Samouczek: Wprowadzenie do możliwości badania procesów

Ten samouczek pozwoli Ci doświadczyć możliwości badania procesów na przykładowych danych. W tym poradniku utworzysz proces, zaimportujesz dane, a następnie je przeanalizujesz.

Uwaga

Jeśli nie widzisz wszystkich funkcji opisanych w tym artykule i używasz środowiska domyślnego, utwórz nowe środowisko i spróbuj ponownie.

Pobierz przykładowe dane

W celu zapoznania się z samouczkiem dotyczącym eksploracji procesów, pobierz przykładowy plik CSV dziennika zdarzeń:

• wersja angielskia
• wersja francuska

Przykładowe dane w tym poradniku mają charakter wyłącznie ilustracyjny i są fikcyjne. Żadne rzeczywiste skojarzenia nie są zamierzone ani wnioskowane.

Utwórz proces

Uwaga

Jeśli napotkasz komunikat o błędzie podczas próby utworzenia i przeanalizowania procesu, może to być spowodowane brakiem roli zabezpieczeń. Aby rozwiązać ten problem, skontaktuj się administratorem środowiska i poproś o przypisanie roli zabezpieczeń Twórca środowiska.

1. Zaloguj się do usługi Power Automate.
2. Wybierz środowisko.
3. W okienku nawigacji z lewej strony wybierz pozycję Badanie procesów.
4. W sekcji Tworzenie nowego procesu wybierz kafelek Zacznij tutaj.
5. Na ekranie Tworzenie nowego procesu wprowadź nazwę procesu, a następnie wybierz opcję Importuj dane.
6. (Opcjonalnie) Wprowadź opis swojego procesu.
7. Wybierz Kontynuuj.
8. (Opcjonalnie) Wybierz obszar Power BI roboczy, aby dołączyć proces i podać nazwę raportu.
9. Wybierz Kontynuuj.

Importuj dane

1. W oknie Wybierz źródło danych wybierz opcję Tekst/CSV.

2. Pod nagłówkiem ustawienia połączenia wybierz pozycję Przekaż plik (podgląd).

3. Wybierz przycisk Przeglądaj.

4. Znajdź i wybierz plik SampleData_AP_Refunds_Financial_EventLog.csv, który został wcześniej pobrany.

5. Wybierz Otwórz.

   

6. Jeśli zostanie wyświetlony monit o uwierzytelnienie, wybierz opcję Zaloguj się i postępuj zgodnie z monitami.

7. Wybierz Dalej.

8. Jeśli zostanie wyświetlony Power Query, który umożliwia przekształcenie danych, wybierz Dalej.

9. Dopasuj odpowiednio Nazwę atrybutu z przykładowych danych do Typu atrybutu. W tym przykładzie atrybuty danych, które można zmienić, to InvoiceValue, Resource, StartTimestamp, EndTimestamp, CaseId i ActivityName.

   Po zakończeniu mapowanie atrybutu powinno wyglądać jak następujący zrzut ekranu.

   

10. Wybierz Zapisz i przeanalizuj. Analiza może potrwać kilka minut.

    Po zakończeniu procesu analizy jest mapowanie procesów i pulpit nawigacyjny z innymi informacjami na temat tego procesu. Na pulpicie nawigacyjnym można wyświetlić wiele metryk, które mogą pomóc w analizowaniu procesu. Aby dowiedzieć się, jak analizować metryki i mapę procesów, przejdź do części Wizualizowanie i uzyskiwanie szczegółowych informacji na podstawie procesów w możliwości badania procesów.

    

Analizowanie procesu

Przeanalizujmy proces wykraczając poza wskaźniki KPI. Używamy aplikacji stacjonarnej Power Automate Process Mining w której można edytować i analizować procesy utworzone w procesie.

1. Na pasku poleceń strony raportu analityki wybierz Pobierz aplikację Process Mining, aby ją pobrać.

2. Na pasku narzędzi wybierz swoją nazwę środowiska w prawym górnym rogu.

3. Wyszukaj proces utworzony przy użyciu możliwości badania procesów w Power Automate (Proces zwrotów AP).

4. Aby wyświetlić widok domyślny, wybierz pozycję Domyślny.

   W zależności od ustawień model procesu jest następujący:

   • Pobrane na komputer lokalny i przeanalizowane lokalnie
   • Przechowywane i analizowane w chmurze (wersja zapoznawcza). Zostaniesz powiadomiony o dostępności tej opcji komunikatem na górze Twojej aplikacji.

   

   Dowiedz się więcej o ustawianiu nowej opcji w części Ustawienia aplikacji.

   Możesz już teraz korzystać z zaawansowanych funkcji aplikacji klasycznej Process Mining.

5. Na pasku narzędzi panelu Dostosowywanie wybierz Częstotliwość (pierwsza ikona), a następnie wybierz pozycję Liczba przypadków w menu rozwijanym Metryka.

   

   Na mapie procesu jest wyświetlana liczba przypadków procesu, która obejmuje działanie określone na każdym węźle.

6. W panelu Dostosowywanie wybierz ikonę zegara, a następnie z menu rozwijanego wybierz opcję Średni czas trwania.

   Zwróć uwagę, że dzięki stronie Stronie ze specjalnym krokiem czas trwania jest dłuższy i porównaniu go z innymi krokami.

   

7. W panelu Dostosowywanie wybierz Finanse (ikona arkusza papieru), a następnie wybierz opcję Średni z menu rozwijanego Metryka.

   Zwróć uwagę, że ten sam krok Zwrot kosztów ze specjalnym kuponem obejmuje tylko 631,11 USD wartości faktury, czyli mniej niż połowę większości pozostałych kroków.

   

8. Ten krok może być dobrym rozwiązaniem do dodatkowego badania, więc wybierz węzeł tego kroku.

9. Na panelu Dostosowywanie wybierz pozycję Utwórz filtr>Atrybuty.

   

Porównywanie ścieżek z różnymi widokami

Chcemy porównać ścieżki, które mają ten krok Zwrot środków za pomocą kuponu specjalnego ze ścieżkami, które nie mają tego kroku, ale zamiast tego mają inny krok o nazwie Zwrot środków za pomocą standardowego kuponu. Odfiltrujmy ścieżki, które mają Zwrot środków za pomocą kuponu specjalnego i nie Zwrot środków za pomocą standardowego kuponu. Odfiltrujmy również ścieżki z Zwrot kosztów ze standardowym kuponem i bezZwrot kosztów ze specjalnym kuponem.

Utwórz widok „Zwrot środków ze specjalnym kuponem”

1. Na stronie Filtrowanie upewnij się, że wybrano opcję Zwrot kosztów ze specjalnym kuponem w polu zawiera dowolną wartość.

2. Na pasku poleceń wybierz opcję Dodaj filtr>Atrybuty.

3. Tym razem należy wybrać opcję Nie obejmuje z menu rozwijanego Filtruj wyniki.

4. Na karcie Lista wybierz opcję Zwrot kosztów ze specjalnym kuponem, aby umieścić ją w polu zawiera dowolną wartość.

   Twój ekran Filtrowanie powinien wyglądać tak:

   

5. W prawym dolnym rogu wybierz Zastosuj.

6. Na pasku poleceń u góry wybierz Zapisz>Zapisz jako i wprowadź Zwrot kosztów ze specjalnym kuponem>Zapisz.

Utwórz widok „Zwrot środków ze standardowym kuponem”

1. Powróć do ekranu filtru, wybierając przycisk Filtr w lewej dolnej części ekranu.

2. Wyczyść zestaw kryteriów filtrowania i powtórz kroki od 1 do 4 z poprzedniej sekcji, ale wybierz Zwrot ze standardowym kuponem w kroku 1 i Zwrot ze specjalnym kuponem w kroku 4.

3. Na pasku poleceń u góry wybierz Zapisz>Zapisz jako i wprowadź Zwrot kosztów ze standardowym kuponem>Zapisz.

Porównywanie widoków

Utworzono dwa różne widoki. Jeden widok pokazuje ścieżki, które mają krok Zwrot środków za pomocą specjalnego kuponu, ale nie zawierają kroku Zwrot środków za pomocą standardowego kuponu (Zwrot kosztów za specjalny kupon). Drugi widok jest jego odwrotnością (Refundacja ze standardowym kuponem). Porównajmy te dwa widoki.

1. W lewym panelu wybierz Porównanie procesów.

2. Pod kafelkiem Porównaj wybierz opcję Dodaj warstwę.

3. Z menu rozwijanego Wyświetlenia wybierz Zwrot kosztów ze specjalnym kuponem>Dodaj warstwę.

   Utworzona mapa procesu jest porównaniem tych dwóch widoków.

4. W panelu Dostosowywanie upewnij się, że jako metryka jest wybrana wartość Średni czas trwania.

5. Zapisz ten widok jako Standardowy kontra specjalny.

Opis mapowania procesów w różnych widokach

Zielone węzły reprezentują kroki wspólne dla obu widoków. Czerwony węzeł przedstawia krok, który odbywa się tylko w procesie ze specjalnym znakiem (wskazanym przez legendę Porównanie ). Niebieskie węzły reprezentują kroki, które mają miejsce tylko na ścieżkach ze standardowymi ścieżkami.

1. Rozwiń panel Dostosowywanie , wybierając pozycję Dostosuj na prawym pasku nawigacyjnym.

2. Wybierz pozycję Wydajność (ikona zegara).

3. Z menu rozwijanego Metryka wybierz polecenie Średni czas trwania.

W procedurze analizowania procesu (wcześniej w tym artykule) było tylko dziewięć przypadków typu Zwrot kosztów ze specjalnym kuponem. Średni czas trwania procesu wydłużył się o prawie 17 godzin zgodnie z mapą porównania danych z tej sekcji.

Zwróć uwagę, że w przypadkach, w których występuje krok Zwrot pieniędzy za pomocą standardowego kuponu, również mogą powodować odrzucanie faktur, co sugeruje niebieski węzeł reprezentujący krok Odrzuć fakturę. Ten krok odrzucania faktury wpływa przeciętnie na proces tylko 2,8 godziny.

W oparciu o spostrzeżenia, które wyciągnęliśmy z tej analizy, podsumujmy nasze ustalenia, wyciągnijmy wnioski i zaproponujmy kilka zaleceń dotyczących tego procesu.

Podsumowanie informacji

• Zwrot pieniędzy za pomocą specjalnego kuponu:

  • Ma miejsce tylko kilka razy w procesie w porównaniu z innymi krokami.

  • Przepływa za jej pośrednictwem niewielką ilość środków pieniężnych.

  • Znacząco zwiększa się średni czas trwania całego procesu.

• Zwrot pieniędzy za pomocą standardowego kuponu:

  • Przypadki w tym kroku również mają odrzucane faktury. Spowoduje to ponowne przetworzenie i dodanie pewnego czasu do średniego czasu trwania procesu.

Rozważania dotyczące kuponu specjalnego lub standardowego

Ta organizacja ma dwa sposoby dokonywania zwrotów za pomocą kuponów: Zwrot pieniędzy za pomocą kuponu specjalnego lub Zwrot pieniędzy za pomocą standardowego kuponu. To ostatnie może czasami powodować pewne ponowne przetworzenie, ponieważ niektóre z tych faktur są następnie odrzucane. Alternatywnie użycie specjalnego kuponu nigdy nie powoduje odrzucenia faktury. Może to spowodować, że będzie wyglądało na to, że korzystanie ze specjalnego kuponu powinno być spójnym działaniem.

Jednak możliwość odrzucenia faktury przy użyciu standardowego kuponu pozwala zaoszczędzić czas organizacji niż przy użyciu kuponu specjalnego. Nigdy nie spowoduje to odrzucenia faktury — różnica średniego czasu trwania wynosi około 13,79 godziny.

Rekomendacja

Organizacja powinna skupić się na korzystaniu ze standardowych bonów zamiast specjalnych bonów, ponieważ zaledwie kilka bonów specjalnych może mocno wydłużyć cały proces.

Organizacja powinna przeprowadzić dalszą analizę, aby ustalić, dlaczego korzystanie ze standardowej faktury często powoduje odrzucenie faktury. Jeśli są w stanie znaleźć lekarstwo na ten problem, organizacja może to wdrożyć, aby jeszcze bardziej usprawnić proces.

Aby dowiedzieć się więcej o zaawansowanych możliwościach aplikacji Power Automate Process Mining, przejdź do omówienia aplikacji Power Automate Process Mining.