Faktury zaliczkowe dla odbiorcy

W tym artykule wyjaśniono sposób konfigurowania i przetwarzania faktur zaliczkowych dla odbiorcy.

Rodzaje procesów zaliczkowych

Przedpłata jako zadatek

W tym procesie nabywca dokonuje wstępnej częściowej płatności w celu zabezpieczenia towarów, usług lub umowy. Ta częściowa płatność jest często określana jako zadatek. Jest to procent lub stała kwota całkowitej wartości zamówienia sprzedaży. Faktura zaliczkowa działa podobnie jak dokument rozliczeniowy. Faktura końcowa jest wystawiana później i odzwierciedla pełną kwotę zamówienia sprzedaży.

Faktura zaliczkowa jako faktura podatkowa

W tym procesie sprzedawca wystawia kupującemu rzeczywistą fakturę zaliczkową. Faktura ta zawiera podatki od sprzedaży, jeśli mają zastosowanie. Kupujący płaci kwotę faktury z góry. Następnie, po dokonaniu płatności, sprzedawca może przystąpić do dostawy towarów lub usług. Później wysyłana jest oficjalna faktura. Wartość tej faktury to łączna kwota pozostająca do spłaty, czyli różnica między łączną wartością zamówienia sprzedaży a łączną kwotą przedpłaty.

W tym artykule wyjaśniono, jak należy skonfigurować funkcję Faktura zaliczkowa dla odbiorcy i jak wygląda ten proces. W pierwszej wersji obsługiwany jest tylko scenariusz A. Scenariusz B jest zaplanowany w harmonogramie rozwoju produktu i będzie dostępny w późniejszym wydaniu.

Przykład faktury zaliczkowej dla odbiorcy

Klient składa zamówienie na 10 000 USD i zgadza się zapłacić 3 000 USD jako zaliczkę. Faktura końcowa wystawiana jest po pełnej dostawie towarów i usług.

Rejestrowane są następujące wpisy księgowe:

• Tworzenie faktury zaliczkowej

  • Obciążenie: rozrachunki z odbiorcami: 3000 USD
  • Kredyt: Przedpłata (depozyt): 3000 USD

• Warunki płatności faktury zaliczkowej

  • Obciążenie: Gotówka/Bank: 3000 USD
  • Kredyt: rozrachunki z odbiorcami: 3000 USD

• Zastosuj przedpłatę na fakturze dla odbiorcy:

  • Obciążenie: zaliczka (depozyt): 3000 USD
  • Kredyt: rozrachunki z odbiorcami: 3000 USD

• Tworzenie finalnej faktury dla odbiorcy:

  • Obciążenie: rozrachunki z odbiorcami: 10 000 USD
  • Kredyt: przychód: 10 000 USD

W tym przykładzie faktura końcowa zawiera łączną kwotę zamówienia (10 000 USD) i odpowiednie kwoty podatku. Odbiorca powinien zapłacić otwartą kwotę, czyli łączną kwotę faktury (10 000 USD) pomniejszoną o kwotę zaliczki (3 000 USD), czyli 7000 USD. Te wpisy zapewniają prawidłowe zaksięgowanie zaliczki i odliczenie jej od faktury końcowej w momencie dostawy towarów lub usług.

Konfigurowanie modułu rozrachunków z odbiorcami dla faktur zaliczkowych dla odbiorcy

Aby skonfigurować fakturę zaliczkową dla odbiorcy, należy wykonać następujące czynności.

1. Przejdź do Zarządzanie funkcjami i włącz funkcję Faktura zaliczkowa dla odbiorcy.

2. Przejdź do modułu Zarządzanie zapasami>Ustawienia>Księgowanie>Księgowanie>Zamówienie sprzedaży>Zaliczka.

3. Konfigurowanie domyślnego konta księgowego służącego do księgowania Ustaw typ na Zaliczka odbiorcy.

4. Wybierz kolejno pozycje Rozrachunki z odbiorcami>Ustawienia>Parametry modułu rozrachunków z odbiorcami.

5. Na karcie Aktualizacje, na skróconej karcie Faktura, w sekcji Przedpłata:

   • Wybierz parametr Sprawdź obowiązkowe potwierdzenie zamówienia sprzedaży, aby utworzyć fakturę zaliczkową tylko wtedy, gdy zamówienie sprzedaży zostanie potwierdzone.
   • Wybierz parametr Synchroniczne rozliczenie zaliczki, aby zastosować przedpłaty podczas fakturowania zamówień sprzedaży bez polegania na zadaniu automatyzacji procesu Księgowania automatycznego rozliczania zaliczek. W ten sposób poprawia widoczność i dokładność w czasie rzeczywistym w raportowaniu finansowym.
   • Wybierz Kategoria sprzedaży, by określić konto przychodów zgodnie z ustawieniami księgowania.

6. Na karcie Księga i podatek, na skróconej karcie Ogólne, w sekcji Faktura zaliczkowa, w polu Zasady stosowania zaliczek wybierz jedną z następujących wartości:

   • Powiadomienie – zaliczki są stosowane ręcznie. Jeśli zaliczka nie zostanie zastosowana, otrzymasz powiadomienie podczas tworzenia faktury końcowej.
   • Automatycznie – zaliczki są automatycznie stosowane do zamówienia sprzedaży w przypadku otrzymania pełnej płatności i rozliczenia faktury zaliczkowej.

7. Na karcie Sekwencje numerów skonfiguruj sekwencje numerów dla odwołań do Faktury zaliczkowej, Załącznika faktury zaliczkowej, Wycofania faktury zaliczkowej i Załącznika wycofania faktury zaliczkowej.

8. Przejdź do pozycji Administrowanie systemem>Ustawienia i wybierz Automatyzacja procesu.

9. Wybierz pozycję Zainicjuj automatyzacje procesów

10. Zaktualizuj interwał automatyzacji procesu do jednej minuty.

Jeśli korzystasz z modułu Raportowanie elektroniczne (ER), wykonaj następujące dodatkowe kroki.

1. Otwórz obszar roboczy Raportowanie elektroniczne i wybierz kafelek Konfiguracje raportowania. Na stronie Konfiguracje, w okienku akcji wybierz Import/eksport>Załaduj z pliku XML.

2. Włącz konfigurację warstwy

3. Zaimportuj następujące pliki z Dataverse:

   • Model faktury zaliczkowej dla odbiorcy xml
   • Mapowanie modelu faktury zaliczkowej dla odbiorcy xml
   • Szablon faktury zaliczkowej xml

4. W obszarze roboczym Raportowanie elektroniczne w sekcji Powiązane linki wybierz opcję Miejsce docelowe raportowania elektronicznego.

5. Wybierz pozycję Nowe. Następnie w polu Referencje wybierz opcję Szablon faktury zaliczkowej.

6. Wybierz pozycję Ustawienia, aby włączyć różne miejsca docelowe raportów.

7. Wybierz OK.

8. Zaznacz pole wyboru Konwertuj na PDF , aby wydrukować plik w formacie PDF.

9. Wybierz kolejno opcje Rozrachunki z odbiorcami>Ustawienia>Formularze>Ustawienia formularza.

10. Przejdź do faktury i wybierz Szablon faktury zaliczkowej z listy rozwijanej dla faktury zaliczkowej.

11. Zapisz tę stronę.

Omówienie procesu fakturowania zaliczek

Proces fakturowania zaliczek dla odbiorcy obejmuje następujące kroki.

1. Definiowanie wartości zaliczki na zamówieniu zakupu.
2. Potwierdzenie i księgowanie faktury zaliczkowej.
3. Rozliczanie faktury zaliczkowej.
4. Zastosowanie faktury zaliczkową do faktury końcowej.

Tworzenie propozycji zaliczki

Podczas tworzenia zamówienia sprzedaży można zdefiniować kwotę zaliczki, wykonując następujące kroki.

1. Z poziomu zamówienia sprzedaży przejdź do opcji Faktur>Zaliczka i wybierz opcję Propozycja płatności.

2. Wybierz typ zaliczki:

   • Procentowy – w przypadku wybrania opcji Procentowy pole Wartość zaliczki jest włączone. To pole reprezentuje procent łącznej kwoty zamówienia sprzedaży, który jest wymagany jako zaliczka. Pole Łączna kwota zaliczki zawiera obliczoną kwotę zaliczki.
   • Stały – w przypadku wybrania opcji Stały pole Łączna kwota zaliczki jest włączone i należy ręcznie wprowadzić kwotę zaliczki. Wprowadzona kwota nie może przekroczyć kwoty zamówienia sprzedaży.

3. W polu Kategoria sprzedaży wybierz odpowiednią kategorię sprzedaży, która określa konto przychodów zgodnie z ustawieniami księgowania. Domyślnie kategoria sprzedaży jest automatycznie wypełniana wartością wybraną w parametrach modułu Rozrachunki z odbiorcami.

Generowanie faktury zaliczkowej

Po potwierdzeniu propozycji zaliczki wygeneruj fakturę zaliczkową, wykonując następujące kroki.

1. Przejdź do pozycji Faktura>Zaliczka i wybierz pozycję Faktura zaliczkowa.
2. Przejrzyj i zaksięguj fakturę zaliczkową. Na tej stronie są wyświetlane informacje o ogólnej fakturze zaliczkowej, w tym konto faktury dla odbiorcy, data księgowania i daty ukończenia, numer faktury zaliczkowej, stan przedpłaty i kwota zaliczki.
3. Wybierz opcję Zaksięguj. Zostanie utworzona otwarta transakcja odbiorcy, a stan faktury zaliczkowej to Oczekuje.
4. Po zaksięgowaniu transakcji można ją wycofać za pomocą przycisku Wycofaj transakcję w okienku akcji. Przed zaksięgowaniem wycofania można wybrać Datę księgowania wycofania, Kod przyczyny i Komentarz przyczyny.

Rozliczanie faktury zaliczkowej

Po otrzymaniu płatności zaliczkowej arkusz płatności odbiorcy jest księgowany w celu rozliczenia kwoty faktury zaliczkowej. Po rozliczeniu faktury zaliczkowej stan faktury zaliczkowej przyjmuje wartość Otrzymano i dostępna jest opcja Zastosuj zaliczkę .

Księgowanie faktury finalnej i zastosowanie zaliczki

1. W zamówieniu sprzedaży kliknij opcję Zastosuj przedpłatę, a następnie na liście Wybierz przedpłaty do zastosowania wybierz przedpłatę.

2. Wybierz Zastosuj zaliczkę.

   Po zaksięgowaniu faktury zamówienia sprzedaży wybrana zaliczka zostanie zastosowana do faktury, gdy proces księgowania w tle Automatyczne rozliczenie zaliczki zostanie pomyślnie uruchomiony. Jeśli w parametrach modułu Rozrachunki z odbiorcami włączone jest Synchroniczne rozliczanie przedpłat, ten krok odbywa się w czasie rzeczywistym.

3. Pozostała kwota na fakturze zamówienia sprzedaży może zostać rozliczona za pomocą arkusza płatności odbiorcy i zawiera pozostałą kwotę. Po wystawieniu faktury końcowej rozwiń szybką kartę Faktura zaliczkowa, aby zweryfikować zastosowanie przedpłaty.