Zewnętrzni nadawcy — rozwiązywanie problemów z wiadomościami e-mail wysłanymi na platformę Microsoft 365
Porada
Czy wiesz, że możesz bezpłatnie wypróbować funkcje w Microsoft Defender XDR Office 365 planie 2? Użyj 90-dniowej wersji próbnej Ochrona usługi Office 365 w usłudze Defender w centrum wersji próbnej portalu Microsoft Defender. Dowiedz się, kto może zarejestrować się i zapoznać się z warunkami wersji próbnej w witrynie Try Ochrona usługi Office 365 w usłudze Microsoft Defender.
Ten artykuł zawiera informacje dotyczące rozwiązywania problemów dla nadawców, którzy występują problemy podczas próby wysyłania wiadomości e-mail do adresatów w usłudze Microsoft 365, oraz najlepsze rozwiązania dotyczące zbiorczego wysyłania wiadomości do klientów.
Czy zarządzasz adresem IP i reputacją wysyłania domeny?
Exchange Online Protection (EOP) zapewnia ochronę przed spamem na platformie Microsoft 365. Używamy również technologii uwierzytelniania poczty e-mail, takich jak SPF, DKIM i DMARC, aby sprawdzić, czy domena wysyłająca wiadomość e-mail ma do tego uprawnienia. Filtrowanie EOP ma wpływ na wiele czynników. Na przykład adres IP wysyłania, domena, uwierzytelnianie poczty e-mail, dokładność listy, wskaźniki skarg, zawartość i inne. Jednym z głównych czynników w obniżaniu reputacji nadawcy i ich zdolności do dostarczania wiadomości e-mail jest ich wskaźnik skarg na wiadomości-śmieci.
Czy wysyłasz wiadomości e-mail z nowych adresów IP?
Adresy IP, które nigdy nie były używane do wysyłania wiadomości e-mail, zazwyczaj nie mają żadnej reputacji w naszych systemach. W związku z tym wiadomości e-mail z nowych źródeł są bardziej narażone na problemy z dostarczaniem. Gdy adres IP zyskał reputację niesyłania spamu, funkcja EOP zwykle umożliwia lepsze środowisko dostarczania wiadomości e-mail.
Nowe adresy IP dla domen z istniejącymi rekordami SPF zwykle mają dodatkową zaletę dziedziczenia reputacji wysyłania niektórych domen. Jeśli twoja domena ma dobrą reputację wysyłania, nowe adresy IP mogą szybciej zwiększyć czas. Nowy adres IP może zostać w pełni zwiększony w ciągu kilku tygodni lub mniej w zależności od ilości, dokładności listy i stawek skarg dotyczących wiadomości-śmieci.
Upewnij się, że system DNS został poprawnie skonfigurowany
Aby uzyskać instrukcje dotyczące tworzenia i utrzymywania rekordów DNS, w tym rekordu MX wymaganego do routingu poczty, należy skontaktować się z dostawcą hostingu DNS.
Upewnij się, że nie anonsujesz się jako niekierowalnego adresu IP
Możemy nie akceptować wiadomości e-mail od nadawców, którzy nie mogą wyszukiwać wstecznego systemu DNS. W niektórych przypadkach legalni nadawcy anonsują się niepoprawnie jako adres IP z routingiem innym niż Internet podczas próby otwarcia połączenia z usługą EOP. Adresy IP zarezerwowane dla sieci prywatnej (niepodważalnej) obejmują:
- 192.168.0.0/16 (lub 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
- 10.0.0.0/8 (lub 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
- 172.16.0.0/11 (lub 172.16.0.0 - 172.31.255.255)
Podczas wysyłania wiadomości e-mail do użytkownika w Office 365 otrzymano raport o braku dostarczania (NDR)
Niektóre problemy z dostarczaniem są wynikiem zablokowania przez firmę Microsoft adresu IP nadawcy lub zidentyfikowania konta użytkownika jako nadawcy zabronionego z powodu wcześniejszej aktywności spamu. Jeśli uważasz, że został wyświetlony raport o braku dostawy (znany również jako komunikat NDR lub bounce), postępuj zgodnie z instrukcjami w komunikacie NDR, aby rozwiązać problem.
Aby uzyskać więcej informacji na temat otrzymanego błędu, zobacz listę kodów błędów w Email raportach o braku dostarczania w Exchange Online.
Na przykład następujący NDR wskazuje, że firma Microsoft zablokowała wysyłający adres IP:
550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.
Aby zażądać usunięcia z tej listy, zobacz Usuwanie siebie z listy zablokowanych nadawców za pomocą portalu delist.
Moja wiadomość e-mail trafiła do folderu Email wiadomości-śmieci adresata
Jeśli wiadomość została niepoprawnie zidentyfikowana jako spam przez EOP, możesz współpracować z odbiorcą, aby przesłać tę fałszywie dodatnią wiadomość do firmy Microsoft w celu analizy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zgłaszanie komunikatów i plików do firmy Microsoft.
Ograniczanie ruchu przez operacje EOP z mojego adresu IP
Otrzymasz następujący kod NDR, ponieważ wykryto podejrzane działanie ze źródłowego adresu IP. Poczta ze źródła została tymczasowo ograniczona podczas oceny.
host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later
Gdy ocenimy komunikaty i ustalimy, że wszystko jest w porządku, usuwamy ograniczenie.
Nie mogę otrzymywać wiadomości e-mail od nadawców na platformie Microsoft 365
Aby odbierać komunikaty od nadawców platformy Microsoft 365, upewnij się, że sieć zezwala na połączenia z adresów IP używanych przez funkcję EOP w naszych centrach danych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Exchange Online Protection adresów IP.
Najlepsze rozwiązania dotyczące zbiorczej poczty e-mail do użytkowników platformy Microsoft 365
Jeśli często prowadzisz zbiorcze kampanie e-mail dla użytkowników platformy Microsoft 365, postępuj zgodnie z wskazówkami w tej sekcji.
Upewnij się, że nazwa Od odzwierciedla, kto wysyła wiadomość
Wiersz tematu komunikatu powinien być krótkim podsumowaniem tego, o co chodzi w komunikacie. Treść komunikatu powinna jasno i zwięźle wskazywać, o co chodzi w ofercie, usłudze lub produkcie. Przykład:
Poprawny:
Z: marketing@shoppershandbag.com
Temat: Zaktualizowano katalog na boże Narodzenie!
Błędny:
Z: someone@outlook.com
Temat: katalogi
Im łatwiej jest ludziom wiedzieć, kim jesteś i co robisz, tym mniej trudności masz z większością filtrów spamu.
Zawsze dołączaj opcję anulowania subskrypcji do wiadomości e-mail kampanii
Marketingowa wiadomość e-mail, zwłaszcza biuletyny, powinna zawsze zawierać sposób anulowania subskrypcji. Przykład:
This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.
Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy
Wymaganie od adresatów wysyłania wiadomości e-mail z opcją "Anuluj subskrypcję" w wierszu tematu jest mniej preferowane niż opcja jednego kliknięcia. Jeśli chcesz, aby adresaci wysłali wiadomość, upewnij się, że link przenosi je do formularza, w którym są wypełniane wszystkie wymagane pola.
Użyj opcji podwójnej zgody na marketingową rejestrację wiadomości e-mail lub biuletynu
To najlepsze rozwiązanie w branży jest zalecane, jeśli firma wymaga lub zachęca użytkowników do rejestrowania swoich informacji kontaktowych w celu uzyskania dostępu do produktu lub usług. Praktyka automatycznego rejestrowania użytkowników na potrzeby marketingowych wiadomości e-mail lub biuletynów elektronicznych podczas procesu rejestracji jest wątpliwa w dzisiejszym środowisku internetowym.
Jeśli opcje otrzymywania biuletynu lub ofert specjalnych są domyślnie wybrane w procesie rejestracji, jest bardzo prawdopodobne, że niezainteresowani użytkownicy otrzymają Wiadomość e-mail.
Firma Microsoft zaleca opcję podwójnej zgody, co oznacza, że pole wyboru marketingowej poczty e-mail lub biuletynów nie jest domyślnie zaznaczone. Ponadto po przesłaniu formularza rejestracji do użytkownika jest wysyłana wiadomość e-mail weryfikacyjna. Wiadomość e-mail weryfikacyjna zawiera adres URL, który umożliwia użytkownikowi potwierdzenie decyzji o otrzymaniu marketingowej wiadomości e-mail.
Metoda podwójnej zgody pomaga wyeliminować wszelkie wątpliwe praktyki marketingu poczty e-mail, ponieważ nikt nie może twierdzić, że przypadkowo zarejestrował się na marketingową pocztę e-mail.
Upewnij się, że zawartość wiadomości e-mail jest przezroczysta i można jej śledzić
Email zawartość jest równie ważna jak sposób wysyłania wiadomości e-mail. Skorzystaj z następujących najlepszych rozwiązań, aby upewnić się, że wiadomość e-mail nie jest oflagowana przez usługi filtrowania poczty e-mail:
Żądania adresatów o dodanie nadawcy do książki adresowej powinny jasno stwierdzić, że ta akcja nie gwarantuje dostarczenia.
Przekierowania zawarte w treści komunikatu powinny być podobne i spójne, a nie wielokrotne i zróżnicowane. Przekierowanie w tym kontekście to wszystko, co wskazuje na komunikat, na przykład linki i dokumenty. Jeśli masz wiele linków reklamowych, anuluj subskrypcję linków lub zaktualizuj linki profilu, wszystkie powinny wskazywać tę samą domenę. Przykład:
Odpowiedź prawidłowa (wszystkie domeny są takie same):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.bulkmailer.comoptions.bulkmailer.comNieprawidłowe (wszystkie domeny są różne):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.excite.comoptions.yahoo.comUnikaj zawartości z dużymi obrazami i załącznikami lub komunikatami, które składają się w całości z obrazu.
Ustawienia prywatności publicznej lub P3P powinny wyraźnie określać obecność pikseli śledzenia (usterek internetowych lub sygnałów nawigacyjnych).
Usuwanie nieprawidłowych aliasów wiadomości e-mail z baz danych
Wszelkie nieprawidłowe adresy e-mail w bazie danych, które powodują powstanie jednostek NDR, są niepotrzebne i narażają wychodzącą wiadomość e-mail na ryzyko dalszej kontroli za pomocą usług filtrowania wiadomości e-mail. Upewnij się, że baza danych poczty e-mail jest aktualna.