Tworzenie zamówienia zakupu

W tym artykule pokazano sposób ręcznego tworzenia zamówienia zakupu. Najczęściej zamówienia zakupu są tworzone automatycznie jako rezultat planowania głównego, dostawy bezpośredniej i innych procesów. W przypadku tworzenia ręcznego najczęściej robi to pracownik działu zakupów. W pokazanym tutaj przykładzie można użyć firmy demonstracyjnych USMF, podstawiając wartości sugerowane w notatkach do poszczególnych kroków.

Tworzenie nagłówka zamówienia zakupu

1. Przejdź do Zaopatrzenie i sourcing > Zamówienia zakupu > Wszystkie zamówienia zakupu.

2. Wybierz Nowy.

3. Wybierz konto dostawcy US-101. Kiedy wybierzesz dostawcę, szczegóły z jego rekordu, takie jak adres, konto płatnika, warunki dostawy i metoda dostawy, zostaną skopiowane jako wartości domyślne do nagłówka zamówienia. Wartości te można zmienić w dowolnym momencie.

4. Rozwiń sekcję Ogólne.

   • Pole Oddział wraz z polem Magazyn określa, dokąd należy dostarczyć kupowane towary lub usługi. Domyślnym adresem dostawy jest oddział. Oba pola mogą być wypełnione wartościami skonfigurowanymi dla wybranego dostawcy lub można je określić ręcznie.
   • Pole Data przyjęcia służy do określenia, kiedy kupione towary i usługi muszą zostać dostarczone. Można określić jedną datę dostawy dla całego zamówienia lub unikatowe daty dostawy dla poszczególnych wierszy zamówienia. Jeśli data dostawy określona w tym polu nie może zostać dotrzymana dla określonych produktów lub usług, ponieważ mają one dłuższe czasy realizacji, wiersze te zostaną utworzone z odpowiednio późniejszymi datami przyjęcia.

5. Rozwiń sekcję Administracja. Pole Zamawiający może służyć do określania, kto składa zamówienie. Może być wygodne udostępnienie tej informacji dostawcy w przypadku, gdy musi się on skontaktować z tą osobą. Wartość w polu może być przypisywana automatycznie, jeśli konto bieżącego użytkownika jest skojarzone z nazwą na stronie Użytkownicy.

6. Wybierz OK. Został utworzony nagłówek zamówienia. Podczas pracy z wierszami zamówienia zakupu jest wyświetlane tylko podsumowanie informacji nagłówka. Aby wyświetlić pozostałe informacje, wybierz Nagłówek.

Dodawanie wiersza zamówienia zakupu

1. Wybierz Wiersz zamówienia zakupu.

2. Wybierz ​Wymiary. Produkty mogą być w wariantach zróżnicowanych według wymiarów, takich jak kolor, rozmiar lub styl. Produkty mogą być również skonfigurowane do używania wymiarów magazynowania, takich jak oddział i magazyn. Istnieją również opcjonalne wymiary śledzenia, takie jak numery partii i numery seryjne. Aby zwiększyć efektywność wprowadzania zamówień, można dodać pola często używanych wymiarów bezpośrednio do siatki zamówień.

3. Zaznacz pole wyboru Kolor. Opcjonalnie: Jeśli zaznaczysz pole Zapisz ustawienia, przy następnym otwarciu strony zamówienia zakupu wybrane wymiary będą wyświetlane również w siatce wierszy zamówienia.

4. Wybierz OK.

5. W polu Numer pozycji wybierz wartość T0004.

   • Wiersze zamówienia są tworzone dla produktów i usług przez określenie numeru towaru lub jako koszty przez określenie kategorii zaopatrzenia.
   • Pole kategorii Zaopatrzenie służy do dodawania wierszy, gdzie kupowane towary są zaliczane w koszty bezpośrednio, a nie kierowane do zapasów. Oznacza to, że jeśli trzeba zaliczyć zamówienie zakupu w koszty, można to zrobić przez utworzenie wiersza zamówienia zakupu określającego kategorię zaopatrzenia zamiast przez tworzenie wiersza z numerem towaru. Towary mogą być także skojarzone z kategorią zaopatrzenia i w takim przypadku kategoria zaopatrzenia jest wyświetlana tylko informacyjnie.

6. Wprowadź lub wybierz wartość w polu Kolor. Pola Oddział i Magazyn zazwyczaj są wypełniane wartościami z nagłówka zamówienia, ale można zastąpić te wartości, jeśli pozycje niektórych wierszy muszą zostać dostarczone do innych lokalizacji.

7. Wpisz liczbę w polu Ilość.

   • Zaznacz ilość, jaką chcesz kupić. W polu Ilość jest automatycznie wpisywana minimalna ilość zamówienia na produkt, jeśli ją skonfigurowano lub wartość 1.
   • Pole Jednostka wskazuje jednostkę miary zamówionej ilości. Zazwyczaj jednostka jest wprowadzana automatycznie na podstawie jednostki zakupu z danych głównych produktu, ale można ją zmienić.
   • Pole Cena jednostkowa zazwyczaj zawiera wartości z umowy zakupu lub umowy handlowej. Istnieje możliwość zmiany ceny jednostkowej w poszczególnych wierszach zamówienia, na przykład jeśli specjalna cena została wynegocjowana z dostawcą.
   • Pole Rabat zawiera kwotę rabatu na jednostkę. O ten rabat jest pomniejszana cena jednostkowa. Rabat zazwyczaj jest wstawiany automatycznie z umów zakupu lub umów handlowych, ale istnieje możliwość ręcznego zastąpienia wartości w poszczególnych wierszach, jeżeli wynegocjowano z dostawcą inne rabaty.
   • Można wprowadzić procent rabatu, który zmniejsza kwotę netto w wierszu. Procent rabat zazwyczaj jest często automatycznie z umów zakupu lub umów handlowych, ale istnieje możliwość ręcznego zastąpienia wartości w poszczególnych wierszach, jeżeli wynegocjowano z dostawcą inny procent rabatu.
   • Wartość w polu Kwota netto jest obliczana na podstawie innych pól wiesza, w tym ilości, ceny jednostkowej, rabatu i procentu rabatu. Istnieje możliwość zmiany kwoty netto, ale wtedy pola Cena jednostkowa, Rabat i Procent rabatu będą puste, a podczas księgowania względem wiersza zaksięgowana kwota będzie proporcjonalna do kwoty netto. Zwykle do wyświetlania kwoty netto w wierszu jest używane pole Kwota netto.

8. Rozwiń sekcję Szczegóły wiersza.

9. Wybierz kartę Dostawa. Do każdego wiersza zamówienia można przypisać unikatową datę przyjęcia. Data jest dziedziczona z pola w nagłówku zamówienia zakupu, ale można ją zmienić.

Przegląd sum zamówienia

1. Wybierz Sumy.

   • Jeśli nie widać akcji Sumy, w okienku akcji wybierz kartę Zamówienie zakupu.
   • To okno dialogowe pokazuje sumy dla całego zamówienia.
   • Pole Wybór umożliwia zmianę podstawy obliczania sum. Na przykład można wybrać opcję Ilość z dokumentu przyjęcia produktów, aby pokazać sumy odnoszące się do przetworzonych ilości produktów, lub opcję Ilość zamówiona, aby pokazać zamówioną ilość produktu.

2. Wybierz OK.