Udostępnij za pośrednictwem

Scenariusz: automatyczne generowanie rutynowych dokumentów za pomocą Microsoft Syntex

Użyj funkcji zestawu zawartości w Microsoft Syntex, aby tworzyć nowoczesne szablony dla plików, które należy regularnie tworzyć. Pliki mogą być następnie generowane na podstawie tych szablonów za pośrednictwem żądania ręcznego lub automatyzacji.

Używane funkcje:

  • Zestaw zawartości
  • Listy programu SharePoint
  • Power Automate

Obraz ogólnej osoby biznesowej korzystającej z komputera w środowisku produkcyjnym.

Raporty dotyczące rutynowej konserwacji

Zestaw zawartości umożliwia automatyzowanie generowania codziennych raportów inspekcji lub konserwacji. Raporty te zwykle zawierają dużo ustandaryzowanego tekstu z określonymi polami lub wartościami wprowadzonymi przez użytkownika po inspekcji.

Obecnie użytkownicy fizycznie sprawdzają części, a następnie wypełniają listę, formularz lub raporty z papieru fizycznego. Prowadzi to do większej ilości pracy nad przekształceniem tych danych w zawartość cyfrową, która może być dalej używana.

Aby zaimplementować rozwiązanie Microsoft Syntex:

Diagram przedstawiający kroki generowania rutynowych dokumentów przy użyciu narzędzia Syntex.

  1. Skonfiguruj bibliotekę dokumentów, w której chcesz przechowywać raporty. 

  2. Skonfiguruj listę programu SharePoint z wymaganymi kolumnami, które muszą zostać wypełnione przez pracowników pierwszej linii. 

  3. Przejdź do biblioteki dokumentów i utwórz nowoczesny szablon przy użyciu istniejącego raportu. Utwórz pola dla wartości wprowadzonych przez pracowników pierwszej linii. Skojarz pola z kolumnami wcześniej skonfigurowanej listy programu SharePoint. 

  4. Teraz utwórz przepływ usługi Power Automate przy użyciu akcji "Generowanie dokumentu przy użyciu Microsoft Syntex" i użyj wyzwalacza "Po utworzeniu elementu listy". Ta akcja gwarantuje, że za każdym razem, gdy nowy wpis zostanie dodany przez proces roboczy pierwszej linii do listy, zostanie wygenerowany nowy raport. 

  5. Za pomocą Microsoft Forms można utworzyć formularz dla pracowników pierwszej linii w celu wprowadzania wartości na liście lub uwidoczniania samej listy w celu dodania wartości. 

Teraz możesz przeglądać wszystkie raporty dzienne tworzone na podstawie wartości wprowadzonych przez pracowników pierwszej linii w formularzu. 

Uwaga

Chociaż w tym przykładzie jest używana lista programu SharePoint jako źródło danych, możesz użyć dowolnego źródła danych jako wyzwalacza do generowania dokumentów, jeśli masz dostęp do wymaganego łącznika usługi Power Automate. 


Zobacz więcej scenariuszy i przypadków użycia dla aplikacji Syntex