneel of gestandaardiseerd is en inhoudsassembly kan hiervoor nuttig zijn. Inhoudsassemblage kan automatisch standaard terugkerende zakelijke documenten genereren, zoals contracten, werkverklaringen, serviceovereenkomsten, toestemmingsbrieven, verkooppraatjes en correspondentie.

Zodra u terugkerende documenttypen hebt geïdentificeerd, moet u de gegevensbron identificeren die als bron voor de documenten kan worden gebruikt. Als u een lijst of gegevensbron hebt om de documenten te vullen, kunt u dit sneller, consistenter en met minder fouten doen door moderne sjablonen te maken en deze sjablonen te gebruiken om documenten te genereren. Als u deze functie wilt gebruiken, moet een Azure-abonnement worden geconfigureerd binnen de Microsoft Syntex ingesteld.

Samenwerken aan inhoud

De functie aantekeningen in Microsoft Syntex wordt gebruikt om notities en opmerkingen toe te voegen aan inhoud in documentbibliotheken, voor uzelf of om samen te werken met anderen. De functie aantekeningen kan worden gebruikt zonder de oorspronkelijke bestanden te wijzigen, zodat de oorspronkelijke records behouden blijven.

De hulpmiddelen voor aantekeningen bevatten momenteel pen en markeerstift, waarbij kleuren kunnen worden geselecteerd, samen met een gum voor het verwijderen van pennenstreken en eerdere aantekeningen. Zodra u een Azure-abonnement in uw tenant voor Microsoft Syntex hebt geconfigureerd, wordt deze functie ingeschakeld voor uw gebruikers. U kunt overwegen om eindgebruikers meer informatie te geven over de functie, met name voor bedrijfsgroepen die documenten kunnen markeren of aantekeningen kunnen maken.

Inhoud begrijpen en verwerken

Het gebruik van Microsoft Syntex om de classificatie en gegevensextractie van de inhoud te automatiseren met behulp van documentverwerking en de functies voor taxonomielabels of afbeeldingen taggen kan tijd en geld besparen en tegelijkertijd het risico op typefouten of gemiste informatie minimaliseren.

Microsoft Syntex kunt verschillende soorten taken uitvoeren in uw inhoud, waaronder classificatie, extractie en trefwoorden. In de volgende tabel ziet u deze taken en gerelateerde functies.

Taak	Omschrijving	Microsoft Syntex functie
Indeling	Identificeert het type inhoud dat het bestand vertegenwoordigt (bijvoorbeeld een rapport, een factuur of een formulier)	Ongestructureerde documentverwerking
Extractie	Identificeert informatie op basis van een entiteit in een document	Gestructureerde documentverwerking Documentverwerking in vrije vorm Vooraf gemaakte documentverwerking Optische tekenherkenning
Trefwoordlabels	Suggesties voor informatie op basis van een eigenschap van of beslissing over een document met behulp van trefwoorden	Taxonomietags Afbeeldingen taggen

Inhoudscompatibiliteit

De documentverwerkingsmodellen kunnen ook worden gebruikt om naleving toe te voegen door vertrouwelijkheidslabels en retentielabels toe te passen op inhoud die is toegevoegd aan documentbibliotheken met modellen die ermee zijn geconfigureerd.

Zodra het inhoudstype en de metagegevens beschikbaar zijn in een documentbibliotheek, kunnen zakelijke gebruikers veel acties uitvoeren op de gegevens, waaronder het maken van nieuwe weergaven van de inhoud, het maken van rapporten, het verplaatsen van inhoud op basis van bepaalde informatie die aanwezig is met behulp van regels en het maken van bedrijfsprocesstrooms voor goedkeuringen, het toevoegen van gegevens aan andere systemen, het genereren van werkorders en vele andere taken die mogelijk handmatig zijn uitgevoerd.

Vindbaarheid van inhoud

Met behulp van functies voor documentverwerking in Microsoft Syntex kunt u de zoekervaring verbeteren, omdat elk stukje metagegevens dat nu uit inhoud wordt geëxtraheerd, doorzoekbaar is. Met de functie inhoudsquery kunt u specifieke query's op basis van metagegevens uitvoeren in SharePoint-documentbibliotheken. U kunt snellere, nauwkeurigere query's maken op basis van specifieke kolomwaarden voor metagegevens in plaats van alleen maar te zoeken naar trefwoorden.

Naast het classificeren en extraheren van gegevens uit inhoud die is toegevoegd aan een SharePoint-bibliotheek, heeft uw organisatie mogelijk inhoud die momenteel is vergrendeld in afbeeldingen die moeilijk te vinden zijn. Met de OCR-service (Optical Character Recognition) in Microsoft Syntex kunt u gedrukte of handgeschreven tekst extraheren uit afbeeldingen en documenten. Voorbeelden van afbeeldingen zijn posters, tekeningen en productlabels. Voorbeelden van documenten zijn artikelen, rapporten, formulieren en facturen. De tekst wordt meestal geëxtraheerd als woorden, tekstregels en alinea's of tekstblokken, zodat u toegang hebt tot de digitale versie van de gescande tekst. De geëxtraheerde informatie wordt geïndexeerd in de zoekfunctie en kan beschikbaar worden gesteld voor nalevingsfuncties, zoals preventie van gegevensverlies (DLP).

Plan om aan de slag te gaan

Wanneer u aan de slag gaat met Microsoft Syntex, moet u de huidige status en behoeften van de organisatie evalueren met betrekking tot inhoudsbeheer, verwerking en analyse. Het kan helpen om specifieke opslagplaatsen voor belangrijke inhoud te identificeren die door groepen in uw organisatie worden gebruikt en om met die teams hun huidige bedrijfsprocessen en scenario's te bespreken. Zijn er gevallen waarin ze momenteel handmatig inhoud beheren die kan worden geautomatiseerd? Dit kunnen gevallen zijn waarin ze de intake van standaardformulieren of documenten verwerken, zoals HR-documenten of inkooporders voor verwerking, of als ze herhaalde inhoud op schaal genereren, zoals aanbiedingsbrieven of voorstellen. Of gebieden waar ze aantekeningen maken via pen en papier of een toepassing van derden, waar u dit nu kunt doen in uw bestaande SharePoint-omgeving.

Stel uzelf de volgende vragen wanneer u nadenkt over welke bedrijfsscenario's u moet overwegen:

• Lost het een echt probleem op?
• Zal het op grote schaal worden gebruikt of een brede impact hebben?
• Is het verkrijgbaar?
• Kun je succes meten?

De Microsoft Syntex opdrachten in het Microsoft 365-evaluatieprogramma kunnen ook helpen bij het identificeren van potentiële gebieden in uw SharePoint-omgeving die kunnen profiteren van Microsoft Syntex functies.

Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, kunt u overwegen om de Microsoft Syntex sitesjablonen te bekijken die beschikbaar zijn in uw tenant zodra u Microsoft Syntex hebt ingesteld en uw Azure-abonnement hebt geconfigureerd. Deze sjablonen zijn beschikbaar op alle teamsites en zijn vooraf samengesteld, kant-en-klaar om te implementeren en aan te passen. Gebruik deze sjablonen om een professionele site te starten om de status van zakelijke documenten in uw organisatie te beheren, te verwerken en bij te houden met behulp van meerdere Microsoft Syntex functies. Deze sites kunnen u helpen bij het demo's van functies voor bedrijfsteams en een vliegende start met het ontwikkelen van plannen en scenario's voor uw organisatie door te laten zien hoe de functies waarde kunnen toevoegen voor zakelijke gebieden, zoals contractbeheer en boekhouding.

Rollen en verantwoordelijkheden identificeren

Wanneer u bepaalt wie in uw organisatie moet worden betrokken bij uw Microsoft Syntex projecten, helpt het om de vereiste functies in kaart te krijgen. De rollen in de volgende tabel kunnen betrokken zijn, afhankelijk van de functies die u selecteert om te gebruiken.

Als u zich bijvoorbeeld richt op documentverwerking, is de rol SharePoint-beheerder essentieel bij het maken en beheren van inhoudscentra die nodig zijn om modellen op schaal te beheren. Als u zich richt op functies zoals OCR en naleving, is de Purview Compliance-beheerder nodig. Als taxonomietags worden uitgevoerd, is het belangrijk om inzicht te krijgen in het beheer van uw bedrijfstermenarchief of om te bepalen of u een inhoudscentrum gaat gebruiken.

Administrator (Beheerder)	Vereiste	Verantwoordelijkheden
Beheerder van Azure-abonnementen	Microsoft Entra rol	Azure-abonnementsinstellingen configureren, Microsoft Cost Management in Azure-gegevens bekijken
Purview-nalevingsbeheerder	Microsoft Entra rol	Nalevingsinstellingen plannen, zoals vertrouwelijkheidslabels en bewaarbeleid en OCR-instellingen
SharePoint-beheerder	Microsoft Entra rol	Zakelijke use cases verzamelen, bepalen of functies worden ingeschakeld op alle sites of voor geselecteerde sites Inhoudscentra en machtigingen beheren Best practices vaststellen en modelanalyses controleren
Power Platform-beheerder	Microsoft Entra rol	Dataverse-omgeving configureren (indien nodig) voor vrije vorm en gestructureerde modellen
Beheerder van SharePoint-termenarchief	Geconfigureerd door SharePoint-beheerder in het SharePoint-beheercentrum	Ondernemingstermensets beheren, bepalen of eindgebruikers bepaalde termensets kunnen wijzigen
Microsoft Syntex zakelijke gebruiker (modellen beheren, inhoudsassembly gebruiken)	Machtigingen die worden beheerd op siteniveau of in inhoudscentra Bewerkingsmachtigingen voor inhoud invoeren SharePoint-machtigingen lijsten beheren wanneer u modellen wilt publiceren of functies voor inhoudsassembly wilt gebruiken	Zakelijke use cases verzamelen Modellen maken, trainen en toepassen

Overwegingen voor installatie en configuratie

Het plannen van een implementatie van Microsoft Syntex omvat het bepalen welke functies u inschakelt en het plannen van kosten met behulp van de Microsoft Syntex kostencalculator om te helpen bij het voorspellen van de kosten voor Microsoft Syntex, met name met de komst van betalen per gebruik-services. Dit hulpprogramma geeft u een beter inzicht in de gebruikspatronen en geschatte kosten van uw organisatie, zodat u beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen. Het is ook handig in combinatie met het Microsoft 365-evaluatieprogramma, dat uw informatiearchitectuur analyseert en bibliotheken markeert met inhoudstypen van klanten en uitgebreide kolommen die kunnen profiteren van door Syntex aangestuurde automatisering.

Controlelijst voor gereedheid

Als u zich wilt voorbereiden op het implementeren van Microsoft Syntex, moet u het volgende doen:

1. De eindstatus plannen

   • Plan voor het benutten van de waarde van Microsoft Syntex functies op gebieden zoals:
     • Zoeken
     • Filteren en opmaak weergeven
     • Naleving
     • Automatisering

2. Identificeren

   • Inzicht in het gebruik van bestaande informatiearchitectuur en inhoudsbeheerfuncties.
   • Zijn er bestaande inhoudstypen goede kandidaten voor modellen?
   • Welke bestaande processen zouden worden verbeterd door metagegevens?
   • Hoeveel inhoud gaat u verwerken?

3. Design

   • Ontwerp uw benadering van informatiearchitectuur, beheerde metagegevens en inhoudstypen.
   • Ontwerp het proces voor definitie, maken en beheren.