Przeglądanie i akceptacja zmian w potwierdzonych zamówieniach zakupu
Podczas planowania zakupów wszelkie zmiany wprowadzone do potwierdzonych zamówień zakupu mogą mieć znaczący wpływ na dalsze procesy, takie jak planowana produkcja, prace serwisowe lub zamówienia sprzedaży. Nowy obszar roboczy Potwierdzone zamówienia zakupu ze zmianami umożliwia szybką i łatwą identyfikację oraz ponowne potwierdzenie zmian, które mają jedynie niskie ryzyko wpływu na dalszy etap. Dlatego menedżerowie ds. zakupów mogą skoncentrować się na zmianach o dużym wpływie, aby ocenić wpływ zamówień na dalszych etapach i komunikować się bezpośrednio z dostawcami.
Wymagania wstępne
Obszar roboczy Potwierdzone zamówienia zakupu ze zmianami jest włączony domyślnie. Należy jednak włączyć oddzielnie funkcje AI i Copilot. Jeśli chcesz również korzystać z funkcji pomocnik, zobacz temat Włącz obsługę pomocnik zarządzania zmianami potwierdzonych zamówień zakupu dla wymagań systemowych oraz informacjami o ich skonfigurowaniu.
Obszar roboczy Potwierdzone zamówienia zakupu ze zmianami
Aby otworzyć obszar roboczy, przejdź do pozycji Zakupy i zaopatrzenie > Obszary robocze > Potwierdzone zamówienia zakupu ze zmianami.
Obszar roboczy zawiera listę wszystkich wcześniej potwierdzonych zamówień zakupu, które zostały zmienione od czasu potwierdzenia. Pomaga w procesie przeglądu, identyfikując potencjalny wpływ na pracę produkcyjną, serwisowe zlecenia pracy i zamówienia sprzedaży.
Relacje między dostawą zamówień zakupu i popytem mogą pochodzić z różnych źródeł, takich jak oznaczanie transakcji z planowania głównego, oznaczenia zapasów i zamówienia zakupu tworzone dla popytu w projektach.
W górnej części obszaru roboczego trzy kafelki podsumowują grupy zmian w potwierdzonych zamówieniach zakupu i powiązane z nimi dalsze skutki:
- Zmiany o niskim wpływie — ten kafelek wyróżnia zmiany w zamówieniach zakupu, które nie mają znanego wpływu na dalsze etapy realizacji w kierunku do klienta. Nie zakłada się znanego wpływu, jeśli zmiany ilości lub dat dostawy nie wpływają na te zapotrzebowania z popytu. Przykładem tych zmian jest zwiększenie ilości lub wcześniejsza data. Generowane jest podsumowanie zmian, które pomaga przejrzeć i zweryfikować zamówienia zakupu.
- Zmiany o wysokim wpływie — ten kafelek wyróżnia zamówienia zakupu, które mają znany wpływ na zapotrzebowanie. Te zmiany są podsumowywane razem z wykrytymi skutkami, aby pomóc Ci w dalszym badaniu i podjęciu decyzji, jakie działania podjąć.
- Zamówienia od dołu do klienta — ten kafelek podsumowuje wpływ na różne rodzaje zamówień popytu w kierunku do klienta według typu zamówienia. Te informacje pomagają w przeglądzie potencjalnych skutków popytu i identyfikowaniu poszczególnych zmian pochodzących z tych zmian.
Każdy kafelek zawiera łącze Pokaż. Po zaznaczeniu tego połączyć widok będzie przedstawiał zmiany w dostawie zamówień zakupu oraz wpływ na niego popyt zgodnie z klasyfikacją i filtrem kafelków.
Przeglądanie zmian w potwierdzonych zamówieniach zakupu
Nabywcy używają obszaru roboczego do przeglądania i akceptacji zmian w potwierdzonych zamówieniach zakupu. Zwykle wykonują oni następujące kroki.
- Zbadaj wszystkie zmiany potwierdzonych zamówień zakupu i ich wpływ od dostawcy do odbiorcy.
- Skoncentruj się na zmianach, które mają niskie ryzyko dalszych skutków.
- Przejrzyj zmiany, które mają wysokie ryzyko dalszych skutków.
- Przeanalizuj pozostały wpływ na zamówienia zapotrzebowania w kierunku do klienta.
W poniższych podsekcjach opisano te kroki bardziej szczegółowo.
Krok 1: Zbadaj wszystkie zmiany potwierdzonych zamówień zakupu i ich wpływ od dostawcy do odbiorcy
Nabywca najpierw otwiera obszar roboczy Potwierdzone zamówienia zakupu ze zmianami i sprawdza wszystkie zmiany, które zostały przesłane w procesie zarządzania zmianami w zamówieniu zakupu. Dostawcy mogą zgłaszać te zmiany kilkoma kanałami.
Gdy zamówienie zakupu, które zostało wcześniej potwierdzone, zostanie zmienione, zostaje ono przywrócone do stanu Zatwierdzone. Obszar roboczy pokazuje wszystkie zamówienia zakupu, które zostały zmienione po potwierdzeniu.
W obszarze roboczym wyświetlane są dwie listy: jedna dla zamówień zakupu i jedna dla wierszy zamówienia zakupu.
Lista zamówień zakupu zawiera numer zamówienia, dostawcę i żądaną datę odbioru z nagłówka zamówienia. Aby wyświetlić powiązane rekordy, wybierz link do zamówienia zakupu lub dostawcy na liście.
Lista wierszy zamówienia zakupu zawiera informacje o każdym wierszu, w którym zaproponowano zmiany. Informacje te obejmują numer pozycji, nazwę produktu, pierwotną ilość, nową ilość, pierwotną potwierdzoną datę odbioru i nową potwierdzoną datę odbioru. Obszar roboczy zapewnia także hierarchiczny widok wszelkich dalszych skutków. Pole Odniesienie wskazuje rodzaj wpływu na dalszym etapie, np. planowany Kanban dla zlecenia produkcyjnego, zamówienia sprzedaży lub zlecenia pracy konserwacyjnej.
Krok 2: Skoncentruj się na zmianach, które mają niskie ryzyko dalszych skutków
Aby skutecznie i wydajnie podejmować działania, zazwyczaj zaczynasz od skupienia się na zmianach o niewielkim wpływie. Zgodnie z obecnym planem zmiany te nie mają znanego wpływu na dalszy etap.
Kafelek Zmiany o niskim wpływie u góry obszaru roboczego udostępnia wygenerowane przez AI podsumowanie w języku naturalnym zmian, które mają niskie ryzyko wpływu. Wybierz link Pokaż, aby otworzyć odpowiedni filtrowany widok.
Nabywca przegląda zmiany i może je następnie zaakceptować, wybierając pojedyncze lub wiele zamówień zakupu, a następnie wybierając Potwierdź zamówienia zakupu na pasku narzędzi nad listą. Procedura potwierdzania zmian jest identyczna jak w przypadku potwierdzania zamówienia po raz pierwszy i umożliwia przetwarzanie wsadowe. Każde rozszerzenie zarejestrowane w celu potwierdzenia zamówienia również zostanie uruchomione.
Po ponownym potwierdzeniu wybranych zamówień powracają one do stanu Potwierdzone.
Krok 3: Przejrzyj zmiany, które mają wysokie ryzyko dalszych skutków
Nabywca poświęci więcej czasu na zmiany, które wiążą się z wysokim ryzykiem konsekwencji na późniejszym etapie. Zmiany te mają przydzielone zamówienia na niższym szczeblu łańcucha dostaw, a ich wpływ został zidentyfikowany.
Kafelek Zmiany o wysokim wpływie u góry obszaru roboczego udostępnia wygenerowane przez AI podsumowanie w języku naturalnym zmian, które mają wysokie ryzyko wpływu. Wybierz link Pokaż, aby otworzyć filtrowany widok, w którym możesz skupić się na tych skutkach i podjąć akcję.
Banknot
Uwzględnia się jedynie bezpośrednie skutki na dalszych etapach. Pośrednie skutki na dalszych etapach, takie jak praca nad produktem zależna od innych prac produkcyjnych, nie są jeszcze brane pod uwagę.
Z tego widoku możesz skontaktować się z dostawcą za pomocą poczty e-mail lub aplikacji Microsoft Teams. Na podstawie danych kontaktowych osoby kontaktowej dostawcy system generuje proponowany tekst wiadomości i dodaje go do nowej wiadomości e-mail lub czatu Microsoft Teams. Następnie możesz przejrzeć, zaktualizować i wysłać wiadomość.
Po skontaktowaniu się ze sprzedawcą możesz zaktualizować zamówienie, a następnie odesłać je do dostawcy w celu potwierdzenia. Alternatywnie możesz anulować zamówienie i zaplanować alternatywne dostawy.
Krok 4: Przeanalizuj pozostały wpływ na zamówienia zapotrzebowania w kierunku do klienta
Po uwzględnieniu większości zmian w zamówieniu nabywca może sprawdzić ogólny wpływ pozostałych zmian w zamówieniu na dalszy etap.
Kafelek Wpływ na zamówienia na dalszym etapie zawiera podsumowanie wpływu na dalszych etapach. Wybierz link Pokaż, aby otworzyć filtrowany widok, w którym możesz skupić się na tych skutkach i podjąć akcję.
W tym widoku można analizować zmiany z perspektywy dalszego wpływu i identyfikować zmiany w zamówieniu zakupu, które powodują ten wpływ. Następnie możesz podjąć działania w związku z tymi zamówieniami zakupu.
Dobrym sposobem na skupienie się na najpilniejszych skutkach na dalszym etapie jest sortowanie i filtrowanie listy według daty wpływu (wymagana data w kolejności na dalszym etapie). Następnie możesz podjąć działania, komunikując się z zainteresowanymi stronami na niższym szczeblu. Ci interesariusze mogą z kolei skontaktować się z klientami, których to dotyczy, i ponownie zaplanować zamówienia na dalszym etapie.