Udostępnij za pośrednictwem

Rozwiązywanie problemów z równoważeniem kont płatnych przy użyciu odpowiedniego konta w rejestrze ogólnym w usłudze Microsoft Dynamics SL

  • Artykuł

W tym artykule opisano sposób uzgadniania sald w module Accounts Payable (AP) z odpowiednim kontem w module General Ledger (G/L) co miesiąc oraz raportami, których można użyć podczas procesu.

Dotyczy: Microsoft Dynamics SL
Oryginalny numer KB: 888149

Podsumowanie

Najpierw musisz wydrukować raport Saldo okresu próbnego dostawcy lub raport Okres poufne przestarzałe ap w module Konta płatne. Musisz wydrukować raport saldo wersji próbnej w module General Ledger, a następnie porównać dwa raporty. Jeśli znajdziesz jakiekolwiek niespójności, musisz wydrukować raport Szczegółowa księga główna. Jeśli niespójność jest spowodowana transakcją dokonaną za pośrednictwem innego modułu, należy zlokalizować oryginalny wpis transakcji. Jeśli nie można odnaleźć niespójności w bieżącym okresie, należy przeanalizować poprzednie okresy i nieodświętowane wpisy. W ramach ostatnich kroków próby zidentyfikowania przyczyny niespójności może być konieczne sprawdzenie poprawności transakcji lub integralności.

Wprowadzenie

W usłudze Microsoft Dynamics SL należy uzgodnić salda w module Accounts Payable z odpowiednim kontem w module Księga główna. Zalecamy uzgodnienie sald w ramach każdego procesu zamykania na koniec miesiąca. Comiesięczne uzgadnianie oferuje następujące korzyści:

  • Prawidłowa dokumentacja jest dostępna po zaplanowaniu inspekcji.
  • Niespójności w informacjach w dwóch modułach można zidentyfikować i poprawić przed zamknięciem okresu dla miesiąca.

Wszystkie informacje wprowadzone w module Accounts Payable aktualizują konto księgi głównej. Konto podstawowe, które należy uzgodnić w module Konta płatne, to konto płatne. Inne konta, które należy uzgodnić, obejmują konto gospodarstwa, konta zakupów, konto przedpłatowe i konta gotówkowe.

Krok 1. Drukowanie raportu w module Accounts Payable

Aby sprawdzić, czy kwoty płatne dla kont i księgi głównej są takie same w bieżącym okresie lub w poprzednich okresach, możesz użyć jednego z następujących dwóch raportów w module Accounts Payable:

  • Raport o saldu okresu próbnego dostawcy

    Jeśli wydrukujesz raport Saldo okresu próbnego dostawcy, użyj formatu Poprzedni okres. Jeśli masz bazę danych z wieloma walutami, użyj formatu Prior Period — MC.

  • Raport ap okresu wrażliwego na przestarzałe

    W przypadku drukowania raportu ap okresu poufne wieku, użyj formatu historycznego. Jeśli masz bazę danych z wieloma walutami, użyj historycznego formatu MC. Zalecamy, aby nie używać raportu przestarzałych ap ani raportu o saldzie próbnym dostawcy, ponieważ te dwa raporty obejmują partie płatne konta, które są wydawane w przyszłym okresie.

    Warto również porównać saldo wyświetlane w raporcie Okres poufne przestarzałe ap z saldem wyświetlanym w raporcie Saldo okresu próbnego dostawcy. W ten sposób można wykluczyć wszelkie rozbieżności między tymi dwoma raportami. Jeśli te dwa raporty nie są zgodne, możesz zawęzić dostawcę, co powoduje, że oba raporty nie zgadzają się. Ponadto jeśli dwa raporty zawierają dwa różne salda, sprawdź, czy któryś z raportów zgadza się na gl.

Krok 2. Drukowanie raportu w module G/L

W module Księga główna musisz wydrukować raport saldo wersji próbnej dla konta, które równoważysz. Możesz użyć formatu Łączne sumy lub formatu Sumy debetowe i kredytowe .

Aby określić konto w module Księga główna, dla których chcesz wydrukować raport trail balance, wykonaj następujące kroki:

  1. W oknie dialogowym Saldo wersji próbnej (01.610.00) wybierz kartę Wybierz .
  2. W polu Pole wpisz account.acct.
  3. Wybierz pozycję Równe na liście Operator , a następnie wpisz numer konta konta płatnego w polu Wartość .

Krok 3. Porównanie raportów

Suma konta w raporcie Salda próbnego powinna być saldo z sumą w raporcie wydrukowanym w module Konta płatne. Jeśli sumy z tych dwóch raportów są zrównoważone, nie jest wymagana żadna dodatkowa akcja.

Uwaga

Jeśli masz wiele kont płatnych lub masz wiele podkonta i jedno konto płatne, musisz użyć jednej z następujących procedur, aby porównać raporty:

  • Wydrukuj raport dla modułu Accounts Payable przy użyciu instrukcji select, aby raport zawierał tylko jedno z kont płatnych, a następnie użyj tej samej instrukcji select w raporcie Salda próbnego księgi głównej. Następnie porównaj każde konto płatne jeden po drugim.
  • Dodaj wszystkie konta płatne w raporcie Salda próbnego księgi głównej, a następnie porównaj sumę z sumą w raporcie dla modułu Konta płatne.

Uzgadnianie różnic między raportem dla modułu AP a raportem Salda próbnego księgi głównej

Jeśli znajdziesz niespójność między sumami w raporcie Period Sensitive Aged Aged AP lub w raporcie Osad okresu próbnego dostawcy i raportem Salda próbnego księgi głównej, wykonaj następujące kroki, aby zlokalizować źródło niespójności.

Krok 1. Drukowanie raportu księgi głównej szczegółów

Najpierw wydrukuj raport Księgi Głównej szczegółów. Raport Szczegółowa księga główna zawiera wszystkie wpisy, które zostały zaksięgowane na kontach płatnych i na kontach podrzędnych okresu. Pole JrnlType zawiera listę modułów, z których pochodzi wpis. Jeśli typ dziennika to AP, wpis pochodzi z modułu Konta płatne. Jeśli typ dziennika to GJ, wpis pochodzi z modułu Księga główna. Jeśli typ dziennika to AR, wpis pochodzi z pozycji Należności. Jeśli typ dziennika różni się od ap, wpis został wprowadzony na koncie płatnym kont przy użyciu innego modułu. Wpisy wprowadzone na koncie ap za pośrednictwem innych modułów tworzą różnicę między sumami w module Księga główna a modułem Accounts Payable. Jeśli istnieje typ dziennika, który różni się od ap, należy zlokalizować oryginalny wpis.

Krok 2. Lokalizowanie oryginalnego wpisu

Aby zlokalizować oryginalny wpis, wykonaj następujące kroki:

  1. Numer partii transakcji w polu BatNbr i wpis w polu JrnlType znajduje się w raporcie Księga główna szczegółów.

  2. Otwórz okno dialogowe edytowania raportu dla modułu wymienionego w polu JrnlType .

    Jeśli na przykład typ dziennika wymieniony w polu JrnlType to GJ, otwórz okno dialogowe Edycja księgi głównej (01.810.00 ).

  3. W oknie dialogowym edytowania raportu wybierz kartę Wybierz .

  4. Wpisz batch_batnbr w polu Pole .

  5. Wybierz pozycję Równe na liście Operator , a następnie wpisz numer partii w polu Wartość .

  6. Zbadaj daną transakcję w raporcie wsadowym. Zdecyduj o korektach wymaganych do zrównoważenia kont księgi głównej i kont płatnych.

Jeśli nie możesz rozwiązać problemów z niespójnościami przy użyciu bieżących raportów okresów, musisz przeanalizować poprzednie okresy i nieodświętowane wpisy.

Krok 3. Analizowanie poprzednich okresów i nieopublikowanych wpisów

Wpisy, które są publikowane w poprzednich okresach, nie są drukowane w raporcie księgi głównej szczegółów bieżącego okresu. Jeśli suma bieżącego okresu w module Accounts Payable nie zgadza się z sumą bieżącego okresu w module Księga główna, przeanalizuj poprzednie okresy, aby ustalić, kiedy rozpoczął się warunek braku salda. Wydrukuj raport księgi głównej szczegółów dla poprzedniego okresu, a następnie zbadaj transakcje, które zostały opublikowane w tym okresie. Transakcje, które zostały opublikowane w innym okresie, są oznaczone gwiazdką. W dolnej części strony zostanie wyświetlony następujący komunikat:

Wskazuje, że wprowadzony okres różni się od wpisu okresu

Możesz również użyć raportu Transakcja księgi głównej, aby spróbować uzgodnić niespójności między modułem Księga główna a modułem Płatność za konta. Aby wydrukować ten raport, wybierz pozycję Transakcja księgi głównej w menu Raporty . Użyj formatu Nieodświętowane . W tym raporcie wymieniono wszystkie transakcje wprowadzane za pośrednictwem modułów zależnych, takich jak moduł Accounts Payable lub za pośrednictwem modułu Księga główna. Możesz przejrzeć ten raport, aby upewnić się, że nie ma żadnych transakcji nieodświeżonych, które mają wpływ na salda w module Księga główna.

Jeśli nie możesz rozwiązać problemów z niespójnościami, analizując nieodświętowane wpisy i poprzednie okresy, musisz wykonać procedury weryfikacji danych opisane w poniższych sekcjach.

Krok 4. Sprawdzanie poprawności transakcji

Przejrzyj raport Dystrybucja konta, aby zweryfikować następujące kwestie:

  • Upewnij się, że konta płatne zostały prawidłowo zapisane na bony i środki korygujące.
  • Upewnij się, że konta płatne zostały prawidłowo obciążone na potrzeby korekty poleceń debetowych i czeków.

Saldo w tym raporcie powinno być zgodne z saldem kont płatnych w raporcie Szczegółowa księga główna. Możesz zidentyfikować transakcje, przeglądając pole Typ transakcji . Następujące typy transakcji znajdują się w module Konta płatne:

  • VO = Voucher
  • CK = System Check
  • HC = ręczne sprawdzanie
  • AC = korekta środków
  • AD = korekta debetowa

Numer partii każdej transakcji jest również wymieniony w tym raporcie. Jeśli znajdziesz wątpliwą transakcję, numer partii znajduje się w polu Batch , a następnie przejrzyj partię, uruchamiając raport Accounts Payable Edit według numeru partii.

Raport Accounts Payable Transactions, który można wydrukować w oknie dialogowym Raporty płatne dla kont , jest pomocnym raportem, jeśli wątpliwe transakcje pojawiają się w co najmniej jednym z tych raportów. Ten raport zawiera listę każdej transakcji wprowadzonej dla bieżącego okresu w oknie dialogowym Voucher and Adjustment Entry (03.010.00), oknie dialogowym Ręczne sprawdzanie wpisu (03.030.00) oraz oknie dialogowym Kontrole (03.620.00 ). Raport przedstawia konto płatne dla kont i konto wydatków przesuniętych, na które została zaksięgowana każda transakcja.

Warto również wydrukować raport TRANSAKCJE GL i porównać go z raportem TRANSAKCJE AP. Każdy wpis w raporcie TRANSAKCJE AP powinien być wyświetlany w raporcie TRANSAKCJE GL. Z drugiej strony wszystkie transakcje w raporcie transakcji gl, które mają wpływ na konto naliczania ap powinny być wyświetlane w raporcie transakcji ap. Zbadaj wszelkie rozbieżności.

Aby wydrukować raport dla określonego typu transakcji, wykonaj następujące kroki:

  1. Wybierz kartę Wybierz .
  2. Wpisz aptran.trantype w polu Pole .
  3. Wybierz pozycję Równe na liście Operator , a następnie wpisz typ transakcji w polu Wartość .

Jeśli nie możesz rozwiązać problemu z niespójnością, przeglądając te raporty, musisz sprawdzić integralność.

Krok 5. Sprawdzanie integralności

Sprawdzanie integralności sprawdza, czy dane w module Accounts Payable są kompletne i poprawne. Sprawdzanie integralności jest sprawdzane w oknie dialogowym Sprawdzanie integralności płatnych kont (03.990.00 ). To okno dialogowe można otworzyć w oknie dialogowym Ekrany płatne dla kont .

Możesz użyć trzech opcji, aby zweryfikować dane w module Konta płatne. Nie można zmienić danych po wybraniu następujących opcji weryfikacji:

  • Weryfikowanie sald dokumentów
  • Weryfikowanie opublikowanych/nieopublikowanych partii ap
  • Weryfikowanie sald dostawców

Zalecamy, aby zawsze używać opcji weryfikacji przed użyciem pozostałych czterech opcji poprawiania lub ponownego kompilowania danych.

Należy zachować ostrożność, jeśli używasz odpowiednich opcji i opcji ponownego kompilowania w oknie dialogowym Sprawdzanie integralności płatnych kont (03.990.00 ). Te opcje zmieniają dane w powiązanych rekordach. Nie uruchamiaj procesów ponownego kompilowania bez zgody kierownika ds. księgowości lub konsultanta microsoft Dynamics SL. Przed użyciem następujących opcji zawsze utwórz kopię zapasową bazy danych:

  • Poprawne salda dokumentów
  • Ponowne kompilowanie sald dostawców z dokumentów
  • Ponowne kompilowanie historii dostawcy z dokumentów
  • Odbuduj historię 1099

Przed użyciem opcji Skompiluj salda dostawcy z dokumentów zalecamy upewnienie się, że wszystkie dokumenty w bazie danych są kompletne i poprawne. Ta opcja oblicza saldo każdego dostawcy na podstawie otwartych dokumentów Płatne konta. Opcja Rebuild Vendor History from Documents (Odbuduj historię dostawcy z dokumentów ) aktualizuje rekordy historii dostawcy, podsumowując dokumenty z płatnościami dla każdego dostawcy według okresu.

Jeśli znajdziesz i naprawisz błędy, musisz przedrukować i przejrzeć raport saldo wersji próbnej księgi głównej. Ponadto przedrukuj ponownie raport Saldo okresu próbnego dostawcy lub raport Okres poufne przestarzałe AP w module Konta płatne. Sprawdź, czy salda są uzgodnione.

Opcja Historia ponownej kompilacji 1099 nie jest omawiana w tym dokumencie, ponieważ nie ma wpływu na uzgadnianie modułu Accounts Payable i modułu Księga główna.

Po zakończeniu uzgodnień miesięcznych i sprawdzeniu, czy moduł Accounts Payable i moduł Księga główna są zrównoważone, możesz zakończyć miesiąc.

Więcej informacji

Rozbieżności między saldami raportów okresów ap i saldem księgi głównej konta ap jest spowodowane przez wpisy wpływające na moduł AP, które nigdy nie zostały opublikowane na kontach gl lub wpisy zostały dokonane bezpośrednio na koncie ap w gl, które nie pochodzą za pośrednictwem modułu AP. Zauważyliśmy również, że przedpłaty ap czasami powodują sytuacje poza saldem. Przyjrzyj się dokładnie dostawcom, których dotyczą płatności wstępne, aby sprawdzić, czy te transakcje mogą być przyczyną sytuacji braku salda. Pamiętaj, aby uwzględnić konto ap przedpłaty w uzgodnieniu. Dodatkową pomoc można udzielić, kontaktując się z pomocą techniczną, jeśli żadna z powyższych sugestii nie znajdzie przyczyny problemu. Przed wywołaniem pomocy technicznej należy wiedzieć, w którym okresie po raz pierwszy wystąpiła sytuacja braku równowagi i wykonać wszystkie powyższe kroki, aby zlokalizować transakcje problemu.

Aby uzyskać informacje na temat pomocy technicznej dla usługi Microsoft Dynamics SL, zobacz Pomoc techniczna firmy Microsoft Dynamics 365.