Veilige release met QR-code

Er zijn twee manieren om een afdruktaak met Universal Print vrij te geven: direct afdrukken en veilige release. Met direct afdrukken wordt de afdruktaak onmiddellijk bij de printer vrijgegeven nadat de gebruiker deze heeft verzonden, tenzij er een taakrelease van derden is geconfigureerd bij de printer. Veilige vrijgave helpt afval onnodig afdrukken te voorkomen en helpt gebruikersprivacy te behouden door hun taken vast te houden totdat ze bij de printer verschijnen.

Veilige release met QR-code is een van de vormen van veilige release. Met de mobiele Microsoft 365-app kan de gebruiker een QR-code scannen die is gekoppeld aan de printer en de afdruktaak vrijgeven. Dit wordt ondersteund op Android-apparaten voor app-versie 16.0.16501 of hoger en op iOS-apparaten voor app-versie 2.76 of hoger. Voor het gebruik van beveiligde release met QR-code moet de beheerder de printer configureren in de Universal Print-portal.

Vereisten

• Mobiele Microsoft 365-app, versie 16.0.16501 of hoger voor Android en versie 2.76 of hoger voor iOS
• Gekoppelde vereiste abonnementslicentie voor het gebruik van de mobiele Microsoft 365-app voor een werkaccount
• Universal Print-licentie toegewezen aan gebruikersaccount

Hoe kan ik inschakelen?

Gebruikers met roltoegangsrechten van printer Beheer istrator kunnen beveiligde release met QR-code per printer inschakelen via de Universal Print-beheerportal.

• Ga naar Universal Print in Azure Portal aka.ms/UPPortal
• Ga naar de pagina Printers
• Klik op een printer waarvoor u beveiligde release wilt inschakelen
• Ga op de pagina van de printer naar de blade Eigenschappen
• Klik op opties voor taakrelease
• Selecteer QR-code als het releasetype en klik op Opslaan
• De QR-code opslaan op het scherm
• De QR-code afdrukken
• Tape/lijm de afdruk van de QR-code op de printer

Ervaring voor eindgebruikers

Printers met beveiligde versie van QR-code die zijn geconfigureerd, worden op dezelfde manier gedetecteerd en geïnstalleerd op het clientapparaat van de gebruiker als andere Universal Print-printers. De afdrukervaring is ook hetzelfde om de leercurve van de eindgebruiker te minimaliseren. Het enige verschil met de qr-coderelease is wanneer de gebruiker het document bij de printer wil ophalen.

De afdruktaak vrijgeven bij de printer

• Naar de printer gaan
• Zorg ervoor dat u bent aangemeld bij de Microsoft 365-app met uw bedrijfsaccount
• Scan de QR-code op de printer op 1 van 2 manieren:
  1. Via de camera-app van uw telefoon (aanbevolen)
  2. U kunt ook in de Microsoft 365-app naar Apps > Scan QR-code scannen >
• Er wordt een bevestigingsdialoogvenster weergegeven in de app. De naam van de printershare moet overeenkomen met de weergegeven naam van de printershare op de QR-code die wordt afgedrukt (de naam tussen haakjes).
• Doorloop de stroom om de afdruktaak te selecteren en los te laten bij de printer

Tips en aanbevolen procedures

• Als u veilige release van QR-code op een printer inschakelt, kunnen gebruikers de afdruktaak alleen vrijgeven via de Microsoft 365-app op hun telefoon nadat ze de QR-code bij de printer hebben gescand. Op een andere manier: de afdruktaak wordt niet meer onmiddellijk afgedrukt vanaf de printer wanneer de gebruiker de taak verzendt.
• De locatie-eigenschappen Plaats, Gebouw, Verdieping en Ruimte voor de printer worden weergegeven in de Microsoft 365-app wanneer de gebruiker zich bij de printer bevindt en de QR-code heeft gescand. U wordt aangeraden de locatie-eigenschappen van de printer bij te werken om een soepele ervaring voor de eindgebruiker te garanderen.
• Neem bij het benoemen van uw printershare locatie-id's op, zoals gebouw en vloer. Neem id's op over het releasemechanisme. Een voorbeeld is 'BuildingName-RoomName-QRcode'
• Zodra u het releasetype wijzigt in de veilige release van QR-code, drukt u onmiddellijk de QR-code af en voegt u deze toe aan de printer.

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik weten dat ik de juiste versie van de app heb?

Voor Android: Op de pagina van de Android Play Store voor de Microsoft 365-app kunt u de versie van de app controleren door omlaag te schuiven naar 'Over deze app', erop te klikken en omlaag te schuiven naar app-infoversie > . Elke versie groter dan 16.0.16501 heeft de functie.

Voor iOS: Zoek in Instellingen naar de Microsoft 365-app en het versienummer moet in de sectie Over staan.

Wat gebeurt er als ik niet ben aangemeld bij mijn bedrijfsaccount?

U kunt de afdruktaak niet vrijgeven vanuit uw persoonlijke account, omdat u de afdruktaak moet verzenden met uw bedrijfsaccount. U ziet een foutbericht waarin u wordt gevraagd u aan te melden bij uw bedrijfsaccount.

Wat gebeurt er als ik meerdere bedrijfsaccounts heb?

Zorg ervoor dat het juiste bedrijfsaccount is aangemeld en actief is in de Microsoft 365-app. Gebruik de functie QR-code scannen in de Microsoft 365-app, in het juiste bedrijfsaccount, om de QR-code van de printer te scannen.

Wat gebeurt er als ik ben aangemeld bij mijn persoonlijke en zakelijke accounts in dezelfde Microsoft 365-app?

Als u in dit geval de QR-code van de systeemeigen camera-app van uw telefoon scant, wordt de Microsoft 365-app mogelijk automatisch geopend met uw persoonlijke account, controleert u of uw bedrijfsaccount het actieve account in de app is. U kunt dit controleren door op uw profielfoto te tikken, meestal in de linkerbovenhoek van de app en naar de sectie 'Ik' te kijken.

Wat gebeurt er als ik twee installaties van de Microsoft 365-app heb: één voor persoonlijk gebruik en één voor werk?

Dit is alleen van toepassing op Android-apparaten. Als u in dit geval de QR-code van de systeemeigen camera-app van uw telefoon scant, wordt de Microsoft 365-app automatisch geopend met uw persoonlijke account. U kunt dit voorkomen door een van de volgende twee dingen uit te voeren:

1. Gebruik de functie QR-code scannen in de Microsoft 365-app in uw bedrijfsaccount om de QR-code van de printer te scannen
2. Schakel uw telefoon uit om automatisch de versie van Microsoft 365 te openen met het persoonlijke account door de volgende stappen uit te voeren:
   1. Open Instellingen op uw telefoon. Ga naar Apps, Geïnstalleerde apps of Toepassingsbeheer, afhankelijk van de beschikbare optie.
   2. Op sommige telefoons vindt u direct standaard-apps wanneer u op Apps tikt. Voor anderen moet u op Geavanceerde > standaard-apps tikken. Tik op Samsung-telefoons op het pictogram met drie punten in Instellingen > Apps en kies Standaard-apps. Ga op Mi-telefoons naar Instellingen > Apps > Beheren apps. Tik vervolgens op het pictogram met drie puntjes bovenaan en selecteer Standaard-apps.
   3. Tik op Koppelingen openen in het scherm Standaard-apps. Hier ziet u Instant-apps. Schakel de wisselknop ernaast uit.

Kan ik mijn persoonlijke telefoon gebruiken?

Ja, op basis van het Intune-beleid van uw organisatie kunt u zich aanmelden bij uw bedrijfsaccount.

Werkt dit met iOS-telefoons?

Ja. De Microsoft 365-app, versie 2.76 of hoger, is beschikbaar voor deze functie. Het kan worden gedownload vanuit de App Store.

Kan ik beveiligde release uitschakelen op de printer zonder de registratie van de printer ongedaan te maken?

Ja, u kunt het type taakrelease terugzetten op direct afdrukken. Zorg ervoor dat u de QR-code bij de printer verwijdert en dat eindgebruikers op de hoogte zijn van de wijziging.

Wat gebeurt er als ik het delen ongedaan maak en de printer opnieuw deel?

Wanneer u het delen van een printer opheffen (bijvoorbeeld de printershare verwijderen), kan de printer niet worden gedetecteerd voor eindgebruikers. Wanneer u de printer opnieuw deelt, blijft de QR-code ongewijzigd. Het is echter raadzaam dat de beheerder de nieuwe QR-codeafdruk afdrukt als de naam van de printershare is gewijzigd om verwarring voor de eindgebruiker te voorkomen.

Wat gebeurt er als ik de registratie ongedaan maak en de printer opnieuw registreer?

De QR-code van de printer verandert, zodat de eindgebruiker de QR-code kan scannen om de taak vrij te geven, moet de beheerder de nieuwe QR-code afdrukken en deze aan de printer koppelen.

Werkt beveiligde release met QR-code voor printers die zijn gekoppeld aan de connector?

Ja.

Werkt beveiligde release met QR-code voor printers die geschikt zijn voor Universal Print?

Ja.

Moeten mijn printers specifieke configuraties hebben?

Nee, we raden u echter aan de locatie-eigenschappen van de printer bij te werken om een soepele eindgebruikerservaring te garanderen.

Wat gebeurt er als mijn printer al een andere release heeft ingeschakeld, zoals badgerelease?

Veilige release met QR-code werkt nog steeds met andere vormen van beveiligde release. Dit betekent echter dat de eindgebruiker de afdruktaak twee keer moet vrijgeven. Eerst moeten ze de taak vrijgeven via de Microsoft 365-app door de QR-code te scannen. Vervolgens moeten ze in de printer badgen om de taak eindelijk vrij te geven om af te drukken. Dit komt doordat een veilige release met QR-code de afdruktaak van Universal Print naar de printer vrijgeeft, terwijl in andere vormen van veilige release (zoals badgerelease) de afdruktaak van de printer zelf wordt vrijgegeven. Het wordt afgeraden om beveiligde release met QR-code in te schakelen met printers waarvoor al andere veilige releasemechanismen zijn ingeschakeld.

Wat gebeurt er als mijn gebruikers een beveiligde pincode met de afdruktaak verzenden?

Zoals in de vorige vraag is beantwoord, werkt beveiligde release met QR-code nog steeds met een beveiligde pincode, maar de eindgebruiker moet twee stromen doorlopen voordat ze hun afdruktaak krijgen. Het wordt afgeraden om beveiligde release met QR-code in te schakelen met printers waarvoor al andere veilige releasemechanismen zijn ingeschakeld.

Als de telefooncamera van een gebruiker niet werkt, is er een alternatief?

Nee, we hebben een fysieke camera op de telefoon nodig om de QR-code te scannen. U kunt de systeemeigen camera-app van de telefoon of de functie QR-code scannen in de Microsoft 365-app gebruiken.

Als de taak niet wordt vrijgegeven en deze verloopt, wordt deze meegeteld bij het opgenomen afdruktaakvolume? (Ik betaal voor banen die niet zijn vrijgegeven?)

Nee, taken die niet worden vrijgegeven, worden niet meegeteld voor het aantal afdruktaken en er worden geen kosten in rekening gebracht voor die afdruktaak.