Konfigurowanie zadań ręcznych w przepływie pracy

Artykuł
03/21/2023

W tym artykule wyjaśniono sposób konfigurowania właściwości zadania ręcznego.

Aby skonfigurować zadanie ręczne, w edytorze przepływu pracy kliknij zadanie prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Właściwości, a zostanie otwarta strona Właściwości. Następnie za pomocą procedur zamieszczonych niżej skonfiguruj właściwości zadania ręcznego.

Nadawanie nazwy zadaniu

Wykonaj następujące kroki, aby wprowadzić nazwę zadania ręcznego.

W lewym okienku kliknij przycisk Ustawienia podstawowe.
W polu Nazwa wprowadź unikatową nazwę zadania.

Wprowadzanie wiersza tematu i instrukcji

Należy wprowadzić wiersz tematu i instrukcje dla użytkowników przypisanych do zadania. Na przykład jeśli konfigurujesz zadanie dla zapotrzebowań na zakup, użytkownik przypisany do zadania zobaczy wiersz tematu i instrukcje na stronie Zapotrzebowania na zakup. Wiersz tematu pojawia się na pasku komunikatów na stronie. Może wtedy kliknąć ikonę na pasku komunikatów i przeczytać instrukcje. Aby wprowadzić wiersz tematu i instrukcje, należy wykonać poniższe kroki.

W lewym okienku kliknij przycisk Ustawienia podstawowe.
W polu Temat elementu pracy wprowadź wiersz tematu.
Aby spersonalizować wiersz tematu, można wstawić symbole zastępcze. Podczas wyświetlania wiersza tematu użytkownikom symbole zastępcze są zastępowane odpowiednimi danymi. Wykonaj następujące czynności, aby wstawić symbol zastępczy:
1. W polu tekstowym kliknij miejsce, gdzie symbol zastępczy ma być wyświetlany.
2. Kliknij opcję Wstaw symbol zastępczy.
3. Na wyświetlonej liście wybierz symbol zastępczy, który chcesz wstawić.
4. Kliknij przycisk Wstaw.
Aby dodać tłumaczenia wiersza tematu, wykonaj następujące kroki:
1. Kliknij opcję Tłumaczenia.
2. Na wyświetlonej stronie kliknij przycisk Dodaj.
3. Z wyświetlonej listy wybierz język, w którym wprowadzasz tekst.
4. W polu Przetłumaczony tekst wprowadź tekst.
5. Aby spersonalizować tekst, możesz wstawić symbole zastępcze, jak opisano w kroku 3.
6. Kliknij przycisk Zamknij.
W polu Instrukcje dotyczące elementu produkcyjnego wprowadź instrukcje.
Aby spersonalizować instrukcje, możesz wstawić symbole zastępcze. Podczas wyświetlania instrukcji użytkownikom symbole zastępcze są zastępowane odpowiednimi danymi. Wykonaj następujące czynności, aby wstawić symbol zastępczy:
1. W polu tekstowym kliknij miejsce, gdzie symbol zastępczy ma być wyświetlany.
2. Kliknij opcję Wstaw symbol zastępczy.
3. Na wyświetlonej liście wybierz symbol zastępczy, który chcesz wstawić.
4. Kliknij przycisk Wstaw.
Aby dodać tłumaczenia instrukcji, wykonaj następujące kroki:
1. Kliknij opcję Tłumaczenia.
2. Na wyświetlonej stronie kliknij przycisk Dodaj.
3. Z wyświetlonej listy wybierz język, w którym wprowadzasz tekst.
4. W polu Przetłumaczony tekst wprowadź tekst.
5. Aby spersonalizować tekst, możesz wstawić symbole zastępcze, jak opisano w kroku 6.
6. Kliknij przycisk Zamknij.

Przypisywanie zadania

Wykonaj poniższe kroki, aby określić, komu ma zostać przypisane to zadanie ręczne.

W lewym okienku kliknij opcję Przypisanie.

Na karcie Typ przypisania wybierz jedną z opcji w tabeli poniżej, a następnie wykonaj dodatkowe kroki dla tej opcji, zanim przejdziesz do kroku 3.

Opcja	Użytkownicy, którym jest przypisane zadanie	Dodatkowe kroki
Uczestnik	Użytkownicy, którzy są przypisani do określonej grupy lub roli	Gdy wybierzesz wartość w polu Uczestnik, na karcie Oparte na roli na liście Typ uczestnika wybierz typ grupy lub roli, do której ma zostać przypisane zadanie. Na liście Uczestnik wybierz grupę lub rolę, do której ma zostać przypisane zadanie.
Hierarchia	Użytkownicy w określonej hierarchii organizacyjnej	Gdy wybierzesz wartość w polu Hierarchia, na karcie Wybór hierarchii na liście Typ hierarchii wybierz typ hierarchii, do której ma zostać przypisane zadanie. System musi pobrać zakres nazwisk użytkowników z hierarchii. Te nazwy reprezentują użytkowników, którym można przypisać zadanie. Wykonaj poniższe kroki, aby określić początek i koniec zakresu nazw użytkowników pobieranych przez system: Aby określić początek zakresu, zaznacz osobę na liście Rozpocznij od. Aby określić koniec zakresu, kliknij opcję Dodaj warunek. Następnie wprowadź warunek określający miejsce w hierarchii, w którym system ma zakończyć pobieranie nazwisk. Na karcie Opcje hierarchii określ, którym użytkownikom w zakresie należy przypisać zadanie: Przypisz do wszystkich pobranych użytkowników — zadanie zostanie przypisane do wszystkich użytkowników w zakresie. Przypisz tylko do ostatnio pobranego użytkownika — zadanie zostanie przypisane tylko do ostatniego użytkownika w zakresie. Nie uwzględniaj użytkowników spełniających następujący warunek — zadanie nie zostanie przypisane użytkownikom w zakresie, którzy spełniają określony warunek. Kliknij przycisk Dodaj warunek, aby określić warunek.
Użytkownik przepływu pracy	Użytkownicy w bieżącym przepływie pracy	Po wybraniu wartości w polu Użytkownik przepływu pracy przejdź do karty Użytkownik przepływu pracy i na liście Użytkownik przepływu pracy wybierz użytkownika, który uczestniczy w przepływie pracy.
Użytkownik	Określeni użytkownicy	Po wybraniu wartości w polu Użytkownik kliknij kartę Użytkownik. Lista Dostępni użytkownicy zawiera wszystkich użytkowników. Wybierz użytkowników, którym chcesz przypisać zadanie, a następnie przenieś tych użytkowników do listy Wybrani użytkownicy.
Kolejka	Kolejka elementów roboczych	Po wybraniu wartości w polu Kolejka kliknij kartę Na podstawie kolejki. Aby przypisać zadanie do określonej kolejki, wykonaj następujące czynności: Na liście Typ kolejki zaznacz pozycję Kolejki elementów roboczych. Na liście Nazwa kolejki zaznacz kolejkę. Jeśli określony warunek ma decydować o kolejce, do której zostanie przypisane zadanie, wykonaj następujące czynności: Na liście Typ kolejki zaznacz pozycję Warunkowe kolejki elementów roboczych. Na liście Nazwa kolejki zaznacz pozycję Kolejka warunkowa. UWAGA: Ta opcja jest używana tylko w kilku obiegach pracy, takich jak zarządzanie sprawami.

Na karcie Limit czasu w polu Czas trwania określ czas, jaki użytkownik ma na wykonanie zadania. Umożliwia wybranie jednej z następujących opcji:
- Godziny – Wprowadź liczbę godzin, które użytkownik ma na wykonanie zadania. Następnie wybierz kalendarz używany przez organizację i wprowadź informacje o tygodniu roboczym obowiązującym w organizacji.
- Dni – Wprowadź liczbę dni, które użytkownik ma na wykonanie zadania. Następnie wybierz kalendarz używany przez organizację i wprowadź informacje o tygodniu roboczym obowiązującym w organizacji.
- Tygodnie – Wprowadź liczbę tygodni, które użytkownik ma na wykonanie zadania.
- Miesiące – Wybierz dzień i tydzień, do którego użytkownik musi wykonać zadanie. Może to być na przykład piątek trzeciego tygodnia w miesiącu.
- Lata – Wybierz dzień, tydzień i miesiąc, do którego użytkownik musi wykonać zadanie. Może to być na przykład piątek trzeciego tygodnia grudnia.
Jeśli użytkownik nie wykona zadania w wyznaczonym czasie, staje się ono zaległe. Zadanie zaległe można eskalować na podstawie opcji wybranych na stronie w obszarze Eskalacja.

Określanie, co się dzieje z zadaniem zaległym

Jeśli użytkownik nie wykona zadania ręcznego w wyznaczonym czasie, staje się ono zaległe. Zadanie zaległe może być eskalowane lub automatycznie przypisywane do innego użytkownika. Wykonaj następujące kroki, eskalować zaległe zadanie.

W lewym okienku kliknij opcję Eskalacja.
Zaznacz pole wyboru Użyj ścieżki eskalacji, aby utworzyć ścieżkę eskalacji. System automatycznie przypisze zadanie do użytkowników wymienionych w ścieżce eskalacji. Na przykład poniższa tabela przedstawia ścieżkę eskalacji.

Kolejność Ścieżka eskalacji

1 przypada na wpłatę z zysku na rzecz budżetu państwa Przypisać do: Danuta

2 Przypisać do: Ireny

3 Działanie końcowe: Odrzucenie

W tym przykładzie system przypisuje zaległe zadanie do Danuty. Jeśli Danuta nie wykona zadania w przydzielonym czasie, system przypisze zadanie do Ireny. Jeśli Irena nie wykona zadania w przydzielonym jej czasie, system odrzuci dokument przesłany do przetworzenia.

Kolejność	Ścieżka eskalacji
1 przypada na wpłatę z zysku na rzecz budżetu państwa	Przypisać do: Danuta
2	Przypisać do: Ireny
3	Działanie końcowe: Odrzucenie

Aby dodać użytkownika do ścieżki eskalacji, kliknij opcję Dodaj eskalację. Na karcie Typ przypisania wybierz jedną z opcji w tabeli poniżej, a następnie wykonaj dodatkowe kroki dla tej opcji, zanim przejdziesz do kroku 4.

Opcja	Użytkownicy, do których zadanie jest eskalowane	Dodatkowe kroki
Hierarchia	Użytkownicy w określonej hierarchii organizacyjnej	Gdy wybierzesz wartość w polu Hierarchia, na karcie Wybór hierarchii na liście Typ hierarchii wybierz typ hierarchii, do której ma zostać eskalowane zadanie. System musi pobrać zakres nazwisk użytkowników z hierarchii. Te nazwy reprezentują użytkowników, do których można eskalować zadanie. Wykonaj poniższe kroki, aby określić początek i koniec zakresu nazw użytkowników pobieranych przez system: Aby określić początek zakresu, zaznacz osobę na liście Rozpocznij od. Aby określić koniec zakresu, kliknij opcję Dodaj warunek. Następnie wprowadź warunek określający miejsce w hierarchii, w którym system ma zakończyć pobieranie nazwisk. Na karcie Opcje hierarchii określ, do których użytkowników w zakresie należy eskalować zadanie: Przypisz do wszystkich pobranych użytkowników — zadanie zostanie eskalowane do wszystkich użytkowników w zakresie. Przypisz tylko do ostatnio pobranego użytkownika — zadanie zostanie eskalowane tylko do ostatniego użytkownika w zakresie. Nie uwzględniaj użytkowników spełniających następujący warunek — to zadanie nie będzie eskalowane do użytkowników w zakresie, którzy spełniają określony warunek. Kliknij przycisk Dodaj warunek, aby określić warunek.
Użytkownik przepływu pracy	Użytkownicy w bieżącym przepływie pracy	Po wybraniu wartości w polu Użytkownik przepływu pracy przejdź do karty Użytkownik przepływu pracy i na liście Użytkownik przepływu pracy wybierz użytkownika, który uczestniczy w przepływie pracy.
Użytkownik	Określeni użytkownicy	Po wybraniu wartości w polu Użytkownik kliknij kartę Użytkownik. Lista Dostępni użytkownicy zawiera wszystkich użytkowników. Wybierz użytkowników, do których chcesz eskalować zadanie, a następnie przenieś tych użytkowników do listy Wybrani użytkownicy.

Na karcie Limit czasu w polu Czas trwania określ czas, jaki użytkownik ma na wykonanie zadania. Umożliwia wybranie jednej z następujących opcji:
- Godziny – Wprowadź liczbę godzin, które użytkownik ma na wykonanie zadania. Następnie wybierz kalendarz używany przez organizację i wprowadź informacje o tygodniu roboczym obowiązującym w organizacji.
- Dni – Wprowadź liczbę dni, które użytkownik ma na wykonanie zadania. Następnie wybierz kalendarz używany przez organizację i wprowadź informacje o tygodniu roboczym obowiązującym w organizacji.
- Tygodnie – Wprowadź liczbę tygodni, które użytkownik ma na wykonanie zadania.
- Miesiące – Wybierz dzień i tydzień, do którego użytkownik musi wykonać zadanie. Może to być na przykład piątek trzeciego tygodnia w miesiącu.
- Lata – Wybierz dzień, tydzień i miesiąc, do którego użytkownik musi wykonać zadanie. Może to być na przykład piątek trzeciego tygodnia grudnia.
Powtórz kroki od 3 do 4 dla każdego użytkownika, który powinien zostać dodany do ścieżki eskalacji. Można zmienić kolejność użytkowników.
Jeśli użytkownicy wymienieni w ścieżce eskalacji nie wykonają zadania w wyznaczonym czasie, system wykona na nim operację. Aby określić akcję podejmowaną przez system, wybierz wiersz Akcja, a następnie na karcie Zakończ działanie wybierz akcję.

Określanie, kiedy system automatycznie wykonuje operację na zadaniu

Można skonfigurować system, aby podejmował akcję wobec zadania ręcznego, jeśli są spełnione określone warunki. Na przykład zadanie wymaga, aby członek działu raportów z wydatków przeglądał paragony dostarczane razem z raportem z wydatków. Zgodnie z zasadami firmy to zadanie trzeba wykonać, jeśli łączna kwota raportu z wydatków jest większa niż 100 USD. W tym scenariuszu można tak skonfigurować system, aby automatycznie oznaczał zadanie jako Ukończone, gdy łączna kwota jest mniejsza niż 100. Wykonaj następujące kroki, aby określić, kiedy system podejmuje akcję wobec zadania ręcznego.

W lewym okienku kliknij opcję Akcje automatyczne.
Zaznacz pole wyboru Włącz akcje automatyczne.
Kliknij opcję Dodaj warunek.
Służy do wprowadzania warunku.
Wprowadź wszelkie wymagane dodatkowe warunki.
Aby sprawdzić, czy wprowadzone warunki są poprawnie skonfigurowane, wykonaj następujące czynności:
1. Kliknij przycisk Test.
2. Na stronie Warunek testowy przepływu pracy w obszarze Sprawdź poprawność warunku wybierz rekord.
3. Kliknij przycisk Test. System oszacuje rekord i określi, czy rekord spełnia określone warunki.
4. Kliknij przycisk OK lub Anuluj, aby powrócić do strony Właściwości.
Z listy Akcja automatycznego ukończenia wybierz akcję, jaką ma podjąć system wobec zadania.

Określanie, kiedy są wysyłane powiadomienia

Możliwe jest wysyłanie do odpowiednich osób powiadomień w przypadku delegowania, eskalowania, ukończenia lub odrzucenia zadania ręcznego albo żądania jego modyfikacji. Wykonaj następujące kroki, aby określić, kiedy i do kogo są wysyłane powiadomienia.

W lewym okienku kliknij opcję Powiadomienia.
Zaznacz pola wyboru obok zdarzeń, o których mają być wysyłane powiadomienia:
- Delegowanie – Zadanie zostało przydzielone innemu użytkownikowi.
- Eskalacja – Przypisany użytkownik nie wykonał zadania w wyznaczonym czasie.
- Ukończony – Przypisany użytkownik wykonał zadanie.
- Odrzuć – przypisany użytkownik odrzucił przesłany dokument.
- Poproś o zmianę – Przypisany użytkownik zażądał zmiany przesłanego dokumentu.
Zaznacz wiersz zdarzenia wybranego w kroku 2.
Na karcie Tekst powiadomienia w polu tekstowym wprowadź tekst powiadomienia.
Aby spersonalizować powiadomienie, możesz wstawić symbole zastępcze. Podczas wyświetlania powiadomień użytkownikom symbole zastępcze są zastępowane odpowiednimi informacjami. Wykonaj następujące czynności, aby wstawić symbol zastępczy:
1. W polu tekstowym kliknij miejsce, gdzie symbol zastępczy ma być wyświetlany.
2. Kliknij opcję Wstaw symbol zastępczy.
3. Na wyświetlonej liście wybierz symbol zastępczy, który chcesz wstawić.
4. Kliknij przycisk Wstaw.
Aby dodać tłumaczenia powiadomienia, wykonaj następujące kroki:
1. Kliknij opcję Tłumaczenia.
2. Na wyświetlonej stronie kliknij przycisk Dodaj.
3. Z wyświetlonej listy wybierz język, w którym wprowadzasz tekst.
4. W polu Przetłumaczony tekst wprowadź tekst.
5. Aby spersonalizować tekst, możesz wstawić symbole zastępcze, jak opisano w kroku 5.
6. Kliknij przycisk Zamknij.

Na karcie Odbiorcy określ, komu będą wysyłane powiadomienia. Wybierz jedną z opcji w tabeli poniżej, a następnie wykonaj dodatkowe kroki dla tej opcji, zanim przejdziesz do kroku 8.

Opcja	Adresaci powiadomień	Dodatkowe kroki
Uczestnik	Użytkownicy, którzy są przypisani do określonej grupy lub roli	Gdy wybierzesz wartość w polu Uczestnik, na karcie Oparte na roli na liście Typ uczestnika wybierz typ grupy lub roli, do której mają być wysyłane powiadomienia. Na liście Uczestnik wybierz grupę lub rolę, do której mają być wysyłane powiadomienia.
Użytkownik przepływu pracy	Użytkownicy w bieżącym przepływie pracy	Po wybraniu wartości w polu Użytkownik przepływu pracy przejdź do karty Użytkownik przepływu pracy i na liście Użytkownik przepływu pracy wybierz użytkownika, który uczestniczy w przepływie pracy.
Użytkownik	Określeni użytkownicy	Po wybraniu wartości w polu Użytkownik kliknij kartę Użytkownik. Lista Dostępni użytkownicy zawiera wszystkich użytkowników. Wybierz użytkowników, którym chcesz wysyłać powiadomienia, a następnie przenieś tych użytkowników do listy Wybrani użytkownicy.

Powtórz kroki od 3 do 7 dla każdego zdarzenia wybranego w kroku 2.

Ustawianie limitu czasu

Jeśli zadanie ręczne musi zostać ukończone w określonym czasie, wykonaj następujące kroki.

Uwaga

Opcje wybranej w tej procedurze zastępują opcje wybrane na stronie w obszarach Przypisanie i Eskalacja.

W lewym okienku kliknij przycisk Ustawienia zaawansowane.
Zaznacz pole wyboru Ustaw limit czasu dla elementu przepływu pracy.
W polu Czas trwania określ, do kiedy zadanie ma zostać ukończone. Umożliwia wybranie jednej z następujących opcji:
- Godziny – Wprowadź liczbę godzin, w ciągu których zadanie musi zostać wykonane. Następnie wybierz kalendarz używany przez organizację i wprowadź informacje o tygodniu roboczym obowiązującym w organizacji.
- Dni – wprowadź liczbę dni, w ciągu których zadanie musi zostać wykonane. Następnie wybierz kalendarz używany przez organizację i wprowadź informacje o tygodniu roboczym obowiązującym w organizacji.
- Tygodnie — wprowadź liczbę tygodni, w ciągu których zadanie musi zostać wykonane.
- Miesiące – Wybierz dzień i tydzień, do którego zadanie musi zostać ukończone. Może to być na przykład piątek trzeciego tygodnia w miesiącu.
- Lata — wybierz dzień, tydzień i miesiąc, do którego zadanie musi zostać ukończone. Może to być na przykład piątek trzeciego tygodnia grudnia.
W przypadku przekroczenia tego limitu czasu system wykona operację na zadaniu. Na liście Akcja zaznacz akcję, jaką ma podjąć system.

Określanie akcji dostępnych użytkownikowi

Gdy zadanie ręczne zostanie przypisane użytkownikowi, musi on podjąć wobec niego działanie. Wykonaj następujące kroki, aby określić, które akcje użytkownik może wykonywać na zadaniu.