Zarządzanie rozmiarem skrzynki pocztowej grupy na platformie Microsoft 365

Każda grupa Microsoft 365 jest wyposażona w dedykowaną skrzynkę pocztową, która przechowuje wiadomości e-mail otrzymane w grupie. Skrzynka pocztowa grupy jest również używana przez aplikacje, takie jak SharePoint Online, Yammer, Teams itp. Skrzynka pocztowa grupy jest wyposażona w początkowy limit przydziału magazynu wynoszący 50 GB. Jeśli osiągnięto limit przydziału skrzynki pocztowej grupy, wiadomości e-mail są wysyłane do grup NDR. W związku z tym dobrym rozwiązaniem jest usunięcie starszej zawartości ze skrzynek pocztowych grupy, aby upewnić się, że skrzynka pocztowa grupy nie osiągnie limitu przydziału.

Poniższe sposoby pomagają zrozumieć, jak działa obliczanie limitu przydziału, najlepsze rozwiązania lub proaktywne podejście, aby upewnić się, że skrzynka pocztowa grupy nie osiągnie limitu przydziału. A przebieg działania, który ma zostać wykonany, jeśli skrzynka pocztowa grupy osiągnęła lub przekroczyła swój limit przydziału.

Proaktywne podejście do sprawdzania rozmiaru skrzynki pocztowej grupy

Możesz utworzyć zasady przechowywania, aby zapewnić automatyczne usunięcie starszych wiadomości e-mail z grup po osiągnięciu określonego limitu czasu. Aby uzyskać więcej informacji na temat kroków tworzenia zasad przechowywania dla grupy Microsoft 365, zobacz Tworzenie i konfigurowanie zasad przechowywania. Czyszczenie danych przez zasady przechowywania trwa dłużej, dlatego należy je zastosować podczas tworzenia skrzynki pocztowej grupy. Zasad przechowywania nie można używać jako narzędzia do natychmiastowego opróżniania lub usuwania danych ze skrzynki pocztowej grupy.

Aby monitorować rozmiar skrzynki pocztowej grupy:

Użyj następującego polecenia, aby sprawdzić bieżący limit przydziału przypisany do skrzynki pocztowej grupy:

Get-Mailbox -GroupMailbox <groupname> |ft ProhibitSendReceiveQuota,ProhibitSendQuota,IssueWarningQuota 

Użyj następującego polecenia, aby sprawdzić bieżący rozmiar skrzynki pocztowej grupy:

Get-MailboxStatistics <groupname> | ft TotalDeletedItemSize,TotalItemSize 

Kroki, które należy wykonać, gdy skrzynka pocztowa grupy osiągnęła swój limit:

Jak wspomniano wcześniej, skrzynka pocztowa grupy jest używana dla różnych aplikacji do przechowywania danych. Po osiągnięciu limitu przydziału skrzynki pocztowej grupy należy zidentyfikować foldery zajmujące więcej danych i podjąć odpowiednie działania.

  1. Zacznij od następującego polecenia, aby potwierdzić, że przekroczono limit przydziału skrzynki pocztowej grupy:

    Get-MailboxStatistics <groupname> |ft TotalItemSize,TotalDeletedItemSize 
    

    Skrzynka pocztowa grupy jest dystrybuowana w różnych TargetQuota, a mianowicie System, Odzyskiwanie i Użytkownik. Foldery pasujące do TargetQuota "Użytkownika" są jedynymi, które są brane pod uwagę podczas obliczania limitu przydziału grupy.

  2. Użyj następującego polecenia, aby sprawdzić rozmiar folderu, który zajmuje dane użytkownika:

    Get-MailboxFolderStatistics <groupname> | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderPath,FolderType,FolderSize 
    
    Get-MailboxFolderStatistics <groupname> -FolderScope NonIPMRoot | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderType,*size* 
    
  3. Sprawdź limit przydziału lub rozmiar folderów.

  4. Jeśli folder zużywający miejsce to SharePointWebPartsConnectorMessages, jak wspomniano w artykule Korzystanie ze składnika Web Part łącznika, wykonaj następujące czynności:

    1. Wyłącz łącznik, jeśli nie jest używany.

    2. Zaczekaj, aż komunikaty zostaną domyślnie wyczyszczone w ciągu 90 dni.

  5. Jeśli nie ma specjalnego folderu zajmującego rozmiar skrzynki pocztowej grupy, zastosuj zasady przechowywania skrzynki pocztowej grupy i poczekaj, aż zasady przechowywania wyczyszczą wiadomości e-mail ze skrzynki pocztowej grupy.