Fakturowanie projektu

Ten artykuł zawiera omówienie zasad fakturowania projektów rozliczanych według czasu i materiałów oraz projektów o stałej cenie. Znajdują się tu informacje dotyczące propozycji faktur (faktur wstępnych), kontroli faktur, fakturowania akonto, wystawiania faktur przed dostawców i faktur korygujących.

Typ projektu określa, która procedura fakturowania powinna zostać zastosowana. Tylko dwa typy projektów zewnętrznych, czas i materiały oraz o stałej cenie, mogą być fakturowane. Projekty typu czas i materiały oraz projekty o stałej cenie są zawsze dołączane do umowy dotyczącej projektu.

• Projekty o stałej cenie— kwota faktury dla odbiorcy jest oparta na harmonogramach rozliczania faktur. Fakturowanie jest wykonywane za pośrednictwem ustawień akonto, również używanych jako harmonogram fakturowania. Projekty o stałej cenie mogą być fakturowane według projektów lub według umów dotyczących projektu.
• Projekty czasowe i materiałowe — kwota faktury dla odbiorcy jest obliczana na podstawie wierszy transakcji wprowadzanych w projektach. Transakcje w projektach typu czas i materiały mogą być fakturowane według projektów lub według umowy dotyczącej projektu.

Projekty typu czas i materiały oraz projekty o stałej cenie mogą być dołączane do projektów rozliczanych na trzy sposoby:

• Fakturowanie na koncie— Projekty typu „czas i materiały” oraz projekty o stałej cenie mogą być fakturowane na rachunek. Dla tych dwóch typów projektów wymagane są odrębne typy konfiguracji akonto.
• Fakturowanie w sekcji okresowej — za pomocą funkcji okresowych transakcje mogą być fakturowane między projektami. Funkcje okresowe umożliwiają przegląd transakcji, które muszą być zafakturowane.
• Za pomocą faktur korygujących — fakturowanie korygujące można utworzyć zarówno dla projektów typu czas i materiały, jak i projektów o stałej cenie.

Propozycje faktur

Przed utworzeniem faktury odbiorcy dla projektu, można utworzyć fakturę wstępną lub propozycję faktury. W propozycji faktury można wybrać transakcje projektu, które zostaną uwzględnione na fakturze projektu. Można również przejrzeć szczegóły faktury przed zaksięgowaniem faktury projektu i wysłać ją do odbiorcy lub źródła finansowania.

Tworzenie propozycji fakturowania

Możesz tworzyć propozycje faktur, ręcznie wybierając transakcję z listy dostępnych transakcji dla określonego projektu. Można również skonfigurować reguły fakturowania określające moment automatycznego tworzenia propozycji faktury. Na przykład możesz utworzyć regułę fakturowania, aby utworzyć propozycję faktury, gdy praca nad projektem jest ukończona w 25, 50, 75 i 100 procentach.

Propozycje faktur mogą zostać utworzone dla następujących transakcji:

• Godziny, wydatki i inne transakcje projektu
• Kwoty, które zostały cofnięte przez odbiorców na poprzednich fakturach projektu
• Faktury korygujące
• Kwoty, które zostały zapłacone przez odbiorcę przed rozpoczęciem projektu

Banknot

Funkcja Włącz sortowanie wg zasobów podczas tworzenia propozycji faktur projektu umożliwia sortowanie transakcji projektów dostępnych do rozliczeń według zasobów podczas tworzenia nowej propozycji faktury projektu. Siatka wyświetlająca dostępne transakcje projektu będzie mieć oddzielne pola dla Identyfikator zasob i Zasób. Te pola umożliwiają filtrowanie i sortowanie według nazwy zasobu. Domyślnie ta opcja jest wyłączona. Można go włączyć za pomocą strony Zarządzanie funkcjami (obszary robocze > zarządzaniem funkcjami). Aby uzyskać pomoc we włączaniu tej funkcji, skontaktuj się z administratorem systemu.

Można utworzyć w propozycji faktury transakcje opłat. Można także modyfikować ceny sprzedaży dla godzin, wydatków, towarów i transakcji opłat. Podczas księgowania propozycji faktury, zaktualizowane ceny i transakcje są dodawane do raportów projektu i historii transakcji.

Aby utworzyć wiele faktur odbiorcy dla projektu, należy utworzyć propozycję faktury dla każdej faktury. Na przykład faktury można utworzyć na podstawie typu transakcji. Aby określić godziny na jednej fakturze dla odbiorcy, a na innej towary, należy utworzyć osobne propozycje faktur dla transakcji godzinowych i transakcji opłat.

Jeśli projekt ma więcej niż jedno źródło finansowania, można utworzyć oddzielną propozycję faktury dla każdego źródła finansowania. Na stronie reguły alokacji finansowania można określić wartość procentową kwoty transakcji do alokacji dla każdego źródła finansowania, i źródło do księgowania różnic zaokrąglania.

Tworzenie faktur dla odbiorcy na podstawie propozycji faktur

Po utworzeniu i zaksięgowaniu propozycji faktury, faktura dla odbiorcy jest tworzona automatycznie dla transakcji, które są uwzględnione w propozycji faktury.

Można dodawać lub usuwać transakcje w propozycji faktury przed jej zaksięgowaniem. Na przykład można usunąć transakcje wydatków, które zostały zaksięgowane w projekcie, ale nie są płatne przez odbiorcę.

Jeśli Twoja organizacja wymaga, aby propozycje faktur zostały przejrzane przed ich zaksięgowaniem, może być konieczne ich zatwierdzenie za pomocą przepływu pracy „Przegląd propozycji faktur projektu” przed zaksięgowaniem.

Wyświetlanie informacji o dotacji na stronach listy faktur projektu

Użytkownicy sektora publicznego mogą dodawać Identyfikator dotacji i Nazwę dotacji do stron list Propozycje faktur projektu i Faktury projektu. Te kolumny są włączone za pomocą funkcji Dodaj informacje o dotacji do stron listy faktur projektu. Ta funkcja jest domyślnie wyłączona i można ją włączyć w Obszary robocze > Zarządzanie funkcjami. Aby uzyskać pomoc we włączaniu tej funkcji, skontaktuj się z administratorem systemu.

Fakturowanie akonto

Kwota wprowadzona do faktury akonto dla projektu opiera się na czasie, procencie ukończenia oraz innych warunkach fakturowania, określonych w umowie powiązanego projektu. Kwota jest nie obliczana na podstawie godzin, towarów, wydatków lub opłat, które zostały zaksięgowane do projektu.

Należy najpierw utworzyć transakcję akonto dla projektu typu czas i materiały lub projektu o stałej cenie, aby można było dodać transakcję akonto do projektu faktury. Do transakcji akonto wprowadź kwotę, na jaką ma być wystawiona faktura dla odbiorcy. Aby utworzyć fakturę projektu dla kwoty, należy utworzyć fakturę wstępną lub propozycję faktury. W propozycji faktury wybierz transakcję akonto. Przed utworzeniem faktury projektu można przeglądać informacje dotyczące akonta w propozycji faktury.

Projekty typu stała cena

Dla projektów o stałej cenie transakcje akonto są oparte na uzgodnionymi punkcie kontrolnym, jednostce dostawy lub uzgodnienia dotyczącego fakturowania uwarunkowane stanem realizacji umowy określonych w umowie projektu. Zostaje utworzony jeden wiersz dla każdej płatności, która ma być odebrana od odbiorcy projektu. Nie są wymagane żadne potrącenia.

Projekty typu czas i materiał

Dla projektów typu czas i materiały można wystawić rachunek dla odbiorcy lub innego źródła finansowania dla kwoty przedpłaty za pomocą propozycji faktur akonto. Wprowadź transakcje akonto w jednym wierszu. Opcjonalnie można wprowadzić dodatkowe wiersze jako potrącenia, żeby skompensować wszelkie przedpłaty wprowadzone już przez odbiorcę. Aby utworzyć linie odliczenia, wprowadź znak minus przed kwotą.

Kontrola faktury

Kontrola faktury służy do śledzenia zafakturowanych i niezafakturowanych transakcji oraz analizowania tych transakcji względem ofert w celu uzyskania kompleksowego oglądu projektu od etapu oferty do zakończenia. Możesz zobaczyć, za które transakcje zostały naliczone opłaty w określonym projekcie, i które wiersze zostały zafakturowane. Ponadto można wyświetlać pojedyncze transakcje, dzięki czemu można je skorygować po zaksięgowaniu.

Fakturowanie projektów o stałej cenie

Aby zafakturować projekt o stałej cenie, trzeba zdefiniować harmonogram fakturowania i wykonać procedurę fakturowania.

Harmonogram fakturowania

Możesz zafakturować projekty o stałej cenie zgodnie z harmonogramem fakturowania. Harmonogram fakturowania jest zdefiniowany w kategoriach jednego lub więcej punktów kontrolnych projektu. Dla każdego punktu kontrolnego można zdefiniować określoną datę, waluty sprzedaży, ceny sprzedaży i działania.

Na przykład można skonfigurować następujący harmonogram fakturowania:

• 20% po podpisaniu umowy dotyczącej projektu
• 30% po pierwszej dostawie
• 15% po drugiej dostawie
• 35% po ostatecznej dostawie

Procedura fakturowania

Gdy płatności kamieni milowych są gotowe do zafakturowania, można zastosować tę procedurę do fakturowania kwot akonto.

Dostawca wystawiający fakturę

Jeśli zamawiasz towar od dostawcy i przypisujesz ten towar do projektu, właściwość wiersza wybrana dla wiersza zamówienia zakupu dla tego towaru określa, czy za kupiony towar zostanie wystawiona faktura dla odbiorcy. Jeśli ustawisz domyślne właściwości wiersza, będą one wyświetlane dla towaru w wierszu zamówienia zakupu (Szczegóły wiersza > Projekt > Kwoty własności wiersza). Istnieją dwa sposoby modyfikowania właściwości wiersza:

• Umożliwia fakturowanie odbiorcy dla pozycji w projekcie. Aby to zrobić, ustaw właściwość wiersza towaru jako wartość płatną w zamówieniu zakupu, a następnie wystaw fakturę dla odbiorcy używając odpowiedniej metody fakturowania.
• Nie wystawiaj faktury klientowi projektu za przedmiot. Aby to zrobić, nie należy wybierać właściwości wiersza Płatne w wierszu zamówienia zakupu dla towaru. Następnie możesz zafakturować zamówienie zakupu i nie są wymagane dalsze akcje.

Banknot

Domyślnie wiersze zwolnionego zatrzymania nie podlegają opłatom. Oznacza to, że możliwość utworzenia propozycji faktury dla zwolnionego zatrzymania nie została włączona.

Faktury korygujące

Jeśli kwota na fakturze dla odbiorcy ma wartość ujemną, faktura zostanie zakwalifikowana jako faktura korygująca. Podczas drukowania dokumentu ma tytuł „Faktura korygująca".

Tworząc fakturę korygującą w celu skorygowania wcześniej zafakturowanej kwoty, najpierw należy wybrać zafakturowaną kwotę, która zostanie zaksięgowana po stronie kredytowej. Następnie należy utworzyć fakturę korygującą, postępując zgodnie z tą samą procedurą, która służy do utworzenia zwykłej faktury dla odbiorcy. Trzeba wybrać transakcje wcześniej księgowane na fakturze dla odbiorcy, a następnie utworzyć i zaksięgować propozycję faktury korygującej.

W tym samym dokumencie mogą się znaleźć transakcje wybrane do księgowania po stronie kredytowej, transakcje kredytowe i transakcje, które zostały zaksięgowane. Dokument jest klasyfikowany jako faktura lub faktura korygująca na podstawie tego, czy łączna kwota ma wartość dodatnią, czy ujemną.

Tworząc fakturę korygującą w celu skorygowania wcześniej zafakturowanej kwoty, najpierw należy wybrać zafakturowaną kwotę, która zostanie zaksięgowana po stronie kredytowej. Należy utworzyć fakturę korygującą, postępując zgodnie z tą samą procedurą, która służy do utworzenia zwykłej faktury dla odbiorcy.

Można utworzyć fakturę z kwotą ujemną i taka faktura jest klasyfikowana jako faktura korygująca. Aby utworzyć i wydrukować fakturę korygującą, trzeba wybrać transakcje wcześniej księgowane na fakturze dla odbiorcy, a następnie edytować transakcje. Z wyjątkiem firm, których adres podstawowy znajduje się w Niemczech, tytuł takiej faktury brzmi Faktura korygująca.