Nieuwe gebruikers van Exchange Online importeren met een CSV-bestand

Van toepassing op: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Onderwerp laatst gewijzigd: 2012-02-21

U kunt het Configuratiescherm van Exchange met een CSV-bestand gebruiken voor het onderbrengen van grote aantallen nieuwe gebruikers. Met bulksgewijze configuratie kunt u op een doeltreffende manier:

• Gebruikers in uw cloudorganisatie voor e-mail snel inrichten voor testen en evalueren.
• Een nieuwe groep gebruikers volgens een periodiek schema inrichten, zoals vóór het begin van een nieuw kwartaal of halfjaar.

Het CSV-importbestand bevat een rij voor elke nieuwe gebruiker. Elke rij bevat gegevens die bij het importeren worden gebruikt om een postvak voor de gebruiker te maken. Zie Een CSV-bestand maken voor het importeren van gebruikers voor meer informatie.

In dit onderwerp wordt het volgende beschreven:

• Overzicht van het importproces
• Hoe lang duurt het voordat de gebruikers zijn geïmporteerd?
• Wat bevat het bestand ImportErrors.csv?
• Aanbevolen procedures
• Volgende stappen

Bekijk deze demo voor instructies over het importeren van nieuwe gebruikers

OpmerkingAls u de Live@edu-inschrijving onlangs hebt voltooid, kunt u tijdens de eerste werkdag maximaal 450 postvakken maken nadat de MX-record is gedetecteerd. Wij hebben namelijk één werkdag nodig om te controleren of u een onderwijsinstelling hebt die in aanmerking komt. Nadat de bevestiging is voltooid, wordt de limiet van 450 postvakken verhoogd.

Terug naar boven

Overzicht van het importproces

Hier ziet u hoe het importproces in zijn werk gaat:

1. Selecteer in het Configuratiescherm van Exchange Mijn organisatie beheren > Gebruikers en groepen > Postvakken > Gebruikers importeren.
   Opmerking   Tijdens de uitvoering van een importproces of een e-mailmigratie wordt Gebruikers importeren niet weergegeven omdat u slechts één import- of migratieproces voor uw domein tegelijk kunt uitvoeren. Wanneer het huidige proces is voltooid, wordt de knop Gebruikers importeren weergegeven zodat u een nieuwe import kunt starten.
2. Klik op Bladeren om een CSV-bestand te selecteren, klik op Openen en vervolgens op Volgende.
3. In het Configuratiescherm van Exchange wordt een bericht weergegeven dat het CSV-bestand wordt geüpload en gecontroleerd. Tijdens dit proces controleert Microsoft Exchange het CSV-bestand op twee soorten fouten:
   • Kritieke fouten   Tijdens het importproces wordt het volgende voor het CSV-bestand gecontroleerd:
     • Waarden zijn door het lijstscheidingsteken gescheiden.
     • Het bestand is niet leeg en bevat ook niet meer dan 50.000 rijen.
     • De veldnamenrij bevat de vereiste kenmerken.
     • Het bestand bevat het kenmerk Password.
     • Het bestand bevat alleen kenmerken die door het importproces worden ondersteund en herkend.
     • De rijen hebben evenveel kenmerken als de veldnamenrij.
     Als aan een van deze voorwaarden niet wordt voldaan, beëindigt Microsoft Exchange het importproces en wordt een fout weergegeven met de reden van de fout. U moet alle kritieke fouten herstellen en het importproces opnieuw starten.
   • Gegevensvalidatiefouten   Tijdens het importproces wordt een voorlopige gegevensvalidatiecontrole uitgevoerd om te verifiëren of de gegevens in de kolommen van het CSV-bestand voldoen aan de eigenschapdefinitie van het bijbehorende kenmerk. Het importproces controleert bijvoorbeeld het e-mailadres in elke rij om te verifiëren dat voor het adres een geldige SMTP-adresnotatie wordt gebruikt. Raadpleeg Problemen oplossen met het importeren van gebruikers als u wilt weten welke andere gegevensvalidatiecontroles worden uitgevoerd.
4. Als er geen kritieke fouten worden aangetroffen, wordt in het Configuratiescherm van Exchange op de pagina Gebruikers importeren een bericht weergegeven dat de gegevensvalidatie is voltooid. Als er geen fouten tijdens de gegevensvalidatie zijn aangetroffen, klikt u op Importeren om het importproces te starten.
   Als er gegevensvalidatiefouten worden aangetroffen, wordt op de pagina Gebruikers importeren een waarschuwingsbericht weergegeven met het aantal rijen dat fouten bevat. Klik op Foutdetails weergeven om het gegevensvalidatierapport voor Gebruikers importeren weer te geven. Dit rapport bevat de details van elke validatiefout. U hebt nu twee mogelijkheden:
   • Op Opnieuw beginnen klikken, de validatiefouten herstellen met de details in het gegevensvalidatierapport en het CSV-bestand opnieuw indienen.
   • Op Importeren klikken om het importproces te starten. Voor rijen die validatiefouten bevatten, worden geen gebruikersaccounts gemaakt. De details van het gegevensvalidatierapport staan in het rapport ImportErrors.csv dat u ontvangt nadat het importproces is voltooid (zie stap 9). Gebruik de informatie in dit bestand om de rijen met validatiefouten te herstellen, en vervolgens een nieuwe gebruikersimport te starten en het herziene CSV-bestand opnieuw in te dienen.
     Opmerking   Er kan sprake zijn van enige vertraging voordat het importeren wordt gestart omdat het serverproces op Microsoft Exchange mogelijk bezig is met het verwerken van importaanvragen voor organisaties.
5. Nadat het importproces is gestart, wordt het statusvenster Bezig met importeren weergegeven met de melding dat het importproces spoedig begint. In dit venster wordt het volgende weergegeven: de naam van het CSV-bestand dat wordt verwerkt, het aantal nieuwe postvakaanvragen, dat overeenkomt met het aantal rijen in het CSV-bestand, het aantal nieuwe postvakken dat is gemaakt, en het aantal postvakken dat is mislukt.
   U kunt het statusvenster ook gebruiken om indien nodig het importproces te stoppen. Zie Status van de actieve import van gebruikers voor meer informatie.
6. Nadat het importeren is voltooid, verzendt Microsoft Exchange een e-mail met de eindresultaten van het importproces naar de beheerder die het CSV-bestand heeft verzonden. Deze informatie omvat het volgende:
   • De begintijd van het importproces.
   • De totale duur van het importproces.
   • Het totaalaantal postvakken dat is verwerkt, het aantal postvakken dat zonder problemen is gemaakt en het aantal postvakken waarbij een fout is opgetreden.
   • Een koppeling om een CSV-bestand (genaamd ImportErrors.csv) te downloaden met daarin een rij voor elke gebruiker die niet kan worden geïmporteerd en de reden van de fout. Als er geen fouten zijn, wordt deze koppeling niet opgenomen in de e-mail.

Terug naar boven

Hoe lang duurt het voordat de gebruikers zijn geïmporteerd?

De belasting op de computers met Microsoft Exchange in het datacentrum, het netwerkverkeer en andere factoren van invloed kunnen zijn op het importeren van nieuwe gebruikers. Bovendien kan er tevens sprake zijn van een korte vertraging voordat de import daadwerkelijk wordt gestart omdat het serverproces op Microsoft Exchange mogelijk bezig is met het verwerken van importaanvragen van een gebruiker voor andere organisaties.

Wat bevat het bestand ImportErrors.csv?

Zoals eerder is beschreven, voegt Microsoft Exchange in geval van CSV-bestandsfouten als gevolg waarvan gebruikers niet kunnen worden geïmporteerd een koppeling toe om het bestand ImportErrors.csv te downloaden aan de e-mail die wordt verzonden aan de beheerder die de importaanvraag heeft ingediend. Het bestand bevat een rij met de ingediende kenmerken voor elke gebruiker waarvoor een fout is opgetreden. Het bestand bevat tevens het kenmerk Failure Reason in de veldnamenrij en een bijbehorend veld in elke rij met de reden waarom in die rij een fout is opgetreden.

Hier volgt een voorbeeld van het bestand ImportErrors.csv:

Failure Reason,Name,EmailAddress,FirstName,LastName,Password
"The e-mail address 'terrya@contoso.edu' is already in use by the user ./Microsoft Exchange Hosted Organizations/contoso.edu/terrya'.",adamsta0109,terrya@contoso.edu,Terry,Adams,1091990
"The user 'beebeab0211' already exists in the organization.",beebeab0211,annb@contoso.edu,Ann,Beebe,2111991
"Password is too short.",garciadg0726,debrag@fineartschool.edu,Debra,Garcia,72719
"In row number 4, column 'lastname' is blank. This column is required. Please edit the CSV file and submit it again.",kolak1123,aylak@fineartschool.edu,Ayla,,11231988

Het bestand ImportErrors.csv gebruiken om fouten te corrigeren en gebruikers te importeren

U kunt het bestand ImportErrors.csv gebruiken om fouten te corrigeren en de gebruikers te importeren waarvoor een fout is opgetreden. Voor elke rij gebruikt u de gegevens in de kolom Failure Reason om het probleem op te lossen waardoor er een fout in de rij is opgetreden. Vervolgens dient u een nieuwe aanvraag voor het importeren van gebruikers in met hetzelfde bestand ImportErrors.csv. Tijdens het importeren wordt de kolom Failure Reason genegeerd. U kunt de kolom Failure Reason ook verwijderen voordat u het gecorrigeerde CSV-importbestand opnieuw verzendt.

Terug naar boven

Aanbevolen procedures

• Gebruik uw CSV-bestand om het importeren van enkele gebruikers en gebruikersgegevens te testen voordat u een groot aantal gebruikers importeert Dit stelt u in staat tot het volgende:
  • Oplossen van potentiële problemen om de kans op fouten zo klein mogelijk te houden bij het importeren van grote aantallen gebruikers.
  • Testen van optionele kenmerken die u in de veldnamenrij wilt gebruiken.
  • Controleren of u de juiste gegevensindeling voor elk kenmerk gebruikt.
  • Controleren of u gegevens in de juiste indeling uit de database met studentrecords kunt exporteren en controleren of u de gegevens aan de juiste kenmerken in de veldnamenrij hebt toegewezen.
• Controleer of de kenmerkwaarden op de gewenste manier in het gedeelde adresboek worden weergegeven Nadat u een klein aantal testgebruikers hebt geïmporteerd, meldt u zich aan bij uw account en kijkt u hoe de kenmerkwaarden voor elke gebruiker in het gedeelde adresboek worden weergegeven. Mogelijk wilt u wijzigingen aanbrengen of een optioneel kenmerk aan de veldnamenrij toevoegen of eruit verwijderen.
• Voer meerdere kleine batches uit in plaats van één grote batch Hoewel een CSV-bestand maximaal 50.000 rijen kan bevatten, kan het vijf dagen of langer duren om zoveel gebruikers in één keer te importeren. Overweeg diverse kleinere batches te gebruiken in plaats van één grote batch als u een groot aantal gebruikers wilt inrichten. Met deze aanpak kunt u resultaten valideren en zo nodig opnieuw verzenden in kleinere batches, zodat u niet hoeft te wachten totdat die ene grote batch is verwerkt.
• Verplicht gebruikers hun wachtwoord te wijzigen Voor Live@edu-organisaties is het een goed idee het kenmerk ForceChangePassword te gebruiken bij het importeren van nieuwe gebruikers. Hiermee wordt een Windows Live ID gemaakt waarbij nieuwe gebruikers hun wachtwoord moeten wijzigen nadat ze zich voor het eerst hebben aangemeld. Dit is een aanbevolen beveiligingsprocedure waarmee u ervoor zorgt dat alleen de gebruikers het wachtwoord voor hun account kennen.
  Opmerking   De optie om gebruikers te verplichten om hun wachtwoord te wijzigen, is niet beschikbaar voor e-mailorganisaties van Microsoft Online
• Gebruik het kenmerk DisplayName Tenzij u een beleid hebt om de weergavenamen van gebruikers weg te laten uit het gedeelde adresboek en het Configuratiescherm van Exchange, kunt u overwegen het optionele kenmerk DisplayName te gebruiken in het CSV-importbestand. Door een specifieke weergavenaam voor elke gebruiker in te stellen, weet u zeker dat elke gebruiker eenvoudig wordt gevonden in het gedeelde adresboek. Het kenmerk Name dat door Microsoft Exchange voor de weergavenaam wordt gebruikt indien het optionele kenmerk DisplayName niet is ingesteld, wordt mogelijk niet goed herkend door gebruikers.
  Tip Indien u LastName, FirstName (Achternaam, Voornaam) als indeling voor weergavenamen wilt gebruiken, doet u het volgende tijdens het voorbereiden van het CSV-importbestand:
  • Als u een teksteditor gebruikt, plaatst u de waarde van het kenmerk DisplayName tussen dubbele aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: gebruik “Cool, Jeroen” voor de gebruiker Jeroen Cool.
  • Als u Excel gebruikt, laat u de dubbele aanhalingstekens weg omdat Excel automatisch aanhalingstekens toevoegt wanneer u dit als CSV-bestand opslaat. Als u toch aanhalingstekens in Excel toevoegt, worden de aanhalingstekens opgenomen in de weergavenaam van elke gebruiker in het gedeelde adresboek.

Terug naar boven

Volgende stappen

Als u een e-mailorganisatie van Microsoft Office 365 hebt gekozen, moet u de licenties toewijzen aan de nieuwe postvakken zodat deze niet worden uitgeschakeld nadat de respijtperiode is afgelopen. Voor meer informatie, zie Een licentie voor Microsoft Online Services aan nieuwe postvakken toewijzen.