De functie Documenten wegschrijven gebruiken in Microsoft Dynamics GP

In dit artikel wordt beschreven hoe de functie Documenten wegschrijven werkt.

Van toepassing op: Microsoft Dynamics GP
Oorspronkelijk KB-nummer: 887948

Inleiding

Wanneer een klant te veel betaalt of te weinig betaalt, kunt u de functie Documenten wegschrijven in Microsoft Dynamics GP gebruiken om een creditnota of een debit memo te maken die wordt toegepast op het document dat u afschrijft. Voorbeelden van verschillende scenario's worden gegeven. De boekingsaccounts die worden gebruikt, kunnen afkomstig zijn van onderhoud van klantaccounts of van boekingsaccountinstellingen.

Meer informatie

U kunt de functie Write Off Documents gebruiken om openstaande credit- of debit balance-bedragen voor een of meer klanten af te schrijven. Als u deze functie wilt gebruiken, gebruikt u de juiste methode:

• In Microsoft Dynamics GP 10.0 selecteert u Extra in het Microsoft Dynamics GP menu, wijst u Routines aan, wijst u Verkoop aan, en selecteert u Write Off Documents.
• In Microsoft Dynamics GP 9.0 selecteert u Hulpprogramma's, wijst u Routines aan, selecteert u Verkoop en selecteert u Vervolgens Write Off Documents.

In het venster Documenten afschrijven kunt u een afschrijflimiet en een afkapdatum opgeven, en u kunt ook opgeven of u voor elke klant of elk document één krediet- of debitnota wilt maken. De debet- of creditnota's die u maakt, worden geboekt en toegepast op de documenten waarvoor u saldi afschrijft.

U kunt het veld Afschrijflimiet in het venster Documenten wegschrijven gebruiken om het maximale openstaande saldo in te voeren voor documenten die moeten worden opgenomen in de write-off. Documenten met een openstaand saldo dat kleiner is dan of gelijk aan de afboekinglimiet die u invoert, worden opgenomen.

Als u het maximumbedrag wilt invoeren dat u voor een klant kunt afschrijven, gebruikt u het vak Maximumafschrijven in het venster Opties voor klantonderhoud. Als u het venster Opties voor klantonderhoud wilt openen, selecteert u Kaarten, Selecteer Verkoop, Klant en selecteert u Vervolgens Opties.

Voorbeelden

1. Klant A heeft een maximaal afschrijvingsbedrag van $2,00 in het venster Klantenonderhoud opties. Er is een factuur geboekt voor $1,90. Er zijn geen betalingen toegepast op deze factuur. U wilt het hele document afschrijven. Als u dit wilt doen, voert u een afschrijflimiet in die groter is dan of gelijk is aan $1,90 wanneer u onderbetalingen verwerkt in het Document wegschrijven venster.

2. Klant A heeft een maximale afschrijvingsbedrag van $ 1,00 in het Klantonderhoud opties venster. Er is een factuur geboekt voor $1,90. Er zijn geen betalingen toegepast op deze factuur. U wilt het hele document afschrijven. Als u dit wilt doen, past u het maximum afschrijfbedrag in het venster Klantonderhoud aan omdat de factuur van $ 1,90 hoger is dan het huidige maximum van $ 1,00.

3. Klant A heeft een maximaal afschrijvingsbedrag van $ 2,00 in het venster Opties voor klantonderhoud. Er is een factuur ingeboekt voor $ 1,90. Een betaling voor $ 2,00 is ontvangen van de klant en is toegepast op deze factuur. U wilt het bedrag dat overblijft op de betaling afschrijven. Als u dit wilt doen, voert u een afboekingslimiet in die groter is dan of gelijk is aan $ 0,10 wanneer u overbetalingen verwerkt in het Documentvenster Wegschrijven.

Rekeningposten

De boekingsaccounts voor afschrijvingen komen standaard eerst uit het scherm Klantonderhoudsaccounts. Als u dit venster wilt openen, selecteert u Kaarten, selecteert u Verkoop, selecteert u Klant en selecteert u Accounts. Als het boekingsaccount dat wordt vermeld in het veld Afschrijvingen leeg is, kijkt het systeem naar het venster Boekingsaccountconfiguratie voor de verkoopreeks. Als u Instellingen voor boekingsaccounts wilt openen, wijst u Hulpprogramma's aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijst u Setup aan, wijst u Posten aan en selecteert u Boekingsaccounts. De twee koppen die worden gebruikt, zijn afschrijvingen, voor onderbetalingen, of afschrijvingen van overbetalingen, voor overbetalingen.