Publikowanie etykiet przechowywania i stosowanie ich w aplikacjach

Microsoft wskazówki dotyczące licencjonowania 365 dotyczące zgodności z zabezpieczeniami&.

Uwaga

Ten scenariusz jest obsługiwany dla wszystkich konfiguracji etykiet przechowywania, w tym rekordów regulacyjnych.

Poniższe informacje ułatwiają publikowanie etykiet przechowywania, a następnie stosowanie ich do dokumentów i wiadomości e-mail.

Etykiety przechowywania pomagają zachować potrzebne elementy i usuwać elementy na poziomie elementu (dokument lub wiadomość e-mail). Są one również używane do deklarowania elementu jako rekordu w ramach rozwiązania do zarządzania rekordami dla danych Microsoft 365.

Udostępnianie etykiet przechowywania osobom w organizacji w celu klasyfikowania zawartości jest procesem dwuetapowym:

  1. Utwórz etykiety przechowywania.

  2. Opublikuj etykiety przechowywania przy użyciu zasad etykiet przechowywania.

Diagram ról i zadań dla etykiet.

Wykonaj poniższe instrukcje dla dwóch kroków administratora.

Porada

Jeśli nie jesteś klientem E5, możesz bezpłatnie wypróbować wszystkie funkcje premium w usłudze Microsoft Purview. Użyj 90-dniowej wersji próbnej rozwiązań Purview, aby dowiedzieć się, jak niezawodne możliwości usługi Purview mogą pomóc organizacji w zarządzaniu potrzebami w zakresie zabezpieczeń danych i zgodności. Rozpocznij teraz w centrum portal zgodności Microsoft Purview Trials Hub. Dowiedz się więcej o warunkach rejestracji i wersji próbnej.

Przed rozpoczęciem

Administrator globalny organizacji ma pełne uprawnienia do tworzenia i edytowania etykiet przechowywania oraz ich zasad. Jeśli nie logujesz się jako administrator globalny, zobacz informacje o uprawnieniach do zarządzania rekordami lub zarządzania cyklem życia danych, w zależności od używanego rozwiązania.

Upewnij się, że utworzono etykiety przechowywania , które chcesz zastosować do elementów.

Jak publikować etykiety przechowywania

Przed utworzeniem zasad etykiet przechowywania zdecyduj, czy będą to zasady adaptacyjne , czy statyczne. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Adaptacyjne lub statyczne zakresy zasad przechowywania. Jeśli zdecydujesz się na korzystanie z zasad adaptacyjnych, musisz utworzyć co najmniej jeden zakres adaptacyjny przed utworzeniem zasad etykiet przechowywania, a następnie wybrać je podczas procesu tworzenia zasad etykiet przechowywania. Aby uzyskać instrukcje, zobacz Informacje o konfiguracji dla zakresów adaptacyjnych.

  1. W portal zgodności Microsoft Purview przejdź do jednej z następujących lokalizacji:

    • Jeśli używasz zarządzania rekordami:

      • Rozwiązania>Zarządzanie rekordami>>Karta Zasady etykietPublikowanie> etykiet
    • Jeśli używasz zarządzania cyklem życia danych:

      • Rozwiązania>Zarządzanie cyklem> życia danych kartaZasady> etykiet Microsoft 365>Publikuj etykiety

    Nie widzisz rozwiązania od razu w okienku nawigacji? Najpierw wybierz pozycję Pokaż wszystko.

  2. Postępuj zgodnie z monitami, aby utworzyć zasady etykiet przechowywania. Zachowaj ostrożność, jaką nazwę wybierzesz dla zasad, ponieważ nie można jej zmienić po zapisaniu zasad.

  3. Użyj linku, aby wybrać etykiety przechowywania do opublikowania, a następnie wybierz pozycję Dalej.

  4. Na stronie Wybierz typ zasad przechowywania do utworzenia wybierz pozycję Adaptacyjne lub Statyczne, w zależności od wyboru dokonanego z instrukcji Przed rozpoczęciem . Jeśli nie utworzono jeszcze zakresów adaptacyjnych, możesz wybrać opcję Adaptive,ale ponieważ nie będzie żadnych zakresów adaptacyjnych do wybrania, nie będzie można ukończyć pracy kreatora z tą opcją.

  5. W zależności od wybranego zakresu:

    • Jeśli wybrano pozycję Adaptacyjne: na stronie Wybieranie zakresów i lokalizacji zasad adaptacyjnych wybierz pozycję Dodaj zakresy i wybierz co najmniej jeden utworzony zakres adaptacyjny. Następnie wybierz co najmniej jedną lokalizację. Lokalizacje, które można wybrać, zależą od dodanych typów zakresów . Jeśli na przykład dodano tylko typ zakresu Użytkownika, będzie można wybrać pozycję Poczta e-mail programu Exchange , ale nie witryny programu SharePoint.

    • Jeśli wybrano pozycję Statyczne: na stronie Wybieranie lokalizacji włącz lub wyłącz dowolną lokalizację. Dla każdej lokalizacji można pozostawić ją domyślną, aby zastosować zasady do całej lokalizacji lub określić opcje dołączania i wykluczania

    Aby uzyskać informacje o wyborze lokalizacji, zobacz Lokalizacje.

Aby edytować istniejące zasady etykiet przechowywania (typ zasad to Publikuj), wybierz je, a następnie wybierz opcję Edytuj , aby uruchomić konfigurację zasad przechowywania edycji .

Gdy etykiety przechowywania staną się dostępne do zastosowania

Jeśli publikujesz etykiety przechowywania w programie SharePoint lub OneDrive, etykiety te są zwykle wyświetlane, aby użytkownicy wybierali je w ciągu jednego dnia. Jednak poczekaj do siedmiu dni.

Jeśli publikujesz etykiety przechowywania w programie Exchange, wyświetlenie tych etykiet przechowywania dla użytkowników może potrwać do siedmiu dni. Podobnie jak w przypadku wszystkich ustawień przechowywania dla programu Exchange, skrzynka pocztowa musi zawierać co najmniej 10 MB danych.

Diagram przedstawiający, kiedy opublikowane etykiety wchodzą w życie.

Jeśli etykiety nie są wyświetlane po siedmiu dniach, sprawdź stan zasad etykiety, wybierając je na stronie Zasady etykiet w portal zgodności Microsoft Purview. Jeśli zobaczysz (błąd) uwzględniony w stanie i w szczegółach lokalizacji zobaczysz komunikat, że wdrożenie zasad trwa dłużej niż oczekiwano lub spróbuj ponownie wdrożyć zasady, spróbuj uruchomić polecenie Set-AppRetentionCompliancePolicy lub Set-RetentionCompliancePolicy , aby ponowić próbę dystrybucji zasad:

  1. Łączenie z zabezpieczeniami & Zgodność programu PowerShell.

  2. Uruchom jedno z następujących poleceń:

    • W przypadku lokalizacji zasad komunikaty kanału prywatnego usługi Teams, komunikaty użytkowników usługi Yammer i komunikaty społeczności usługi Yammer:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      
    • W przypadku wszystkich innych lokalizacji zasad, takich jak poczta e-mail programu Exchange, witryny programu SharePoint, wiadomości kanału usługi Teams itp.:

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      

Jak sprawdzić stan etykiet przechowywania opublikowanych w programie Exchange

W Exchange Online etykiety przechowywania są udostępniane użytkownikom końcowym przez proces uruchamiany co siedem dni. Za pomocą programu PowerShell można zobaczyć, kiedy ten proces został ostatnio uruchomiony i w związku z tym określić, kiedy zostanie uruchomiony ponownie.

  1. Połącz się z usługą Exchange Online w programie PowerShell.

  2. Uruchom te polecenia.

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
    
    

W wynikach właściwość (UTC) pokazuje, ELCLastSuccessTimeStamp kiedy system ostatnio przetworował skrzynkę pocztową. Jeśli nie miało to miejsca od czasu utworzenia zasad, etykiety nie będą wyświetlane. Aby wymusić przetwarzanie, uruchom polecenie Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

Jeśli etykiety nie są wyświetlane w Outlook w sieci Web i uważasz, że powinny być, pamiętaj, aby wyczyścić pamięć podręczną w przeglądarce (CTRL+F5).

Jak zastosować opublikowane etykiety przechowywania

Skorzystaj z poniższych sekcji, aby dowiedzieć się, jak można stosować opublikowane etykiety przechowywania w aplikacjach:

Ponadto w przypadku używania Microsoft Syntex i publikowania etykiet przechowywania w lokalizacjach programu SharePoint można zastosować etykietę przechowywania do modelu zrozumienia dokumentów, aby identyfikowane dokumenty były automatycznie oznaczone etykietami.

Po oznaczeniu zawartości zapoznaj się z następującymi informacjami, aby dowiedzieć się, kiedy można usunąć lub zmienić zastosowaną etykietę: Tylko jedna etykieta przechowywania naraz.

Ręczne stosowanie etykiet przechowywania

Użytkownicy końcowi, a także administratorzy, mogą ręcznie stosować etykiety przechowywania z następujących lokalizacji:

  • Outlook i Outlook w sieci Web

  • OneDrive

  • SharePoint

  • witryna grupy Microsoft 365 dla usługi Teams

Skorzystaj z poniższych sekcji, aby dowiedzieć się, jak stosować etykiety przechowywania.

Stosowanie etykiet przechowywania w programie Outlook

Aby oznaczyć element etykietą w kliencie klasycznym programu Outlook, wybierz element. Na karcie Narzędzia główne na wstążce kliknij pozycję Przypisz zasady, a następnie wybierz etykietę przechowywania.

Przycisk Przypisz zasady.

Możesz również kliknąć prawym przyciskiem myszy element, kliknąć pozycję Przypisz zasady w menu kontekstowym, a następnie wybrać etykietę przechowywania. Po wybraniu wielu elementów możesz użyć tej metody, aby jednocześnie przypisać tę samą etykietę przechowywania do wielu elementów.

Po zastosowaniu etykiety przechowywania można wyświetlić tę etykietę przechowywania i akcję wykonywaną w górnej części elementu. Jeśli wiadomość e-mail ma zastosowaną etykietę przechowywania ze skojarzonym okresem przechowywania, możesz szybko zobaczyć, kiedy wiadomość e-mail wygaśnie.

Stosowanie domyślnej etykiety przechowywania do folderu programu Outlook

Etykiety przechowywania można zastosować do folderów programu Outlook jako etykietę domyślną, która może być dziedziczona przez komunikaty w tym folderze. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder, wybierz pozycję Właściwości, kartę Zasady i wybierz etykietę przechowywania, która ma być używana jako domyślna etykieta przechowywania tego folderu.

Jeśli używasz standardowej etykiety przechowywania jako etykiety domyślnej dla folderu programu Outlook:

  • Wszystkie nieoznaczone elementy w folderze mają zastosowaną etykietę przechowywania.

  • Dziedziczenie przepływa do folderów podrzędnych i elementów podrzędnych dziedziczy etykietę z najbliższego folderu.

  • Elementy, które są już oznaczone etykietą, zachowują etykietę przechowywania, chyba że zostały zastosowane przez inną etykietę domyślną.

  • Jeśli zmienisz lub usuniesz domyślną etykietę przechowywania dla folderu: Istniejące etykiety przechowywania stosowane do elementów w tym folderze również zostaną zmienione lub usunięte tylko wtedy, gdy etykiety te zostały zastosowane przez etykietę domyślną.

  • Jeśli przeniesiesz element z domyślną etykietą przechowywania z jednego folderu do innego folderu z inną domyślną etykietą przechowywania: element otrzymuje nową domyślną etykietę przechowywania.

  • Jeśli przeniesiesz element z domyślną etykietą przechowywania z jednego folderu do innego folderu bez domyślnej etykiety przechowywania: stara domyślna etykieta przechowywania zostanie usunięta.

Po zastosowaniu etykiet, które nie są standardowymi etykietami przechowywania, ale oznaczają elementy jako rekordy (lub rekordy regulacyjne), te etykiety można zmienić lub usunąć tylko ręcznie.

Stosowanie etykiet przechowywania w Outlook w sieci Web

Aby oznaczyć element etykietą w Outlook w sieci Web, kliknij prawym przyciskiem myszy pozycję >Przypisz zasady>, wybierając etykietę przechowywania. W przeciwieństwie do programu Outlook Desktop nie można użyć tej metody, jeśli wybierasz wiele elementów.

Menu zasad przypisywania w Outlook w sieci Web.

Po zastosowaniu etykiety przechowywania można wyświetlić tę etykietę przechowywania i akcję wykonywaną w górnej części elementu. Jeśli wiadomość e-mail jest sklasyfikowana i ma skojarzony okres przechowywania, możesz szybko sprawdzić, kiedy wiadomość e-mail wygaśnie.

Etykieta przypisana do wiadomości e-mail w Outlook w sieci Web.

Podobnie jak w przypadku klasycznej wersji Outlook w sieci Web, można również zastosować etykiety przechowywania do folderów. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder, wybierz pozycję Przypisz zasady i zmień opcję Użyj zasad folderu nadrzędnego na etykietę przechowywania, która ma być używana jako domyślna etykieta przechowywania tego folderu.

Stosowanie etykiet przechowywania w usłudze OneDrive i programie SharePoint

Ręczne stosowanie etykiet przechowywania jest obsługiwane tylko w nowym środowisku, a nie w środowisku klasycznym.

Aby oznaczyć dokument (w tym pliki programu OneNote) w usłudze OneDrive lub SharePoint, wybierz element > w prawym górnym rogu, wybierz pozycję Otwórz okienko szczegółówIkona okienka Informacje.>Stosowanie etykiety> przechowywania wybierz etykietę przechowywania.

Etykietę przechowywania można również zastosować do elementu listy, folderu lub zestawu dokumentów, a także ustawić domyślną etykietę przechowywania dla biblioteki dokumentów.

Zastosuj listę etykiet dla elementu w programie SharePoint.

Po zastosowaniu etykiety przechowywania do elementu można ją wyświetlić w okienku szczegółów po wybraniu tego elementu.

Zastosowana etykieta wyświetlana w okienku Szczegóły.

W przypadku programu SharePoint, ale nie usługi OneDrive, można utworzyć widok biblioteki zawierającej kolumnę Etykiety lub Element jest kolumną Rekord . Ten widok umożliwia błyskawiczne wyświetlenie etykiet przechowywania przypisanych do wszystkich elementów i elementów, które są rekordami. Należy jednak pamiętać, że nie można filtrować widoku według elementu jest kolumną Rekord . Aby uzyskać instrukcje dotyczące dodawania kolumn, zobacz Pokaż lub ukryj kolumny na liście lub w bibliotece.

Stosowanie etykiet przechowywania przy użyciu grup Microsoft 365

W przypadku publikowania etykiet przechowywania w lokalizacji Grupy Microsoft 365 etykiety przechowywania są wyświetlane w witrynie zespołów programu SharePoint, ale nie są obsługiwane przez klienta poczty e-mail dla skrzynek pocztowych grup. Środowisko stosowania etykiety przechowywania w witrynie jest identyczne jak w przypadku dokumentów w programie SharePoint.

Użytkownicy mogą również stosować etykiety przechowywania bezpośrednio w usłudze Teams na karcie Pliki :

Stosowanie etykiety przechowywania w kanale usługi Teams na karcie Pliki.

Stosowanie domyślnej etykiety przechowywania do całej zawartości w bibliotece, folderze lub zestawie dokumentów programu SharePoint

Ta metoda wymaga opublikowania etykiet przechowywania w zasadach etykiet przechowywania.

Oprócz zezwalania użytkownikom na stosowanie etykiety przechowywania do poszczególnych dokumentów można również zastosować domyślną etykietę przechowywania do biblioteki, folderu lub zestawu dokumentów programu SharePoint. W tym scenariuszu dokumenty w tej lokalizacji mogą dziedziczyć wybraną domyślną etykietę przechowywania. Mimo zastosowania tej samej etykiety, każdy dokument zostanie zachowany i usunięty oddzielnie, zgodnie z rozpoczęciem ustawienia okresu przechowywania na etykiecie.

W przypadku biblioteki dokumentów domyślna konfiguracja etykiet jest wykonywana na stronie Ustawienia biblioteki dla biblioteki dokumentów. Po wybraniu domyślnej etykiety przechowywania można również zastosować ją do istniejących elementów w bibliotece.

Jeśli na przykład masz etykietę przechowywania materiałów marketingowych i wiesz, że określona biblioteka dokumentów zawiera tylko ten typ zawartości, możesz ustawić etykietę przechowywania materiałów marketingowych jako etykietę domyślną dla wszystkich dokumentów w tej bibliotece.

Zastosuj opcję etykiety na stronie Ustawienia biblioteki.

Zachowanie etykiety podczas korzystania z etykiety domyślnej dla programu SharePoint

W przypadku standardowych etykiet przechowywania stosowanych jako domyślna etykieta przechowywania do biblioteki, folderu lub zestawu dokumentów:

  • Wszystkie nowe, nieoznaczone elementy w kontenerze będą miały zastosowaną etykietę przechowywania.

  • W przypadku folderów dziedziczenie przepływa do folderów podrzędnych i elementów podrzędnych, dziedziczą etykietę z najbliższego folderu.

  • Jeśli wybrano opcję zastosowania etykiety domyślnej do istniejących elementów: elementy, które są już oznaczone, zachowują etykietę przechowywania, chyba że została zastosowana przez inną etykietę domyślną.

  • Jeśli zmienisz domyślną etykietę przechowywania dla kontenera: Istniejące etykiety przechowywania stosowane do elementów w tym kontenerze zostaną zmienione tylko wtedy, gdy wybrano opcję zastosowania etykiety domyślnej do istniejących elementów, a etykiety te zostały zastosowane przez etykietę domyślną.

  • Jeśli usuniesz domyślną etykietę przechowywania dla kontenera: Elementy zachowują etykiety.

  • Jeśli przeniesiesz element z domyślną etykietą przechowywania zastosowaną z jednego kontenera do innego kontenera: element zachowuje istniejącą domyślną etykietę przechowywania, nawet jeśli nowa lokalizacja ma inną domyślną etykietę przechowywania. Tylko wtedy, gdy zmienisz etykietę domyślną dla tej nowej lokalizacji, przeniesiony element może dziedziczyć etykietę domyślną z bieżącej lokalizacji.

Po zastosowaniu etykiet, które nie są standardowymi etykietami przechowywania, ale oznaczają elementy jako rekordy (lub rekordy regulacyjne), te etykiety można zmienić lub usunąć tylko ręcznie.

Automatyczne stosowanie etykiety przechowywania do poczty e-mail przy użyciu reguł

W programie Outlook można utworzyć reguły, aby zastosować etykietę przechowywania.

Można na przykład utworzyć regułę, która stosuje określoną etykietę przechowywania do wszystkich komunikatów wysyłanych do lub z określonej grupy dystrybucyjnej.

Aby utworzyć regułę, kliknij prawym przyciskiem myszy reguły> elementu >Utwórz regułę>Reguły zaawansowane opcje Reguły>Kreator>zastosuj zasady przechowywania.

Kreator reguł z opcją stosowania zasad przechowywania.

Mimo że interfejs użytkownika odnosi się do zasad przechowywania, to etykiety przechowywania są wyświetlane tutaj i można je wybrać, a nie zasady przechowywania.

Aktualizowanie etykiet przechowywania i ich zasad

Jeśli edytujesz etykietę przechowywania lub zasady etykiety przechowywania, a etykieta przechowywania lub zasady są już stosowane do zawartości, zaktualizowane ustawienia zostaną automatycznie zastosowane do tej zawartości oprócz nowo zidentyfikowanej zawartości.

Niektórych ustawień nie można zmienić po utworzeniu i zapisaniu etykiety lub zasad, które obejmują:

  • Nazwy etykiet przechowywania i ich zasad, typ zakresu (adaptacyjne lub statyczne) oraz ustawienia przechowywania z wyjątkiem okresu przechowywania. Nie można jednak zmienić okresu przechowywania, gdy okres przechowywania zależy od tego, kiedy elementy zostały oznaczone etykietą.
  • Opcja oznaczania elementów jako rekordu.

Usuwanie etykiet przechowywania

Możesz usunąć etykiety przechowywania, które nie są obecnie uwzględnione w żadnych zasadach etykiet przechowywania, które nie są skonfigurowane do przechowywania na podstawie zdarzeń lub które oznaczają elementy jako rekordy regulacyjne.

W przypadku etykiet przechowywania, które można usunąć, jeśli zostały one zastosowane do elementów, usunięcie kończy się niepowodzeniem i zostanie wyświetlony link do Eksploratora zawartości w celu zidentyfikowania elementów oznaczonych etykietą.

Jednak wyświetlenie elementów oznaczonych etykietą Eksploratora zawartości może potrwać do dwóch dni. W tym scenariuszu etykieta przechowywania może zostać usunięta bez wyświetlania linku do Eksploratora zawartości.

Blokowanie zasad w celu zapobiegania zmianom

Jeśli musisz upewnić się, że nikt nie może wyłączyć zasad, usunąć zasad lub uczynić je mniej restrykcyjnym, zobacz Używanie blokady zachowania, aby ograniczyć zmiany zasad przechowywania i zasad etykiet przechowywania.

Następne kroki

Aby ułatwić śledzenie etykiet zastosowanych z opublikowanych zasad etykietowania przechowywania:

Przechowywanie oparte na zdarzeniach to kolejny obsługiwany scenariusz dla etykiet przechowywania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Uruchamianie przechowywania w przypadku wystąpienia zdarzenia.