Uw gegevens analyseren met Excel-sjablonen

 

Is van toepassing op: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Deze functie werd geïntroduceerd in de update van CRM Online 2016 en in CRM 2016 (on-premises).

Wilt u ook over deze mogelijkheid beschikken? Vind uw Dynamics 365-beheerder of -ondersteuningsmedewerker.

Microsoft Excel biedt krachtige manieren om uw Dynamics 365-gegevens te analyseren en weer te geven. Met Excel-sjablonen kunt u uw aangepaste analyse met anderen in uw organisatie maken en delen.

Gebruik Excel-sjablonen voor het volgende:

• Verkoopprognoses

• Pipelinebeheer

• Beoordeling van potentiële klanten

• Rayonplanning

• En nog veel meer...

U kunt de Excel-sjablonen uitproberen die zijn meegeleverd met Microsoft Dynamics 365 om een snelle weergave te krijgen van de mogelijke analysetypen.

Tip

Bekijk de volgende video: Documenten rechtstreeks maken via Dynamics CRM met behulp van Word- en Excel-sjablonen (2:38)

Een nieuwe Excel-sjabloon maken

Hieronder vindt u de stappen voor het maken van een Excel-sjabloon.

Stap 1: Een nieuwe sjabloon maken op basis van bestaande gegevens

Er zijn twee plekken in Dynamics 365 waar u een Excel-sjabloon kunt maken:

• Vanuit de pagina Instellingen. Ga naar Instellingen > Sjablonen > Documentsjablonen > Nieuw (). U moet voldoende machtigingen hebben voor toegang tot de pagina Instellingen, zoals Systeembeheerder of Systeemaanpasser.

• Vanuit een lijst met records Ga bijvoorbeeld naar Verkoop > Verkoopkansen > Mijn open verkoopkansen. Klik op de menubalk op Excel-sjablonen > Excel-sjabloon maken.

  

De pagina Excel-sjabloon maken van Dynamics 365-gegevens verschijnt.

De gegevens selecteren die u in de sjabloon wilt opnemen

1. Klik op Excel-sjabloon.

2. Selecteer een entiteit (recordtype) die u wilt opnemen in de Dynamics 365-gegevens van die entiteit. De weergaven die u in het volgende veld kunt selecteren, zijn afhankelijk van de entiteit die u selecteert.

3. Selecteer een weergave.

4. Klik op Kolommen bewerken om eigenschappen toe te voegen, te verwijderen en aan te passen voor de kolommen die u in de sjabloon wilt opnemen.

5. Klik op Bestand downloaden om het sjabloonbestand te maken.

Waarschuwing

U kunt ook een sjabloon downloaden die geen gegevens bevat met uitzondering van de kolommen die zijn gekoppeld aan het recordtype (entiteit) met Instellingen > Gegevensbeheer > Sjablonen voor gegevensimport. Zie voor meer informatie: Een sjabloon voor het importeren van gegevens downloaden.

Stap 2: De gegevens in Excel aanpassen

Open de zojuist gemaakte sjabloon in Excel om de gegevens aan te passen.

U ziet hier een eenvoudig voorbeeld van het aanpassen van een Excel-sjabloon met Dynamics 365-voorbeeldgegevens.

Voorbeeldaanpassing van verkoopkansgegevens

1. Klik op Bewerking Inschakelen om aanpassing van het Excel-werkblad toe te staan.

2. Voeg een nieuwe kolom toe en geef deze de naam "Verwachte omzet".

   

3. Maak een formule voor verwachte omzet. Verwijs niet naar cellen aan de hand van de adressen ervan, maar definieer en gebruik namen.

   

4. Maak een draaitabel en -grafiek. Deze en andere demostappen worden uitgelegd in een toekomstige update van dit onderwerp.

   Plaats door de gebruiker toegevoegde inhoud boven of rechts van de bestaande gegevenstabel. Hiermee wordt voorkomen dat de inhoud wordt overschreven als u nieuwe gegevens later toevoegt in Dynamics 365 en u een nieuwe Excel-sjabloon maakt. Zie voor meer informatie: Overwegingen en aanbevolen procedures voor het gebruik van Excel-sjablonen.

   

5. Sla het werkblad op.

U bent nu gereed om de Excel-sjabloon naar Dynamics 365 te uploaden.

Stap 3: De sjabloon uploaden en delen met anderen

Als u uw Excel-sjabloon op de gewenste manier hebt aangepast, kunt u deze uploaden naar Dynamics 365. De beschikbaarheid van de sjabloon wordt bepaald door de plaats waar u deze uploadt.

Dynamics 365-beheerders kunnen de pagina Instellingen gebruiken om Excel-sjabloon te uploaden naar Dynamics 365. Een sjabloon die is geüpload naar Instellingen is beschikbaar voor alle gebruikers in uw Dynamics 365-organisatie.

Voor beheerders: upload de Excel-sjabloon naar Dynamics 365

1. Ga in Dynamics 365 naar Instellingen > Sjablonen > Documentsjablonen.

2. Klik op Sjabloon uploaden

3. Sleep het Excel-bestand naar het dialoogvenster of blader om het bestand te zoeken en te uploaden.

   

4. Klik op Uploaden.

Gebruikers zonder beheerdersrechten kunnen een sjabloon voor eigen gebruik uploaden vanuit een lijst met records.

Voor niet-beheerders of beheerders die een persoonlijke sjabloon willen maken: upload de Excel-sjabloon naar Dynamics 365

1. Open in Dynamics 365 een pagina met een lijst records, bijvoorbeeld de lijst met verkoopkansen. Ga naar Verkoop > Verkoopkansen > Mijn open verkoopkansen.

2. Klik op de menubalk op Excel-sjablonen > Excel-sjabloon maken.

3. Klik op Excel-sjabloon > Uploaden.

   

4. Sleep het bestand naar het dialoogvenster of blader om het bestand te zoeken en te uploaden.

5. Klik op Uploaden.

Stap 4: Kiezen wie de nieuwe sjabloon kan gebruiken

Toegang tot de nieuwe Excel-sjabloon is afhankelijk van de manier waarop u deze hebt geüpload en van de toegang die aan de beveiligingsrol is toegewezen. Lees vooral het artikel Beveiligingsrollen gebruiken om toegang tot sjablonen te beheren.

Als u de sjabloon via de pagina Instellingen hebt geüpload

De informatiepagina van de geüploade Excel-sjabloon ziet er als volgt uit.

Sjablonen die zijn geüpload via de pagina Instellingen, zijn beschikbaar voor alle gebruikers in uw Dynamics 365-organisatie. U hoeft geen verdere actie te ondernemen.

Als u de sjabloon vanuit een lijst met records hebt geüpload

De informatiepagina van de geüploade Excel-sjabloon ziet er als volgt uit.

Sjablonen die vanuit een lijst met records zijn geüpload, zijn beschikbaar voor de gebruiker die de sjabloon heeft geüpload. Als u de sjabloon met anderen wilt delen, voert u de volgende stappen uit:

1. Klik via de pagina met sjablooninformatie op Delen.

2. Gebruik de pagina Persoonlijke documentsjabloon delen om de Excel - sjabloon te delen met anderen en machtigingen in te stellen.

Gegevens exporteren en analyseren met de nieuwe sjabloon

Het proces voor het gebruik van een Excel-sjabloon gebruiken ziet er ongeveer zo uit.

Stap 1: Een entiteit selecteren om te analyseren

Schakel in Dynamics 365 een entiteit (recordtype) in die u wilt analyseren met de Excel-sjabloon die u hebt gemaakt. Ga bijvoorbeeld naar Verkoop > Verkoopkansen > Mijn open verkoopkansen. Er zijn twee nieuwe verkoopkansen toegevoegd sinds de sjabloon is gemaakt.

Stap 2: Dynamics 365-gegevens exporteren met uw nieuwe Excel-sjabloon

Kies de Excel-sjabloon die u hebt gemaakt.

Deze sjabloon is gemaakt via de pagina Instellingen. De sjabloon wordt dus in het menu weergegeven onder Excel-sjablonen. Als de sjabloon via een lijst met records is gemaakt, wordt deze onder Persoonlijke Excel-sjablonen weergegeven.

Als u Microsoft Excel Onlinehebt, kunt u de gegevens in een Excel-venster in Dynamics 365 bekijken. Als dat niet het geval is of als u het Excel-bestand liever wilt maken, klikt u op <Sjabloonnaam> downloaden.

Stap 3: Uw Dynamics 365-gegevens analyseren in Excel Online

Wat u in de Excel-spreadsheet ziet, is gebaseerd op twee dingen:

• Dynamics 365-records. Met de gekozen weergave waaruit u wilt exporteren, wordt bepaald welke Dynamics 365-records u ziet in het geëxporteerde Excel-bestand. Als u bijvoorbeeld Gesloten verkoopkansen hebt geselecteerd, ziet u deze records zelfs als u de sjabloon hebt gebruikt die is gemaakt met Mijn open verkoopkansen.

• Kolommen. Met de sjabloon die u hebt gebruikt, wordt bepaald welke kolommen in de tabel in het geëxporteerde Excel-bestand worden weergegeven. De weergave Gesloten verkoopkansen bevat bijvoorbeeld de volgende kolommen: Potentiële klant, Status, Werkelijke omzet en Werkelijke sluitingsdatum. Maar als de sjabloon die u gebruikt is gebaseerd op Mijn open verkoopkansen, ziet u kolommen die zijn gekoppeld aan die weergave en vindt alle filtering van kolommen plaats wanneer u de sjabloon hebt gemaakt.

Stap 4: De resultaten met anderen delen

Als u Excel gebruikt, slaat u een kopie online of op uw computer op. Verzend het bestand naar anderen zodat ze het kunnen beoordelen en iets in het bestand kunnen invoeren.

De Excel-voorbeeldsjablonen uitproberen

Er worden vier Microsoft Dynamics 365-sjablonen meegeleverd met Excel.

Deze voorbeeldsjablonen van Excel zijn gemaakt met een specifiek recordtype (entiteit). U kunt een sjabloon alleen toepassen op records van hetzelfde type.

Naam	Entiteit
Pipelinebeheer	Verkoopkans (gebied Verkoop)
Campagne-overzicht	Campagne (gebied Marketing)
SLA-status van aanvragen	Aanvraag (gebied Service)
Aanvraagoverzicht	Aanvraag (gebied Service)

Een Excel-voorbeeldsjabloon toepassen

1. Open een lijst met records met gegevens met het entiteitstype dat overeenkomt met de voorbeeldsjabloon. Open bijvoorbeeld een lijst met verkoopkansen die u op de sjabloon voor het Pipelinebeheer wilt toepassen.

2. Klik op Excel-sjablonenen selecteer vervolgens onder Excel-sjablonen de voorbeeldsjabloon.

3. Download de sjabloon of open deze in Excel.

Tip

U kunt de sjablonen exporteren die zijn meegeleverd in Microsoft Dynamics 365, de sjablonen wijzigen en vervolgens opnieuw importeren als nieuwe sjablonen. Zo kunt u snel aan de slag als u uw eigen aangepaste Excel-sjablonen wilt maken.

Overwegingen en aanbevolen procedures voor het gebruik van Excel-sjablonen

Hieronder vindt u enkele zaken waarmee u rekening moet houden wanneer u Excel-sjablonen in Dynamics 365 gebruikt en deze optimaal wilt benutten.

Uw Excel-sjablonen testen

Excel bevat veel functies. Het is raadzaam uw aanpassingen te testen om te controleren of alle Excel-functies in uw sjablonen zoals verwacht werken.

Privacy en draaigrafieken

Standaard worden de gegevens van de draaigrafiek niet bijgewerkt als een werkblad wordt geopend. Hierdoor kan een beveiligingprobleem ontstaan als bepaalde draaigrafiekgegevens niet door gebruikers met onvoldoende machtigingen mogen worden gezien.

Bekijk het volgende scenario.

• Een Dynamics 365-beheerder maakt een sjabloon met gevoelige gegevens in draaigrafieken en uploadt de sjabloon naar Dynamics 365

• Een verkoper die geen toegang mag hebben tot de gevoelige gegevens in de draaigrafieken, gebruikt de sjabloon om een Excel-bestand te maken om een of andere gegevensanalyse uit te voeren.

Het resultaat. De verkoper kan de gegevens van de draaigrafiek mogelijk zien aangezien ze zijn geüpload door de Dynamics 365-beheerder en heeft de verkoper toegang tot weergaven waarvoor hij/zij geen machtigingen heeft.

Bovendien. iOS ondersteunt geen bijwerking van draaigrafiekgegevens en draaigrafieken wanneer de Microsoft Excel-app op iOS-apparaten wordt gebruikt.

Aanbeveling. Gevoelige gegevens mogen niet worden opgenomen in draaitabellen en draaigrafieken.

Draaigrafiekgegevens instellen op automatisch vernieuwen

Draaigrafiekgegevens worden standaard niet automatisch vernieuwd wanneer u de spreadsheet opent. Normale grafieken worden automatisch bijgewerkt.

Klik in Excel met de rechtermuisknop op de draaigrafiek en klik vervolgens op Opties draaigrafiek > Gegevens vernieuwen bij openen van bestanden.

Nieuwe gegevens plaatsen

Als u inhoud aan de Excel-sjabloon wilt toevoegen, plaatst u uw gegevens boven of rechts van de bestaande gegevens. Een tweede mogelijkheid bestaat eruit uw nieuwe inhoud op een tweede blad te plaatsen.

Excel-sjablonen met afbeeldingen kunnen een fout veroorzaken

Als u probeert Dynamics 365-gegevens met een Excel-sjabloon te analyseren waarin een afbeelding is opgeslagen, ziet u mogelijk de volgende fout: "Er is een fout opgetreden bij het opslaan van uw werkmap. Hierdoor is de werkmap niet opgeslagen.” Probeer de afbeelding uit de sjabloon te verwijderen en opnieuw te laden naar Dynamics 365.

Excel-sjablonen en Office Mobile-app in Windows 8.1

Excel-sjablonen worden niet geopend op Windows 8.1 -apparaten met de Office Mobile-app. U ziet het volgende foutbericht: “We hebben zoveel mogelijk van uw document hersteld, maar u kunt het niet bewerken. Probeer het document op uw pc te openen en te herstellen om het probleem op te lossen."

Dit is een bekend probleem.

Tabelkolomnamen en bereiknamen in formules gebruiken

Als u Excel-formules maakt, moet u geen kolomtitels of celnummers gebruiken. Gebruik in plaats daarvan kolomnamen en definieer namen voor cellen of celbereiken.

Beveiligingsrollen gebruiken om toegang tot sjablonen te beheren

Dynamics 365-beheerders kunnen toegang tot Excel-sjablonen beheren met enige granulatie. U kunt bijvoorbeeld verkopers wel leestoegang geven, maar geen schrijftoegang tot een Excel-sjabloon.

1. Klik in Dynamics 365 op Instellingen > Beveiliging > Beveiligingsrollen.

2. Selecteer een rol en klik vervolgens op het tabblad Ondernemingsbeheer.

3. Selecteer Documentsjabloon om de toegang in te stellen voor sjablonen die beschikbaar zijn voor de gehele organisatie. Selecteer Persoonlijke documentsjabloon voor sjablonen die alleen met individuele gebruikers worden gedeeld.

4. Klik op de cirkels om het toegangsniveau aan te passen.

Persoonlijke documentsjablonen weergeven en verwijderen

Voer de volgende stappen uit om persoonlijke documentsjablonen te verwijderen:

1. Klik op Geavanceerd zoeken ().

2. Selecteer bij Zoeken naar de optie Persoonlijke Documentsjablonen.

3. Klik op Resultaten(!).

4. Selecteer de persoonlijke documentsjabloon die u wilt verwijderen en klik vervolgens op Verwijderen ().

Excel-sjabloon wordt niet geüpload in Microsoft Edge

Als uw Microsoft Excel-sjabloon niet wordt geüpload in Dynamics 365 wanneer Microsoft Edge als uw browser wordt gebruikt, werkt u Microsoft Edge bij en probeert u het opnieuw.

Privacyverklaring

Als u Microsoft Dynamics 365 (online) gebruikt, wordt tijdens het exporteren naar een statisch werkblad een lokale kopie van de geëxporteerde gegevens gemaakt en opgeslagen op uw computer. De gegevens worden van Dynamics 365 (online) naar uw computer overgebracht via een beveiligde verbinding en er wordt geen verbinding onderhouden tussen deze lokale kopie en Dynamics 365 (online).

Wanneer u exporteert naar een dynamisch werkblad of een dynamische draaitabel, wordt een koppeling onderhouden tussen het Excel-werkblad en Dynamics 365 (online). Steeds wanneer een dynamisch werkblad of draaitabel wordt vernieuwd, wordt u geverifieerd bij Dynamics 365 (online) met uw gebruikersreferenties. U kunt de gegevens zien waarvoor u de corresponderende machtigingen hebt.

Een beheerder kan met beveiligingsrollen bepalen of de gebruikers van uw organisatie toestemming hebben om gegevens naar Excel te exporteren.

Zie ook

Een sjabloon voor het importeren van gegevens downloaden
Word-sjablonen gebruiken in Dynamics 365