Dane programu Excel nie zachowują formatowania w operacjach korespondencji seryjnej w programie Word
Jeśli wykonujesz korespondencję seryjną w Microsoft Word i używasz arkusza Microsoft Excel jako źródła danych dla listy adresatów, niektóre dane liczbowe mogą nie zachować formatowania podczas scalania.
To zachowanie ma zastosowanie do sformatowanych wartości procentowych, wartości walut i kodów pocztowych, jak pokazano w poniższej tabeli:
| Formatowanie | W danych programu Excel | W polu scalania programu Word |
|---|---|---|
| Procent | 50% | .5 |
| Waluta | 12,50$ | 12,5 |
| Kod pocztowy | 07865 | 7895 |
Przyczyna
To zachowanie występuje, ponieważ dane na liście adresatów w programie Word są wyświetlane w formacie natywnym, w którym przechowuje je program Excel, bez formatowania stosowanego do komórek arkusza przechowujących dane.
Rozwiązanie
Aby rozwiązać ten problem, skorzystaj z jednej z następujących metod.
Metoda 1
Użyj dynamicznej wymiany danych (DDE), aby nawiązać połączenie z arkuszem programu Excel zawierającym dane, których chcesz użyć.
- Uruchom program Word, a następnie otwórz nowy pusty dokument.
- Wybierz pozycje Plik>Opcje.
- Na karcie Zaawansowane przejdź do sekcji Ogólne.
- Zaznacz pole wyboru Potwierdź konwersję formatu pliku po otwarciu, a następnie wybierz przycisk OK.
- Na karcie Korespondencja wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną, a następnie wybierz pozycję Kreator korespondencji seryjnej — krok po kroku.
- W okienku zadań Korespondencja seryjna wybierz typ dokumentu, nad którym chcesz pracować, a następnie wybierz pozycję Dalej.
- W obszarze Wybierz dokument początkowy wybierz dokument początkowy, którego chcesz użyć, a następnie wybierz pozycję Dalej.
- W obszarze Wybierz adresatów wybierz pozycję Użyj istniejącej listy, a następnie wybierz pozycję Przeglądaj.
- W oknie dialogowym Wybieranie źródła danych znajdź folder zawierający skoroszyt programu Excel, którego chcesz użyć jako źródła danych, wybierz skoroszyt, a następnie wybierz pozycję Otwórz.
- W oknie dialogowym Potwierdzanie źródła danych zaznacz pole wyboru Pokaż wszystko. wybierz pozycję Arkusze programu MS Excel za pośrednictwem DDE (*.xls), a następnie wybierz przycisk OK.
- W oknie dialogowym Microsoft Excel w obszarze Nazwany lub zakres komórek wybierz zakres komórek lub arkusz zawierający dane, których chcesz użyć, a następnie wybierz przycisk OK.
Uwaga
Dane będą teraz wyświetlane w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej z tym samym formatowaniem, które jest wyświetlane w arkuszu programu Excel.
Metoda 2
Sformatuj pole programu Excel zawierające kod pocztowy jako tekst.
- W programie Excel wybierz kolumnę zawierającą pole Kod pocztowy.
- Na karcie Narzędzia główne przejdź do grupy Komórki. Następnie wybierz pozycję Format i pozycję Formatuj komórki.
- Wybierz kartę Liczba.
- W obszarze Kategoria wybierz pozycję Tekst, a następnie wybierz przycisk OK.
- Zapisz źródło danych. Następnie kontynuuj operację korespondencji seryjnej w programie Word.