Omówienie zestawu zawartości w Microsoft Syntex

Uwaga

Do czerwca 2024 r. możesz bezpłatnie wypróbować zestaw zawartości i inne wybrane usługi Syntex, jeśli masz skonfigurowane rozliczenia zgodnie z rzeczywistym użyciem. Aby uzyskać informacje i ograniczenia, zobacz Wypróbuj Microsoft Syntex i zapoznaj się z jej usługami.

Funkcje zestawu zawartości w Microsoft Syntex ułatwiają automatyczne generowanie standardowych powtarzających się dokumentów biznesowych, takich jak kontrakty, instrukcje pracy, umowy serwisowe, listy zgody, stanowiska sprzedaży i korespondencja. Wszystkie te akcje można wykonywać szybciej, bardziej spójnie i z mniejszą liczbą błędów, tworząc nowoczesne szablony i używając tych szablonów do generowania dokumentów.

Przekazujesz istniejący dokument w celu utworzenia nowoczesnego szablonu, a następnie używasz go do automatycznego generowania nowej zawartości przy użyciu list programu SharePoint lub ręcznych wpisów jako źródła danych.

Uwaga

Aby uzyskać dostęp do funkcji zestawu zawartości i korzystać z nich, musisz być licencjonowanym użytkownikiem aplikacji Syntex. Musisz również mieć uprawnienia do zarządzania listami programu SharePoint.

Wymagania i ograniczenia

Obsługiwane typy plików

Tylko dokumenty firmy Microsoft Word (rozszerzenie .docx/.doc) są obecnie obsługiwane podczas tworzenia szablonu.

Ograniczenia dotyczące plików

• Dokument Word, którego chcesz użyć jako nowoczesnego szablonu, nie powinien zawierać komentarzy ani mieć włączonego śledzenia zmian.

• Ponieważ kontrolki zawartości są używane w Word do tworzenia pól dla nowoczesnego szablonu, upewnij się, że żadne pola tekstowe dla obrazów nie są opakowane tekstem. Jeśli dokument zawiera już kontrolki zawartości, usuń je przed użyciem go do utworzenia nowoczesnego szablonu.

Bieżące ograniczenia wersji

• Szablon i dokument są skojarzone z jedną biblioteką dokumentów. Aby użyć szablonu w innej bibliotece dokumentów, musisz ponownie utworzyć szablon w tej bibliotece dokumentów.

• Przekazany dokument, który jest używany do tworzenia nowoczesnego szablonu, zostanie zapisany jako oddzielna kopia i umieszczony w katalogu /forms biblioteki dokumentów. Oryginalny plik na dysku nie będzie miał wpływu.

• Można tworzyć pola dla tekstu, a także pola dla tekstu w komórkach w tabeli. Jednak grafiki inteligentne i listy punktowane nie są obecnie obsługiwane.

• Po utworzeniu dokumentu na podstawie szablonu nie jest on skojarzony z szablonem.

Różnice między nowoczesnymi szablonami i innymi szablonami dokumentów

Funkcja	Nowoczesne szablony	Inne szablony
Licencjonowanie	Aby uzyskać dostęp do tej oferty, wymagana jest licencja Syntex.	Oferowane w ramach licencji microsoft E3 lub E5.
Kiedy należy używać poszczególnych	Należy użyć do generowania standardowych dokumentów transakcyjnych, takich jak umowy o świadczenie usług i instrukcje pracy, gdy zmieniają się tylko określone części dokumentu. Dokumenty generowane na podstawie nowoczesnych szablonów zapewniają spójność i mniejsze szanse na ręczne błędy i literówki, które występują, gdy użytkownicy zmieniają sekcje dokumentu w swobodnym przepływie.	Tej metody należy użyć, gdy chcesz ustawić dokument jako przykład dla innych użytkowników. Możesz rozważyć użycie zwykłych szablonów dla dokumentów nieinterakcyjnych, takich jak stanowiska sprzedaży lub podsumowania kadry kierowniczej.
Standaryzacja generowania zawartości	Możesz dodać pola, a następnie skojarzyć je z różnymi źródłami danych tylko dla określonych sekcji zawartości, aby ułatwić użytkownikom generowanie dokumentów po opublikowaniu szablonu.	Po przekazaniu plik jest przechowywany jako plik w szablonie. Każdy użytkownik korzystający z szablonu musi odpowiednio zmienić zawartość.
Obsługiwane źródła danych	Pola można skojarzyć z listami programu SharePoint i magazynem terminów podczas tworzenia szablonów.	Nie dotyczy
Obsługiwane typy dokumentów	Tylko dokumenty firmy Microsoft Word (rozszerzenie .docx/.doc) są obecnie obsługiwane podczas tworzenia szablonu.	Możesz użyć dowolnego pliku do przekazania jako szablonu.
Zarządzanie szablonami	Po utworzeniu szablonu można edytować pola szablonu lub zarządzać nimi, zmieniać jego nazwę i publikować ponownie do użycia.	Nie dotyczy
Wersja robocza szablonów	Możesz tworzyć wersje robocze szablonów, zanim ostatecznie opublikujesz je do użycia przez innych użytkowników.	Nie ma możliwości tworzenia wersji roboczych zwykłych szablonów.
Przepływy pracy	Generowanie dokumentów z szablonów można zautomatyzować, konfigurując przepływy pracy usługi Power Automate.	Nie można skonfigurować przepływów pracy za pomocą zwykłych szablonów.

Wprowadzenie > Do tworzenia nowoczesnego szablonu