Archiwizacja w Office 365 - przegląd

Pomimo istnienia kilku artykułów mówiących o archiwizacji w Office 365, nie ma jednego, który całościowo omawiałby tę funkcję. By w pełni zrozumieć archiwizację, najpierw powinniśmy zapoznać się z całkiem sporą ilością jej komponentów. Zaczniemy od licencji, następnie przejdziemy do tagów i zasad przechowywania, przypisywaniu ich użytkownikowi, by w końcy zakończyć na włączeniu archiwizacji użytkownikom.

LICENCJE

By otrzymać funkcję archiwizacji, musimy najpierw posiadać którąkolwiek z subskrypcji Office 365 zawierającą Exchange Online (Plan 1 lub 2). Różnica między archiwum w obu planach to jego rozmiar. W Planie 1 skrzynka otrzymuje archiwum 50 GB. Każda użytkownik z Planem 2, przy włączonej funkcji Miejscowego archiwum, również otrzymuje 50 GB, jednakże z możliwością jego powiększenia, za pomocą funkcji Auto-expanding, która umożliwia naprawdę nieograniczone archiwum:

https://support.office.com/en-us/article/Enable-unlimited-archiving-in-Office-365-e2a789f2-9962-4960-9fd4-a00aa063559e?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Poniżej możesz sprawdzić, który plan EXO jest częścią Twojej subskrybcji:

EXO Plan 1: Office 365 Business Essentials, Office 365 Business Premium i Office 365 Enterprise E1.

EXO Plan 2: Office 365 Education, Office 365 Enterprise E3, E4 i E5.

WAŻNE: funkcja Archiwum miejscowego NIE JEST wbudowana w EXO Plan 1 i w licencje typu Kiosk, jednak może być dodana jako uzupełnienie. Pełna lista planów Office 365 w odniesieniu do archiwizacji może być znaleziona w poniższym artykule:

https://technet.microsoft.com/en-us/library/exchange-online-archiving-service-description.aspx

JAK ARCHIWIZOWAĆ EMAILE

WŁĄCZENIE I ZARZĄDZANIE ARCHIWUM MIEJSCOWYM

Istnieją dwa sposoby włączenia archiwizacji skrzynek. Z Centrum administracyjnego programu Exchange (ECP)/Adresaci/Skrzynki pocztowe, można to zrobić z dwóch miejsc.

Można zaznaczyć skrzynkę, która ma mieć włączone archiwum, z menu po prawej stronie należy przesunąć do opcji Archiwum miejscowe i kliknąć na Włącz.

Można również dwa razy kliknąć na wybraną skrzynkę/Funkcje skrzynki pocztowej/Archiwizacja -> Włącz.

Drugi sposób to włączenie Archiwum miejscowego za pomocą PowerShella:

Enable-Mailbox ******@contoso.com -Archive

Dla całej organizacji:

Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq “None” -AND RecipientTypeDetails -eq “UserMailbox”} | Enable-Mailbox -Archive

ZANIM WŁĄCZYSZ ARCHIWUM MIEJSCOWE

Istnieją dwa sposoby na umieszczenie maili w skrzynce archiwalnej. Można je po prostu przenieść manulanie (przeciągnij i upuść) z głównej skrzynki (lub z otworzonego pliku .pst, jeśli używamy Outlooka) lub zostawić to automatycznie działającym zasadom przechowywania.

By wyjaśnić, czym jest zasada przechowywania, najpierw musimy zacząć od tagów przechowywania. Można je znaleźć w ECP/Zarządzanie zgodnością/Tagi przechowywania. Tag określa jaki typ przechowywania powinien zostać zastosowany do maili, folderów, itp. Kiedy otwieramy zakładkę Zasady przechowywania, możemy zobaczyć już istniejąc tagi, mamy też możliwość dodania własnych. Prześledźmy proces tworzenia tagów, by w pełni zrozumieć jak działają.

Po kliknięciu na plus, widzimy trzy akcje, które wyjaśnią typ tagu. Mamy tagi: domyślny (stosowane automatyczne do całej skrzynki pocztowej), stosowane automatycznie do folderu domyślnego i osobiste (stosowane przez użytkowników do elementów i folderów).

• Domyślne tagi będą działać dla całej skrzynki – jeśli mamy domyślną zasadę z tagiem Domyślnym – archiwizuj po dwóch latach, wszystkie maile będą przeniesione do archiwum, kiedy osiągną wiek 2 lat.
• Tagi dla Folderów domyślnych będą działać dla folderów domyślnych takich jak skrzynka odbiorcza, elementy wysłane czy kalendarz. Działają w podobny sposób jak tagi domyślne, ale tylko w obrębie jednego folderu domyślnego. Na przykład, dodaliśmy nowy tag dla folderów domyślnych do naszej zasady i teraz mamy: Domyślny – archiwizuj po dwóch latach, skrzynka odbiorcza – archiwizuj po roku i Elementy wysłane – archiwizuj po trzech latach. W tym przypadku, maile ze skrzynki odbiorczej będą zarchiwizowane po roku, te z elementów wysłanych po 3 latach, a wszystkie pozostałe po 2 latach, zgodnie z tagiem domyślnym.

W tym przypadku ważne jest, że zasady są dziedziczone – dla naszego scenariusza oznacza to, że jeśli mamy podfoldery w skrzynce odbiorczej, domyślny tag dla skrzynki odbiorczej również będzie dla nich zastosowany.

• Tagi Osobiste są dostępne dla użytkowników do wyboru, jeśli chcą zmodyfikować ustawienia archiwizacji do własnych potrzeb. Wyjaśnijmy to na naszym scenariuszu.

Do zasady, którą utworzyliśmy, dodajemy tagi osobiste, więc obecnie mamy następujące: Domyślny – archiwizuj po dwóch latach, skrzynka odbiorcza – archiwizuj po roku, Elementy wysłane – archiwizuj po trzech latach, Osobisty – archiwizuj po sześciu miesiącach. Użytkownik ma trzy podfoldery w skrzynce odbiorczej: Egzaminy, Rozmowy kwalifikacyjne i Prywatne. Poprzez przypisanie osobistego tagu do folderu Egzaminy, wszystkie maile z tego folderu będą archiwizowane po sześciu miesiącach. Wszystkie pozostałe podfoldery i maile przychodzące bezpośrednio do skrzynki odbiorczej, będą używać tagu skrzynki odbiorczej i maile będą archiwizowane po roku.

WAŻNE: Tagi osobiste NIE MOGĄ być przypisane do całej skrzynki lub do folderu domyślnego. Mogą tylko być przypisane do folderów utworzonych przez użytkownika.

Krótko podsumowując: taki domyślne są narzucone całej skrzynce lub folderowi domyślnemu, osobiste są przypisywane i zależy od użytkownika czy, i do których foIderów zostaną przypisane.

https://technet.microsoft.com/en-us/library/dd297955(v=exchg.160).aspx

Po wybraniu typu, musimy wybrać akcję przechowywania, a tych nie trzeba szerzej wyjaśniać: usuń i zezwól na odzyskanie, usuń trwale, przenieś do archiwum. Jak można w tym momencie zauważyć, tagi nie są używane tylko do archiwizacji, ale i to automatycznego usuwania emaili. Należy to zapamiętać.

Możemy wybrać okres przechowywania, by nie był stosowany nigdy lub po ilu dniach działanie powinno zostać wymuszone. Jeśli potrzebujemy zarchiwizować elementy starsze niż dwa lata, powinniśmy w takim razie wpisać 730 dni. Jeśli jesteśmy gotowi, wystarczy tylko kliknąć Zapisz.

Możemy teraz przejść do Zasad przechowywania – by przypisać więcej niż jeden tag do skrzynki, musimy stworzyć nową zasadę i dodać do niej wszystkie istniejące tagi, których potrzebujemy. Wygląda to trochę jak umieszczenie kilku elementów w jednym pudełku.

Warto zapoznać się z artykułem na Technecie, wyjaśniającym czym dokładnie są zasady i tagi przechowywania:

https://technet.microsoft.com/en-us/library/dd297955.aspx#Policies

PRZYPISYWANIE ZASADY DO SKRZYNKI POCZTOWEJ

Ostatnim krokiem, który musimy wykonać, by zasada była w użyciu, jest przypisanie jej użytkownikowi. By to zrobić, należy przejść do ECP/Adresaci/Skrzynki pocztowe/wybieramy skrzynkę użytkownika, któremu chcemy przypisać zasadę/Funkcje skrzynki pocztowej/Zasady przechowywania/Wybierz zasadę z menu rozwijanego, zapisz i gotowe!

Zerknijmy jeszcze na tagi osobiste, które dołączyliśmy do zasady, pamiętając, by odczekać około 15 minut, by Exchange Online zsynchronizował zmiany. By użyć tagów, musimy przejść do OWA/opcje/Poczta/Zasady przechowywania. Po kliknięciu na znak plusa, użytkownik będzie mógł dodać wszystkie tagi, które zostały przypisane do jego skrzynki pocztowej, zgodnie z zasadą przechowywania.

Kiedy użytkownik już wybrał potrzebne tagi, może wrócić do skrzynki, kliknąć prawym przyciskiem myszy na folder, do którego chce przypisać tag, wybrać Przypisz zasady i po prostu wybrać potrzebny tag. Zasada folderu nadrzędnego to tag, który administrator utworzył dla folderu domyślnego.

Jako że zasada uruchamia się raz w tygodniu, by nie czekać tak długo, można wymusić process za pomocą poniższej komendy w PowerShellu:

Start-ManageFolderAssistant -Identity ******@contoso.com

Jeśli zmienimy tag przechowywania, który jest przypisany do folderu, musimy wykonać komendę Start-ManagedFolderAssistant jeden raz, by zmienić oznaczenie przechowywania elementu, drugi raz, by wymusić akcję przechowywania.

Zmiana oznaczenia przechowywania elementu nie będzie zastosowana, jeśli tag został przypisany bezpośrednio do maila.

SKRZYNKA ARCHIWUM MIEJSCOWEGO W OWA I OUTLOOKU

Skrzynka archiwalna powinna pojawić się w OWA w ciągu kilkunastu minut, jednak zdarza się, że proces zajmuje do 24 godzin. Nazwa skrzynki powinna wyglądać w następujący sposób: In-Place Archve – Nazwa Użytkownika. Jeśli skrzynka archiwalna nie pojawi się w ciągu doby, skontaktuj się ze wsparciem technicznym Office 365.

Skrzynka zamapuje się automatycznie w kliencie Outlook, jednakże może to zająć więcej czasu. Archiwum miejscowe nie jest obsługiwane przez wszystkie wersje Outlooka. Polecamy przyjrzenie się poniższemu artykułowi, który zawiera szczegóły dotyczące różnych licencji Outlooka (licencje detaliczne, licencje zbiorcze i licencje w subskrybcjach Office 365) by sprawdzić, czy archiwum miejscowe jest obsługiwane przez posiadaną wersję/licencję Outlooka.

https://support.office.com/en-us/article/Outlook-license-requirements-for-Exchange-features-46b6b7c5-c3ca-43e5-8424-1e2807917c99?CorrelationId=185cf2ce-9cd7-43bc-877e-0094d1200f1f&ui=en-US&rs=en-NZ&ad=NZ 

Archiwum miejscowe będzie działało tylko i wyłącznie w trybie online. Nie ma mozliwości utworzenia .ost dla skrzynki archiwalnej.

WAŻNE

1. Struktura folderów nie jest archiwizowana. Oznacza to, iż archiwizowane są tylko foldery domyślne, nie ma możliwości przeniesienia folderów czy podfolderów utworzonych przez użytkownika.
2. Wiek przechowywania oznacza datę utworzenia elementu w Office 365. Jest to ważna informacja dla klientów, którzy migrują pocztę do Office 365 – wiek zacznie być liczony od momentu migracji, bez znaczenia, jaki jest naprawdę wiek wiadomości. Dotyczy to również importu plików .pst.
3. Archiwizacja nie będzie działać dla skrzynek mniejszych niż 10 MB.
4. Zasada przechowywania nie może zawierać tylko tagów archiwizacji.
5. Ostatnią ważną funkcją, o której należy wspomnieć, jeśli mówimy o archiwizacji, jest RetentionHold. Kiedy jest włączona, zasada przechowywania zostaje wstrzymana dla konkretnej skrzynki, do czasu aż RetentionHold nie zostanie wyłączony. Wiedza o tej funkcji może pomóc w scenariuszach, kiedy zasada przechowywania nie działa dla skrzynki. Parametr może być sprawdzony za pomocą PowerShella:

Get-Mailbox ******@contoso.com |fl RetentionHoldEnabled

By zmodyfikować parameter, w przypadku gdy ma wartość $true i przeszkadza w działaniu zasady przechowywania, należy użyć poniższej komendy:

Set-Mailbox ******@contoso.com -RetentionHoldEnabled $false

Nie można ani zarządzać, ani otrzymać informacji na temat statusu RetentionHold z portalu, jest to możliwe tylko za pomocą PowerShella.