Udostępnij za pośrednictwem

Zmiana typu księgowania na koncie po zamknięciu roku w księdze głównej w Microsoft Dynamics GP

Ten artykuł zawiera rozwiązanie problemu polegającego na tym, że typ publikowania na koncie został zmieniony po zamknięciu roku w rejestrze ogólnym dla usługi Microsoft Dynamics GP.

Dotyczy: Microsoft Dynamics GP
Oryginalny numer KB: 864913

Symptomy

Typ delegowania określa, w jaki sposób saldo konta będzie traktowane podczas procesu zamykania końca roku w General Ledger w usłudze Microsoft Dynamics GP. Konta bilansowe zostaną przeniesione do następnego roku, a konta zysków i strat zostaną przeniesione na konto zysków zatrzymanych.

Przyczyna

Ten problem występuje, gdy wybierzesz nieprawidłowy typ księgowania dla konta w oknie Ustawienia konta podczas konfigurowania kont rejestru ogólnego w Microsoft Dynamics GP. Istnieją dwie opcje dla typu księgowania: Bilans lub Zysk i strata.

Rozwiązanie

Użyj poniższej metody dla używanej wersji programu Microsoft Dynamics GP:

Microsoft Dynamics GP 2013 R2 (12.00.1745) i nowsze wersje

Dodano nowe funkcje, które umożliwią ponowne otwarcie roku, który został już pomyślnie zamknięty. Dzięki tej nowej funkcji można ponownie otworzyć rok GL, zmienić typ księgowania w konfiguracji konta GL i ponownie zamknąć rok GL, aby konto zostało prawidłowo zamknięte. W tym celu wykonaj następujące kroki:

  1. Niech wszyscy użytkownicy wyjdą ze wszystkich firm i utwórz bieżącą kopię zapasową bazy danych firmy.

    Uwaga

    Jeśli inni użytkownicy są zalogowani do dowolnej firmy w tej instalacji Microsoft Dynamics GP, zostanie wyświetlony komunikat:
    "Nie można cofnąć roku historycznego, ponieważ inni użytkownicy są zalogowani do systemu."
    Wszyscy użytkownicy muszą być wylogowani ze wszystkich firm.

  2. Wybierz Microsoft Dynamics GP, przejdź do Narzędzia, Procedury,Finanse i wybierz Zakończenie roku.

  3. W oknie Zamykanie końca roku wybierz przycisk Cofnij rok historyczny na dole.

  4. Wybierz Proces, aby ponownie otworzyć ostatni zamknięty rok obrachunkowy, jak pokazano w polu 'Rok do otwarcia'.

  5. Wybierz pozycję Kontynuuj , aby sprawdzić, czy utworzono kopię zapasową bazy danych firmy. W przeciwnym razie wybierz pozycję Anuluj i utwórz kopię zapasową bazy danych firmy przed kontynuowaniem.

    Uwaga

    Ten proces będzie fizycznie przenosić wszystkie dane historyczne z tabeli historii GL do tabeli GL Open Transaction, i odwróci wszystkie wpisy salda początkowego, które przesunęliśmy do przodu. Ten proces ponownie otworzy rok GL, jakby nigdy nie był zamknięty.

  6. Po ponownym otwarciu roku następny rok historyczny wypełni okno, więc będzie można powtarzać przez tyle lat, ile będzie trzeba ponownie otworzyć. Lata historyczne można ponownie otworzyć tylko w kolejnej kolejności, począwszy od najbardziej zamkniętego roku. Wystarczy zamknąć te okna, gdy już wybierzesz rok lub lata, które chcesz ponownie otworzyć.

  7. Następnie wybierz pozycję Karty, wskaż pozycję Financial i wybierz pozycję Konto. Wybierz potrzebne konto GL i zmień pole Typ księgowania na Bilans lub Rachunek zysków i strat zgodnie z potrzebami, a następnie kliknij Zapisz.

  8. Po zakończeniu edytowania typu konta GL wybierz Microsoft Dynamics GP, wskaż Narzędzia, wskaż Procedury, wskaż Finanse i wybierz Zakończenie Roku, aby ponownie zamknąć rok GL. Drukuj/przejrzyj raport Zamknięcia roku według potrzeb.

    Uwaga

    Po ponownym otwarciu i zamknięciu roku GL upewnij się, że używane konto zysków zatrzymanych (Retained Earnings) nie uległo zmianie i że żadne dane historyczne nie zostały usunięte z tego roku.

  9. Sprawdź, czy konto GL ma lub nie ma salda początkowego zgodnie z potrzebami.

.: Dlaczego niektóre salda początkowe różnią się w przypadku kont GL, w których nie zmieniłem typu delegowania?

System umożliwia wprowadzenie transakcji o jeden rok historyczny wstecz i tworzy oddzielne wpisy BBF dla tych transakcji. Jednak teraz, jeśli ponownie otworzysz i zamkniesz rok, te transakcje zostaną uwzględnione w nowym wpisie BBF, tak jakby zostały wprowadzone w trakcie otwartego roku. Obecnie jest traktowany jako transakcja bieżącego roku zamiast księgowania z roku ubiegłego i zostanie uwzględniony w przeliczeniu pozycji BBF.

Microsoft Dynamics GP 2013 SP2, Microsoft Dynamics GP 2010, Microsoft Dynamics GP 10.0 i wszystkie wcześniejsze wersje

Użyj jednej z poniższych metod, aby poprawić typ delegowania na następny rok.

  • Jeśli konto ma być kontem zysków i strat , użyj metody 1 poniżej.

  • Jeśli konto ma być kontem bilansu , użyj metody drugiej poniżej.

Uwaga

Przed wykonaniem instrukcji opisanych w tym artykule upewnij się, że masz pełną kopię zapasową bazy danych, którą można przywrócić, jeśli wystąpi problem.

Metoda 1. Konto ma być kontem zysków i strat

Jako konto bilansowe to konto będzie miało saldo początkowe po zakończeniu procesu zamykania roku. Aby zmienić konto na konto zysków i strat i odwrócić saldo początkowe, wykonaj następujące kroki:

  1. W menu Karty wskaż pozycję Financial, a następnie wybierz pozycję Konto. W oknie Konserwacja konta wpisz numer konta w polu Konto . Upewnij się, że obszar Typu publikowania jest ustawiony na Bilans, a następnie wybierz Zapisz. Typ musi być typem bilansu w tym momencie, więc zrównoważymy saldo, które zostało przeniesione do przodu i nie ma to wpływu na konto RE.

  2. Użyj jednej z następujących metod, w zależności od tego, czy zarejestrowano się do wielowalutowości, czy nie:

    • Jeśli jesteś zarejestrowany w Multicurrency Management w Microsoft Dynamics GP, wykonaj następujące kroki:

      1. W programie Microsoft Dynamics GP wskaż Narzędzia w menu Microsoft Dynamics GP, wskaż Konfiguracja, wskaż Finanse, a następnie wybierz Multicurrency.
      2. W obszarze Obsługa historii zaznacz pole wyboru Konto rejestru ogólnego.

    • Jeśli nie jesteś zarejestrowany w Multicurrency Management, otwórz program SQL Server Management Studio i uruchom następującą instrukcję dla bazy danych firmy:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. Zmień ustawienia historii konserwacji w oknie Ustawienia rejestru ogólnego, aby nie przechowywać rzeczywistego wpisu dziennika w poprzednim roku, ponieważ chcemy tylko zrównoważyć utworzony BBF. Aby zmienić ustawienie, wykonaj następujące kroki:

    1. W programie Microsoft Dynamics GP wskaż Narzędzia w menu Microsoft Dynamics GP, wskaż Konfiguracja, wskaż Finanse, a następnie wybierz Księgę główną
    2. W obszarze Zarządzanie historią, wybierz, aby odznaczyć pole wyboru Konta i pole wyboru Transakcje.

  4. W obszarze Zezwalaj zaznacz pole wyboru Delegowanie do historii. Chcemy mieć możliwość opublikowania wpisu korygującego w dzienniku z użyciem daty z poprzedniego roku. Wybierz przycisk OK.

  5. Otwórz ponownie okres poprzedniego roku obrachunkowego. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki.

    1. W programie Microsoft Dynamics GP wskaż pozycję Narzędzia w menu gp usługi Microsoft Dynamics, wskaż pozycję Konfiguracja, wskaż pozycję Firma, a następnie wybierz pozycję Okresy fiskalne.
    2. W oknie Konfiguracja okresów obrachunkowych upewnij się, że okres finansowy dla ostatnio zamkniętego roku jest otwarty.

  6. Wprowadź wpis dziennika, aby zrównoważyć niepoprawne saldo początkowe. W tym celu wykonaj następujące kroki:

    1. W menu Transakcje wskaż pozycję Financial, a następnie wybierz pozycję Ogólne.

    2. W oknie Wpis transakcji wprowadź transakcję, która odwraca nieprawidłowe saldo początkowe konta zysku i straty.

    3. W polu Data transakcji wprowadź datę, która znajduje się w zamkniętym roku obrachunkowym, takim jak 12.31.201x.

      Jeśli na przykład konto zysków i strat ma nieprawidłowe saldo początkowe debetowe w wysokości 100,00 USD, utwórz transakcję, która uznaje konto zysków i strat kwotą 100,00 USD, a następnie obciąża konto zatrzymanych zysków kwotą 100,00 USD.

    4. Wybierz Opublikuj. (Ogólny Dziennik Zaksięgowań powinien wyświetlić wpis pokazany dwukrotnie. Pierwszy jest dla oryginalnego wpisu, ale ze względu na nasze ustawienia, nie będziemy go zachować, a drugi wpis jest dla wpisu BBF, który zrównoważy bilans.)

      Uwaga

      Transakcja aktualizuje tylko bieżący rok, ponieważ Zachowaj historię nie są włączone.

  7. Zmień ustawienia Zachowaj historię w oknie Ustawienia ogólne rejestru tak, jak były wcześniej. W tym celu wykonaj następujące kroki:

    1. W Microsoft Dynamics GP wskaż Narzędzia w menu Microsoft Dynamics GP, wskaż Konfiguracja, wskaż Finanse, a następnie wybierz Księga Główna.
    2. W obszarze Obsługa historii zaznacz pole wyboru Konta oraz pole wyboru Transakcje.
    3. Aby zaksięgować transakcje w historii, zaznacz pole wyboru Księgowanie do historii w sekcji Zezwalanie. Jeśli nie chcesz publikować transakcji w historii transakcji, zaznacz pole wyboru, aby wyczyścić to pole wyboru. Następnie wybierz przycisk OK.

  8. Użyj jednej z następujących metod, aby zmienić ustawienie wielowalutowości z powrotem do stanu pierwotnego, w zależności od tego, czy używasz wielowalutowości, czy nie.

    • Jeśli jesteś zarejestrowany w usłudze zarządzania wieloma walutami, wykonaj następujące kroki:

      1. W programie Microsoft Dynamics GP, w menu Microsoft Dynamics GP, wskaż Narzędzia, wskaż Konfiguracja, wskaż Finanse, a następnie wybierz Wielowalutowość.
      2. W obszarze Zachowaj historię, zaznacz pole wyboru Konto księgi głównej.

    • Jeśli nie jesteś zarejestrowany w usłudze Multicurrency Management, otwórz program SQL Server Management Studio i uruchom następującą instrukcję względem firmowej bazy danych:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1

  9. Wróć do konfiguracji okresu obrachunkowego i zaznacz, aby zamknąć ponownie okres obrachunkowy dla poprzedniego roku.

  10. Teraz możesz sprawdzić, czy saldo na koncie GL wynosi 0,00 USD, a następnie możesz zmienić typ konta na Zysk i stratę. Aby to zrobić, w menu Karty wskaż pozycję Financial, a następnie wybierz pozycję Konto. W oknie Konserwacja konta wpisz numer konta w polu Konto . W obszarze Typ księgowania wybierz opcję Zysk i strata, a następnie wybierz opcję Zapisz.

Metoda 2. Konto ma być kontem bilansowym

Jako konto zysku i straty to konto nie będzie miało salda początkowego po zakończeniu procesu zamknięcia roku. Aby zmienić konto na konto bilansowe i utworzyć saldo początkowe, wykonaj następujące kroki:

  1. W menu Karty wskaż pozycję Financial, a następnie wybierz pozycję Konto. W oknie Konserwacja konta wpisz numer konta w polu Konto . W obszarze Typ publikowania wybierz pozycję Bilans, a następnie wybierz pozycję Zapisz. Wybierz Bilans, aby korekta, którą wykonasz w kroku 6 w tej sekcji, poprawnie zaktualizowała saldo początkowe na bieżący rok.

  2. Użyj jednej z następujących metod, w zależności od tego, czy używasz wielowalutowości, czy nie.

    • Jeśli jesteś zarejestrowany w usłudze Multicurrency Management w systemie Microsoft Dynamics GP, wykonaj następujące kroki:

      1. W programie Microsoft Dynamics GP wskaż pozycję Narzędzia w menu Microsoft Dynamics GP, wskaż pozycję Konfiguracja, wskaż pozycję Financial, a następnie wybierz pozycję Multicurrency.
      2. W obszarze Zarządzanie historią, wybierz, aby odznaczyć pole wyboru Konto Księgi Głównej.

    • Jeśli nie jesteś zarejestrowany w zarządzaniu wielowalutowym, otwórz program SQL Server Management Studio i uruchom następującą instrukcję w odniesieniu do bazy danych firmy.

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. Zmień ustawienia Prowadzenie historii w oknie ustawień rejestru głównego, wykonując następujące kroki:

    1. W programie Microsoft Dynamics GP wskaż Narzędzia w menu Microsoft Dynamics GP, wskaż Konfiguracja, wskaż Finansowe, a następnie wybierz Księga Główna.
    2. W obszarze Zarządzaj historią odznacz pole wyboru Konta i pole wyboru Transakcje.

  4. W obszarze Zezwalaj zaznacz pole wyboru Księgowanie w historii, a następnie wybierz OK.

  5. Sprawdź, czy okres obrachunkowy jest otwarty, aby można było księgować transakcje z poprzedniego roku. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki.

    1. W programie Microsoft Dynamics GP wskaż pozycję Narzędzia w menu gp usługi Microsoft Dynamics, wskaż pozycję Konfiguracja, wskaż pozycję Firma, a następnie wybierz pozycję Okresy fiskalne.
    2. W oknie Konfiguracja okresów obrachunkowych upewnij się, że okres finansowy dla ostatnio zamkniętego roku jest otwarty.

  6. Wprowadź wpis dziennika, aby utworzyć saldo początkowe dla konta. W tym celu wykonaj następujące kroki:

    1. W menu Transakcje wskaż pozycję Financial, a następnie wybierz pozycję Ogólne.

    2. W oknie Wpis transakcji wprowadź transakcję, która tworzy poprawne saldo początkowe konta bilansu.

    3. W polu Data transakcji wprowadź datę, która znajduje się w zamkniętym roku obrachunkowym.

      Jeśli na przykład konto bilansu powinno mieć saldo początkowe obciążenia w wysokości 100,00 USD, utwórz transakcję, która kredytuje konto zysków zatrzymanych na 100,00 USD i debetuje konto bilansu na 100,00 USD.

    4. Wybierz Post.

      Uwaga

      Transakcja aktualizuje tylko bieżący rok, ponieważ ustawienia Utrzymania Historii nie są włączone.

  7. Zmień ustawienia Zachowaj Historię w oknie Ustawienia ogólne księgi głównej z powrotem do oryginalnego stanu. W tym celu wykonaj następujące kroki:

    1. W programie Microsoft Dynamics GP wskaż pozycję Narzędzia w menu Microsoft Dynamics GP, wskaż pozycję Konfiguracja, wskaż pozycję Finansowe, a następnie wybierz pozycję Księga Główna.
    2. W obszarze Obsługa historii zaznacz pole wyboru Konta i pole wyboru Transakcje.
    3. Aby opublikować transakcje w historii transakcji, zaznacz pole wyboru Księgowanie do Historii w sekcji Zezwalaj. Jeśli nie chcesz publikować transakcji w historii transakcji, zaznacz pole wyboru, aby wyczyścić to pole wyboru. Następnie wybierz przycisk OK.

  8. Wróć do konfiguracji okresu obrachunkowego i zaznacz, aby zamknąć okres obrachunkowy dla poprzedniego roku ponownie.

  9. Użyj jednej z następujących metod, aby przywrócić ustawienie wielowalutowości do pierwotnego stanu, w zależności od tego, czy używasz wielowalutowości, czy nie:

    • Jeśli jesteś zarejestrowany/zarejestrowana w usłudze Multicurrency Management, wykonaj następujące kroki:

      1. W programie Microsoft Dynamics GP wskaż pozycję Narzędzia w menu Microsoft Dynamics GP, wskaż pozycję Konfiguracja, wskaż pozycję Financial, a następnie wybierz pozycję Multicurrency.
      2. W obszarze Obsługa historii zaznacz pole wyboru Konto Księgi Głównej.

    • Jeśli nie jesteś zarejestrowany w usłudze Multicurrency Management, otwórz SQL Server Management Studio i uruchom następujące polecenie na bazie danych firmy:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1