Tworzenie oszacowania kolekcji w środowisku eDiscovery (Premium)

Po zidentyfikowaniu opiekunów i wszelkich źródeł danych niebędących opiekunami w tej sprawie możesz zidentyfikować i zlokalizować odpowiedni zestaw dokumentów. Można to zrobić za pomocą narzędzia Kolekcje do wyszukiwania źródeł danych pod kątem odpowiedniej zawartości. Możesz utworzyć kolekcję, która wyszukuje określone źródła danych pod kątem zawartości zgodnej z kryteriami wyszukiwania. Musisz utworzyć oszacowanie kolekcji, które jest oszacowaniem znalezionych elementów. Podczas tworzenia oszacowania kolekcji można wyświetlać informacje o szacowanych wynikach dopasowanych do zapytania wyszukiwania, takie jak całkowita liczba i rozmiar znalezionych elementów, różne źródła danych, w których zostały znalezione, oraz statystyki dotyczące zapytania wyszukiwania. Możesz również przejrzeć przykład elementów, które zostały zwrócone przez kolekcję. Korzystając z tych statystyk, możesz zmienić zapytanie wyszukiwania i ponownie uruchomić oszacowanie kolekcji, aby zawęzić wyniki. Gdy wyniki kolekcji będą zadowalające, możesz zatwierdzić kolekcję w zestawie przeglądów. Po zatwierdzeniu szacowania kolekcji elementy zwracane przez kolekcję są dodawane do zestawu przeglądów do przeglądu, analizy i eksportu.

Porada

Jeśli nie jesteś klientem E5, możesz bezpłatnie wypróbować wszystkie funkcje premium w usłudze Microsoft Purview. Użyj 90-dniowej wersji próbnej rozwiązań Purview, aby dowiedzieć się, jak niezawodne możliwości usługi Purview mogą pomóc organizacji w zarządzaniu potrzebami w zakresie zabezpieczeń danych i zgodności. Rozpocznij teraz w centrum portal zgodności Microsoft Purview Trials Hub. Dowiedz się więcej o warunkach rejestracji i wersji próbnej.

Zalecenia podczas tworzenia oszacowań kolekcji

  • Przed utworzeniem oszacowania kolekcji rozważ dodanie do sprawy źródeł danych bez nadzoru .

    Jest to zalecane, aby można było szybko wybrać źródła danych podczas tworzenia oszacowania kolekcji w kreatorze. Jeśli zdecydujesz się pominąć dodawanie opiekunów lub źródeł danych bez opieki, będziesz mieć możliwość wyszukiwania tych i wszelkich dodatkowych źródeł danych (tych, które nie zostały dodane do sprawy jako lokalizacji opieki lub bez opieki) w oszacowaniu kolekcji zawartości, która może być istotna dla sprawy. Te źródła danych mogą obejmować skrzynki pocztowe, witryny programu SharePoint i aplikacje Teams. Jeśli ta sytuacja ma zastosowanie do Twojego przypadku, użyj dodatkowych lokalizacji, aby dodać te źródła do kolekcji.

  • Sprawdź, czy masz uprawnienia do tworzenia oszacowania kolekcji dla danego przypadku.

Tworzenie oszacowania kolekcji

  1. W portal zgodności Microsoft Purview przejdź do pozycji eDiscovery>Premium.

  2. Wybierz kartę Przypadki i otwórz przypadek zbierania elektronicznych materiałów dowodowych (Premium), a następnie wybierz kartę Kolekcje .

  3. Na stronie Kolekcje wybierz pozycję Nowa kolekcja.

  4. Na stronie Nazwa i opis wprowadź nazwę (wymagane) i opis (opcjonalnie) dla kolekcji. Po utworzeniu kolekcji nie można zmienić nazwy, ale można zmodyfikować opis.

  5. Na stronie Źródła danych opieki wybierz jedną z następujących opcji, aby zidentyfikować źródła danych do zbierania zawartości:

    • Wybierz pozycję Wybierz opiekunów, aby przeszukać określonych opiekunów, którzy zostali dodani do sprawy. Jeśli użyjesz tej opcji, zostanie wyświetlona lista opiekunów spraw. Wybierz co najmniej jednego opiekuna. Po wybraniu i dodaniu opiekunów możesz również wybrać określone źródła danych, aby wyszukać każdego opiekuna. Wyświetlane źródła danych są określane po dodaniu opiekuna do sprawy.

    • Wybierz przełącznik Wybierz wszystkie , aby wyszukać wszystkich opiekunów, którzy zostali dodani do sprawy. Po wybraniu tej opcji przeszukiwane są wszystkie źródła danych dla wszystkich opiekunów.

  6. Na stronie Źródła danych bez nadzoru wybierz jedną z następujących opcji, aby zidentyfikować źródła danych nienadzorowane do zbierania zawartości:

    • Wybierz pozycję Wybierz źródła danych bez nadzoru , aby wybrać określone źródła danych, które nie są chronione, które zostały dodane do sprawy. Jeśli używasz tej opcji, zostanie wyświetlona lista źródeł danych. Wybierz co najmniej jedno z tych źródeł danych.

    • Wybierz przełącznik Wybierz wszystkie , aby wybrać wszystkie źródła danych bez nadzoru, które zostały dodane do sprawy.

  7. Na stronie Dodatkowe lokalizacje możesz wybrać inne skrzynki pocztowe i witryny do wyszukiwania w ramach kolekcji. Tego typu źródła danych nie zostały dodane jako lokalizacje danych bez nadzoru w tym przypadku. Dostępne są również dwie opcje wyszukiwania dodatkowych źródeł danych:

    • Aby wyszukać we wszystkich lokalizacjach zawartości określoną usługę (skrzynki pocztowe programu Exchange, witryny programu SharePoint i usługi OneDrive lub foldery publiczne programu Exchange), wybierz odpowiedni przełącznik Wybierz wszystkie w kolumnie Stan . Ta opcja spowoduje przeszukanie wszystkich lokalizacji zawartości w wybranej usłudze.

    • Aby wyszukać określoną lokalizację zawartości dla usługi, wybierz odpowiedni przełącznik Wybierz wszystkie w kolumnie Stan , a następnie wybierz pozycję Użytkownicy, grupy lub zespoły (dla skrzynek pocztowych programu Exchange) lub Wybierz witryny (witryny programu SharePoint i oneDrive), aby wyszukać określone lokalizacje zawartości.

  8. Na stronie Warunki możesz utworzyć zapytanie wyszukiwania służące do zbierania elementów ze źródeł danych zidentyfikowanych na poprzednich stronach kreatora. Możesz wyszukiwać słowa kluczowe, pary właściwości:wartości lub użyć listy słów kluczowych. Możesz również dodać różne warunki wyszukiwania, aby zawęzić zakres kolekcji. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie zapytań wyszukiwania dla kolekcji.

  9. Na stronie Przeglądanie kolekcji i uzyskiwanie oszacowań zobaczysz podsumowanie procesu szacowania kolekcji. Należy pamiętać, że oszacowanie kolekcji zostanie zapisane w celu dalszego przeglądu i uściślenia, ale wyniki nie zostaną automatycznie zatwierdzone do zestawu przeglądów. Musisz zdecydować się na zatwierdzenie do zestawu przeglądów później.

  10. Na stronie Przeglądanie kolekcji możesz przejrzeć i zaktualizować wybór kolekcji, źródła danych i warunki skonfigurowane na poprzednich stronach. Wybierz pozycję Edytuj dla dowolnego z wybranych opcji i zaktualizuj w razie potrzeby.

  11. Wybierz pozycję Prześlij , aby utworzyć oszacowanie kolekcji. Zostanie wyświetlona strona potwierdzająca, że kolekcja została utworzona.

Co się stanie po utworzeniu oszacowania kolekcji

Po utworzeniu oszacowania kolekcji zostanie on wyświetlony na stronie Kolekcje w przypadku, a stan pokazuje, że jest w toku. Zadanie o nazwie Przygotowywanie podglądu wyszukiwania i oszacowań jest również tworzone i wyświetlane na stronie Zadania w tym przypadku. Podczas procesu szacowania kolekcji funkcja eDiscovery (Premium) wykonuje szacowanie wyszukiwania przy użyciu kryteriów wyszukiwania i źródeł danych określonych w kolekcji. Funkcja zbierania elektronicznych materiałów dowodowych (Premium) przygotowuje również próbkowanie elementów, które można wyświetlić w wersji zapoznawczej.

Ponadto można teraz monitorować postęp szacowania, który pokazuje, ile źródeł i elementów zostało ukończonych podczas tworzenia oszacowania. W ramach postępu szacowania można wyświetlić statystyki dla następujących obszarów:

  • Stan: stan oszacowania. Wartości to W toku, Pomyślne lub WARTOŚĆ NIEUDANA?
  • Przeszukane źródła: liczba źródeł przeszukanych w oszacowaniu.
    • Źródła z trafieniami: źródła w oszacowaniu, które spełniają warunki skonfigurowane dla kolekcji.
    • Źródła bez trafień: źródła w oszacowaniu, które nie mają żadnych elementów spełniających warunki skonfigurowane dla kolekcji.
    • Źródła niedostępne: źródła, które były niedostępne w okresie, w których oszacowanie było w toku.
  • Szacowanie elementów i rozmiaru kolekcji: liczba elementów i rozmiar szacowania kolekcji.

Informacje w toku dotyczące szacowania kolekcji.

Po zakończeniu kolekcji zostaną zaktualizowane następujące kolumny i odpowiednie wartości na stronie Kolekcja :

Stany stanu szacowania kolekcji.

  • Stan: wskazuje stan i typ kolekcji. Wartość Szacowane wskazuje, że oszacowanie kolekcji zostało ukończone. Ta sama wartość wskazuje również, że kolekcja jest oszacowaniem kolekcji i że nie została dodana do zestawu przeglądów. Wartość Zatwierdzone w kolumnie Stan wskazuje, że kolekcja została dodana do zestawu przeglądów.

  • Stan szacowania: wskazuje stan szacowanych wyników wyszukiwania oraz to, czy oszacowania i statystyki wyszukiwania są gotowe do przeglądu. Wartość Successful wskazuje, że wyniki oszacowania kolekcji są gotowe do przeglądu. Po pierwszym przesłaniu oszacowania kolekcji zostanie wyświetlona wartość W toku , aby wskazać, że kolekcja jest nadal uruchomiona

  • Stan wersji zapoznawczej: wskazuje stan przykładowych elementów, które można wyświetlić w wersji zapoznawczej. Wartość Successful wskazuje, że elementy są gotowe do wersji zapoznawczej. Po pierwszym przesłaniu oszacowania kolekcji zostanie wyświetlona wartość W toku , aby wskazać, że szacowanie kolekcji jest nadal uruchomione.

Następne kroki po zakończeniu szacowania kolekcji

Po pomyślnym zakończeniu szacowania kolekcji można wykonywać różne zadania. Aby wykonać większość tych zadań, przejdź na kartę Kolekcje i wybierz nazwę oszacowania kolekcji, aby wyświetlić stronę wysuwaną.

Strona wysuwana na potrzeby szacowania kolekcji.

Oto lista czynności, które można wykonać na stronie wysuwanej kolekcji:

  • Wybierz kartę Podsumowanie , aby wyświetlić podsumowanie informacji o kolekcji i szacowanych wynikach wyszukiwania zwróconych przez kolekcję. Obejmują one:

    • Sekcja Omówienie kolekcji (wersja zapoznawcza): Ta sekcja zawiera podsekcję Lokalizacje z trafieniami, która zawiera dane dotyczące całkowitej liczby wyszukiwanych lokalizacji oraz liczby lokalizacji zawierających elementy powodujące trafienia. Na przykład kolekcja o zakresie Exchange Online skrzynek pocztowych i witryn programu SharePoint może podsumować wyniki według liczby przeszukanych skrzynek pocztowych i witryn oraz łącznej liczby skrzynek pocztowych i witryn, które miały trafienia. Ta sekcja zawiera również sekcję podrzędną Szacowanie przed kolekcją , która wyświetla całkowitą liczbę elementów i rozmiar szacowanych wyników wyszukiwania. Masz możliwość dodania tych elementów do zestawu przeglądów do inspekcji.
    • Sekcja Parametry kolekcji: ta sekcja zawiera informacje o dodatkowych lokalizacjach, o tym, kiedy kolekcja została utworzona i zmodyfikowana, oraz podsumowanie elementów szacowania, rozmiaru i wszelkich niewyeksponowanych elementów i rozmiaru.
  • Wybierz kartę Źródła danych , aby wyświetlić listę opiekunów i źródeł danych bez nadzoru), które zostały przeszukane w kolekcji. Wszystkie dodatkowe lokalizacje zawartości, które były wyszukiwane, są wyświetlane w obszarze Lokalizacje na karcie Podsumowanie .

  • Wybierz kartę Statystyki wyszukiwania , aby wyświetlić statystyki dotyczące kolekcji. Obejmuje to całkowitą liczbę i rozmiar elementów znalezionych w każdej usłudze (na przykład skrzynki pocztowe programu Exchange lub witryny programu SharePoint) oraz raport warunku, który wyświetla statystyki dotyczące liczby elementów zwracanych przez różne składniki zapytania wyszukiwania używanego przez kolekcję. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Statystyki kolekcji i raporty.

  • Wybierz pozycję Przejrzyj przykład (znajdujący się w dolnej części strony wysuwanej), aby wyświetlić podgląd przykładu elementów zwróconych przez kolekcję.

  • Wykonaj akcje szacowania kolekcji, wybierając opcje w menu Akcje . Aby uzyskać więcej informacji na temat dostępnych opcji zarządzania, zobacz następującą sekcję.

Zarządzanie oszacowaniem kolekcji

Możesz użyć opcji w menu Akcje na stronie wysuwanej szacowania kolekcji, aby wykonywać różne zadania zarządzania.

Opcje w menu Akcje na potrzeby szacowania kolekcji.

Oto opisy opcji zarządzania.

  • Edytuj kolekcję: zmień ustawienia szacowania kolekcji. Po wprowadzeniu zmian możesz ponownie uruchomić kolekcję i zaktualizować oszacowania i statystyki wyszukiwania. Jak wyjaśniono wcześniej, ta opcja służy do zatwierdzania oszacowania kolekcji do zestawu przeglądów.

  • Kolekcja zatwierdzeń: zatwierdź kolekcję w zestawie przeglądów. Oznacza to ponowne uruchomienie kolekcji (przy użyciu bieżących ustawień) i dodanie elementów zwróconych przez kolekcję do zestawu przeglądów. Jak wyjaśniono wcześniej, podczas dodawania kolekcji do zestawu przeglądów można również skonfigurować dodatkowe ustawienia (takie jak wątki konwersacji i załączniki oparte na chmurze). Aby uzyskać więcej informacji i instrukcje krok po kroku, zobacz Zatwierdzanie szacowania kolekcji w zestawie przeglądów.

  • Usuń kolekcję: usuń oszacowanie kolekcji. Po zatwierdzeniu szacowania kolekcji w zestawie przeglądów nie można go usunąć.

  • Szacowane odświeżanie: uruchom ponownie zapytanie (względem źródeł danych) określone w oszacowaniu kolekcji, aby zaktualizować szacunki i statystyki wyszukiwania.

  • Eksportuj jako raport: eksportuje informacje o szacowaniu kolekcji do pliku CSV, który można pobrać na komputer lokalny. Raport eksportu zawiera następujące informacje:

    • Tożsamość każdej lokalizacji zawartości zawierającej elementy zgodne z zapytaniem wyszukiwania w oszacowaniu kolekcji. Te lokalizacje są zazwyczaj skrzynkami pocztowymi lub witrynami.
    • Całkowita liczba elementów w każdej lokalizacji zawartości.
    • Całkowity rozmiar (w bajtach) elementów w każdej lokalizacji zawartości.
    • Usługa (na przykład Exchange lub SharePoint), w której znajduje się lokalizacja zawartości.
  • Kopiowanie kolekcji: utwórz nowe oszacowanie kolekcji, kopiując ustawienia z istniejącej kolekcji. Musisz użyć innej nazwy dla nowej kolekcji. Masz również możliwość zmodyfikowania ustawień przed przesłaniem nowej kolekcji. Po przesłaniu zapytania wyszukiwania zostanie uruchomione i zostaną wygenerowane nowe oszacowania i statystyki. Jest to dobry sposób na szybkie utworzenie dodatkowego oszacowania kolekcji, a następnie zmodyfikowanie wybranych ustawień w razie potrzeby przy zachowaniu informacji w oryginalnej kolekcji. Pozwala to również łatwo porównać wyniki dwóch podobnych kolekcji.

Uwaga

Po zatwierdzeniu szacowania kolekcji do zestawu przeglądów można skopiować tylko kolekcję i wyeksportować raport.