Zarządzanie dokumentami dzięki integracji z Microsoft Teams

Zarządzanie dokumentami za pomocą programu SharePoint umożliwia zarządzanie typowymi typami dokumentów, takimi jak Word, Excel, PowerPoint i OneNote. Można również tworzyć foldery w celu zapisywania tych dokumentów i zarządzania nimi w aplikacjach angażujących klientów (takich jak Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing i Dynamics 365 Project Service Automation), które są przechowywane w programie SharePoint.

Dzięki integracji Microsoft Teams z Dynamics 365 możesz korzystać z zarządzania dokumentami z Microsoft Teams. Umożliwia użytkownikowi współtworzenie dokumentów i automatyczną synchronizację dokumentów z aplikacjami angażującymi klientów przy użyciu programu SharePoint. Dla każdego dzierżawcy istnieje jedno wystąpienie SharePoint. Dokumenty w Dynamics 365 i pliki w Microsoft Teams znajdują się w tej samej witrynie SharePoint. Podwitryny mogą być różne, ale witryna główna jest taka sama.

Nie ma automatycznej relacji między uprawnieniami programu SharePoint a uprawnieniami do aplikacji angażujących klientów. Aby uzyskać dostęp do dokumentów między Microsoft Teams a aplikacjami angażującymi klientów, potrzebujesz jawnego uprawnienia do korzystania z zarządzania dokumentami dla aplikacji angażujących klientów i SharePoint. Informacje: Uprawnienia wymagane do wykonywania zadań zarządzania dokumentami

Użyj karty Pliki w Microsoft Teams lub karty Dokumenty w aplikacjach angażujących klientów, aby przechowywać dokumenty i zarządzać nimi w kontekście rekordu na serwerze SharePoint. Dokumenty są przechowywane na serwerze SharePoint Server, który umożliwia użytkownikowi Microsoft Teams dostęp do dokumentów na serwerze SharePoint Server — o ile użytkownik ma odpowiednie uprawnienia.

Dostęp użytkownika do plików w Microsoft Teams lub aplikacjach angażujących klientów zależy od jego dostępu do witryny programu SharePoint, w której jest przechowywany plik.

Uwaga / Notatka

• Użytkownik-gość w usłudze Microsoft Teams otrzyma komunikat o błędzie, gdy spróbuje uzyskać dostęp do przypiętego rekordu aplikacji angażującej klienta.
• Użytkownik, który jest częścią kanału lub zespołu Microsoft Teams, który ma dostęp do aplikacji angażujących klientów, nie będzie miał dostępu do rekordu w usłudze Microsoft Teams.

Często zadawane pytania

1. Czy użytkownicy-goście w Microsoft Teams będą mieli dostęp do rekordów aplikacji Dynamics 365?

Nie, zobaczą komunikat o błędzie podczas próby uzyskania dostępu do przypiętego rekordu.

2. Czy uczestnicy czatów i kanałów Microsoft Teams będą mogli zobaczyć przypięty rekord aplikacji Dynamics 365, jeśli nie mają licencji Dynamics 365?

Nie, podczas próby uzyskania dostępu do przypiętego rekordu zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.

3. Czy mogę dodać dokument do mojego rekordu, jeśli nie jest on przypięty do kanału Microsoft Teams?

Zależy to od tego, czy tenant usługi Dynamics 365 ma skonfigurowaną integrację z SharePoint. Jeśli masz włączoną integrację z programem SharePoint, możesz dodać dokument.

Jeśli nie masz włączonej integracji z programem SharePoint, musisz przypiąć rekord do kanału Microsoft Teams, w przeciwnym razie nie będzie można dodać dokumentu do rekordu.

4. Co się stanie, gdy dodam dokumenty do kanału Microsoft Teams połączonego z rekordem aplikacji Dynamics 365, a następnie usunę członka z kanału?

Zależy to od tego, czy użytkownik ma uprawnienia dostępu do rekordu aplikacji Dynamics 365.

Jeśli użytkownik ma uprawnienia dostępu do rekordu aplikacji, może edytować rekord w Dynamics 365, ale nie może uzyskać dostępu do plików z Dynamics 365, SharePoint lub Microsoft Teams.

Jeśli użytkownik nie ma uprawnień dostępu do rekordu aplikacji Dynamics 365, otrzyma komunikat o błędzie i nie będzie miał dostępu do pliku z Dynamics 365, SharePoint lub Microsoft Teams

5. Jakie uprawnienia otrzymuje użytkownik, gdy dodam go do kanału Microsoft Teams, który ma przypięte rekordy i dokumenty dodane do karty plików?

Zależy to od tego, czy użytkownik ma uprawnienia dostępu do rekordu aplikacji Dynamics 365.

Jeśli użytkownik ma uprawnienia dostępu do rekordu aplikacji Dynamics 365, będzie mógł edytować rekord w Dynamics 365 i Microsoft Teams. Będą też mieli czytać, pisać. usuń pliki z Dynamics 365, SharePoint i Microsoft Teams.

Jeśli nie mają uprawnień dostępu do rekordu aplikacji Dynamics 365, otrzymają komunikat o błędzie, ale będą mieli uprawnienie do odczytu, zapisu i usuwania, gdy uzyskają dostęp do pliku z Dynamics 365, SharePoint i Microsoft Teams.

6. Jaka jest lokalizacja Sharepoint karty plików Microsoft Teams w stosunku do skojarzonej karty dokumentów rekordów Dynamics 365?

Poniższe informacje mają zastosowanie, gdy integracja z programem SharePoint nie została włączona dla encji w usłudze Dynamics 365.

Podczas dodawania pliku z rekordu aplikacji Dynamics 365, który jest połączony z kanałem Microsoft Teams, dokument jest przechowywany w folderze programu SharePoint ze ścieżką pliku [Nazwa zespołu] > Dokumenty > [Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik jest widoczny na karcie plików kanału Microsoft Teams i siatce skojarzonej dokumentu rekordu aplikacji Dynamics 365.

Dodanie pliku z rekordu aplikacji Dynamics 365, który nie jest połączony z kanałem Teams, nie jest możliwe, ponieważ integracja z SharePoint nie jest włączona.

Podczas dodawania pliku z kanału Microsoft Teams, który jest połączony z rekordem aplikacji Dynamics 365, dokument jest przechowywany w folderze SharePoint ze ścieżką pliku [Nazwa zespołu] > Dokumenty >[Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik jest widoczny na karcie plików kanału Microsoft Teams i siatce skojarzonej dokumentu rekordu aplikacji Dynamics.

Podczas dodawania pliku z kanału Teams, który nie jest połączony z rekordem aplikacji Dynamics 365, dokument jest przechowywany w folderze SharePoint ze ścieżką pliku [Nazwa zespołu] > Dokumenty > [Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik jest widoczny na karcie Pliki kanału Microsoft Teams.

Gdy z kanałem Microsoft Teams jest skojarzonych wiele rekordów aplikacji Dynamics 365, dokument jest przechowywany w folderze programu SharePoint ze ścieżką pliku [Nazwa zespołu] > Dokumenty >[Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik będzie widoczny w kanale Microsoft Teams z karty plików i siatce skojarzonej z dokumentem dla wszystkich rekordów Dynamics 365 skojarzonych z kanałem.

Gdy rekord aplikacji Dynamics 365 jest połączony z kanałem Microsoft Teams, pliki już dodane do tego kanału Microsoft Teams są wyświetlane w siatce skojarzonej z dokumentem dla tego rekordu aplikacji Dynamics 365.

Jeśli rekord aplikacji Dynamics 365 został wcześniej skojarzony z kanałem Microsoft Teams, a użytkownik skojarzy go z nowym kanałem Microsoft Teams, w Dynamics 365 zostanie dodana inna lokalizacja dokumentu dla nowego kanału Microsoft Teams skojarzonego z rekordem. Użytkownicy mogą przełączać się między lokalizacjami dokumentów.

7. Jaka jest lokalizacja plików na karcie Microsoft Teams w SharePoint w porównaniu z lokalizacją dokumentów na karcie skojarzonego rekordu aplikacji Dynamics 365?

Poniższe informacje mają zastosowanie, gdy integracja z programem SharePoint została włączona dla encji Dynamics 365.

Podczas dodawania pliku do rekordu aplikacji Dynamics 365, który jest połączony z kanałem Microsoft Teams z lokalizacji dokumentu dla kanału Microsoft Teams, dokument jest przechowywany w folderze SharePoint ze ścieżką pliku [Nazwa zespołu] > Dokumenty > [Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik jest widoczny na karcie plików kanału Microsoft Teams i w siatce skojarzonej z dokumentem dla wszystkich rekordów Dynamics 365 w lokalizacji dokumentu dla kanału Microsoft Teams.

Podczas dodawania pliku do rekordu aplikacji Dynamics 365, który jest połączony z kanałem Microsoft Teams za pośrednictwem lokalizacji dokumentu dla witryny domyślnej, dokument jest przechowywany w domyślnej witrynie programu SharePoint, która została skonfigurowana w środowisku Dynamics 365. Dokument nie jest wyświetlany na karcie Pliki Microsoft Teams dla kanału skojarzonego z rekordem.

Podczas dodawania pliku z rekordu aplikacji Dynamics 365, który nie jest połączony z kanałem Microsoft Teams, dokument jest przechowywany w domyślnej witrynie programu SharePoint, która została skonfigurowana w środowisku Dynamics 365.

Podczas dodawania pliku z kanału Microsoft Teams, który jest połączony z rekordem aplikacji Dynamics 365, dokument jest przechowywany w folderze SharePoint ze ścieżką pliku [Nazwa zespołu] > Dokumenty > [Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik jest widoczny na karcie plików kanału Microsoft Teams i w siatce skojarzonej z dokumentem dla wszystkich rekordów Dynamics 365 w lokalizacji dokumentu dla kanału Microsoft Teams.

Gdy z kanałem Microsoft Teams jest skojarzonych wiele rekordów usługi Dynamics, dokument jest przechowywany w folderze programu SharePoint ze ścieżką pliku [Nazwa zespołu] > Dokumenty > [Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik jest widoczny na karcie plików kanału Microsoft Teams i siatce skojarzonej z dokumentem w lokalizacji dokumentu dla kanału Microsoft Teams dla wszystkich rekordów aplikacji Dynamics 365 skojarzonych z kanałem.

Gdy rekord w Dynamics jest połączony z kanałem Microsoft Teams, pliki już dodane do tego kanału pojawiają się w siatce dokumentów powiązanych z rekordem aplikacji Dynamics 365 w lokalizacji dokumentów dla tego kanału Microsoft Teams.

Gdy rekord Dynamics jest powiązany z kanałem Microsoft Teams, pliki już dodane do tego rekordu w aplikacji Dynamics 365 na domyślnej witrynie SharePoint nie są widoczne na karcie plików w kanale Microsoft Teams i pozostają na domyślnej witrynie SharePoint skonfigurowanej w środowisku Dynamics 365.

Jeśli rekord aplikacji Dynamics 365 został wcześniej skojarzony z kanałem Microsoft Teams, a użytkownik skojarzy go z nowym kanałem Microsoft Teams, w aplikacji Dynamics 365 zostanie dodana inna lokalizacja dokumentu dla nowego kanału Microsoft Teams skojarzonego z rekordem. Użytkownicy mogą przełączać się między lokalizacjami dokumentów.

8. Kto może zobaczyć jaką lokalizację?

Uprawnienie do wyświetlania lokalizacji zależy od uprawnień użytkownika do folderu w programie SharePoint. Jeśli folder programu SharePoint został utworzony w kanale Microsoft Teams, użytkownik będzie miał uprawnienia do odczytu i zapisu.

9. Usunąłem użytkownika z kanału Microsoft Teams, ale nadal ma on dostęp do powiązanego rekordu z Dynamics 365. Jak mogę ograniczyć ich możliwość otwierania, edytowania i usuwania dokumentu z Dynamics 365?

Dostęp do plików zależy od uprawnień użytkownika w programie SharePoint. Aby ograniczyć użytkownikowi dostęp do tych plików, usuń go z witryny programu SharePoint.

10. Co się stanie, gdy usunę konto Microsoft Teams?

Pliki zostaną usunięte z Dynamics 365 i SharePoint.