Zamknięcie zamówień zakupu w programie Microsoft Dynamics GP nie zawsze generuje wpis do dziennika, który odwraca naliczone zakupy.

Ten artykuł zawiera rozwiązanie problemu polegającego na tym, że zamykanie zamówień zakupu nie zawsze generuje wpis dziennika wycofywania naliczonych zakupów w programie Microsoft Dynamics GP.

Dotyczy: Microsoft Dynamics GP
Oryginalny numer KB: 2021543

Symptoms

Zamknięcie zamówienia zakupu powoduje utworzenie zapisów w dzienniku głównym tylko czasami. Można również zająć się sprawą, dlaczego zamówienia zakupu, które zostały w pełni odebrane, ale nie zostały zafakturowane, a następnie zmienione na status "zamknięty", znikają z raportu "Odebrane, ale niefakturowane".

Przyczyna

Działanie względem zamówienia zakupu określi, jakie wpisy, jeśli istnieją, zostaną opublikowane.

Rozwiązanie

Zapoznaj się z oknem Zapytanie dotyczące dokumentu przetwarzania zamówień zakupu, aby ustalić, czy w zamówieniu zakupu pojawiły się jakieś paragony na fakturze. Jeśli nie odnotowano żadnych zaksięgowanych paragonów faktur, a ilość na fakturze wynosi 0, system nie aktualizuje księgi głównej przy użyciu wpisów dostosowujących. Jeśli zamówienie zakupu zostało zamknięte przed fakturowaniem i musisz wprowadzić korekty na kontach Naliczone zakupy i zapasy, należy utworzyć ręczną korektę w rejestrze ogólnym. Jeśli ilość faktury jest większa niż 0, system automatycznie zaktualizuje zakupy w toku i konta zapasów za pośrednictwem wpisu do księgi głównej.

Więcej informacji

Istnieją dwa różne scenariusze, które mogą wystąpić podczas zamykania zamówienia zakupu w obszarze Transakcje | Zakup | Edytuj zamówienia zakupu. Oto przykład oparty na jednym elemencie wiersza.

Informacje o zamówieniach

Numer dokumentu: PO00044
Dostawca: ABC
1 element wiersza dla ilości 10 @ $120 koszt jednostkowy = $1200 Rozszerzony koszt

Scenariusz 1: Odbieranie wszystkich ilości w wierszu, częściowe fakturowanie i zamykanie zamówienia zakupu

1. Odbierz wszystkie pozycje z zamówienia zakupu (Transakcje | Zakup | Rejestrowanie transakcji — Typ: przesyłka)

   Dostosowanie rejestru płci:

   Typ konta	Debet	Kredyt
   Zapasy	$1200
   Naliczone zakupy		$1200

   Uwaga

   Opublikowanie dokumentu wysyłki dla pozycji magazynowej powoduje utworzenie nowego wiersza w tabeli Inventory Purchase Receipts Work (IV10200) dla ilości 10 przy jednostkowym koszcie 120 USD za sztukę.

2. Faktura PO00044 na ilość 8 sztuk w oknie wprowadzania faktury zakupu (Transakcje | Zakup | Wprowadź/dopasuj faktury)

   Dostosowanie rejestru płci:

   Typ konta	Debet	Kredyt
   Naliczone zakupy	960,00 USD
   Rozrachunki z dostawcami		960,00 USD

   Uwaga

   Spowoduje to utworzenie faktury zobowiązań w module Zarządzania Zobowiązaniami na kwotę 960 USD.

3. Zamknij zamówienie zakupu w oknie transakcji Edytuj zamówienie zakupu (Transakcje > Zakupy > Edytuj zamówienia zakupu).

W tym scenariuszu występują dwie rzeczy podczas zamykania zamówienia zakupu:

1. Naliczone konto zakupów jest odwracane dla pozostałego salda skojarzonego z zamykanymi wierszami. Dzieje się tak, ponieważ elementy nie będą już fakturowane w przetwarzaniu zamówień zakupu. System zakłada, że zamówienie zakupu jest zamykane z jakiegoś powodu, a firma nigdy nie będzie musiała płacić dostawcy za dwa pozostałe przedmioty otrzymane po otrzymaniu przesyłki. Zasadniczo otrzymujesz więcej, ale płacisz mniej. Zamknięcie zamówienia zakupu spowoduje również usunięcie zamówienia zakupu z raportu "Odebrane niefakturowane", który jest zwykle używany do wiązania rozliczonych zakupów do księgi głównej.

   Dostosowanie rejestru płci:

   Typ konta	Debet	Kredyt
   Naliczone zakupy	$240 (2*$120)
   Zapasy		$240

2. Koszt paragonu zakupu w IV10200, który pierwotnie wynosił 120 USD, zostanie zaktualizowany do 96 USD. System przeprowadza ponowną wycenę warstwy, ponieważ zamówienie zakupu zostało odebrane w ilości 10, ale zapłacić trzeba tylko za 8, dlatego koszt jednostkowy przedmiotu jest niższy. Tabela IV10200 jest aktualizowana automatycznie, a obliczenie w celu określenia kosztu warstwy jest następujące:

   Obliczenie: Łączny koszt faktury rozszerzonej (z ostatniej faktury dopasowanej do potwierdzenia wysyłki) / Ilość wysłana. ($960/10 = $96 każdy)

   Uwaga

   Transakcje, które są publikowane automatycznie w księdze głównej w celu zamknięcia zamówienia zakupu, będą miały jako dokument źródłowy EDTPO. Podczas oddalania dokumentu Źródło w oknie Szczegółowe zapytanie w Rejestrze Ogólnym (Zapytanie | Finanse | Szczegóły) zostanie wyświetlony komunikat: „Historia transakcji nie istnieje dla tej transakcji”. Tak działa by design, ponieważ żadna historia transakcji nie jest przechowywana w tabelach przetwarzania zamówień zakupu dla tej akcji.

   Aby określić, co spowodowało transakcję GL, uruchom następujące zapytanie w języku SQL względem firmowej bazy danych.

   SELECT ORDTRNUM, ORMSTRID, * FROM GL20000 WHERE JRNENTRY = 'XX'
   

   Uwaga

   Zastąp wartość XX w powyższym zapytaniu poprawnym numerem wpisu dziennika.

   W polu ORDTRNUM zostanie wyświetlony numer zamówienia, który został zamknięty.

   W polu ORMSTRID zostanie wyświetlony dostawca z zamówienia zakupu.

   Jeśli te pola nie są wypełnione, aby przechwycić te informacje w przyszłości, wykonaj następujące kroki:

   1. Zamknij program Microsoft Dynamics GP.

   2. W folderze kodu gp usługi Microsoft Dynamics otwórz folder Dane i edytuj plik Dex.ini.

   3. Dodaj następujący wiersz do pliku Dex.ini.

      REVALJEINDETAIL=TRUE

   4. Zapisz plik Dex.ini.

   5. Wykonaj te same kroki na każdej stacji roboczej, która będzie wykonywać księgowanie względem pozycji magazynowych.

Scenariusz 2. Odbierz wszystkie ilości w wierszu i zamknij zlecenie zakupu

1. Odbierz wszystkie pozycje z zamówienia (Transakcje | Zakup | Wpis transakcji odbioru - Typ: przesyłka)

   Dostosowanie rejestru płci:

   Typ konta	Debet	Kredyt
   Zapasy	$1200
   Naliczone zakupy		$1200

2. Zamknij zamówienie zakupu w oknie transakcji Edytowanie zamówienia zakupu (Transakcje | Zakup | Edytuj zamówienia zakupu)

   Wyniki zamknięcia bez fakturowania:

   Po zamknięciu zamówienia zakupu system nie wie, jakie są intencje użytkownika, więc nie robi nic innego poza zamknięciem.

Oto kilka przykładów pytań, do których usługa Microsoft Dynamics GP nie zna odpowiedzi i dlaczego nie aktualizuje rejestru ogólnego:

• Czy użytkownik miał na myśli zamknięcie zamówienia zakupu (PO)?
• Czy użytkownik chce, aby system zaktualizował koszt elementu?
• Czy użytkownik zarejestrował już fakturę w module Zarządzanie płatnościami i skorygował naliczone zakupy?

W tym scenariuszu saldo pozostanie na naliczonym koncie zakupów w rejestrze ogólnym. Taki przypadek powinien zwrócić uwagę księgowości podczas próby powiązania naliczonych zakupów z raportu Otrzymane, ale niefakturowane do konta Księgi głównej. Tak długo, jak w księdze głównej występuje saldo dotyczące naliczonych zakupów, istnieje sposób, aby to zidentyfikować.

Powodem, dla którego nie używamy tego samego procesu w obu scenariuszach, jest następująca:

Jeśli oprogramowanie Microsoft Dynamics GP zdecydowało się zaktualizować tabelę IV10200, gdy zamówienie zakupu nie zostało zafakturowane, koszt towaru zmniejszyłby się z 120 USD do 0 USD (Rozszerzony koszt faktury (z ostatniej faktury dopasowanej do potwierdzenia odbioru przesyłki) / Ilość wysłana) (0,00 USD/10 = 0,00 USD). Ponieważ elementy zwykle mają koszt, nie chcemy wprowadzać tej korekty.

Nie chcemy również zakładać, że nie utworzono jeszcze faktury w usłudze Zarządzanie płatnościami i odwróciliśmy naliczone konto zakupów; w związku z tym nie wprowadzamy tej korekty. Pozostawienie salda na koncie jest również dobrą metodą kontrolowania stanu zamówień zakupu podczas uzgadniania z księgą główną.