Przygotowywanie procesów i danych

Artykuł
04/29/2024

Zanim będzie można efektywnie użyć możliwości badania procesów w usłudze Power Automate, musisz zrozumieć:

Wymagania dotyczące danych.
Skąd można pobrać dane dzienników z aplikacji.
Jak podłączyć się do źródła danych.

Przedstawiamy krótki film wideo na temat przekazywania danych w celu korzystania z możliwości badania procesów:

Wymagania dotyczące danych

Dzienniki zdarzeń i dzienniki działań to tabele przechowywane w Twoim systemie rekordów, w których są dokumentowane występujące zdarzenia lub wykonywane działania. Na przykład czynności wykonywane w aplikacji do zarządzania relacjami z klientem (CRM) są zapisywane jako dziennik zdarzeń w aplikacji CRM. Aby wyodrębnianie procesów analizowało dziennik zdarzeń, niezbędne są następujące pola:

Identyfikator przypadku

ID sprawy powinno reprezentować instancję Twojego procesu i często jest obiektem, na którym proces działa. Może to być „identyfikator pacjenta” w przypadku procesu odprawy pacjenta, „identyfikator zamówienia” w przypadku procesu składania zamówienia lub „identyfikator wniosku” w przypadku procesu zatwierdzania. Ten identyfikator musi być obecny dla wszystkich działań w dzienniku.
Nazwa działania

Działania są krokami procesu, a nazwy działań opisują każdy krok. W typowym procesie zatwierdzania działania mogą mieć następujące nazwy: „prześlij żądanie”, „żądanie zatwierdzone”, „żądanie odrzucone” oraz „popraw żądanie”.
Początkowy znacznik czasu i końcowy znacznik czasu

Znaczniki czasu wskazują dokładny czas, w którym miało miejsce zdarzenie lub czynność. Dzienniki zdarzeń mają tylko jeden znacznik czasu. Wskazuje czas, w którym zdarzenie lub działanie wystąpiło w systemie. Dzienniki aktywności mają dwa znaczniki czasu: początkowy i końcowy. Wskazują one początek i koniec każdego zdarzenia lub czynności.

Analizę można również rozszerzyć, wprowadzając opcjonalne typy atrybutów:
- Zasób
  
  Zasób ludzki lub techniczny wykonujący określone zdarzenie.
- Atrybut poziomu zdarzenia
  
  Dodatkowy atrybut analityczny, który ma inną wartość dla każdego zdarzenia, na przykład działu wykonującego daną czynność.
- Atrybut poziomu sprawy (pierwsze zdarzenie)
  
  Atrybut na poziomie sprawy to dodatkowy atrybut, który z analitycznego punktu widzenia jest uważany za mający pojedynczą wartość dla sprawy (na przykład Kwota faktury w USD). Jednak rejestr zdarzeń, który ma zostać pozyskany, niekoniecznie musi być zgodny ze spójnością poprzez posiadanie tej samej wartości dla określonego atrybutu dla wszystkich zdarzeń w dzienniku zdarzeń. Zapewnienie tego może nie być możliwe, na przykład, gdy używane jest przyrostowe odświeżanie danych. Power Automate Process Mining przyjmuje dane w niezmienionej postaci, przechowując wszystkie wartości podane w dzienniku zdarzeń, ale wykorzystuje tak zwany mechanizm interpretacji atrybutów na poziomie sprawy do pracy z atrybutami na poziomie sprawy.
  
  Innymi słowy, za każdym razem, gdy atrybut jest używany do określonej funkcji, która wymaga wartości poziomu zdarzenia (na przykład filtrowania na poziomie zdarzenia), produkt używa wartości poziomu zdarzenia. Ilekroć potrzebna jest wartość na poziomie przypadku (na przykład filtr na poziomie przypadku, analiza przyczyny źródłowej), używa ona zinterpretowanej wartości, która jest pobierana z chronologicznie pierwszego zdarzenia w przypadku.
Atrybut poziomu sprawy (ostatnie zdarzenie)

To samo, co atrybut poziomu sprawy (pierwsze zdarzenie), ale w przypadku interpretacji na poziomie sprawy wartość jest pobierana z chronologicznie ostatniego zdarzenia w sprawie.
Finansowe na wydarzenie

Stały koszt/przychód/wartość liczbowa, która zmienia się w zależności od wykonywanej czynności, na przykład koszty usług kurierskich. Wartość finansowa jest obliczana jako suma (średnia, minimalna, maksymalna) wartości finansowych dla każdego zdarzenia.
Finansowe na przypadek (pierwsze zdarzenie)

Atrybut Financial per Case jest dodatkowym atrybutem numerycznym, który z analitycznego punktu widzenia jest uważany za posiadający pojedynczą wartość dla każdego przypadku (na przykład Kwota faktury w USD). Jednak rejestr zdarzeń, który ma zostać pozyskany, niekoniecznie musi być zgodny ze spójnością poprzez posiadanie tej samej wartości dla określonego atrybutu dla wszystkich zdarzeń w dzienniku zdarzeń. Zapewnienie tego może nie być możliwe, na przykład, gdy używane jest przyrostowe odświeżanie danych. Power Automate Process Mining przyjmuje dane w niezmienionej postaci, przechowując wszystkie wartości podane w dzienniku zdarzeń. Wykorzystuje jednak tak zwany mechanizm interpretacji atrybutów na poziomie przypadku do pracy z atrybutami na poziomie przypadku.

Innymi słowy, za każdym razem, gdy atrybut jest używany do określonej funkcji, która wymaga wartości poziomu zdarzenia (na przykład filtrowania na poziomie zdarzenia), produkt używa wartości poziomu zdarzenia. Ilekroć potrzebna jest wartość na poziomie przypadku (na przykład filtr na poziomie przypadku, analiza przyczyny źródłowej), używa ona zinterpretowanej wartości, która jest pobierana z chronologicznie pierwszego zdarzenia w przypadku.
Finansowe na przypadek (ostatnie zdarzenie)

To samo, co Financial Per Case (pierwsze zdarzenie), ale w przypadku interpretacji na poziomie sprawy wartość jest pobierana z chronologicznie ostatniego zdarzenia w sprawie.

Skąd można pobrać dane dzienników z aplikacji

Możliwość badania procesów wymaga danych dziennika zdarzeń do zbadania procesu. Mimo że wiele tabel istniejących w bazie danych aplikacji zawiera bieżący stan danych, nie mogą one zawierać rekordu historycznego minionych zdarzeń, który jest wymaganym formatem dziennika zdarzeń. Na szczęście w wielu większych aplikacjach ten historyczny rekord lub dziennik jest często przechowywany w konkretnej tabeli. Na przykład, wiele aplikacji Dynamics przechowuje ten rekord w tabeli Działania. Inne aplikacje, takie jak SAP lub Salesforce, mają podobne koncepcje, ale nazwa może być inna.

W tych tabelach, które rejestrują rekordy historyczne, sposób, struktura danych może być złożona. Być może będziesz musiał dołączyć do tabeli logów inne tabele w bazie danych aplikacji, aby uzyskać określone identyfikatory lub nazwy. Ponadto, nie wszystkie wydarzenia, które Cię interesują są rejestrowane. Konieczne może być określenie, które zdarzenia powinny być przechowywane, a które odfiltrowywane. Jeśli potrzebujesz pomocy, powinieneś skontaktować się z zespołem IT, który zarządza tą aplikacją, aby dowiedzieć się więcej.

Łączenie ze źródłem danych

Zaletą bezpośredniego łączenia się z bazą danych jest utrzymywanie aktualnego raportu procesu wraz z najnowszymi danymi ze źródła danych.

Power Query obsługuje wiele różnych łączników, które zapewniają możliwość łączenia i importowania danych z odpowiednich źródeł danych w funkcji badania procesów. Do powszechnych łączników należą Tekst/CSV, Microsoft Dataverse i Baza danych SQL Server. Jeśli używasz aplikacji, np. CENS, lub Salesforce, możesz mieć możliwość bezpośredniego łączenia się z tymi źródłami danych za pośrednictwem ich łączników. Więcej informacji na temat obsługiwanych łączników i jak z nich korzystać można znaleźć na Łączniki w usłudze Power Query.

Wypróbuj możliwość badania procesów za pomocą łącznika Tekst/CSV

Jednym ze sposobów wypróbowania funkcji badania procesów bez względu na to, gdzie źródło danych znajduje się z łącznikiem Tekst/CSV. Może wystąpić konieczność pracy z administratorem bazy danych w celu wyeksportowania niewielkiej próbki dziennika zdarzeń jako pliku CSV. Po otrzymaniu pliku CSV można go zaimportować do możliwości badania procesów, wykonując następujące kroki w oknie wyboru źródła danych.

Uwaga

Aby korzystać z łącznika Tekst/CSV, musisz mieć zainstalowany program OneDrive dla Firm. Jeśli nie masz usługi OneDrive dla Firm, rozważ użycie pustej tabeli zamiast tekstu/CSV, tak jak w kroku 3. Nie będzie można zaimportować tylu rekordów w pustej tabeli.

Na stronie głównej badania procesów utwórz proces, wybierając opcję Zacznij tutaj.
Wprowadź nazwę procesu i wybierz Utwórz.
Na ekranie Wybierz źródło danych wybierz Wszystkie kategorie>Tekst/CSV.
Wybieranie przycisku Przeglądaj OneDrive. Konieczne może być uwierzytelnienie.
Przekaż dziennik zdarzeń, wybierając ikonę Prześlij w prawym górnym rogu i wybierając opcję Pliki.
Prześlij dziennik zdarzeń, wybierz plik z listy, a następnie wybierz opcję Otwórz, aby użyć tego pliku.

Używanie łącznika Dataverse

Łącznik Dataverse nie jest obsługiwany w Microsoft Power Platform. Należy połączyć się z nim za pomocą łącznika OData, co wymaga kilku dodatkowych kroków.

Upewnij się, że masz dostęp do środowiska Dataverse.
Potrzebny jest adres URL środowiska Dataverse, z którym próbujesz się połączyć. Zazwyczaj wygląda to tak:

Aby dowiedzieć się, jak znaleźć adres URL, przejdź do strony znajdowanie adresu URL środowiska Dataverse.
Na ekranie Power Query — wybierz źródło danych wybierz OData.
W polu tekstowym adresu URL wpisz api/data/v9.2 na końcu adresu URL, aby wyglądał następująco:
W obszarze Poświadczenia połączenia wybierz opcję Konto organizacyjne w polu Typ uwierzytelniania.
Wybierz Zaloguj się i wprowadź hasło.
Wybierz Dalej.
Rozwiń folder OData. Powinny być widoczne wszystkie tabele usługi Dataverse w danym środowisku. Przykładowo, tabela Działania nosi nazwę activitypointers.
Zaznacz pole wyboru obok tabeli, którą chcesz zaimportować, a następnie wybierz opcję Dalej.

Share via