Czy opłaca się automatyzować ten proces?

Teraz czas na rozważenie nakładu pracy na pozyskanie rozwiązania i zadecydowanie, czy jest on uzasadniony. Ta wartość obejmuje ważenie wartości biznesowej względem kosztów automatyzowania procesu. Wartość biznesowa to ciągłe korzyści, które firma czerpie z projektu.

Koszty niepodjęcia żadnych działań

Aby dowiedzieć się, czy ten proces jest cenny, należy najpierw porozumieć koszty braku rozwiązania problemu.

W ramach definiowania wartości biznesowej, która ma zostać wykorzystana z rozwiązania Microsoft Power Platform, należy polepszyć zrozumienie, w jaki sposób organizacja wystawia koszty w aktualny sposób. Innymi słowy, nie należy mierzyć kosztów wykonania żadnych działań.

Aby obliczyć bieżący koszt, zidentyfikuj czas poświęcony na realizację bieżącego procesu i pomnóż według kosztów wykonywanych przez pracowników. Koszt roczny można zmierzyć, określając koszt przeprowadzenia jednokrotnego przetwarzania, a następnie pomnożyć przez liczbę razy w roku proces. Dodanie innych kosztów, takich jak licencje na oprogramowanie, papier i opłaty itp.

Przykład: koszt bieżącego procesu wydatków

Pierwszą rzeczą, którą musimy zrozumieć, jest to, ile kosztuje organizacja dalsze ręczne wykonywanie procesu raportowania wydatków? Oto, co odkryliśmy, rozmawiając z naszymi kolegami:

• Okazało się, że zebranie wszystkich rachunków i ręczne wypełnienie raportu z wydatków zajmuje im mniej więcej godzinę tygodniowo. Abhay wskazuje, że istnie około 140 raportów z wydatków na tydzień. Dowiedzieliśmy się również, że w pełni załadowany koszt każdego członka zespołu to w przybliżeniu $90/godz.

  (140 raportów z wydatków × 1 godzina/tydzień) × $90 = $12 600/tydzień

  52 tygodni × $12 600 = $655 200 rocznie

• Nie przegląda ani nie zatwierdza raportów dotyczących wydatków. To wystarczy, aby Abhay i zespół zakończyły. Ponieważ Nick nie monitoruje regularnie wydatków zespołu, jest to ważna szansa na sprawdzenie wydatków, obserwowanie oszustw i optymalizowanie wydatków zespołu.

• Firma Abhay powiadomiła nas, że zespół poświęca około 15 minut na raport wydatków, odbiera przeciętne 140 raportów w tygodniu i wysyła 25 procent z tych raportów z powodu brakujących informacji.

  Przegląd wstępny: 140 raporty o wydatkach × 15-minutowy przegląd = 35 godzin

  Wstępny przegląd: 35 godzin × $90 = $3 150 na tydzień = $163 800/rok

  Przegląd ponowny: 35 raporty o wydatkach × 15-minutowy przegląd = 8,75 godzin

  Ponowny przegląd: 8,75 godzin × $90/godz. = $787,50/tydzień = $40 950/rok

  Łączny koszt tygodniowy: $3 937,50

  Łączny koszt roczny: $204 750

• Po zweryfikowaniu dokładności raportu z wydatków, każdy raport z wydatków zajmuje około 7 minut, aby wyszukać kody księgi głównej dla każdej kategorii wydatków i zapisać je w każdym wierszu raportu z wydatków.

  140 raporty o wydatkach × 7 min z kodowania = 16,5 godzin/tydzień = $1485/tydzień = $77 220/rok

• Utworzenie arkusza płatności w systemie finansowym w celu przetworzenia płatności i pojawienie się w raporcie finansowym Charlotte zajmuje około 10 minut na raport z wydatków.

  140 raporty o wydatkach × 10 min = $23,8 godzin/tydzień = 2142/tydzień = $111 384/rok

• Charlotta chce co tydzień przejrzeć budżet, ale raport nie będzie można otrzymać dopiero w czwartek, po zakończeniu przeglądu przez Abhaya i powrocie do raportów, w których brak informacji. (Mimo że nie jest to koszt pieniężny, wpływa to na działalność biznesową).

Firma ponosi koszty w całym procesie:

$655 200 + $204 750 + $77 220 + $111 384 = $1 048 554

Następny krok: Definiowanie wartości biznesowej

Uwaga

Czy możesz poinformować nas o preferencjach dotyczących języka dokumentacji? Wypełnij krótką ankietę. (zauważ, że ta ankieta jest po angielsku)

Ankieta zajmie około siedmiu minut. Nie są zbierane żadne dane osobowe (oświadczenie o ochronie prywatności).