Automatyczne stosowanie etykiety przechowywania w celu zachowania lub usunięcia zawartości

Wskazówki dotyczące licencjonowania platformy Microsoft 365 dotyczące zgodności & zabezpieczeń.

Uwaga

Ten scenariusz nie jest obsługiwany w przypadku rekordów regulacyjnych ani etykiet domyślnych dla struktury organizacyjnej, takiej jak zestaw dokumentów lub biblioteka w programie SharePoint lub folder w programie Exchange. Te scenariusze wymagają opublikowanych zasad etykiet przechowywania.

Jedną z najbardziej zaawansowanych funkcji etykiet przechowywania jest możliwość automatycznego stosowania ich do zawartości zgodnej z określonymi warunkami. W takim przypadku osoby w organizacji nie muszą stosować etykiet przechowywania. Platforma Microsoft 365 wykonuje dla nich pracę.

Automatyczne stosowanie etykiet przechowywania jest zaawansowane, ponieważ:

  • Nie musisz szkolić użytkowników we wszystkich klasyfikacjach.
  • Nie musisz polegać na użytkownikach, aby poprawnie klasyfikować całą zawartość.
  • Użytkownicy nie muszą już wiedzieć o zasadach ładu danych — mogą skupić się na swojej pracy.

Etykiety przechowywania można stosować do zawartości automatycznie, gdy ta zawartość nie ma jeszcze zastosowanej etykiety przechowywania i zawiera informacje poufne, słowa kluczowe lub właściwości z możliwością wyszukiwania albo dopasowanie do klasyfikatorów klasyfikujących. Teraz w wersji zapoznawczej możesz również automatycznie zastosować etykietę przechowywania do załączników w chmurze przechowywanych w programie SharePoint lub OneDrive.

Porada

Użyj właściwości z możliwością wyszukiwania, aby zidentyfikować nagrania spotkań i elementy spotkania usługi Teams , które mają zastosowaną etykietę poufności.

Procesy automatycznego stosowania etykiety przechowywania na podstawie następujących warunków:

Diagram ról i zadań dla etykiet stosowanych automatycznie.

Wykonaj poniższe instrukcje dla dwóch kroków administratora.

Uwaga

Zasady automatyczne używają etykietowania po stronie usługi z warunkami, aby automatycznie stosować etykiety przechowywania do elementów. Możesz również automatycznie zastosować etykietę przechowywania z zasadami etykiety, wykonując następujące czynności:

  • Stosowanie etykiety przechowywania do modelu zrozumienia dokumentu w SharePoint Syntex
  • Stosowanie domyślnej etykiety przechowywania dla programu SharePoint i programu Outlook
  • Stosowanie etykiety przechowywania do poczty e-mail przy użyciu reguł programu Outlook

W przypadku tych scenariuszy zobacz Publikowanie etykiet przechowywania i stosowanie ich w aplikacjach.

Przed rozpoczęciem

Administrator globalny organizacji ma pełne uprawnienia do tworzenia i edytowania etykiet przechowywania oraz ich zasad. Jeśli nie logujesz się jako administrator globalny, zobacz informacje o uprawnieniach do zarządzania rekordami lub zarządzania cyklem życia danych, w zależności od używanego rozwiązania.

Upewnij się, że utworzono etykiety przechowywania , które chcesz zastosować do elementów.

Jak utworzyć zasady automatycznego stosowania etykiet przechowywania

Przed utworzeniem zasad etykiet przechowywania zdecyduj, czy będą to zasady adaptacyjne , czy statyczne. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Adaptacyjne lub statyczne zakresy zasad przechowywania. Jeśli zdecydujesz się na korzystanie z zasad adaptacyjnych, musisz utworzyć co najmniej jeden zakres adaptacyjny przed utworzeniem zasad etykiet przechowywania, a następnie wybrać je podczas procesu tworzenia zasad etykiet przechowywania. Aby uzyskać instrukcje, zobacz Informacje o konfiguracji dla zakresów adaptacyjnych.

Podczas tworzenia zasad automatycznego stosowania należy wybrać etykietę przechowywania, która ma być automatycznie stosowana do zawartości, na podstawie określonych warunków.

  1. W portal zgodności Microsoft Purview przejdź do jednej z następujących lokalizacji:

    • Jeśli używasz zarządzania rekordami:

      • Rozwiązania > Zarządzanie rekordami > Karta > Zasady etykiety Automatyczne stosowanie etykiety
    • Jeśli używasz zarządzania cyklem życia danych:

      • Rozwiązania > Zarządzanie cyklem > życia danych Microsoft 365 > Karta > Zasady etykiety Automatyczne stosowanie etykiety

    Nie widzisz rozwiązania od razu w okienku nawigacji? Najpierw wybierz pozycję Pokaż wszystko.

  2. Wprowadź nazwę i opis tych zasad automatycznego etykietowania, a następnie wybierz przycisk Dalej.

  3. W obszarze Wybierz typ zawartości, do których chcesz zastosować tę etykietę, wybierz jeden z dostępnych warunków. Aby uzyskać więcej informacji o wyborach, zobacz sekcję Konfigurowanie warunków automatycznego stosowania etykiet przechowywania na tej stronie.

  4. Na stronie Wybierz typ zasad przechowywania do utworzenia wybierz pozycję Adaptacyjne lub Statyczne, w zależności od wyboru dokonanego z instrukcji Przed rozpoczęciem . Jeśli nie utworzono jeszcze zakresów adaptacyjnych, możesz wybrać opcję Adaptive,ale ponieważ nie będzie żadnych zakresów adaptacyjnych do wybrania, nie będzie można ukończyć pracy kreatora z tą opcją.

  5. W zależności od wybranego zakresu:

    • Jeśli wybrano pozycję Adaptacyjne: na stronie Wybieranie zakresów i lokalizacji zasad adaptacyjnych wybierz pozycję Dodaj zakresy i wybierz co najmniej jeden utworzony zakres adaptacyjny. Następnie wybierz co najmniej jedną lokalizację. Lokalizacje, które można wybrać, zależą od dodanych typów zakresów . Jeśli na przykład dodano tylko typ zakresu Użytkownika, będzie można wybrać pozycję Poczta e-mail programu Exchange , ale nie witryny programu SharePoint.

    • Jeśli wybrano pozycję Statyczne: na stronie Wybieranie lokalizacji włącz lub wyłącz dowolną lokalizację. Dla każdej lokalizacji można pozostawić ją domyślną, aby zastosować zasady do całej lokalizacji lub określić opcje dołączania i wykluczania

    Aby uzyskać informacje o wyborze lokalizacji, zobacz Lokalizacje.

  6. Postępuj zgodnie z monitami w kreatorze, aby wybrać etykietę przechowywania, a następnie przejrzyj i prześlij opcje konfiguracji.

Aby edytować istniejące zasady etykiet przechowywania (typ zasad to Automatyczne stosowanie), wybierz je, a następnie wybierz opcję Edytuj , aby uruchomić konfigurację zasad przechowywania edycji .

Gdy zawartość zostanie oznaczona etykietą przy użyciu zasad automatycznego stosowania etykiety, nie można automatycznie usunąć ani zmienić zastosowanej etykiety, zmieniając zawartość lub zasady albo przez nowe zasady automatycznego stosowania etykiet. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tylko jedna etykieta przechowywania jednocześnie.

Uwaga

Zasady automatycznego stosowania etykiet przechowywania nigdy nie zastąpią istniejącej etykiety przechowywania stosowanej do zawartości. Jeśli chcesz ponownie oznaczyć zawartość przy użyciu skonfigurowanych warunków, musisz ręcznie usunąć bieżącą etykietę przechowywania z istniejącej zawartości.

Konfigurowanie warunków dla etykiet przechowywania stosowanych automatycznie

Etykiety przechowywania można zastosować do zawartości automatycznie, gdy zawartość zawiera:

Możesz też automatycznie stosować etykiety przechowywania do nowo udostępnionych załączników w chmurze.

Podczas konfigurowania etykiet przechowywania do automatycznego stosowania na podstawie poufnych informacji, słów kluczowych lub właściwości możliwych do wyszukiwania lub klasyfikatorów z możliwością trenowania użyj poniższej tabeli, aby określić, kiedy etykiety przechowywania mogą być stosowane automatycznie.

Exchange:

Warunek Elementy przesyłane (wysyłane lub odbierane) Istniejące elementy (dane magazynowane)
Typy informacji poufnych — wbudowane Tak Nie
Typy informacji poufnych — niestandardowe Tak Nie
Określone słowa kluczowe lub właściwości z możliwością wyszukiwania Tak Tak
Klasyfikatory z możliwością szkolenia Tak Tak (tylko ostatnie sześć miesięcy)

SharePoint i OneDrive:

Warunek Nowe lub zmodyfikowane elementy Istniejące elementy
Typy informacji poufnych — wbudowane Tak Tak
Typy informacji poufnych — niestandardowe Tak Nie
Określone słowa kluczowe lub właściwości z możliwością wyszukiwania Tak Tak
Klasyfikatory z możliwością szkolenia Tak Tak (tylko ostatnie sześć miesięcy)

Ponadto elementy programu SharePoint, które są w wersji roboczej lub nigdy nie zostały opublikowane, nie są obsługiwane w tym scenariuszu.

Automatyczne stosowanie etykiet do zawartości z określonymi typami informacji poufnych

Ważne

W przypadku wiadomości e-mail automatycznie stosowanych przez identyfikowanie informacji poufnych wszystkie skrzynki pocztowe są automatycznie dołączane, w tym skrzynki pocztowe z grup platformy Microsoft 365.

Mimo że skrzynki pocztowe grup zazwyczaj są uwzględniane przez wybranie lokalizacji Grupy Microsoft 365, dla tej konkretnej konfiguracji zasad lokalizacja grup obejmuje tylko witryny programu SharePoint połączone z grupą platformy Microsoft 365.

Podczas tworzenia zasad automatycznego stosowania etykiet przechowywania dla informacji poufnych zostanie wyświetlona ta sama lista szablonów zasad, co podczas tworzenia zasad Ochrona przed utratą danych w Microsoft Purview (DLP). Każdy szablon jest wstępnie skonfigurowany do wyszukiwania określonych typów informacji poufnych. W poniższym przykładzie typy informacji poufnych pochodzą z kategorii Prywatność i szablonu danych osobowych (PII):

Szablony zasad z typami informacji poufnych.

Aby dowiedzieć się więcej na temat typów informacji o poufności, zobacz Dowiedz się więcej o typach informacji poufnych. Obecnie dokładne typy informacji poufnych na podstawie dopasowania danych i odciski palców dokumentów nie są obsługiwane w tym scenariuszu.

Po wybraniu szablonu zasad możesz dodać lub usunąć wszelkie typy informacji poufnych, a także zmienić poziom ufności i liczbę wystąpień. Na poprzednim przykładowym zrzucie ekranu te opcje zostały zmienione tak, aby etykieta przechowywania była automatycznie stosowana tylko wtedy, gdy:

  • Typ wykrytych poufnych informacji ma dokładność dopasowania (lub poziom ufności) co najmniej Średni poziom ufności dla dwóch typów informacji poufnych i wysoką pewność dla jednego. Wiele poufnych typów informacji jest definiowanych przy użyciu wielu wzorców, gdzie wzorzec o wyższej dokładności dopasowania wymaga znalezienia większej ilości dowodów (takich jak słowa kluczowe, daty lub adresy), podczas gdy wzorzec o niższej dokładności dopasowania wymaga mniejszej liczby dowodów. Im niższy poziom ufności, tym łatwiej jest dopasować zawartość do warunku, ale z możliwością zwiększenia liczby wyników fałszywie dodatnich.

  • Zawartość zawiera od 1 do 9 wystąpień dowolnego z tych trzech poufnych typów informacji. Wartość domyślna wartości to Dowolna.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tych opcji, zapoznaj się z poniższymi wskazówkami z dokumentacji DLP Dostrajanie reguł, aby ułatwić lub utrudnić ich dopasowanie.

Ważne

Typy informacji poufnych mają dwa różne sposoby definiowania maksymalnej liczby unikatowych parametrów liczby wystąpień. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Liczba obsługiwanych wartości wystąpień dla usługi SIT.

Aby wziąć pod uwagę użycie typów informacji poufnych do automatycznego stosowania etykiet przechowywania:

  • Jeśli używasz niestandardowych typów informacji poufnych, nie mogą one automatycznie oznaczać istniejących elementów w programach SharePoint i OneDrive.

  • W przypadku wiadomości e-mail nie można wybrać określonych adresatów do uwzględnienia lub wykluczenia; obsługiwane jest tylko ustawienie Wszyscy adresaci i tylko dla tej konfiguracji obejmuje skrzynki pocztowe z grup platformy Microsoft 365.

Automatyczne stosowanie etykiet do zawartości za pomocą słów kluczowych lub właściwości możliwych do wyszukiwania

Etykiety można automatycznie stosować do zawartości przy użyciu zapytania zawierającego określone słowa, frazy lub wartości właściwości, które można przeszukiwać. Zapytanie można uściślić przy użyciu operatorów wyszukiwania, takich jak AND, OR i NOT.

Edytor zapytań.

Aby uzyskać więcej informacji na temat składni zapytań używających języka KQL (Keyword Query Language), zobacz Dokumentacja składni języka zapytań słów kluczowych (KQL).

Zasady automatycznego stosowania oparte na zapytaniach używają tego samego indeksu wyszukiwania co wyszukiwanie zawartości zbierania elektronicznych materiałów dowodowych w celu identyfikowania zawartości. Aby uzyskać więcej informacji na temat właściwości, których można użyć, zobacz Zapytania dotyczące słów kluczowych i warunki wyszukiwania dla wyszukiwania zawartości.

Niektóre kwestie, które należy wziąć pod uwagę podczas używania słów kluczowych lub właściwości z możliwością wyszukiwania do automatycznego stosowania etykiet przechowywania:

  • W przypadku programu SharePoint właściwości przeszukane i właściwości niestandardowe nie są obsługiwane dla tych zapytań KQL i należy używać tylko wstępnie zdefiniowanych właściwości zarządzanych dla dokumentów. Można jednak używać mapowań na poziomie dzierżawy ze wstępnie zdefiniowanymi właściwościami zarządzanymi, które są domyślnie włączone jako elementy uściślające (RefinableDate00-19, RefinableString00-99, RefinableInt00-49, RefinableDecimals00-09 i RefinableDouble00-09). Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Omówienie właściwości przeszukanych i zarządzanych w programie SharePoint Server, a aby uzyskać instrukcje, zobacz Tworzenie nowej właściwości zarządzanej.

  • Jeśli mapujesz właściwość niestandardową na jedną z właściwości elementu uściślającego, poczekaj 24 godziny, zanim użyjesz jej w zapytaniu KQL dla etykiety przechowywania.

  • Mimo że nazwy właściwości zarządzanych programu SharePoint można zmienić przy użyciu aliasów, nie należy ich używać w przypadku zapytań KQL w etykietach. Zawsze określ rzeczywistą nazwę właściwości zarządzanej, na przykład "RefinableString01".

  • Aby wyszukać wartości zawierające spacje lub znaki specjalne, użyj podwójnego cudzysłowu (" "), aby zawierać frazę, na przykład subject:"Financial Statements".

  • Użyj właściwości DocumentLink zamiast ścieżki , aby dopasować element na podstawie jego adresu URL.

  • Wyszukiwania symboli wieloznaczne sufiksu (takie jak *cat) lub podciągowe wyszukiwania z symbolami wieloznaczne (np *cat*. ) nie są obsługiwane. Obsługiwane są jednak wyszukiwania symboli wieloznacznych prefiksu (np cat*. ) .

  • Należy pamiętać, że częściowo indeksowane elementy mogą być odpowiedzialne za brak etykiet elementów, których oczekujesz, lub etykietowanie elementów, których oczekujesz, że zostaną wykluczone z etykietowania podczas korzystania z operatora NOT. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Częściowo zaindeksowane elementy w wyszukiwaniu zawartości.

  • Zalecamy, aby nie używać spacji między wyrazami w wartościach RefinableStrings w dokumentach. RefinableString nie jest właściwością dzielenia wyrazów.

Przykłady zapytań:

Obciążenia Przykład
Exchange subject:"Financial Statements"
Exchange recipients:garthf@contoso.com
SharePoint contenttype:document
SharePoint site:https://contoso.sharepoint.com/sites/teams/procurement AND contenttype:document
Exchange lub SharePoint "customer information" OR "private"

Bardziej złożone przykłady:

Następujące zapytanie dotyczące programu SharePoint identyfikuje dokumenty programu Word lub arkusze kalkulacyjne programu Excel, gdy te pliki zawierają hasło, hasła lub pw słów kluczowych:

(password OR passwords OR pw) AND (filetype:doc* OR filetype:xls*)

Następujące zapytanie dotyczące programu Exchange identyfikuje dowolny dokument programu Word lub plik PDF zawierający słowo nda lub wyrażenie umowy o zachowaniu poufności , gdy dokumenty te są dołączone do wiadomości e-mail:

(nda OR "non disclosure agreement") AND (attachmentnames:.doc* OR attachmentnames:.pdf)

Następujące zapytanie dotyczące programu SharePoint identyfikuje dokumenty zawierające numer karty kredytowej:

sensitivetype:"credit card number"

Poniższe zapytanie zawiera niektóre typowe słowa kluczowe ułatwiające identyfikację dokumentów lub wiadomości e-mail zawierających zawartość prawną:

ACP OR (Attorney Client Privilege*) OR (AC Privilege)

Następujące zapytanie zawiera typowe słowa kluczowe ułatwiające identyfikację dokumentów lub wiadomości e-mail dla zasobów ludzkich:

(resume AND staff AND employee AND salary AND recruitment AND candidate)

Należy pamiętać, że w tym ostatnim przykładzie użyto najlepszego rozwiązania polegającego na tym, że zawsze uwzględniane są operatory między słowami kluczowymi. Odstęp między słowami kluczowymi (lub dwoma właściwościami:wyrażeniami wartości) jest taki sam jak w przypadku używania języka AND. Zawsze dodając operatory, łatwiej jest zobaczyć, że to przykładowe zapytanie będzie identyfikować tylko zawartość zawierającą wszystkie te słowa kluczowe, a nie zawartość zawierającą dowolne słowa kluczowe. Jeśli twoim zamiarem jest zidentyfikowanie zawartości zawierającej dowolne słowo kluczowe, określ wartość OR zamiast AND. Jak pokazuje ten przykład, zawsze po określeniu operatorów łatwiej jest poprawnie zinterpretować zapytanie.

Nagrania spotkań w usłudze Microsoft Teams

Uwaga

Możliwość przechowywania i usuwania nagrań spotkań w usłudze Teams nie będzie działać, zanim nagrania zostaną zapisane w usłudze OneDrive lub SharePoint. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Use OneDrive dla Firm and SharePoint Online or Stream for meeting recordings (Używanie OneDrive dla Firm i usługi SharePoint Online lub stream do nagrywania spotkań).

Aby zidentyfikować nagrania spotkań w usłudze Microsoft Teams przechowywane na kontach użytkowników w usłudze OneDrive lub w programie SharePoint, określ następujące informacje dla edytora zapytań słowa kluczowego:

ProgID:Media AND ProgID:Meeting

W większości przypadków nagrania spotkań są zapisywane w usłudze OneDrive. Jednak w przypadku spotkań kanału są one zapisywane w programie SharePoint.

Identyfikowanie plików i wiadomości e-mail z etykietą poufności

Aby zidentyfikować pliki w wiadomościach e-mail programu SharePoint lub OneDrive i exchange, które mają zastosowaną określoną etykietę poufności , określ następujące informacje dla edytora zapytań słowa kluczowego:

InformationProtectionLabelId:<GUID>

Aby znaleźć identyfikator GUID, użyj polecenia cmdlet Get-Label z programu PowerShell Security & Compliance:

Get-Label | Format-Table -Property DisplayName, Name, Guid

Automatyczne stosowanie etykiet do zawartości przy użyciu klasyfikatorów z możliwością trenowania

Po wybraniu opcji klasyfikatora z możliwością trenowania można wybrać co najmniej jeden z wstępnie wytrenowanych lub niestandardowych klasyfikatorów trenowalnych:

Wybierz klasyfikator z możliwością trenowania.

Dostępne wstępnie wytrenowane klasyfikatory są często aktualizowane, więc może być więcej wpisów do wyboru niż tych wyświetlanych na tym zrzucie ekranu.

Aby uzyskać więcej informacji na temat klasyfikatorów z możliwością trenowania, zobacz Learn about trainable classifiers (Informacje o klasyfikatorach z możliwością trenowania).

Aby automatycznie zastosować etykietę przy użyciu tej opcji, witryny programu SharePoint oraz skrzynki pocztowe muszą mieć co najmniej 10 MB danych.

Porada

Jeśli używasz klasyfikatorów trenowalnych dla programu Exchange, zobacz How to retrain a classifier in content explorer (Jak ponownie trenować klasyfikator w Eksploratorze zawartości).

Aby wziąć pod uwagę użycie klasyfikatorów z możliwością trenowania do automatycznego stosowania etykiet przechowywania:

  • Nie można automatycznie oznaczać etykietami elementów programu SharePoint i OneDrive, które są starsze niż sześć miesięcy.

Automatyczne stosowanie etykiet do załączników w chmurze

Uwaga

Ta opcja jest stopniowo wdrażana w wersji zapoznawczej i może ulec zmianie.

Może być konieczne użycie tej opcji, jeśli musisz przechwycić i zachować wszystkie kopie plików w dzierżawie, które są wysyłane za pośrednictwem komunikacji przez użytkowników. Ta opcja jest używana w połączeniu z zasadami przechowywania dla samych usług komunikacyjnych, Exchange i Teams.

Ważne

Po wybraniu etykiety, która ma być używana do automatycznego stosowania etykiet przechowywania załączników w chmurze, upewnij się, że ustawienie przechowywania etykiet Uruchom okres przechowywania na podstawie wartości Kiedy elementy zostały oznaczone etykietą.

Załączniki w chmurze, czasami nazywane również nowoczesnymi załącznikami, są mechanizmem udostępniania, który używa osadzonych linków do plików przechowywanych w chmurze. Obsługują scentralizowany magazyn dla zawartości udostępnionej z korzyściami współpracy, takimi jak kontrola wersji. Załączniki w chmurze nie są dołączonymi kopiami pliku ani linkiem tekstowym adresu URL do pliku. Przydatne może okazać się odwoływanie się do wizualnych list kontrolnych obsługiwanych załączników w chmurze w programach Outlook i Teams.

Po wybraniu opcji zastosowania etykiety przechowywania do załączników w chmurze w celu zapewnienia zgodności kopia tego pliku jest tworzona w momencie udostępniania. Wybrana etykieta przechowywania jest następnie stosowana do kopii, którą można następnie zidentyfikować przy użyciu zbierania elektronicznych materiałów dowodowych. Użytkownicy nie są świadomi kopii przechowywanej w bibliotece archiwum zachowywania. Etykieta przechowywania nie jest stosowana do samego komunikatu ani do oryginalnego pliku.

Jeśli plik zostanie ponownie zmodyfikowany i udostępniony, nowa kopia pliku jako nowej wersji zostanie zapisana w bibliotece archiwum konserwacji. Aby uzyskać więcej informacji, w tym dlaczego należy użyć ustawienia Etykieta Kiedy elementy zostały oznaczone etykietą , zobacz Jak przechowywanie działa z załącznikami w chmurze.

Załączniki w chmurze obsługiwane dla tej opcji to pliki, takie jak dokumenty, filmy wideo i obrazy przechowywane w programach SharePoint i OneDrive. W przypadku usługi Teams obsługiwane są załączniki w chmurze udostępniane w wiadomościach rozmów oraz standardowe i prywatne kanały. Załączniki w chmurze udostępniane przez zaproszenia na spotkania i aplikacje inne niż Teams lub Outlook nie są obsługiwane. Załączniki w chmurze muszą być współużytkowane przez użytkowników; załączniki w chmurze wysyłane za pośrednictwem botów nie są obsługiwane.

Mimo że ta opcja nie jest wymagana, zalecamy upewnienie się, że obsługa wersji jest włączona dla witryn programu SharePoint i kont usługi OneDrive, aby umożliwić dokładne przechwycenie udostępnionej wersji. Jeśli przechowywanie wersji nie jest włączone, ostatnia dostępna wersja zostanie zachowana. Dokumenty w wersji roboczej lub, które nigdy nie zostały opublikowane, nie są obsługiwane.

Po wybraniu etykiety, która ma być używana do automatycznego stosowania etykiet przechowywania załączników w chmurze, upewnij się, że ustawienie przechowywania etykiety Rozpocznij okres przechowywania na podstawie wartości Kiedy elementy zostały oznaczone etykietą.

Podczas konfigurowania lokalizacji dla tej opcji można wybrać następujące opcje:

  • Witryny programu SharePoint dla udostępnionych plików przechowywanych w witrynach komunikacyjnych programu SharePoint, witrynach zespołu, które nie są połączone przez grupy platformy Microsoft 365, i witrynach klasycznych.
  • Grupy Microsoft 365 dla udostępnionych plików przechowywanych w witrynach zespołu połączonych przez grupy platformy Microsoft 365.
  • Konta usługi OneDrive dla udostępnionych plików przechowywanych w usłudze OneDrive użytkowników.

Należy utworzyć oddzielne zasady przechowywania, jeśli chcesz zachować lub usunąć oryginalne pliki, wiadomości e-mail lub wiadomości usługi Teams.

Uwaga

Jeśli chcesz, aby zachowane załączniki w chmurze wygasały w tym samym czasie co komunikaty, które je zawierały, skonfiguruj etykietę przechowywania tak, aby zachować tę samą wartość, a następnie usuń akcje i harmonogramy, co zasady przechowywania w programach Exchange i Teams.

Do rozważenia podczas automatycznego stosowania etykiet przechowywania do załączników w chmurze:

  • Tylko nowo udostępnione załączniki w chmurze zostaną automatycznie oznaczone do przechowywania.

  • Po dodaniu użytkownika do konwersacji w usłudze Teams i uzyskaniu dostępu do pełnej historii konwersacji ta historia może zawierać załączniki w chmurze. Jeśli zostały udostępnione w ciągu 48 godzin od dodania użytkownika do konwersacji, bieżące kopie załączników w chmurze są automatycznie oznaczane etykietami przechowywania. Załączniki w chmurze udostępnione przed tym okresem nie są obsługiwane dla nowo dodanych użytkowników.

  • Załączniki w chmurze udostępnione poza usługami Teams i Outlook nie są obsługiwane.

  • Następujące elementy nie są obsługiwane jako załączniki w chmurze, które można przechowywać:

    • Witryny, strony, listy, formularze, foldery, zestawy dokumentów i strony programu SharePoint.
    • Pliki udostępnione przez użytkowników, którzy nie mają dostępu do tych plików.
    • Pliki, które są usuwane lub przenoszone przed wysłaniem załącznika w chmurze. Na przykład użytkownik kopiuje i wkleja wcześniej udostępniony załącznik z innej wiadomości bez uprzedniego potwierdzenia, że plik jest nadal dostępny. Możesz też przekazać starą wiadomość, gdy plik zostanie usunięty.
    • Pliki udostępniane przez gości lub użytkowników spoza organizacji.
    • Pliki w roboczych wiadomościach e-mail i wiadomościach, które nie są wysyłane.
    • Puste pliki.

Jak długo trwa obowiązywanie etykiet przechowywania

W przypadku automatycznego stosowania etykiet przechowywania na podstawie poufnych informacji, słów kluczowych lub właściwości możliwych do wyszukania lub klasyfikatorów z możliwością trenowania zastosowanie etykiet przechowywania może potrwać do siedmiu dni:

Diagram przedstawiający, kiedy stosowane automatycznie etykiety są stosowane.

Jeśli oczekiwane etykiety nie są wyświetlane po siedmiu dniach, sprawdź stan zasad automatycznego stosowania, wybierając je na stronie Zasady etykiet w portal zgodności Microsoft Purview. Jeśli zobaczysz stan Wyłączone (błąd) i w szczegółach lokalizacji zostanie wyświetlony komunikat, że wdrażanie zasad (dla programu SharePoint) lub próba ponownego wdrożenia zasad (dla usługi OneDrive) trwa dłużej niż oczekiwano, spróbuj uruchomić polecenie Set-RetentionCompliancePolicy programu PowerShell, aby ponowić próbę dystrybucji zasad:

  1. Połącz się z programem PowerShell security & Compliance.

  2. Uruchom następujące polecenie:

    Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
    

Aktualizowanie etykiet przechowywania i ich zasad

W przypadku zasad automatycznego stosowania etykiet przechowywania, które są skonfigurowane pod kątem informacji poufnych, słów kluczowych lub właściwości możliwych do wyszukiwania lub dopasowania dla klasyfikatorów z możliwością trenowania: gdy etykieta przechowywania z zasad jest już stosowana do zawartości, zmiana konfiguracji wybranej etykiety i zasad zostanie automatycznie zastosowana do tej zawartości oprócz nowo zidentyfikowanej zawartości.

W przypadku zasad automatycznego stosowania etykiet przechowywania skonfigurowanych dla załączników w chmurze: ponieważ te zasady dotyczą nowo udostępnionych plików, a nie istniejących plików, zmiana konfiguracji wybranej etykiety i zasad zostanie automatycznie zastosowana tylko do nowo udostępnionej zawartości.

Niektórych ustawień nie można zmienić po utworzeniu i zapisaniu etykiety lub zasad, które obejmują:

  • Nazwy etykiet przechowywania i ich zasad, typ zakresu (adaptacyjne lub statyczne) oraz ustawienia przechowywania z wyjątkiem okresu przechowywania. Nie można jednak zmienić okresu przechowywania, gdy okres przechowywania zależy od tego, kiedy elementy zostały oznaczone etykietą.
  • Opcja oznaczania elementów jako rekordu.

Usuwanie etykiet przechowywania

Możesz usunąć etykiety przechowywania, które nie są obecnie uwzględnione w żadnych zasadach etykiet przechowywania, które nie są skonfigurowane do przechowywania na podstawie zdarzeń, lub oznaczyć elementy jako rekordy regulacyjne.

W przypadku etykiet przechowywania, które można usunąć, jeśli zostały one zastosowane do elementów, usunięcie kończy się niepowodzeniem i zostanie wyświetlony link do Eksploratora zawartości w celu zidentyfikowania elementów oznaczonych etykietą.

Jednak wyświetlenie elementów oznaczonych etykietą Eksploratora zawartości może potrwać do dwóch dni. W tym scenariuszu etykieta przechowywania może zostać usunięta bez wyświetlania linku do Eksploratora zawartości.

Blokowanie zasad w celu zapobiegania zmianom

Jeśli musisz upewnić się, że nikt nie może wyłączyć zasad, usunąć zasad lub uczynić je mniej restrykcyjnym, zobacz Używanie blokady zachowania, aby ograniczyć zmiany zasad przechowywania i zasad etykiet przechowywania.

Następne kroki

Aby ułatwić śledzenie etykiet zastosowanych z zasad automatycznego etykietowania:

Zobacz Używanie etykiet przechowywania do zarządzania cyklem życia dokumentów przechowywanych w programie SharePoint, aby zapoznać się z przykładowym scenariuszem, który używa zasad automatycznego stosowania etykiet przechowywania z właściwościami zarządzanymi w programie SharePoint i przechowywania opartego na zdarzeniach w celu rozpoczęcia okresu przechowywania.