Zarządzaj danymi w aplikacji (podgląd)

Important

  • Jest to funkcja w wersji zapoznawczej.
  • Funkcje w wersji zapoznawczej nie są przeznaczone do użytku w środowiskach produkcyjnych i mogą mieć ograniczoną funkcjonalność. Te funkcje podlegają dodatkowym warunkom użytkowania i są dostępne przed oficjalną wersją, aby klienci mogli uzyskać wczesny dostęp i przekazać opinię.

Aplikacje często potrzebują danych, takich jak zadania, zasoby, żądania lub rekordy klientów. Gdy tworzysz aplikację w Microsoft Copilot Studio, możesz zacząć od przykładowych danych, przechowywać informacje w przeglądarce lub połączyć aplikację ze źródłem danych organizacyjnych.

Ten artykuł wyjaśnia najczęstsze sposoby, w jakie aplikacja pracuje z danymi oraz jak połączenia, tożsamość i uprawnienia wpływają na użytkowników aplikacji.

Note

Dostępne źródła danych i opcje przechowywania zależą od wersji podglądowej, Twojego środowiska, polityk administratora, licencji, uprawnień i istniejących połączeń.

Typowe sposoby pracy aplikacji z danymi

Aplikacja może stosować jedno lub więcej z poniższych metod.

Approach Jak to działa Kiedy należy go używać
Dane przykładowe Copilot Studio generuje reprezentatywne rekordy jako część aplikacji, dzięki czemu możesz zobaczyć jej projekt i zachowanie. Używaj go podczas eksploracji pomysłu lub dopracowywania aplikacji przed podłączeniem danych biznesowych.
Dane lokalne w przeglądarce Aplikacja przechowuje informacje w obecnej przeglądarce, a nie w źródle danych organizacji. Używaj go do osobistych lub samodzielnych doświadczeń, gdzie informacje nie muszą być udostępniane między użytkownikami czy urządzeniami.
Połączone dane organizacyjne Aplikacja odczytuje lub aktualizuje istniejące źródło organizacyjne poprzez połączenie w swoim środowisku. Używaj go, gdy dane muszą być przechowywane, centralnie zarządzane lub dostępne dla innych uprawnionych użytkowników.

Niektóre aplikacje nie potrzebują przechowywania danych. Na przykład kalkulator lub przetwornica jednostkowa może generować wyniki bez ich zapisywania. Aplikacja może również korzystać z wielu źródeł, w zależności od możliwości i polityk środowiska.

Wybierz podejście oparte na danych

Użyj następujących pytań, aby zdecydować, jak aplikacja powinna pracować z danymi:

Question Zalecane podejście
Czy nadal eksplorujesz projekt? Zacznij od przykładowych danych.
Czy informacje muszą pozostać tylko w przeglądarce jednej osoby? Przechowywanie lokalnie w przeglądarce może wystarczyć.
Czy rekordy muszą być współdzielone, centralnie zarządzane lub dostępne na różnych urządzeniach? Połącz źródło danych organizacyjnych.
Czy te dane już istnieją? Połącz istniejącą tabelę zamiast tworzyć kopię.
Czy aplikacja potrzebuje miejsca do przechowywania nowych rekordów? Połącz z obsługiwaną listą programu SharePoint lub odpowiednią istniejącą tabelą organizacyjną.
Czy zaczynasz od arkusza kalkulacyjnego? Zdecyduj, czy plik jest kontekstem autorskim, aktywnym połączeniem Excel, czy wejściem, które użytkownicy przesyłają do działającej aplikacji.

Zacznij od danych próbnych

Jeśli nie podłączysz istniejącego źródła, Copilot Studio może wygenerować przykładowe dane odpowiadające opisanej przez Ciebie aplikacji. Przykładowe dane ułatwiają podgląd i testowanie wczesnej wersji aplikacji.

Traktuj dane próbne jako reprezentatywną treść, a nie jako miejsce do przechowywania dokumentacji firmowych. Zmiany wprowadzone podczas korzystania z danych próbek mogą się zresetować po ponownym ładowaniu aplikacji lub gdy Copilot Studio regeneruje część aplikacji.

Przykładowe rekordy mogą być również dołączone do samej wygenerowanej aplikacji. W rezultacie odświeżanie podglądu aplikacji nie jest wiarygodnym sposobem na określenie, gdzie aplikacja przechowuje swoje dane. Przed poleganiem na nich w przechowywaniu informacji przejrzyj dane i połączenia aplikacji.

Przechowywanie danych aplikacji w przeglądarce

Niektóre samodzielne aplikacje mogą przechowywać informacje w przeglądarce. Lokalne dane przeglądarki mogą pozostać po odświeżeniu, ale nie są tym samym co połączone dane organizacyjne.

Dane lokalne przeglądarki ogólnie:

  • Jest dostępny tylko w profilu przeglądarki, w którym go utworiłeś
  • Nie jest automatycznie udostępniany innym użytkownikom aplikacji
  • Może nie być dostępny na innym urządzeniu
  • Nie jest zarządzany jako SharePoint, Dataverse ani inny powiązany rekord danych

Korzystaj z organizacyjnego źródła danych, gdy musisz udostępniać rekordy, zarządzać danymi centralnie lub udostępniać dane na różnych urządzeniach.

Przechowuj i używaj danych organizacyjnych

Powiązane dane organizacyjne mogą wspierać dwa powiązane procesy pracy:

  • Przechowywanie rekordów tworzonych lub aktualizowanych przez użytkowników
  • Praca z tabelami, których już używa Twoja organizacja

Konfiguracja może się różnić w zależności od źródła danych. Copilot Studio obsługuje obsługiwany proces połączenia i generuje konfigurację aplikacji potrzebną do pracy z wybranymi danymi. Połączona tabela może zawierać istniejące rekordy i nadal otrzymywać nowe rekordy z aplikacji.

Note

Ten artykuł koncentruje się na powiązaniach z tabelami przechowującymi rekordy aplikacji. Łączniki mogą także rozszerzać możliwości aplikacji poprzez działania usługowe, takie jak wysłanie e-maila do Outlook, utworzenie wydarzenia w kalendarzu czy opublikowanie wiadomości Microsoft Teams.

Akcje serwisowe nie zapewniają przechowywania rekordów aplikacji. Dowiedz się więcej w artykule Omówienie łączników.

Korzystaj z list SharePoint

Korzystaj z list SharePoint, gdy Twoja aplikacja potrzebuje prostych, listowych danych zespołowych. W zależności od obsługiwanego scenariusza podglądu, Copilot Studio może połączyć aplikację z istniejącą listą lub utworzyć nowe listy na stronie SharePoint, z której możesz korzystać.

Copilot Studio może pytać, które rekordy aplikacji chcesz przechowywać, czy korzystać z istniejącej strony SharePoint oraz do której strony powinny należeć te listy. Utworzenie lub użycie połączenia może wymagać Twojego zatwierdzenia oraz uprawnień do wybranej witryny i list.

Important

Tworzenie nowej strony SharePoint dla aplikacji nie jest dostępne we wszystkich wersjach podglądowych. Potwierdź opcje pokazane w Copilot Studio przed zaprojektowaniem aplikacji opartej na nowo utworzonej stronie.

Wykorzystaj dane z istniejących tabel Dataverse

Używaj Dataverse, gdy aplikacja powinna pracować ze strukturalnymi danymi organizacyjnymi, którymi Twoja organizacja już zarządza w środowisku Power Platform. W trybie podglądowym Copilot Studio łączy aplikacje z istniejącymi tabelami Dataverse.

Important

Tworzenie nowych tabel Dataverse nie jest wspierane we wszystkich wersjach podglądowych. Potwierdź opcje pokazane w Copilot Studio przed zaprojektowaniem aplikacji opartej na nowo utworzonym modelu danych Dataverse.

Copilot Studio może poprosić o wybranie środowiska, tabeli i połączenia w Dataverse. Musisz mieć uprawnienia do korzystania z wybranej tabeli i wykonywania operacji wymaganych przez aplikację.

Porównaj listy SharePoint i Dataverse

Zarówno listy SharePoint, jak i Dataverse przechowują dane organizacyjne pod zarządzaniem administratora, ale odpowiadają różnym potrzebom. Jeśli obie opcje są dostępne, użyj poniższego porównania, aby wybrać najlepszą opcję wyboru.

Rozważ następujące kwestie Listy SharePoint Dataverse
Wybierz tę opcję, gdy Twoje dane są w formie listy, a Twój zespół już pracuje w SharePoint Twoja organizacja już zarządza danymi strukturalnymi w Dataverse
Dobrze Zespołowe narzędzia do śledzenia, inwentarze, żądania i proste rejestry Powiązane rejestry biznesowe, zarządzane procesy oraz ustalone modele danych
Zarządzane w Witryna programu SharePoint Środowisko Power Platform
relacje Kolumny wyszukiwania między listami Zdefiniowane relacje między tabelami
Permissions Uprawnienia do strony i listy SharePoint Role bezpieczeństwa w Dataverse oraz uprawnienia do tabel lub rekordów
Praca z danymi Ludzie mogą przeglądać i utrzymywać rekordy bezpośrednio w SharePoint Twórcy i administratorzy zarządzają danymi za pomocą narzędzi Dataverse i Power Platform
Zapowiedź Copilot Studio Obsługiwane scenariusze mogą tworzyć lub korzystać z list SharePoint połącz się z istniejącymi tabelami Dataverse; tworzenie nowych tabel może nie być dostępne

Wskazówka

Wybierz SharePoint, gdy dane są naturalnie prostą listą zespołów. Wybierz Dataverse, gdy aplikacja powinna korzystać z istniejącego modelu danych lub potrzebuje relacji i bezpieczeństwa zarządzanego przez Dataverse. Dostępność nadal zależy od środowiska i polityk administratora.

Po podłączeniu tabeli SharePoint lub Dataverse, przejrzyj dane i połączenia aplikacji, aby potwierdzić, z którego źródła korzysta.

Połącz się z innymi istniejącymi tabelami

Jeśli Twoja organizacja już posiada dane potrzebne aplikacji, poproś agenta o połączenie aplikacji z tym źródłem. Oprócz SharePoint i Dataverse, aplikacja może współpracować z innymi tabelarzowymi źródłami dostępnymi w jej środowisku, takimi jak Excel czy SQL.

Połączenia danych pozwalają aplikacji czytać lub zapisywać wiersze w ustrukturyzowanym źródle. Dokładna konfiguracja różni się w zależności od źródła, ale Copilot Studio prowadzi Cię przez wybór danych i połączenia, z których powinna korzystać aplikacja.

Dowiedz się, jak aplikacja może korzystać z pliku Excel lub CSV w Pracy z Excel i plikami CSV. Dostępne mogą być także inne źródła tabelaryczne. Dostępność zależy od środowiska aplikacji. Przejrzyj i przetestuj wyniki przed publikacją aplikacji, zwłaszcza gdy użytkownicy aplikacji mogą dodać, aktualizować lub usuwać rekordy.

Zmień lub odśwież połączenie danych

Jeśli źródło, struktura tabeli lub połączenie się zmieni, poproś agenta o aktualizację połączenia danych aplikacji. Przejrzyj zaktualizowane pola i ponownie przetestuj aplikację przed publikacją. Unikaj bezpośredniej zmiany wygenerowanego kodu połączenia.

Dostępność połączeń i polityki administratora

Aplikacje mogą korzystać ze źródeł danych i połączeń, które są dostępne i dozwolone w ich środowisku. Polityki danych i inne mechanizmy administratorskie decydują o dostępnych źródłach i połączeniach.

Aplikacje Copilot Studio mogą mieć dostęp do części szerszego katalogu złączy. Dowiedz się, jak administratorzy klasyfikują i kontrolują konektory w politykach danych.

Źródło danych lub połączenie mogą być niedostępne z jednego z tych powodów:

  • Polityka to blokuje.
  • Katalog konektorów środowiska tego nie zawiera.
  • Wymagane połączenie nie istnieje.
  • Twoje konto nie ma pozwolenia na korzystanie z niego.
  • Wymagana licencja nie jest dostępna.

Skontaktuj się ze swoim administratorem, jeśli spodziewasz się, że dane źródło danych będzie dostępne, ale nie możesz go wybrać ani wykorzystać.

Praca z plikami Excel i CSV

Możesz używać plików na kilka sposobów, w zależności od tego, czy chcesz podać kontekst, połączyć dane na żywo, czy pozwolić użytkownikom aplikacji przesłać plik.

Dołącz plik podczas tworzenia aplikacji

Wybierz + w czacie, aby dołączyć plik, który da agentowi więcej kontekstu. Na przykład zeszyt ćwiczeń może pomóc agentowi zrozumieć pola i informacje, które aplikacja powinna wyświetlać. Dołączenie pliku jako kontekstu nie tworzy trwałego połączenia z tym plikiem.

Podłącz tabelę programu Excel

Gdy dostępne jest połączenie Excel, Copilot Studio może połączyć aplikację z tabelą w zeszycie Excel. To połączenie wykorzystuje dane w czasie rzeczywistym, a nie jednorazowy załącznik pliku. Skoroszyt musi zawierać zdefiniowaną tabelę programu Excel, a dostępność łącznika i uprawnienia nadal mają zastosowanie.

Dodaj plik do aplikacji

Copilot Studio może również wygenerować doświadczenie aplikacji, w którym użytkownik wybiera plik Excel lub CSV, który aplikacja przetwarza w przeglądarce. W tym przypadku plik jest wprowadzany do działającej aplikacji. Nie staje się automatycznie centralnie współdzielonym ani ciągłie synchronizowanym źródłem danych.

Zrozumienie tożsamości i uprawnień

Aplikacje uzyskują dostęp do powiązanych danych w imieniu zalogowanego użytkownika.

Ten warunek oznacza:

  • Aplikacja nie daje automatycznie komuś dostępu do danych, z których nie mogliby inaczej skorzystać.
  • Różni użytkownicy mogą widzieć różne dane w zależności od swoich uprawnień.
  • Użytkownik może potrzebować utworzenia lub zgody na połączenie przy pierwszym użyciu aplikacji.
  • Operacja z podłączonymi danymi może zawiódć, jeśli użytkownik nie ma do tego uprawnień.

Important

Udostępnianie aplikacji i udostępnianie jej danych to oddzielne działania. Danie komuś pozwolenia na otwarcie aplikacji nie daje automatycznie dostępu do jej list SharePoint, tabel Dataverse, zeszytów ćwiczeń czy innych powiązanych źródeł.

Przed opublikowaniem przetestuj aplikację przy użyciu konta, które ma uprawnienia zbliżone do uprawnień jej docelowych użytkowników.

Przygotuj dane z aplikacji do publikacji

Powszechnym workflow jest następujący:

  1. Opisz aplikację i przejrzyj podgląd aplikacji.
  2. Doprecyzuj pola, ekrany i akcje, korzystając z przykładowych lub lokalnych danych przeglądarkowych.
  3. Połącz źródło danych organizacyjnych, niezależnie od tego, czy jest skonfigurowane dla aplikacji, czy już istnieje.
  4. Sprawdź dane i połączenia aplikacji.
  5. Testuj z kontami reprezentującymi zamierzonych użytkowników.
  6. Opublikuj aplikację.
  7. Udostępnij aplikację i osobno potwierdź, że jej użytkownicy mają dostęp do danych źródłowych.

Możesz też zacząć bezpośrednio od istniejących danych organizacyjnych, gdy już wiesz, z którego źródła powinna korzystać aplikacja.

Zarządzaj połączeniami w swojej aplikacji

Gdy aplikacja współpracuje ze źródłem organizacyjnym lub zewnętrzną usługą, robi to przez łącznik — gotowe połączenie z usługą taką jak Outlook, SharePoint czy Dataverse. Połączenie to autoryzowane połączenie między Twoją aplikacją a jednym z tych złączy. Łączniki są dostępne dla szerokiej gamy usług Microsoft i usług innych firm; aby je przejrzeć, zobacz dokumentację łączników.

Połączenia nie tworzysz ręcznie. Opisać, co chcesz, aby aplikacja robiła, a Copilot Studio dodaje konektor, którego aplikacja potrzebuje. Na przykład, poproszenie aplikacji o wysłanie wiadomości po dodaniu rekordu dodaje połączenie do złącza poczty. Aby usunąć, wystarczy poprosić na czacie o usunięcie nawiązanej więzi.

Połączenia wpływają na osoby korzystające z Twojej aplikacji w następujący sposób.

Rozważenie Co to znaczy
Identity Każda osoba, która otworzy aplikację, loguje się do konektorów, z których korzysta, swoim własnym kontem. Twoje dane uwierzytelniające nie są udostępniane osobom, z którymi udostępniasz aplikację.
Permissions Ponieważ każda osoba łączy się jako ona sama, widzi tylko te zapisy, do których dostęp ma jej własne konto. Dwie osoby mogą otworzyć tę samą aplikację i zobaczyć różne wyniki.
Availability Polityki administratora określają, które konektory mogą być używane w Twojej organizacji. Twoi administratorzy ustawiają te polityki w Microsoft Admin Center.

Jeśli oczekiwane złącze nie jest dostępne, najczęściej powodem jest polityka administratora. Skontaktuj się ze swoim administratorem, aby dowiedzieć się, które złącza są dozwolone w Twoim środowisku.

Przejrzyj połączenia w swojej aplikacji

Aby zobaczyć, jakich połączeń używa Twoja aplikacja, wybierz nazwę aplikacji na pasku poleceń, a następnie wybierz Połączenia. Każde połączenie zawiera ikonę, nazwę złącza oraz krótki opis jego działania. Możesz przeszukać listę według nazwy lub opisu.

Rozwiązywanie problemów z danymi i połączeniami w Twojej aplikacji

  • Zmiany znikają po ponownym ładowaniu aplikacji. Aplikacja może korzystać z danych próbnych lub innego tymczasowego źródła danych. Przejrzyj sekcje Dane i Połączenia oraz poproś agenta o połączenie organizacyjnego źródła danych.
  • Dane pozostają po odświeżeniu, ale inni użytkownicy ich nie widzą. Aplikacja może korzystać z lokalnego przechowywania w przeglądarce. Informacje lokalne w przeglądarce nie są automatycznie udostępniane między użytkownikami, przeglądarkami czy urządzeniami.
  • Nie ma dostępu do źródła danych ani połączenia. Źródło danych może być niedostępne lub zablokowane w środowisku. Potwierdź, że połączenie istnieje i czy polityka administratora, uprawnienia i licencjonowanie na to pozwalają.
  • Użytkownik może otworzyć aplikację, ale nie widzi jej danych. Otwarcie aplikacji nie daje zgody na jej podstawowe dane. Potwierdź, że użytkownik ma dostęp do listy SharePoint list, tabeli Dataverse, zeszytu roboczego lub innego źródła i wyraził zgodę na wymagane połączenie.
  • Zmiany w załączonym pliku nie pojawiają się w aplikacji. Dołączony plik zapewnia kontekst do tworzenia aplikacji, ale nie jest automatycznie aktywnym połączeniem. Połącz tabela programu Excel przez dostępny konektor, jeśli aplikacja potrzebuje odczytać aktualne dane z zeszytu.
  • Podłączone źródło się zmieniło, ale aplikacja nadal korzysta ze starszej struktury. Wygenerowane połączenie może wymagać odświeżenia lub ponownego utworzenia, aby aplikacja mogła korzystać ze zaktualizowanego schematu. Przed ręczną zmianą generowanego kodu aplikacji sprawdź źródło i połączenie.
  • Last updated on