De planningsassistent

Van toepassing op: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Microsoft Exchange, Live@edu

Onderwerp laatst gewijzigd: 2011-03-19

De meeste taken voor het beleggen van een vergadering kunt u uitvoeren door de planningsassistent te gebruiken.

Notitie

Deze informatie heeft betrekking op de standaardversie van Outlook Web App. De functionaliteit die wordt beschreven is niet beschikbaar in de Light versie van Outlook Web App.

Hoe kan ik de planningsassistent gebruiken?

1. Maak een nieuwe afspraak of een nieuw vergaderverzoek en klik op het tabblad Planningsassistent.
2. Typ onder Deelnemers selecteren de namen of aliassen van de personen die u voor de vergadering wilt uitnodigen. De namen die u opgeeft, worden indien mogelijk automatisch omgezet naar het corresponderende a-mailadres. Als er geen uniek e-mailadres voor een naam kan worden gevonden, wordt deze naam onderstreept. Klik met de rechtermuisknop op de naam om een lijst van mogelijke treffers weer te geven. Klik op de naam die overeenkomt om deze toe te voegen aan de lijst met deelnemers. U kunt ook op Deelnemers selecteren klikken om het venster Adresboek te openen.
3. Als u een deelnemer wilt instellen als Vereist , Optioneel of Resource , klit u op het pictogram naast de naam. Elke keer dat u op het pictogram klikt, verandert het in de volgende instelling. De organisator van de vergadering kan niet worden gewijzigd.
4. De beschikbaarheidsgrafiek toont automatisch de schema's van al uw deelnemers op de dag van uw vergadering, waarbij de tijd is gemarkeerd. Een blauwe balk in het schemavenster naast een naam betekent dat die persoon op dat tijdstip bezet is.
5. Als u de vergaderdatum wilt wijzigen, klikt u op het vak Begin of Einde, en selecteert u vervolgens een nieuwe vergaderdatum.
6. Als u het vergadertijdstip wilt verplaatsen, klikt u op het midden van de gemarkeerde balk die het vergadertijdstip aangeeft, en sleept u de vergadering vervolgens naar een ander tijdstip.
7. Nadat u de beschikbaarheid hebt gecontroleerd, klikt u op het tabblad Afspraak om het invullen van uw vergaderverzoek te voltooien.

Wat moet ik nog meer weten?

• Naast de beschikbaarheidsgrafiek staat een overzicht van de beschikbaarheid van de deelnemers. Het overzicht biedt u een lijst van mogelijke vergadertijden, evenals het aantal geselecteerde deelnemers en resources die op dat tijdstip beschikbaar zijn. Als u de details van een bepaald tijdstip wilt zien, klikt u op het tijdstip in de lijst Voorgestelde tijden. Als u mogelijke andere tijdstippen op andere dagen wilt zien, klikt u op de agenda in het venster Voorgestelde tijden. Als u in de lijst Voorgestelde tijden op een tijdstip klikt, stelt u de vergadertijd automatisch in op dat tijdstip.
• Met de opties op de werkbalk van de planningsassistent kunt u de datum en de begin- en eindtijd van de vergadering wijzigen. In het venster Voorgestelde tijden kunt u de datum en de duur van de vergadering wijzigen, en tevens een voorgestelde tijd selecteren.
• De werkbalk van de Planningsassistent heeft een optie om alleen werkuren weer te geven. Als u deze optie selecteert en de werkuren van één of meer deelnemers niet overlappen met die van de andere deelnemers, zal de Planningsassistent aangeven dat er geen beschikbaar tijdstip voor de vergadering kon worden gevonden. Dit komt regelmatig voor bij vergaderingen waarbij deelnemers uit verschillende tijdzones moeten komen. U kunt Alleen werkuren weergeven uitschakelen om de mogelijke vergadertijdstippen te bekijken.

En als ik meer wil weten?

• Agenda
• Een vergadering aanvragen