Omówienie przepływów procesów biznesowych
Tworząc przepływ procesu biznesowego możesz pomóc w zagwarantowaniu, że ludzie będą konsekwentnie wprowadzali dane i wykonywali te same kroki za każdym razem, gdy pracują z klientem. Na przykład można utworzyć przepływ procesu biznesowego, aby wszyscy obsługujący żądania obsługi klienta postępowali w taki sam sposób lub wymagali od ludzi do uzyskania zatwierdzenia faktury przed złożeniem zamówienia. Przepływy procesów biznesowych korzystają z tej samej podstawowej technologii co inne procesy, ale możliwości, które zapewniają, różnią się od innych funkcji korzystających z procesów. Aby dowiedzieć się, jak tworzyć i edytować przepływ procesów biznesowych, przejdź do tematu Tworzenie przepływu procesów biznesowych.
Obejrzyj krótki film o przepływach procesów biznesowych.
Po co używa się przepływów procesów biznesowych
Przepływy procesów biznesowych dostarczają wskazówek użytkownikom, aby mogli oni wykonywać swoją pracę. Zapewniają one usprawnione środowisko użytkownika, które prowadzi ludzi przez procesy definiowane przez ich organizację dla interakcji, które muszą zostać doprowadzone do pewnego rodzaju zakończenia. To środowisko użytkownika może być dostosowywane, dzięki czemu osoby o różnych rolach zabezpieczeń otrzymają środowisko najlepiej odpowiadające wykonywanej przez nich pracy.
Przepływy procesów biznesowych służą do definiowania zestawu kroków, jakie użytkownicy powinni wykonać, aby osiągnąć pożądane rezultaty. Kroki te stanowią wskaźnik wizualny, który mówi ludziom, w którym miejscu w procesie biznesowym się znajdują. Przepływy procesów biznesowych zmniejszają konieczność przeprowadzania szkolenia, ponieważ nowi użytkownicy nie muszą się zastanawiać, której tabeli powinni użyć. Mogą zdać się na proces. Przepływy procesów biznesowych można skonfigurować do obsługi wspólnych metodologii sprzedaży, które mogą pomóc Twoim grupom sprzedaży osiągnąć lepsze wyniki. W przypadku grup usługi przepływy procesów biznesowych mogą pomóc nowym pracownikom szybciej dostosować się do normalnego tempa pracy i uniknąć błędów, które mogą spowodować niezadowolenie u klientów.
Co mogą robić przepływy procesów biznesowych
Za pomocą przepływów procesów biznesowych definiuje się zestaw etapów i kroków, które są następnie wyświetlane w formancie w górnej części formularza.
Każdy etap zawiera grupy kroków. Każdy krok reprezentuje kolumnę, w którym można wprowadzać dane. Użytkownicy mogą przejść do następnego etapu za pomocą przycisku Następny etap. W aplikacjach opartych na modelu można pracować ze sceną przepływu procesów biznesowych wewnątrz okna wysuwanego sceny lub przypiąć ją do okienka bocznego. Przepływy procesów biznesowych nie obsługują rozwijania wysuwanego menu montażowego do okienka bocznego na urządzeniach przenośnych.
Możesz wprowadzić krok, który wymaga od użytkowników, aby wprowadzili dane dla odpowiednich kolumn, zanim będą mogą przystąpić do kolejnego etapu. Jest to powszechnie nazywane "bramkowaniem etapowym". Jeśli dodajesz kolumnę wymaganą przez firmę lub wymaganą przez system do etapu przepływu procesów biznesowych, zalecamy dodanie tej kolumny również do formularza.
Przepływy procesów biznesowych wydają się być stosunkowo proste w porównaniu do innych rodzajów procesów, ponieważ nie zapewniają żadnej warunkowej logiki biznesowej ani automatyzacji poza uproszczonym środowiskiem do wprowadzania danych i kontrolowaniem przejść do etapów. Jednakże, w przypadku łączenia ich z innymi procesami i dostosowaniami mogą one być istotne dla oszczędności czasu, obniżania kosztów szkolenia i poprawić poznawanie programu przez użytkowników.
Uwaga
Jeśli dowolny etap, w tym bieżący etap, zawiera wymagane kolumny (z wyjątkiem ukrytych kolumn), musisz wypełnić kolumny na tych etapach przed zapisaniem formularza lub przejściem do nowego etapu. Wyłączone kolumny nadal będą blokować nawigację między etapami, jeśli są puste i wymagane. Wymagane kroki powiązane z kolumną Dwie opcje (Tak/Nie) muszą mieć wartość Tak (true), w przeciwnym razie są uważane za puste i blokują nawigację po etapie. Należy zauważyć, że to zachowanie różni się od sposobu obsługi pól wymaganych przez firmę w formularzu, w którym wartość Nie jest uważana za pustą.
Przepływy procesów biznesowych zintegrowane z innymi dostosowaniami
Gdy Ty lub Twój użytkownik wprowadzacie dane przy użyciu przepływów procesów biznesowych, zmiany danych są również stosowane do kolumn formularza tak, aby wszelkie automatyczne procesy dostarczone przez reguły biznesowe lub skrypty formularzy mogły być niezwłocznie stosowane. Można dodać kroki, które ustawiają wartości dla kolumn, których nie ma w formularzu, a te kolumny są dodawane Xrm.Page do modelu obiektów używanego w skryptach formularzy. Wszystkie przepływy pracy, które są inicjowane przez zmiany w kolumnach uwzględnionych w przepływie procesów biznesowych, są stosowane podczas zapisywania danych w formularzu. Jeśli automatyzacja jest stosowana przez przepływ pracy w czasie rzeczywistym, zmiany są natychmiast widoczne dla użytkownika, gdy dane w formularzu są odświeżane po zapisaniu wiersza.
Mimo że formant przepływu procesów biznesowych w formularzu nie zapewnia żadnej bezpośredniej programowalności po stronie klienta, zmiany wprowadzone przez reguły biznesowe lub skrypty formularzy są automatycznie stosowane do kontrolek przepływu procesów biznesowych. Jeśli kolumna w formularzu zostanie ukryta, ta kolumna zostanie również ukryta w formancie przepływu procesów biznesowych. Jeśli wartość zostanie ustawiona przy użyciu reguł biznesowych lub skryptów formularzy, wartość ta zostanie ustawiona w przepływie procesów biznesowych.
Współbieżne przepływy procesów
Równoczesne przepływy procesów biznesowych pozwalają konfiguratorom konfigurować wiele procesów biznesowych i kojarzyć je z tym samym wierszem początkowym. Użytkownicy mogą przełączać się między równocześnie działającymi procesami biznesowymi, i wznawiać pracę na etapie procesu, na którym się one znajdowały.
Przepływy procesów biznesowych systemu
Jeśli środowisko Power Platform ma włączone ustawienie Włącz aplikacje Dynamics 365, uwzględniane są następujące przepływy procesów biznesowych. Aby zrozumieć, jak działają przepływy procesów biznesowych, przejrzyj te przepływy procesów biznesowych systemu:
- Proces Od potencjalnego klienta do sprzedaży w ramach szansy sprzedaży
- Proces Od telefonu do sprawy
- Proces sprzedaży
Tabele wielokrotne w przepływach procesów biznesowych
Możesz użyć przepływu procesów biznesowych dla jednej tabeli lub objąć wiele tabel. Na przykład może istnieć proces, który rozpoczyna się od szansy sprzedaży, następnie przechodzi do oferty, zamówienia, a następnie faktury, zanim na końcu powróci w celu zamknięcia szansy sprzedaży.
Możesz zaprojektować przepływy procesów biznesowych, które łączą ze sobą wiersze maksymalnie pięciu różnych tabel w jeden proces, dzięki czemu osoby korzystające z aplikacji mogą skupić się na przepływie procesu, a nie na tabeli, w której pracują. Mogą oni łatwiej przechodzić między wierszami tabel pokrewnych.
Dla jednej tabeli dostępnych jest wiele przepływów procesów biznesowych
Nie każdy użytkownik w organizacji postępuje zgodnie z tym samym procesem, a różne warunki mogą wymagać zastosowania innego procesu. Na jedną tabelę może przypadać maksymalnie 10 aktywnych przepływów procesów biznesowych, aby zapewnić właściwe procesy w różnych sytuacjach.
Kontrolowanie, który przepływ procesów biznesowych jest stosowany
Przepływy procesów biznesowych można skojarzyć z rolami zabezpieczeń, tak aby tylko osoby z tymi rolami zabezpieczeń mogły je wyświetlać lub używać. Można również ustawić kolejność przepływów procesów biznesowych, aby można było kontrolować, który przepływ procesów biznesowych jest ustawiony domyślnie. To działa w ten sam sposób, jak zdefiniowanie wielu formularzy dla tabeli.
W przypadku utworzenia nowego wiersza tabeli, lista dostępnych definicji aktywnych procesów biznesowych jest filtrowana na podstawie roli zabezpieczeń użytkownika. Pierwsza aktywowana definicja procesów biznesowych dla roli zabezpieczeń użytkownika zgodnie z listą zamówienia procesu jest tą stosowaną domyślnie. Jeśli dostępna jest więcej niż jedna aktywna definicja procesu biznesowego, użytkownicy mogą załadować kolejną z okna dialogowego Przełącz proces . W każdym przypadku przełączania procesów, ten aktualnie renderowany przechodzi w tło, i jest zastępowany przez wybrany, ale zachowuje jego stan i może zostać ponownie przełączony. Każdy wiersz może mieć wiele skojarzonych wystąpień procesu (po jednym na definicję przepływu procesów biznesowych, maksymalnie 10). Podczas ładowania formularza renderowany jest tylko jednej przepływ procesów biznesowych. Gdy dowolny użytkownik zastosuje inny proces, ten proces może zostać załadowany domyślnie tylko dla tego konkretnego użytkownika.
Aby upewnić się, że proces biznesowy jest ładowany domyślnie dla wszystkich użytkowników (zachowanie równoważne "przypinaniu" procesu), podczas ładowania formularza można dodać niestandardowy skrypt interfejsu API klienta (zasób sieci Web), który ładuje istniejące wystąpienie procesu biznesowego na podstawie identyfikatora definicji procesu biznesowego.
Rozważania dotyczące przepływu procesów biznesowych
Przepływy procesów biznesowych można zdefiniować tylko dla tych tabel, które je obsługują. Należy również zdawać sobie sprawę z ograniczeń liczby procesów, etapów i kroków, które można dodać.
Przepływy procesów biznesowych, które wywołują przepływ pracy
Istnieje możliwość wywołania przepływów pracy na żądanie z poziomu przepływu procesów biznesowych. Można to skonfigurować z poziomu projektanta przepływu procesów biznesowych, przeciągając składnik przepływu pracy do etapu procesu lub do sekcji Globalne przepływy pracy.
W przypadku dołączenia przepływu pracy, który ma być wyzwalany po wyjściu etapu ze stołu montażowego w przepływie procesów biznesowych, a ten etap jest ostatnim etapem przepływu, projektant sprawia wrażenie, że przepływ pracy jest wyzwalany po zakończeniu tego etapu. Jednak przepływ pracy nie jest wyzwalany, ponieważ przejście etapu nie ma miejsca. Nie zostanie wyświetlone ostrzeżenie ani komunikat o błędzie uniemożliwiający dołączenie przepływu pracy do sceny. Gdy użytkownik wchodzi w interakcję z przepływem procesów biznesowych, zakończenie lub porzucenie procesu nie powoduje przejścia etapu, a zatem przepływ pracy nie jest wyzwalany. Rozważ następujące przykłady:
Tworzysz przepływ procesów biznesowych z dwoma etapami, S1 łączy się z S2, z przepływem pracy na etapie S2 i ustawiasz wyzwalacz na Zakończenie etapu.
Tworzysz przepływ procesów biznesowych z trzema etapami, S1 łączy się z S2, a następnie S2 łączy się z S3. Dodajesz przepływ pracy na S2 i ustawiasz wyzwalacz na Zakończenie etapu.
Przepływ pracy nie jest wyzwalany w żadnym z tych przypadków. Aby obejść ten problem, należy dodać globalny przepływ pracy i dodać do niego przepływ pracy, który ma zostać wyzwolony, tak aby przepływ pracy był wyzwalany dla procesu biznesowego, a nie dla etapu procesu. Wyzwalacz dla globalnego przepływu pracy można ustawić na wartość Proces porzucony lub Proces zakończony , aby przepływ pracy był wyzwalany, gdy użytkownik porzuci lub ukończy proces biznesowy.
Tabele, które mogą używać przepływów procesów biznesowych
Wszystkie tabele niestandardowe mogą używać przepływów procesów biznesowych. W poniższych tabelach standardowych można również korzystać z przepływów procesów biznesowych. Niektóre tabele wymagają aplikacji Dynamics 365, takiej jak Dynamics 365 for Sales or Dynamics 365 for Customer Service.
- Account
- Termin
- Kampania
- Działanie w ramach kampanii
- Odpowiedź na kampanię
- Konkurent
- Kontakt biznesowy
- Poczta e-mail
- Uprawnienie
- Faks
- Sprawa
- Faktura
- Potencjalny klient
- List
- Lista marketingowa
- Szansa sprzedaży
- Rozmowa telefoniczna
- Produkt
- Pozycja cennika
- Oferta
- Termin cykliczny
- Materiały sprzedażowe
- Działanie społecznościowe
- Kolejność
- Użytkownika
- Zadanie
- Zespół
Aby włączyć tabelę niestandardową dla przepływów procesów biznesowych, zaznacz pole wyboru Przepływy procesów biznesowych (pola zostaną utworzone). Tej czynności nie można cofnąć.
Uwaga
Jeśli przejdziesz do etapu przepływu procesów biznesowych, który zawiera tabelę Social Activity i wybierzesz przycisk Następny etap, zobaczysz opcję Utwórz. Po wybraniu Utwórz, zostanie załadowany formularz Działanie społecznościowe. Jednakże ponieważ Social Activity nie jest prawidłowa dla Create z interfejsu użytkownika aplikacji, nie będzie można zapisać formularza i pojawi się komunikat o błędzie: "Nieoczekiwany błąd".
Maksymalna liczba procesów, etapów i kroków
Aby zapewnić akceptowalną wydajność i użyteczność interfejsu użytkownika, istnieją pewne ograniczenia, o których należy pamiętać podczas korzystania z przepływów procesów biznesowych:
- Na jedną tabelę może maksymalnie przypadać 10 aktywowanych przepływów procesów biznesowych.
- Każdy proces może zawierać nie więcej niż 30 etapów.
- Procesy o tabelach wielokrotnych mogą zawierać nie więcej niż pięć tabel.
Wsparcie techniczne dla dostosowywania tabeli przepływów procesów biznesowych
Tabele przepływu procesów biznesowych mogą pojawiać się w systemie, dzięki czemu dane wierszy tabel mogą być udostępniane w siatkach, widokach, wykresach i pulpitach nawigacyjnych.
Użyj wierszy tabeli przepływu procesów biznesowych z siatkami, widokami, wykresami i pulpitami nawigacyjnymi
Gdy przepływy procesów biznesowych są dostępne w postaci tabeli, można korzystać z zaawansowanych znalezisk, widoków, wykresów i pulpitów nawigacyjnych pochodzących z danych przepływu procesów biznesowych dla danej tabeli, takiej jak potencjalny klient lub szansa sprzedaży. Administratorzy systemu i konfiguratorzy mogą tworzyć dla przepływów procesów biznesowych niestandardowe siatki, widoki, wykresy i pulpity nawigacyjne podobne do tych utworzonych przy użyciu dowolnej innej tabeli.
Aby uzyskać dostęp do domyślnego widoku przepływu procesów biznesowych, przejdź do Power Apps pozycji Rozwiązania ,otwórz odpowiednie rozwiązanie, wybierz pozycję Tabele obiektów>i otwórz odpowiednią tabelę procesów, na przykład tabelę Proces sprzedaży od potencjalnego klienta do szansy sprzedaży . Wybierz pozycję Widoki, a następnie wybierz odpowiedni widok.
Jest dostępnych kilka widoków domyślnych, które można wyświetlać w formie wykresu, takich jak widok Aktywny proces Szansa sprzedaży.
Interakcja z tabelą przepływu procesów biznesowych z poziomu przepływu pracy
Istnieje też możliwość wejścia w interakcję z tabelą przepływu procesów biznesowych z poziomu przepływu pracy. Można na przykład utworzyć przepływ pracy dla wiersza tabeli przepływu procesów biznesowych , aby zmienić aktywny etap po zaktualizowaniu kolumny w wierszu tabeli Szansa sprzedaży . Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak to zrobić, przejdź do tematu Automatyzowanie etapów przepływu procesów biznesowych przy użyciu przepływów pracy.
Uruchamianie przepływów procesów biznesowych w trybie offline
Przepływów procesów biznesowych można używać w trybie offline, jeśli spełnione są następujące warunki:
- przepływ procesów biznesowych jest używany w aplikacji usługi Power Apps,
- włączono tryb offline dla aplikacji usługi Power Apps,
- przepływ procesu biznesowego ma tylko jedną tabelę.
Gdy aplikacja usługi Power Apps jest w trybie offline, do obsługi przepływu procesu biznesowego są dostępne następujące trzy polecenia:
- Następny etap
- Poprzedni etap
- Ustawianie aktywnego etapu
Kolumna wyszukiwania na przepływ procesów biznesowych etapie
Ostatnie wiersze są widoczne w kolumnie odnośnika dla aplikacji opartej na modelu. Aby zapobiec wyświetlaniu ostatnio używanych elementów w odnośnikach, wykonaj następujące czynności:
W projektant formularzy z formularzem tabeli dla tabeli używanej w przepływie procesów biznesowych wybierz krok danych kolumny odnośnika z widoku drzewa w okienku nawigacji po lewej stronie.
Zaznacz opcję Wyłącz ostatnio używane elementy.
Zapisz, a następnie opublikuj.
Ograniczenia dotyczące używania tabeli przepływu procesów biznesowych
Obecnie nie można tworzyć niestandardowych formularzy dla tabeli w oparciu o przepływ procesów biznesowych.
Jeśli rozwiązanie zawiera tabelę przepływu procesów biznesowych, tabelę przepływu procesów biznesowych należy ręcznie dodać do rozwiązania przed jej wyeksportowaniem. W przeciwnym razie tabela przepływu procesów biznesowych nie będzie uwzględniona w pakiecie rozwiązania. Aby uzyskać więcej instrukcji, przejdź do Tworzenie i edytowanie tabel.
Dodanie tabeli procesów do aplikacji opartej na modelu może spowodować ograniczenie funkcjonalności. Dowiedz się więcej na temat tworzenia i edytowania przepływów procesów biznesowych.
Przepływy procesów biznesowych pokazują nazwę wystąpienia przepływu procesów biznesowych, która jest ustawiana w momencie tworzenia przepływu procesów biznesowych. Oznacza to, że jeśli nazwa w definicji przepływu procesów biznesowych ulegnie zmianie, nowe wystąpienia przepływu procesów biznesowych będą wyświetlać zaktualizowaną nazwę, ale starsze instancje przepływu procesów biznesowych będą wyświetlać oryginalną nazwę. Ponadto zlokalizowane nazwy definicji przepływu procesów biznesowych nie są wyświetlane.