Scenario: Automatisch routinedocumenten genereren met Microsoft Syntex
Gebruik de functie voor inhoudsassembly in Microsoft Syntex om moderne sjablonen te maken voor bestanden die regelmatig moeten worden gemaakt. Bestanden kunnen vervolgens worden gegenereerd op basis van deze sjablonen, hetzij via handmatige aanvraag of via een automatisering.
Gebruikte functies:
- Inhoudsassembly
- SharePoint-lijsten
- Power Automate
Rapporten voor routineonderhoud
U kunt inhoudsassembly gebruiken om het genereren van dagelijkse inspectie- of onderhoudsrapporten te automatiseren. Deze rapporten bevatten over het algemeen veel gestandaardiseerde tekst met bepaalde velden of waarden die door de gebruiker worden ingevoerd na inspectie.
Tegenwoordig inspecteren gebruikers onderdelen fysiek en vullen ze vervolgens een lijst of een formulier of fysieke papieren rapporten in. Dit leidt tot meer werk in het transformeren van deze gegevens naar digitale inhoud die verder kan worden gebruikt.
Een Microsoft Syntex-oplossing implementeren:
Stel een documentbibliotheek in waarin u de rapporten wilt opslaan.
Stel een SharePoint-lijst in met de vereiste kolommen die u moet invullen door de frontlijnmedewerkers.
Ga naar de documentbibliotheek en maak een moderne sjabloon met behulp van een bestaand rapport. Maak velden voor de waarden die worden ingevoerd door de frontlijnmedewerkers. Koppel de velden aan de kolommen van de SharePoint-lijst die u eerder hebt ingesteld.
Maak nu een Power Automate-stroom met behulp van de actie 'Document genereren met behulp van Microsoft Syntex' en gebruik de trigger 'Wanneer een lijstitem wordt gemaakt'. Deze actie zorgt ervoor dat er een nieuw rapport wordt gegenereerd wanneer een frontlijnmedewerker een nieuw item aan de lijst toevoegt.
Met behulp van Microsoft Forms kunt u een formulier maken voor frontlijnmedewerkers om waarden in de lijst in te voeren of de lijst zelf beschikbaar te maken zodat ze waarden kunnen toevoegen.
U kunt nu alle dagelijkse rapporten bekijken terwijl ze worden gemaakt op basis van waarden die frontlijnmedewerkers in het formulier invoeren.
Opmerking
Hoewel in dit voorbeeld een SharePoint-lijst als gegevensbron wordt gebruikt, kunt u elke gegevensbron gebruiken als trigger voor het genereren van documenten als u toegang hebt tot de vereiste Power Automate-connector.