Tips voor ontwerpen voor rapporten in Power BI Report Builder

VAN TOEPASSING OP: Power BI Report Builder Power BI Desktop

Gebruik de volgende tips om uw gepagineerde rapporten te ontwerpen in Power BI Report Builder.

Rapporten ontwerpen

Een goed ontworpen rapport geeft informatie over die tot actie leidt. Identificeer de vragen die het rapport helpt te beantwoorden. Houd deze vragen in gedachten terwijl u het rapport ontwerpt.

• Als u effectieve gegevensvisualisaties wilt ontwerpen, moet u nadenken over het weergeven van informatie die gemakkelijk te begrijpen is voor de rapportgebruiker. Kies een gegevensregio die een goede overeenkomst is voor de gegevens die u wilt visualiseren. Een grafiek geeft bijvoorbeeld samenvattings- en geaggregeerde informatie beter weer dan een tabel die veel pagina's met gedetailleerde informatie omvat. U kunt gegevens uit een gegevensset in elk gegevensgebied visualiseren, waaronder grafieken, kaarten, indicatoren, sparklines, gegevensbalken en tabellaire gegevens in verschillende rasterindelingen op basis van een tablix.

• Als u van plan bent om het rapport in een specifieke exportindeling te leveren, test u de exportindeling vroeg in uw ontwerp. Functieondersteuning varieert op basis van de renderer die u kiest.

• Bouw complexe indelingen in fasen. U kunt rechthoeken gebruiken als containers om rapportitems te ordenen. U kunt gegevensregio's rechtstreeks op het ontwerpoppervlak bouwen om uw werkgebied te maximaliseren. Sleep deze vervolgens naar de rechthoekcontainer terwijl u deze voltooit. Door een rechthoek als container te gebruiken, kunt u alle inhoud ervan in één stap plaatsen. Rechthoeken helpen ook bij het beheren van de manier waarop rapportitems op elke pagina worden weergegeven.

• Als u de rommel in een rapport wilt verminderen, kunt u overwegen om voorwaardelijke zichtbaarheid te gebruiken voor specifieke rapportitems en de gebruiker te laten kiezen of de items moeten worden weergegeven. U kunt zichtbaarheid instellen op basis van een parameter of een tekstvakknop. U kunt voorwaardelijk verborgen tekstvakken toevoegen om tussentijdse expressieresultaten weer te geven. Wanneer een rapport onverwachte gegevens weergeeft, kunt u deze tussentijdse resultaten weergeven om fouten in expressies op te sporen.

• Wanneer u met geneste items in tablix-cellen of rechthoeken werkt, kunt u verschillende achtergrondkleuren instellen voor de container en ingesloten items. Standaard is de achtergrondkleur Geen kleur. Items met een specifieke achtergrondkleur worden weergegeven door items met een achtergrondkleur ingesteld op Geen kleur. Met deze techniek kunt u het juiste item selecteren om weergave-eigenschappen in te stellen, zoals de zichtbaarheid van de rand op tablix-cellen.

Zie Een rapport plannen in Report Builder voor meer informatie over zaken die u moet overwegen tijdens het ontwerpen van uw rapport.

Naamconventies voor rapporten, gegevensbronnen en gegevenssets

Voor gegevensbronnen en gegevenssets gebruikt u naamconventies die de bron van de gegevens documenteren.

• Gegevensbronnen Als u om veiligheidsredenen geen naam wilt geven aan een werkelijke server of database, gebruikt u een alias die de bron van de gegevens aangeeft aan de gebruiker.

• Datasets. Gebruik een naam die aangeeft op welke gegevensbron deze is gebaseerd.

Werken met gegevens

Als eerste stap haalt u alle gegevens op waarmee u wilt werken in het deelvenster Rapportgegevens . Wanneer u de vragen verfijnt die door het rapport zijn ontworpen om te beantwoorden, moet u nadenken over het beperken van de gegevens in de rapportgegevenssets tot alleen wat er nodig is.

• In het algemeen moet u alleen de gegevens opnemen die u in een rapport wilt weergeven. Gebruik queryvariabelen in uw gegevenssetquery's om de gebruiker te laten kiezen welke gegevens ze in het rapport willen zien. Als u gedeelde gegevenssets maakt, geeft u filters op op basis van rapportparameters om dezelfde functionaliteit te bieden.

• Als u een ervaren queryschrijver bent, wilt u mogelijk gegevens in het rapport groeperen en niet in de query, voor tussenliggende hoeveelheden gegevens. Als u al uw groeperingen in de query uitvoert, is het rapport meestal een presentatie van de queryresultatenset. Aan de andere kant, om geaggregeerde waarden weer te geven voor grote hoeveelheden gegevens in een grafiek of matrix, hoeft u geen detailgegevens op te nemen.

• Afhankelijk van uw vereisten kunt u namen en locaties van rapportgegevensbronnen, opdrachttekst voor gegevenssetquery's en parameterwaarden in het rapport weergeven. Veel nieuwe gebruikers vragen zich af waar de gegevens vandaan komen. Als u de rommel in het rapport wilt verminderen, kunt u tekstvakken met dit type informatie voorwaardelijk verbergen en gebruikers laten kiezen of ze deze moeten zien. Probeer deze informatie toe te voegen op de laatste pagina van het rapport. Stel de zichtbaarheid van het tekstvak in op basis van een parameter die de gebruiker kan wijzigen.

Interactie met het ontwerpoppervlak van het rapport

Het ontwerpoppervlak voor rapporten is niet WYSIWIG. Wanneer u rapportitems op het ontwerpoppervlak plaatst, is hun relatieve locatie van invloed op de manier waarop de items worden weergegeven op de weergegeven rapportpagina. Witruimte blijft behouden.

• Gebruik snaplines en indelingsknoppen om items op het ontwerpoppervlak van het rapport uit te lijnen en te rangschikken. U kunt bijvoorbeeld de boven- of randen van geselecteerde items uitlijnen, een item uitvouwen zodat het overeenkomt met de grootte van een ander item of de afstand tussen items aanpassen.

• Gebruik pijltoetsen om de positie en grootte van geselecteerde items op het ontwerpoppervlak aan te passen. De volgende toetsencombinaties zijn bijvoorbeeld erg nuttig:

  • Pijltoetsen: het geselecteerde rapportitem verplaatsen.

  • Ctrl+pijltoetsen: Het geselecteerde rapportitem vernuden.

  • Ctrl+Shift+pijltoetsen: vergroot of verklein de grootte van het geselecteerde rapportitem.

• Als u een item wilt toevoegen aan een rechthoek, plaatst u de linkerbovenhoek van de muisaanwijzer op de eerste locatie van het item in de rechthoekcontainer. Gebruik sneltoetsen om geselecteerde objecten te positioneren. De rechthoek wordt automatisch uitgebreid om de grootte van de ingesloten items aan te passen.

• Als u meerdere items wilt toevoegen aan een tablix-cel, voegt u eerst een rechthoek toe en voegt u de items vervolgens toe.

  Standaard bevat elke tablix-cel een tekstvak. Wanneer u een rechthoek aan een cel toevoegt, vervangt de rechthoek het tekstvak. Plaats bijvoorbeeld geneste indicatoren in een rechthoek in een tablix-cel om te bepalen hoe de grootte van een grafiek of indicator uitbreidt wanneer u de hoogte van de rij wijzigt waarin de cel zich bevindt.

• Gebruik het besturingselement Zoom om uw weergave van het ontwerpoppervlak aan te passen. U kunt met de hele pagina of kleinere secties van de pagina werken.

• Als u velden van het deelvenster Rapportgegevens naar het deelvenster Groeperen wilt slepen, moet u voorkomen dat u het veld over andere rapportitems op het ontwerpoppervlak sleept, omdat hiermee de andere items worden geselecteerd en de selectie van het tablix-gegevensgebied wordt gedeselecteert. Sleep het veld omlaag in het deelvenster Rapportgegevens en vervolgens naar het deelvenster Groeperen.

Artikelen selecteren

Als u het gewenste object wilt selecteren op het ontwerpoppervlak van het rapport, gebruikt u de ESC-toets, het contextmenu met de rechtermuisknop, het deelvenster Eigenschappen en het deelvenster Groeperen .

• Druk op Esc om door de stapel rapportitems te bladeren die dezelfde ruimte in beslag nemen op het ontwerpoppervlak.

• In sommige rapportitems kunt u het contextmenu met de rechtermuisknop gebruiken om het rapportitem of het gewenste deel van het rapportitem te selecteren.

• In het deelvenster Eigenschappen worden eigenschappen voor de huidige selectie weergegeven.

• Als u wilt werken met rijgroepen en kolomgroepen in een tablix-gegevensgebied, selecteert u de groep in het deelvenster Groeperen .

Werken met specifieke typen rapportitems

Werken met parameters

• Het primaire doel van rapportparameters is het filteren van gegevens in de gegevensbron en het ophalen van alleen wat er nodig is in het rapport.

• Zoek voor rapportparameters een balans tussen het toestaan van interactiviteit en het helpen van een gebruiker om de gewenste resultaten te verkrijgen. U kunt bijvoorbeeld standaardwaarden voor een parameter instellen op waarden die u kent die populair zijn.

Werken met tekst

• Wanneer u meerdere regels in een tekstvak plakt, wordt de tekst toegevoegd als één tekstuitvoering. Elke tekstuitvoering kan alleen worden opgemaakt als een eenheid. Als u elke regel afzonderlijk wilt opmaken, voegt u indien nodig een nieuwe regel in door op Return te drukken in de tekstuitvoering. Vervolgens kunt u opmaak en stijlen toepassen op elke afzonderlijke tekstregel in het tekstvak.

• U kunt opmaakeigenschappen en acties instellen voor een tekstvak of op tekst van tijdelijke aanduidingen in het tekstvak. Als er slechts één regel tekst is, is het efficiënter om eigenschappen in het tekstvak in te stellen dan op de tekst.

Werken met expressies

• Eenvoudige en complexe expressie-indelingen begrijpen. U kunt een eenvoudige expressie-indeling rechtstreeks typen in tekstvakken, in het deelvenster Eigenschappen of op locaties in dialoogvensters die een expressie accepteren.

• Wanneer u een expressie maakt, kunt u elk onderdeel onafhankelijk maken en de waarde ervan controleren. Vervolgens kunt u alle onderdelen combineren tot een uiteindelijke expressie. Een handige techniek is het toevoegen van een tekstvak in een matrixcel, het weergeven van elk deel van de expressie en het instellen van voorwaardelijke zichtbaarheid voor het tekstvak. Als u de randstijl en -kleur wilt bepalen wanneer het tekstvak verborgen is, plaatst u eerst het tekstvak in een rechthoek en stelt u vervolgens de randstijl en kleur van de rechthoek in zodat deze overeenkomt met de matrix.

Werken met indicatoren

• Standaard geeft een indicator ten minste drie statussen weer. Nadat u een indicator aan een rapport hebt toegevoegd, kunt u deze configureren door statussen toe te voegen of te verwijderen. Kies voor een eenvoudigere weergave door uw gebruikers een indicator die verschilt per kleur en vorm.

Het weergeven van rapportitems op de rapportpagina beheren

Op het ontwerpoppervlak van het rapport worden rapportitems aangepast aan de inhoud van de bijbehorende gegevensset, expressie, subrapport of tekst.

• Wanneer u een item op de rapportpagina plaatst, wordt de afstand tussen dit item en alle items die aan de rechterkant beginnen, de minimale afstand die moet worden gehandhaafd als een rapportitem horizontaal groeit. Op dezelfde manier wordt de afstand tussen een item en het item erboven een minimale afstand die moet worden gehandhaafd naarmate het bovenste item verticaal groeit.

• Een item in een rapport groeit om tegemoet te komen aan de gegevens en pusht peer-items (items binnen dezelfde bovenliggende container) uit de weg met behulp van de volgende regels:

  • Elk item wordt omlaag verplaatst om de minimale ruimte tussen zichzelf en de items die erboven eindigen te behouden.

  • Elk item wordt naar rechts verplaatst om de minimale ruimte tussen zichzelf en de items te behouden die links van het item eindigen. Voor systemen die van rechts naar links indelingen gebruiken, wordt elk item naar links verplaatst om de minimale ruimte tussen zichzelf en de items te behouden die rechts van het item eindigen.

  • Containers worden uitgebreid om de groei van onderliggende items mogelijk te maken. Voor een geselecteerd item identificeert deeigenschap Bovenliggend item in het deelvenster Eigenschappen de container voor het item. U kunt ook het deelvenster Documentoverzicht gebruiken om de insluitingshiërarchie van rapportitems te bekijken.

  • De werkbalk Indeling biedt meerdere knoppen om randen, middens en afstand voor rapportitems uit te lijnen. Als u de werkbalk Indeling wilt inschakelen, wijst u in het menu Beeld de optie Werkbalken aan en selecteert u Vervolgens Indeling.

Als u van plan bent het rapport op te slaan als PDF-bestand, moet de breedte van het rapport expliciet worden ingesteld op een waarde die u de gewenste resultaten in de exportbestandsindeling geeft. Stel bijvoorbeeld de breedte van de rapportpagina in op exact 7,9375 inch en de linker- en rechtermarges op 0,5 inch.

Gebruik Afdrukindeling en pagina-instelling op de werkbalk van de rapportviewer om een rapport weer te geven in een afdrukbare weergave. Ga als volgt te werk om overbodige lege pagina's te verwijderen:

1. Verwijder alle extra witruimte tussen gegevensgebieden en aan de randen van het rapport.

2. Paginamarges verkleinen in het dialoogvenster Rapporteigenschappen .

3. Gebruik rechthoeken als containers om te bepalen hoe rapportitems worden weergegeven.

4. Wijzig in kolomkoppen de tekstvakeigenschap WritingMode om verticale tekst te gebruiken.

Zie Lege pagina's vermijden bij het afdrukken van gepagineerde rapporten voor meer informatie.

De combinatie van dit gedrag, de breedte- en hoogte-eigenschappen van rapportitems, de grootte van de hoofdtekst van het rapport, de definitie van de paginahoogte en paginabreedte, de marge-instellingen van het bovenliggende rapport en de rendererspecifieke ondersteuning bieden allemaal om te bepalen welke rapportitems op een weergegeven pagina passen.

Gerelateerde inhoud

• Wat zijn gepagineerde rapporten in Power BI?