Beschrijving van de functie AutoArchiveren in Outlook

• Van toepassing op:

  Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

Oorspronkelijk KB-nummer: 830119

Meer informatie

Uw Outlook-postvak groeit naarmate er items worden gemaakt op dezelfde manier als documenten op uw bureau stapelen. In de wereld van papier kunt u af en toe uw documenten in willekeurige volgorde zetten en de documenten opslaan die belangrijk zijn, maar die zelden worden gebruikt. U kunt documenten die minder belangrijk zijn, zoals kranten en tijdschriften, verwijderen op basis van hun leeftijd.

U kunt hetzelfde proces snel voltooien in Outlook 2003 en latere versies. U kunt oude items handmatig overbrengen naar een opslagbestand door Archiveren te selecteren in het menu Bestand . U kunt oude items ook automatisch laten overbrengen met de functie AutoArchiveren. Items worden als oud beschouwd wanneer ze de leeftijd bereiken die u opgeeft. Met de functie AutoArchiveren kunt u oude items verwijderen of verplaatsen. Outlook kan allerlei soorten items archiveren, maar kan alleen bestanden vinden die zijn opgeslagen in een e-mailmap, zoals een Microsoft Excel-spreadsheet of een Microsoft Word-document, dat is gekoppeld aan een e-mailbericht. Een bestand dat niet is opgeslagen in een e-mailmap, kan niet worden gearchiveerd.

De functie AutoArchiveren heeft een proces in twee stappen. Eerst schakelt u de functie AutoArchiveren in. Ten tweede stelt u de eigenschappen voor de functie AutoArchiveren in voor elke map die u wilt archiveren.

Opmerking

Als u meerdere Exchange-accounts in hetzelfde Outlook-profiel hebt, is de standaardinstelling AutoArchiveren van toepassing op alle accounts. Als u dit wilt voorkomen, past u de instelling AutoArchiveren toe op mapniveau.

Op mapniveau kunt u bepalen welke items moeten worden gearchiveerd en hoe vaak ze worden gearchiveerd. U kunt afzonderlijke mappen automatisch archiveren of u kunt een standaardinstelling voor AutoArchiveren configureren voor alle mappen. Configureer vervolgens AutoArchiveren-instellingen voor afzonderlijke mappen waarvoor u de standaardinstellingen voor AutoArchiveren niet wilt gebruiken. De functie AutoArchiveren wordt automatisch uitgevoerd wanneer u Outlook start. Outlook controleert de AutoArchiveren-eigenschappen van elke map op datum en verplaatst oude items naar uw archiefbestand. Items die naar de map Verwijderde items worden verplaatst, worden verwijderd.

Outlook 2003 en Outlook 2007

Standaard zijn verschillende Outlook-mappen ingesteld met de functie AutoArchiveren ingeschakeld. De volgende lijst bevat de mappen waarvoor de functie AutoArchiveren is ingeschakeld en van de standaardverouderingsperiode van elke map:

• De map Agenda (zes maanden)
• De map Taken (zes maanden)
• De map Logboek (zes maanden)
• De map Verzonden items (twee maanden)
• De map Verwijderde items (twee maanden)

In de mappen Postvak IN, Notities, Contactpersonen en Concepten is de functie AutoArchiveren niet automatisch ingeschakeld. U kunt de functie AutoArchiveren niet gebruiken met de map Contactpersonen, omdat de map Contactpersonen geen archiefeigenschap heeft.

Outlook 2010 en latere versies

De functie AutoArchiveren is standaard uitgeschakeld in Outlook 2010 en latere versies. De functie AutoArchiveren is standaard ingeschakeld in Outlook 2003 en Outlook 2007. Als u de functie AutoArchiveren in Outlook 2003 of Outlook 2007 niet uitschakelt en een upgrade uitvoert naar Outlook 2010 of nieuwere versies, blijft de functie AutoArchiveren ingeschakeld.

Het verschil tussen archiveren en exporteren van items

Wanneer u items archiveert, kunt u de items alleen archiveren in een bestand met persoonlijke mappen (.pst). Wanneer u items exporteerde, kunt u de items exporteren naar veel verschillende bestandstypen, waaronder PST-bestanden en tekstbestanden met scheidingstekens. De bestaande mapstructuur wordt bewaard in het nieuwe archiefbestand. Als er een bovenliggende map is boven de map die u hebt gearchiveerd, wordt de bovenliggende map gemaakt in het archiefbestand. De items in de bovenliggende map worden echter niet gearchiveerd. Op deze manier bestaat dezelfde mapstructuur tussen het archiefbestand en uw postvak. Mappen blijven op hun plaats nadat ze zijn gearchiveerd, zelfs als ze leeg zijn. U kunt slechts één bestandstype archiveren, een PST-bestand.

Wanneer u items exporteerde, worden de oorspronkelijke items gekopieerd naar het exportbestand, maar worden ze niet uit de huidige map verwijderd.

De functie AutoArchiveren inschakelen

Voor Outlook 2010 en latere versies:

1. Selecteer het tabblad Bestand en selecteer vervolgens het tabblad Opties in het menu Bestand .
2. Klik op het tabblad Geavanceerd.
3. Selecteer AutoArchiveren-instellingen.
4. Schakel het selectievakje AutoArchiveren Elke in. Typ een getal in het vak Dagen om op te geven hoe vaak het AutoArchiveren-proces wordt uitgevoerd.
5. Als u een melding wilt ontvangen voordat de items worden gearchiveerd, schakelt u het selectievakje Vragen vóór AutoArchiveren in.
6. Typ in het vak Standaardarchiefbestand een bestandsnaam voor de gearchiveerde items waarnaar moet worden overgedragen of selecteer Bladeren om in een lijst te selecteren.
7. Selecteer tweemaal OK.

Voor Outlook 2007 en Outlook 2003:

1. Selecteer Opties in het menu Extra en selecteer vervolgens het tabblad Overige.
2. Selecteer AutoArchiveren.
3. Schakel het selectievakje AutoArchiveren Elke in en geef vervolgens op hoe vaak het AutoArchiveren-proces wordt uitgevoerd door een getal in het dagenvak te typen.
4. Als u een melding wilt ontvangen voordat de items worden gearchiveerd, schakelt u het selectievakje Vragen vóór AutoArchiveren in.
5. Typ in het vak Standaardarchiefbestand een bestandsnaam voor de gearchiveerde items waarnaar moet worden overgedragen of selecteer Bladeren om in een lijst te selecteren.
6. Selecteer tweemaal OK.

Nu u de functie AutoArchiveren hebt ingeschakeld, moet u de eigenschappen van AutoArchiveren voor elke map instellen.

Belangrijk

Het Outlook-gegevensbestand (.pst) dat u als standaardarchiefbestand kiest, moet zich op de lokale computer bevinden. Het gebruik van PST-bestanden in het netwerk wordt alleen ondersteund in Outlook 2010 en onder zeer specifieke voorwaarden. Zie Limieten voor het gebruik van bestanden met persoonlijke mappen (.pst) via LAN- en WAN-koppelingen voor meer informatie over de limieten voor het gebruik van PST-bestanden via het netwerk.

AutoArchiveren-eigenschappen voor een map instellen

Voor Outlook 2010 en latere versies:

Methode 1:

1. Selecteer de map die u wilt autoarchiveren.
2. Selecteer het tabblad Map en selecteer vervolgens Instellingen voor AutoArchiveren.

Methode 2:

1. Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt autoarchiveren en selecteer vervolgens Eigenschappen.
2. Selecteer het tabblad AutoArchiveren .
3. Als u de eigenschappen van AutoArchiveren voor deze map wilt instellen, schakelt u het selectievakje Items opschonen die ouder zijn dan in.
4. Als u wilt opgeven wanneer de items automatisch moeten worden overgebracht naar uw archiefbestand, typt u een getal in het vak Maanden .
5. Als u een bestand wilt opgeven waarnaar de gearchiveerde items moeten worden overgebracht, selecteert u Oude items verplaatsen naar.
6. Typ in het vak Oude items verplaatsen naar een bestandsnaam voor de gearchiveerde items. Of selecteer Bladeren om te selecteren in een lijst en selecteer vervolgens OK.

Voor Outlook 2007 en Outlook 2003:

1. Klik in de mappenlijst met de rechtermuisknop op de map die u wilt autoarchiveren en selecteer vervolgens Eigenschappen.
2. Selecteer het tabblad AutoArchiveren .
3. Als u de AutoArchiveren-eigenschappen voor deze map wilt instellen, selecteert u Items opschonen die ouder zijn dan.
4. Als u wilt opgeven wanneer de items automatisch moeten worden overgebracht naar uw archiefbestand, typt u een getal in het vak Maanden .
5. Als u een bestand wilt opgeven waarnaar de gearchiveerde items moeten worden overgebracht, selecteert u Oude items verplaatsen naar.
6. Typ in het vak Oude items verplaatsen naar een bestandsnaam voor de gearchiveerde items. Of selecteer Bladeren om te selecteren in een lijst en selecteer vervolgens OK.