Przegląd zautomatyzowanych procesów fakturowania dostawców

W tym artykule opisano możliwości automatyzacji przetwarzania faktur dostawców i korzystania z procesu automatycznego. Ta możliwość obejmuje funkcje włączane w module Zarządzanie funkcjami. Te funkcje dotyczą tylko faktur od dostawców, a nie faktur, które są przetwarzane za pośrednictwem strony Arkusz faktur lub Arkusz rejestru faktur.

Organizacje często współpracują z firmami zewnętrznymi przy przetwarzaniu papierowych faktur poprzez zewnętrznego dostawcę usług optycznego rozpoznawania znaków (OCR) lub funkcję Invoice Capture. Dostawca usług zwraca metadane faktury rozpoznawane przez komputer. Aby ułatwić automatyzację, funkcje automatyzacji rozrachunków z dostawcami umożliwiają korzystanie z tych artefaktów z modułu Rozrachunki z dostawcami.

Możesz zautomatyzować niektóre procesy fakturowania dostawców zobowiązań, korzystając z automatyzacji faktur dostawców. Przetwarzanie automatyzacji faktur od dostawców obejmuje różne zadania oparte na ustawieniach automatyzacji zobowiązań. W procesie automatycznym są wyświetlane informacje o postępie faktury od dostawcy podczas przechodzenia między kolejnymi procesami. Ta możliwość ułatwia pracownikom rozrachunków z dostawcami i menedżerom przetwarzanie faktur dostawców w bardziej efektywny sposób. Pomaga również zmniejszyć błędy i nieefektywność, które mogą wystąpić podczas ręcznego wprowadzania i przetwarzania informacji.

Do wykonywania tych zadań można używać procesów automatyzacji:

• Automatyczne stosowanie przedpłat do faktur od dostawcy
• Dopasowanie dokumentów przyjęcia produktów do wierszy oczekujących faktur od dostawców.
• Automatyczne przesyłanie zaimportowanych faktur do systemu przepływu pracy.
• Symulacja księgowania przed zaksięgowaniem faktury od dostawcy.
• Szybkie i efektywne wyświetlanie historii przepływu pracy i automatyzacji.
• Wyświetlanie i analizowanie wyników automatycznego przetwarzania faktur od dostawców.
• Wznawianie automatycznego przetwarzania wielu faktur.

Przesyłanie faktur dostawców do systemu automatyzacji faktur dostawców

Gdy włączony jest parametr Automatycznie prześlij fakturę do procesu lub parametr Automatycznie dopasuj paragony produktów do linii faktur, wszystkie zaimportowane faktury są automatycznie przesyłane do automatyzacji faktur dostawcy i czekają na przetworzenie ich przez zadanie w tle automatyzacji.

Ręcznie utworzone faktury można przesłać do automatyzacji faktur sprzedawcy, włączając opcję Uwzględnij w automatycznym przetwarzaniu w nagłówku faktury. Ta opcja jest widoczna tylko wtedy, gdy włączona jest jedna z funkcji automatyzacji.

Faktury uwzględnione w automatycznym przetwarzaniu nie są edytowalne. Jeśli chcesz edytować fakturę, musisz najpierw wykluczyć ją z automatycznego przetwarzania, wyłączając opcję Uwzględnij w automatycznym przetwarzaniu.

Dopasowywanie zaksięgowanych dokumentów przyjęcia produktów do wierszy faktury, które mają trzyelementowe zasady uzgadniania

Zaksięgowane paragony produktów mogą być automatycznie dopasowywane do wierszy faktur, dla których zdefiniowana jest zasada trójstronnego dopasowywania. Proces będzie działał, dopóki dopasowana ilość z dokumentu przyjęcia produktów nie będzie równa ilości fakturowanej. W ramach tego procesu można określić maksymalną liczbę prób dopasowania przez systemu przyjęcia produktów do wiersza faktury przed poinformowaniem o niepowodzeniu procesu. Proces będzie uruchamiany w tle, co godzinę lub codziennie. Aby zdefiniować własny interwał, przejdź do Automatyzacja procesów>Procesy w tle>Dopasuj linie faktur dostawcy do paragonów produktów, a następnie wybierz Edytuj.

Ta funkcja jest kontrolowana przez parametr Dopasowywanie paragonów produktów do linii faktur. Gdy ten parametr jest włączony, pole Automatyczny status dopasowania paragonu pojawia się na stronie Lista oczekujących faktur dostawcy. W przypadku faktur importowanych ze źródeł zewnętrznych początkowa wartość tego pola to Nie uruchomiono.

Po uruchomieniu automatycznego dopasowywania paragonów status jest aktualizowany na podstawie różnych warunków:

• Nie dotyczy - Nie znaleziono linii dopasowania trójstronnego. Zasady te definiuje się w zakładce Konfiguracja w wierszu połączonego zakupu.
• Kompletne - Ilość w linii faktury została całkowicie dopasowana do ilości w linii paragonu produktu.
• Niepowodzenie - Ilość w linii paragonu dopasowanego produktu jest mniejsza niż ilość w linii faktury, a maksymalna liczba prób została osiągnięta.
• Oczekiwanie - Ilość w linii paragonu dopasowanego produktu jest mniejsza niż ilość w linii faktury, a maksymalna liczba prób została osiągnięta.

Przesyłanie zaimportowanych faktur do systemu przepływu pracy

W ramach bezdotykowego procesu fakturowania zobowiązań, faktury mogą być automatycznie przesyłane do systemu obiegu dokumentów. Ta funkcja jest kontrolowana przez parametr Automatyczne przesyłanie faktur do workflowc. Tylko faktury, które ukończyły zadanie Automatyczne dopasowywanie paragonów produktów do wierszy faktur i są nadal w trakcie automatycznego przetwarzania, mogą być automatycznie przesyłane do systemu procesu. Proces ten jest uruchamiany w tle przez zadanie przetwarzania Przesyłanie faktur dostawców do procesu. Aby zdefiniować własny interwał, przejdź do Automatyzacja procesów>Procesy w tle i wybierz zadanie, a następnie wybierz Edytuj.

Parametr Sprawdź status dopasowania paragonu przed przesłaniem do procesu najpierw sprawdza wartość Automatyczny status dopasowania paragonu i określa, czy faktura powinna zostać przesłana do procesu. Gdy parametr jest włączony, faktura jest przesyłana do systemu procesu, gdy status Dopasuj odbiór produktu ma wartość Zakończone lub Nie dotyczy. Gdy parametr jest wyłączony, faktura może zostać przesłana do systemu procesu, nawet jeśli status Dopasowania paragonu za produkt ma wartość Niepowodzenie.

Faktury utworzone za pomocą obszaru roboczego Fakturowanie w ramach współpracy z dostawcą muszą zostać przesłane ręcznie do systemu przepływu pracy.

Automatyczne stosowanie przedpłat

Gdy parametr Automatycznie zastosuj przedpłatę dla importowanych faktur jest włączony, wszelkie istniejące przedpłaty są automatycznie stosowane, gdy faktura jest importowana do faktury sprzedawcy. Parametr Zablokowanie procesu automatyzacji działań następczych w przypadku niepowodzenia wniosku o przedpłatę określa, czy proces automatyzacji faktur sprzedawcy powinien być kontynuowany w przypadku niepowodzenia aplikacji przedpłaty.

Wstępne sprawdzenie poprawności księgowania faktury od dostawcy

Symulacja księgowania kończy kroki sprawdzania poprawności wykonywane podczas procesu księgowania faktur od dostawców, ale żadne konta nie są aktualizowane. Aby uruchomić ten proces, można wybrać jedną fakturę lub kilka faktur na stronie Oczekujące faktury od dostawcy.

Ulepszone możliwości wyświetlania informacji i automatyzacja historycznych dotyczących przepływu pracy dla faktur od dostawców

Dostępny jest łatwy do odczytania widok historii przepływu pracy faktury od dostawcy. Historię przepływu pracy faktury od dostawcy można uzyskać bezpośrednio z faktury od dostawcy. W związku z tym do znalezienia tych informacji jest wymagana mniejsza liczba kliknięć. Jeśli w organizacji włączono możliwość automatycznego przesyłania zaimportowanych faktur od dostawców do przepływu pracy, dla zaimportowanych faktur jest dostępna historia automatyzacji. Historia automatyzacji pomaga identyfikować bieżący krok procesu, a także kroki, które zostały już wykonane. Gdy krok nie powiedzie się, podane zostaną szczegółowe informacje, które pomogą Ci zrozumieć przyczynę niepowodzenia.

Analiza i metryki

Obszar roboczy Centrum faktur od dostawców umożliwia skoncentrowanie się na fakturach od dostawcy, które nie zostały przez niego wytworzone automatycznie. Kafelki na liście obszaru roboczego dotyczące faktur od dostawców, które nie zostały pomyślnie przesłane do systemu przepływu pracy, zostały zaimportowane lub dopasowane do dokumentów przyjęcia produktów. Dostępne są również metryki rozwiązania Microsoft Power BI, które umożliwiają kierownikom Rozrachunki z dostawcami wgląd w efektywność automatyzacji faktur dostawców.

Wznawianie automatycznego przetwarzania wielu faktur

Jeśli zaimportowana faktura nie zostanie pomyślnie przesłana do przepływu pracy za pośrednictwem zautomatyzowanego procesu, system usunie ją z dalszego automatycznego przetwarzania. Pracownik rozrachunków z dostawcami może przejrzeć i edytować fakturę, zanim zautomatyzowany proces prześle go do przepływu pracy. Jeśli przyczyna niepowodzenia może zostać usunięta za pomocą tej samej poprawki dla wielu faktur, można ponownie uruchomić zautomatyzowany proces na stronie Wznawianie automatycznego przetwarzania faktur.

Śledzenie wartości daty otrzymania faktury

Wartość Daty otrzymanej faktury wskazuje datę, kiedy firma otrzymała fakturę od dostawcy. Stanowi punkt początkowy śledzenia postępu faktur za pomocą procesów automatyzacji. Ta wartość może być uwzględniona w importowanych danych dla faktury od dostawcy. W przypadku faktur utworzonych ręcznie można określić datę. Jeśli nie zostanie wprowadzona żadna wartość, domyślnie zostanie użyta bieżąca data.

Śledzenie wartości zaimportowanych faktur i kwot podatku importowanego

Zaimportowaną kwotę faktury i Kwotę importowanego podatku dla faktur od dostawcy można określić w pliku importu faktur od dostawcy. Zwykle wartości te są wystawiane z faktury, która została zeskanowana przez dostawcę zewnętrznego i uwzględniona w pliku importu. Ponieważ faktura jest przetwarzana w Rozrachunkach z dostawcami, wartości będą obliczane na podstawie danych z faktury. Fakturę można zakturować tylko wtedy, gdy importowane wartości są zgodne z obliczonymi wartościami. Gdy proces jest włączony, stosuje weryfikację przed wysłaniem procesu. Zgodne wartości zapewniają, że faktura dokładnie odzwierciedla kwotę należną dostawcy. Jeśli organizacja umożliwia automatyczne przesyłane do systemu przepływu pracy zaimportowane faktury, można opcjonalnie określić, że zaimportowane sumy muszą odpowiadać obliczonym sumom, zanim będzie można przesłać fakturę do systemu przepływu pracy. Funkcja ta jest kontrolowana przez parametr Wymaganie, aby obliczone sumy były równe zaimportowanym sumom w celu przesłania do procesu.