Een basisdashboard maken
Nu we u kennis laten maken met enkele van de belangrijkste concepten in Power BI, zoals rapporten, dashboards en werkruimten, gaan we kijken hoe deze verschillende elementen worden gebruikt om algemene bedrijfsscenario's te ondersteunen. Managers willen vaak zien hoe hun verkopers presteren. Het is niet ongebruikelijk dat uw manager aan het eind van de dag vraagt om uw meest recente verkoop- en winstcijfers te zien. Veel personen bewaren deze gegevens in een Excel-spreadsheet op hun computer. In het verleden kan het enkele uren, zo niet dagen, duren om die gegevens in een indeling te krijgen die een manager gemakkelijk kan gebruiken.
Met Power BI kunnen we eenvoudig een dashboard maken en delen met een manager door verbinding te maken met een gegevensbron zoals een Excel-spreadsheet op uw laptop. Hoewel de gegevensbronnen die u gebruikt mogelijk verschillen, is het proces voor het bouwen en delen van een dashboard hetzelfde.
U moet de volgende stappen uitvoeren:
Uw gegevens voorbereiden: Als u de gegevens voorbereidt, zorgt u ervoor dat deze een indeling hebben die power BI eenvoudig kan gebruiken.
Een rapport maken: Het rapport bevat de visuals die u wilt opnemen in uw dashboard. Afhankelijk van het scenario kunnen rapporten worden gemaakt in Power BI Desktop of met behulp van de Power BI-service.
Maak de rapportvisuals vast aan een dashboard: Dashboards zijn het primaire element dat gebruikers gebruiken voor het weergeven van gegevens. Ze kunnen indien nodig gegevens uit meerdere rapporten bevatten.
Een koppeling naar het dashboard delen: Alle gebruikers met de koppeling en de benodigde machtigingen kunnen de gegevens eenvoudig bekijken en ermee werken.
De gegevens voorbereiden
Het eerste wat u moet doen, is ervoor zorgen dat uw gegevens klaar zijn om te worden gebruikt. Afhankelijk van de gegevensbron en de hoeveelheid gegevens waarmee u werkt, moet u mogelijk gegevens opschonen en transformeren met behulp van Power Query. Als u verbinding maakt met een Excel-spreadsheet, moet u ervoor zorgen dat de gegevens zich in een platte tabel bevinden en dat elke kolom het juiste gegevenstype bevat. Bijvoorbeeld tekst, datum, getal of valuta. Het is ook belangrijk dat u een veldnamenrij hebt, maar geen kolommen of rijen met totalen. Het totale aantal bewerkingen wordt verwerkt in Power BI tijdens het maken van de visuals.
U kunt zien dat er een koptekstkolom is en dat elke kolom het juiste gegevenstype heeft dat aan de gegevens is gekoppeld.
Uw gegevens uploaden naar de Power BI-service
In de Power BI-service kunt u rapporten maken die verbinding maken met uw gegevensbronnen. Dit geldt ook voor Excel-bestanden die op uw computer staan. Met een paar klikken kunt u een gegevensset koppelen en maakt Power BI een leeg dashboard waar u later visuals kunt plaatsen.
In de afbeelding hebben we een bijlage toegevoegd aan financiële voorbeeldgegevens. Hier ziet u de voltooide gegevensset Financieel voorbeeld en het lege dashboard.
Uw rapport maken
Zodra u verbinding hebt gemaakt met uw gegevens, kunt u een nieuw rapport maken of een bestaand rapport bewerken dat eerder is gemaakt. Vervolgens kunnen we beginnen met het bewerken van het rapport met behulp van de bewerkingsweergave. Aan de rechterkant staan de deelvensters Visualisaties, Filters en Velden. De tabelgegevens van uw Excel-werkmap in het deelvenster Velden worden weergegeven. Bovenaan staat de naam van de tabel, Financiën. Daaronder geeft Power BI de kolomkoppen weer als afzonderlijke velden.
Er zijn verschillende visualisaties beschikbaar die u kunt gebruiken om de gegevens in uw rapport weer te geven. Er kunnen verschillende visualisaties aan het rapport worden toegevoegd op basis van de gegevens die u wilt communiceren. In de afbeelding worden meerdere staafdiagrammen gebruikt om het aantal verkochte eenheden weer te geven. Daarnaast is kaartbeheer opgenomen om verkoopvolumes per land/regio weer te geven.
Elke visualisatie bevat een reeks filters en besturingselementen die kunnen worden gebruikt om van invloed te zijn op de wijze waarop de gegevens worden gepresenteerd. Als u bijvoorbeeld de som van verkochte eenheden wilt wijzigen om de winst per datum weer te geven, kunt u de Y-as wijzigen van Som van verkochte eenheden in Som van winst.
Er worden meer visualisaties toegevoegd aan Power BI om aan te geven hoe zaken worden gedaan. Er is bijvoorbeeld een Power Apps-visualisatie waarmee u rechtstreeks in uw Power BI-rapport een canvas-app kunt maken, die is verbonden met de Power BI-gegevensset. Wanneer mensen met de gegevens werken, worden de gegevens in de Power App gewijzigd. U kunt bijvoorbeeld een canvas-app maken die acties bevat, zoals het verzenden van e-mailberichten of het plannen van vergaderingen. Wanneer u inzoomt op een Power BI-rapport, identificeert u klanten met wie we al een tijdje niet hebben gesproken. Met de ingesloten canvas-app kunnen acties worden gestart, zoals het verzenden van een e-mail, rechtstreeks vanuit het Power BI-rapport.
Vastmaken aan een dashboard
Nadat u al uw visualisaties in uw rapporten hebt, kunt u uw dashboard bouwen. Dashboards zijn eenvoudig te maken omdat u alleen bepaalt welke visuals van uw gemaakte rapporten u wilt opnemen.
In de afbeelding maken we de visualisatie Winst per datum vast aan een dashboard.
Omdat dashboards visuals uit meerdere rapporten kunnen hebben, is het eenvoudig om gedetailleerde dashboards te hebben die gegevens uit meerdere gegevensbronnen bevatten, zelfs als sommige van deze gegevensbronnen mogelijk niet gerelateerd zijn.
Een koppeling naar het dashboard delen
In eerste instantie zijn dashboards die u maakt alleen zichtbaar voor de persoon die ze heeft gemaakt. Power BI maakt het echter eenvoudig om dashboards te delen met andere personen. U kunt uw dashboard en het bijbehorende rapport delen met een collega die een Power BI-account heeft. Ze kunnen ermee werken, maar ze kunnen wijzigingen niet opslaan. Als u dit toestaat, kunnen ze opnieuw delen met anderen of een nieuw rapport maken op basis van de onderliggende gegevensset.
Nu we het hebben gehad over het proces voor het bouwen van een dashboard met behulp van Power BI, gaan we het proces in werking zien.
Doorklikdemo: Een Power BI-dashboard bouwen
In deze doorklikdemonstring wordt u begeleid bij het maken van verbinding met gegevens, het bouwen van een basisrapport en het vastmaken van rapportvisualisaties aan een Power BI-dashboard.
Als u ervaring wilt met het maken van een Power BI-dashboard, kunt u hier een volledige end-to-end-zelfstudie bekijken: Zelfstudie: Van Excel-werkmap naar een Power BI-rapport.