Automatyzowanie rozliczeń księgi

W Microsoft Dynamics 365 Finance w wersji 10.0.31 funkcja Automatyzuj proces rozliczeń księgi jest dostępna w przestrzeni roboczej Zarządzanie funkcjami. Począwszy od wersji 10.0.40, funkcjonalność ta jest włączona na stronie Parametry księgi głównej, pod stroną Rozrachunki księgi. Tymi funkcjami zarządza się za pomocą parametru Włącz automatyzację procesu dla rozliczenia księgi. Parametr Włącz automatyzację procesu dla rozliczeń księgi można włączyć tylko wtedy, gdy włączono parametr Włącz zaawansowane opcje świadomości.

Rozliczenie księgi głównej to proces dopasowywania transakcji debetowych i kredytowych w księdze głównej. Organizacje, które wykonują działania związane z rozliczeniem księgi w harmonogramie cyklicznym, mogą teraz zautomatyzować ten proces. Podczas procesu automatycznego rozliczania księgi transakcje debetowe i kredytowe mogą zostać dopasowane automatycznie tylko wtedy, gdy ich kwoty w walucie rozliczeniowej są takie same. Na przykład kwota debetu w wysokości 1,00 USD może zostać automatycznie dopasowana do kwoty kredytu 1,00 USD. Nie można jednak automatycznie dopasować wartości 1,0 USD debetowej do dwóch kredytów, z których każdy jest wyceniany na 0,50 USD. Nie jest obsługiwane częściowe uzgadnianie kwot transakcji finansowych.

Począwszy od wersji Finance 10.0.40, włączenie parametru Umożliwienie księgowania zrealizowanych zysków/strat walutowych dla rozliczeń księgi głównej na stronie Parametry księgi głównej umożliwia rozpoznawanie zrealizowanych zysków i zrealizowanych strat w walucie sprawozdawczej podczas automatycznego rozliczania. W aplikacji Finance w wersji 10.0.38 dodano wsparcie dla obliczeń i księgowania zagranicznych walut, które księgują zrealizowane zyski i straty, gdy wartości debetowe i kredytowe w walucie rozliczeniowej różnią się.

Automatyzacja rozliczania księgi definiuje następujące szczegóły:

• Podczas uruchamiania rozliczeń księgi
• Które kryteria są używane w celu dopasowania kwot debetowych i kredytowych, które mogą być automatycznie rozliczane
• W jakiej kolejności są przetwarzane informacje dotyczące rozliczenia księgi

Umożliwia zdefiniowanie wystąpienia rozliczeń księgi

Automatyzacja rozliczeń księgi korzysta ze struktury automatyzacji procesów. W różnych procesach biznesowych te struktury są używane do definiowania cyklu wybranego procesu. W przypadku rozliczeń księgi przejdź do Administracja systemem > Ustawienia > Automatyzacje procesów lub Księga główna > Ustawienia księgi > Automatyzacje procesów.

Najpierw wybierz opcjęUtwórz nowy proces automatyzacji i wybierz opcję Rozliczenia księgi. Kreator przeprowadzi Cię przez proces konfigurowania automatyzacji.

Strona ogólna

Na stronie Ogólne kreatora wprowadź nazwę tworzonego wystąpienia rozliczenia księgi. Jeśli na przykład pasujące obciążenia i uznania zostaną rozliczone w księdze w poniedziałek, należy wprowadzić nazwę opisową, na przykład LedgerSettle_Mon. Wana nazwa jest wyświetlana w kolumnie Reguła automatyzacji na stronie Rozliczenia księgi.

Pozostałe ustawienia na stronie są ogólne i służą do definiowania wzorca występowania dla tej wersji rozliczeń księgi. Jeśli na przykład wystąpienie jest w poniedziałek, można je zdefiniować w taki sposób, aby było wykonywane co tydzień, a w chwili uruchamiania będzie można wybrać poniedziałek jako dzień tygodnia. Można również wprowadzić wcześniej zaplanowany czas, na przykład godz. 2:00, tak aby automatyzacja procesu była zakończona przed rozpoczęciem następnego dnia roboczego. Zaleca się zaplanowanie automatyzacji procesu, tak aby jego działanie odbywało się poza zwykłymi godzinami pracy. Dzięki temu można zmniejszyć wpływ na pracowników księgowości w ciągu dnia roboczego.

Aby uzyskać więcej informacji o innych polach na stronie Ogólne, zapoznaj się z dokumentacją automatyzacji procesu.

Strona Kryteria dopasowywania rozliczeń księgi

Następną stroną w kreatorze jest strona kryteriów dopasowania rozliczeń księgi. Służy do definiowania kont głównych uwzględnianych w wystąpieniu automatyzacji procesu oraz kryteriów, które służą do ustalania pasujących kwot po stronie debetowej i kredytowej.

Wybór konta

Zostaną wyświetlone konta główne, które zostały uprzednio zdefiniowane jako konta rozliczania księgi dla osoby prawnej. (Określasz konta główne jako konta rozliczenia księgi na Księga główna > Ustawienie księgi > Parametry księgi głównej > Rozliczenia księgi).

Data

Wybierz tę opcję, jeśli daty transakcji obciążeniowych i uznaniowych księgi powinny być brane pod uwagę podczas przetwarzania automatycznych rozliczeń księgi. Jeśli dla tej opcji jest ustawiona wartość Tak, wprowadź Dozwolona różnica dat. To pole jest dostępne w Microsoft Dynamics 365 Finance w wersji 10.0.32.

Dozwolona różnica dat

Służy do wprowadzania liczby dni odchylenia dat transakcji debetowych i kredytowych. Odchylenie jest obliczane jako liczba dni między datami transakcji debetowej i kredytowej, podczas wyszukiwania przed wybraną datą transakcji i po tej dacie. Wartość 0 określa, że daty transakcji debetowych i kredytowych muszą być zgodne. To pole jest dostępne, gdy wybrane jest pole Data.

Konto główne i warstwa księgowania

Wartości konta głównego i warstwy księgowania są wymagane zgodnie z kryteriami dopasowania. Wartości Konto główne i Warstwa księgowania transakcji debetowej i kredytowej księgi muszą być równe, by mogły zostać dopasowane podczas procesu automatycznego rozliczania księgi.

Typ księgowania

Wybierz opcję Typ księgowania, jeśli transakcje obciążeniowe i uznaniowe księgi muszą mieć taki sam typ księgowania, aby można było je dopasować podczas przetwarzania automatycznego rozliczenia księgi.

Wymiary finansowe

Wybierz opcję Wymiary finansowe, jeśli transakcje obciążeniowe i uznaniowe księgi muszą mieć takie same wymiary finansowe, aby można było je dopasować podczas przetwarzania automatycznego rozliczenia księgi. Po wybraniu tej opcji kryteria wartości wymiarów finansowych muszą być wybrane z listy Dostępne wymiary finansowe. Lista Dostępnych wymiarów finansowych nie zawiera wymiaru konta głównego, ponieważ jest ona automatycznie wymagana jako część kryteriów dopasowania.

Znaczniki finansowe

Po włączeniu funkcji znaczniki finansowe w obszarze roboczym Zarządzanie funkcjami można wybrać znaczniki finansowe jako kryteria dopasowania. Wybierz opcję Znaczniki finansowe, jeśli transakcje obciążeniowe i uznaniowe księgi muszą mieć takie same wartości znaczników finansowych, aby można było je dopasować podczas przetwarzania automatycznego rozliczenia księgi. Po wybraniu tej opcji kryteria wartości znaczników finansowych muszą być wybrane z listy Dostępne znaczniki finansowe.

Umożliwia wyświetlenie wyników automatyzacji rozliczenia księgi

Po utworzeniu serii automatyzacji rozliczania księgi wystąpienia każdego rozliczenia księgi będą wyświetlane w widoku tygodniowym automatyzacji procesu. Ponadto wyświetlany jest stan każdego wystąpienia. Wykorzystywane są następujące stany:

• Zaplanowane— automatyzacja jest zaplanowana, ale nie została jeszcze uruchomiona.
• Wykonywanie — automatyzacja jest obecnie uruchomiona.
• Błąd— automatyzacja została uruchomiona, ale wystąpił błąd. Te błędy można wyświetlić, wybierając przycisk Wyświetl wyniki.
• Zakończono— automatyzacja została pomyślnie uruchomiona. Wyniki rozliczenia można wyświetlić na stronie Rozliczenia księgi.

Aby wyświetlić wyniki uzgadniania, przejdź do Księga główna > Zadania okresowe > Rozliczenia księgi. Pole Reguła automatyzacji na stronie Rozliczenia księgi zawiera nazwę zadania automatycznego zaplanowanego rozliczenia księgi użytego do rozliczenia transakcji. Nieudane próby rozliczenia nie będą aktualizować wartości Reguły automatyzacji. Jeśli transakcja, która została wcześniej pomyślnie rozliczona przez proces automatyzacji, zostanie usunięta wartość Reguła automatyzacji.

W polu Data rozliczenia dla dopasowanego rekordu jest przedstawiana data wykonania procesu automatyzacji.

Edytowanie automatyzacji rozliczania księgi

Struktura automatyzacji procesów umożliwia edytowanie płatności, serii i wystąpień utworzonych dla rozliczania księgi. Serie można edytować na stronie Automatyzacja procesu albo w widoku tygodniowym automatyzacji procesu. Na przykład, jeśli menedżer zdecyduje się rozliczyć księgę w środę zamiast w poniedziałek, może znaleźć wystąpienie w widoku tygodniowym i wybrać Widok/Edycja – Seria.

W przypadku edytowania serii system monituje o określenie, czy zmiana ma być wprowadzana do wszystkich istniejących wystąpień, czy tylko do nowych wystąpień. Wystąpienia historyczne, które mają już stan Zakończone lub które zakończyły się ze stanem Błąd nie zostaną zmienione.

Można również dodać nowe wystąpienie lub zmienić istniejące wystąpienie. Na przykład następne wystąpienie rozliczenia księgi zaplanowano na środę 1 stycznia, ale ta data jest świętem. Możesz zmienić wystąpienie z tygodniowego widoku automatyzacji procesu lub ze strony Automatyzacja procesu. Zostanie otwarta strona, w której są widoczne szczegóły harmonogramu oraz kryteria dopasowania. W tym miejscu można edytować zaplanowaną datę i godzinę. Można również edytować kryteria dopasowania, jeśli są wymagane zmiany.

Można również wyłączyć wystąpienie lub serię. Aby wyłączyć i wstrzymać przetwarzanie wystąpienia, wybierz je w widoku tygodniowym automatyzacji procesu, a następnie wybierz opcję Wyłącz. Serię można wyłączyć na stronie Automatyzacja procesu.

Bezpieczeństwo automatyzacji rozliczania księgi

Obowiązek Zarządzaj ustawieniami serii automatyzacji rozliczeń księgi został dodany do ról Menedżer księgowości i Kierownik ds. księgowania, a obowiązek Wyświetl ustawienia serii automatyzacji rozliczeń księgi został dodany do ról Księgowy, Menedżer księgowości i Kierownik ds. księgowości dla automatyzacji rozliczania księgi. Te obowiązki są domyślnymi ustawieniami zabezpieczeń, ale można je zmieniać w zależności od wymagań organizacji.

Parametry księgi głównej na rzecz automatyzacji rozliczania księgi

Pole Typowe saldo rozliczenia wskazuje kolejność, w których będzie przetwarzane automatyczne rozliczanie księgi. Aby ustawić lub wyświetlić wartość Typowe saldo rozliczenia, przejdź do Księga główna > Ustawienia > Parametry księgi głównej i kartę Rozliczenia księgi.

Jeśli zaznaczono opcję Debet, proces automatycznego rozliczania księgi rozpoczyna się od strony debetowej i wyszukuje odpowiednie uznania. Jeśli zaznaczono opcję Kredyt, proces automatycznego rozliczania księgi rozpoczyna się od strony kredytowej i wyszukuje odpowiednie obciążenia. Ta opcja powinna odzwierciedlać typowe saldo konta głównego.

Przetwarzanie automatyzacji rozliczania księgi

Po uruchomieniu automatyzacji system wybiera transakcje księgi dla kont głównych zdefiniowanych dla serii automatyzacji procesów. Zamówienia transakcji są zamawiane według dat w zakresie dat od początku roku obrachunkowego do daty uruchomienia automatyzacji procesów. Pasuje do określonych kryteriów dopasowania. Aby rozliczyć kwotę debetu i kredytu, muszą być zgodne wartości bezwzględne kwot w walucie rozliczeniowej.

Funkcja Automatyzowanie rozliczeń księgi po uruchomieniu wystąpienia spowoduje uruchomienie automatyzacji dla transakcji z datą od pierwszego dnia roku obrachunkowego do daty bieżącej. W latach obrachunkowych, które zakończą się 31 grudnia, można zmienić datę wykonania wystąpienia, aby zagwarantować, że będzie ono uruchamiane w grudniu. Na przykład automatyzacja jest ustawiona tak, aby była uruchamiana pierwszego dnia każdego miesiąca. Automatyzacja ta zostanie uruchomiona 1 grudnia 2022 roku i jest zaplanowana do uruchomienia 1 stycznia 2023 roku. Zaleca się, by zmienić wystąpienie 1 stycznia 2023 na 31 grudnia 2022. Ta zmiana zapewni, że transakcje z datami od 2 grudnia do 31 grudnia będą brane pod uwagę do automatycznego rozliczenia.

Podczas przetwarzania konta głównego w związku z wystąpieniem automatyzacji rozliczania księgi nie można go wyświetlić na stronie Rozliczenia księgi. Musisz czekać na ukończenie procesu automatyzacji. Aby zapobiec konfliktom, zaleca się zaplanowanie automatyzacji procesu w taki sposób, aby działał poza godzinami pracy.

Proces automatyzacji obejmuje wszystkie transakcje spełniające kryteria, z wyjątkiem transakcji, które zostały ręcznie zaznaczone do rozliczenia na stronie Rozliczenia księgi.

Wycofywanie transakcji rozliczanych w procesie automatyzacji

Można cofnąć rozliczenie, które zostało wykonane przez proces automatycznego rozliczenia księgi. Jeśli transakcja, która została wcześniej rozliczona przez proces automatyzacji zostanie wycofana, zostanie usunięta wartość Reguła automatyzacji.