Zarządzanie tematami na dużą skalę w temacie
Podczas indeksowania witryn programu SharePoint lub całej organizacji dla tematów może zostać wygenerowanych wiele tematów. Gdy tak się stanie i zobaczysz tysiące sugerowanych tematów na stronie Zarządzanie tematami , trudno jest wiedzieć, od czego zacząć. W tym artykule opisano sposób, w jaki tematy ułatwiają optymalizowanie tematów i informacji wyświetlanych użytkownikom, którzy szukają informacji, nawet w dużych organizacjach z dużą liczbą tematów.
Najpierw przypomnienie czterech etapów tematów:
Sugerowane: Temat został zidentyfikowany przez sztuczną inteligencję i ma wystarczającą liczbę zasobów pomocniczych, połączeń i właściwości. (Są one oznaczone jako sugerowany temat w interfejsie użytkownika).
Potwierdzone: temat, który został odnaleziony przez sztuczną inteligencję i został zweryfikowany. Walidacja tematu występuje, gdy:
Menedżer wiedzy potwierdza temat. Menedżer wiedzy potwierdza temat na stronie Zarządzanie tematami .
Wielu użytkowników potwierdza temat. Musi istnieć sieć dwóch pozytywnych głosów otrzymanych od użytkowników, którzy głosowali przy użyciu mechanizmu opinii na karcie tematu. Jeśli na przykład jeden użytkownik zagłosował pozytywnie, a jeden użytkownik głosował negatywnie za dany temat, nadal potrzebujesz jeszcze dwóch pozytywnych głosów, aby temat został potwierdzony.
Opublikowano: temat, który został wyselekcjonowany. Wprowadzono ręczne zmiany w celu poprawy jego jakości lub zostały utworzone przez użytkownika.
Usunięto: temat, który został odrzucony i nie będzie już widoczny dla osób przeglądających. Temat można usunąć w dowolnym stanie (sugerowany, potwierdzony lub opublikowany). Usuwanie tematu występuje, gdy:
Menedżer wiedzy usuwa temat. Menedżer wiedzy usuwa temat na stronie Zarządzanie tematami .
Wielu użytkowników oddaje negatywne głosy przy użyciu mechanizmu opinii na karcie tematu. Aby temat został usunięty, musi istnieć sieć dwóch negatywnych głosów otrzymanych od użytkowników. Jeśli na przykład jeden użytkownik zagłosował negatywnie, a jeden użytkownik głosował pozytywnie za konkretnym tematem, nadal potrzebujesz jeszcze dwóch negatywnych głosów, aby temat został usunięty.
Po usunięciu opublikowanego tematu strona z wyselekcjonowanymi szczegółami będzie musiała zostać usunięta ręcznie za pośrednictwem biblioteki stron centrum tematów.
Rola menedżera wiedzy
Podczas konfigurowania tematów dodasz grupę użytkowników, którym przyznano uprawnienia, aby wyświetlić stronę Zarządzanie tematami w centrum tematów . Będzie ona wyświetlana tylko dla tych użytkowników, którzy pełnią rolę podstawowego leczenia tematów. Będą oni mieli dostęp do danych dotyczących tematów i będą mogli wyświetlać listy wszystkich tematów, do których mają dostęp, aby przeglądać i nadzorować.
Pracownicy w tej roli powinni mieć szerokie uprawnienia do wyświetlania szerokiej gamy tematów. Jeśli uprawnienia są podzielone na segmenty, możesz wybrać grupę użytkowników, którzy reprezentują różne obszary działalności i mogą nadzorować własne obszary.
Podczas pierwszego przeglądania tematów w centrum tematów sugerowane tematy są zdefiniowane wyłącznie przez sztuczną inteligencję. Menedżerowie wiedzy mogą chcieć przejrzeć każdy z nich przed wprowadzeniem tematów do szerokiej społeczności użytkowników. Podczas pracy na dużą skalę takie podejście rzadko jest praktyczne ze względu na tysiące tematów.
Zalecanym podejściem jest znalezienie równowagi między najbardziej istotnymi lub ważnymi tematami dla początkowego zestawu użytkowników i skupienie się na selekcji tych tematów przed wprowadzeniem tematów. Zacznij zbierać opinie od użytkowników i zezwalaj na crowdsourcing, aby określić wzorce użycia i wkładu użytkowników, aby poinformować o strategiach sugerowanych w tym artykule.
Należy pamiętać, że system będzie identyfikować i pokazywać wszystkim użytkownikom tematy sugerowane przez sztuczną inteligencję i nadzorowane przez człowieka. Nie oznacza to jednak, że każdy sugerowany temat będzie wyświetlany wszystkim użytkownikom końcowym. W ustawieniach zabezpieczeń zostaną wyświetlone tylko tematy, do których każdy pracownik może uzyskać dostęp na podstawie uprawnień ustawionych dla samej zawartości.
Jako menedżer wiedzy z uprawnieniami do wyświetlania strony Zarządzanie tematami może zostać wyświetlona znacznie większa liczba tematów wymienionych z powodu własnych uprawnień z podwyższonym poziomem uprawnień, w zależności od twojej roli w organizacji i poziomu dostępu. Będziesz również mieć dostęp do widoków, które umożliwiają wyświetlanie tematów wymienionych w jednej lokalizacji, zamiast uzyskiwać do nich dostęp przy użyciu wyróżnień lub wyszukiwania.
Ponadto istnieje prawdopodobnie mniejszy odsetek tematów, które będą wyświetlane przez większość użytkowników, oraz większy zestaw większej liczby tematów, które będą widoczne znacznie rzadziej ze względu na uprawnienia. W związku z tym warto najpierw skoncentrować wszystkie zadania leczenia na tematach, które są najważniejsze dla Twojej organizacji i które są najbardziej prawdopodobne, aby były widoczne szerzej.
W tym artykule opisano kilka strategii leczenia. Te strategie mogą oznaczać, że rzadsze lub mniej typowe tematy mogą nie być w pełni wyselekcjonowane przez menedżerów wiedzy. Jednak te sugerowane tematy pozostają przydatne i mogą zapewnić wgląd lub wskaźnik dla danej osoby, co może zaoszczędzić godziny pracy pracownika w poszukiwaniu punktu początkowego. Zezwolenie na aktualizacje crowdsourced do tematów jest korzystne i zapewnia większą zawartość i pokrycie mniej typowych tematów.
Ten artykuł zawiera wskazówki i najlepsze rozwiązania dotyczące zarządzania tematami i leczenia.
Omówienie sugerowanych tematów
Po odnalezieniu tematów przez sztuczną inteligencję są one oznaczone jako sugerowany temat, zarówno na stronie Zarządzanie tematami , jak i na kartach tematów prezentowanych użytkownikom. Każdy temat, który nie został oznaczony jako usunięty, będzie wyświetlany użytkownikom — obejmuje to potwierdzone, opublikowane i sugerowane tematy. Tematy we wszystkich trzech stanach są dostępne dla użytkowników końcowych.
Na karcie tematu lub stronie używamy różnych wskazówek, aby pokazać, jak sztuczna inteligencja wygenerowała informacje. System używa różnych dowodów do dodawania zasobów, głównie za pośrednictwem samej zawartości.
Etykiety pokazują, że temat jest sugerowany i że został odnaleziony przez tematy.
Informacje na temat stanów karty, z których pochodzi definicja, określając jej źródło.
Sugerowane osoby pochodzą od agregowania osób, które napisały lub edytowały dokumenty z dowodami tematu. Jeśli dana osoba zapisuje dokument, który ma nazwę tematu w tytule, a dokument ma wiele widoków, może wymagać tylko jednego dokumentu, aby ustalić osobę jako powiązaną. Jednak w wielu przypadkach więcej dowodów jest lepszych, a wymienione osoby pracowały nad wieloma dokumentami.
W przypadku wyświetlanych plików i stron system określa, ile razy temat został wymieniony w dokumencie, ale temat musi być również wymieniony w określonym kontekście, który identyfikuje odwołanie do tematu określonego typu (na przykład projektu lub zespołu). To jest to, co liczy się jako dowód dla sztucznej inteligencji. System uwzględnia również wystąpienie nazwy tematu w tytułach dokumentów, typach dokumentów i innych funkcjach analitycznych (takich jak widoki).
Te atrybuty pokazują, że zawartość została dodana przez sztuczną inteligencję i jak sztuczna inteligencja dokonała tego ustalenia.
Komunikacja
Podczas komunikacji z użytkownikami na temat temat tematów ważne jest wyjaśnienie różnicy między sugerowanymi przez sztuczną inteligencję tematami i zawartością a ich wyselekcjonowanymi odpowiednikami.
Jako czytelnik powinieneś wyświetlać sugerowane tematy z bardziej krytycznym okiem. Nie powinny być postrzegane jako autorytatywne źródła prawdy organizacyjnej. Są one raczej narzędziem do znajdowania sposobu uzyskiwania dostępu do milczącej wiedzy prezentowanej za pośrednictwem zawartości, do której masz dostęp. Sztuczna inteligencja odkryła ten temat i ma wystarczająco dużo dowodów, aby pokazać go Tobie, ale jego wartość nie została potwierdzona przez osobę.
Kontrolki crowdsourced
Sugerowane tematy można ulepszyć poprzez wyselekcjonowanie strony i opinię na ten temat za pośrednictwem tłumu.
Gdy użytkownicy wchodzą w interakcje z sugerowanym tematem, mogą zostać poproszeni o proste pytanie w interfejsie użytkownika. Na przykład: czy ten temat był istotny dla strony?Czy ta osoba jest istotna dla tematu?Czy ta definicja była dokładna? Korzystając z opinii do takich pytań, dokładność tematów może wzrosnąć bez konieczności kuratorowania strony przez nazwaną osobę.
Strona główna centrum tematów to kolejna lokalizacja, w której są zbierane opinie na sugerowane tematy. W centrum tematów użytkownik może zobaczyć tematy, z których zostały skojarzone, i ma możliwość potwierdzenia tego skojarzenia lub usunięcia go.
Jeśli zezwolisz na szerokie crowdsourcing tematów, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:
Użytkownicy zobaczą opcję Edytuj na stronach tematów i będą mogli edytować strony w tym samym środowisku co inne nowoczesne strony programu SharePoint.
Nie można usunąć niektórych sugerowanych składników Web Part tematu . Nie można usunąć nazwy tematu, alternatywnych nazw, definicji, sugerowanych osób i sugerowanych zasobów.
Przeniesienie sugerowanego lub potwierdzonego tematu, który został opublikowany, do listy Opublikowane na stronie Zarządzanie tematami może zająć trochę czasu.
Szacowany czas wyświetlania tematu w wyszukiwaniu, wyróżnieniach, hasztagach lub adnotacjach wynosi 2 godziny.
Szacowany czas wyświetlania tematu na liście Opublikowane na stronie Tematy zarządzane w większości przypadków wynosi nie więcej niż 24 godziny. Powinny być widoczne w ciągu 2 godzin, ale ponieważ co 24 godziny jest pełna synchronizacja, oczekiwanie nie powinno trwać dłużej niż 24 godziny.
Możliwe, że użytkownik może pozostawić opublikowany temat w stanie wyewidencjonowanym lub edytowanym. Menedżer wiedzy może je zobaczyć w bibliotece stron centrum tematów i może odrzucić zmiany użytkownika w celu ponownego opublikowania tematu lub skontaktować się z tym użytkownikiem, aby poprosić go o zaewidencjonowanie tematu.
Widoczność tematu i zawartość są oparte na uprawnieniach użytkownika
Podczas przeglądania listy sugerowanych tematów jako menedżer wiedzy należy pamiętać, że zawartość sugerowanego tematu będzie dynamicznie oparta na uprawnieniach. Sugerowana zawartość i osoby wyświetlane Użytkownikowi mogą nie być takie same jak osoby prezentowane dowolnemu użytkownikowi lub innemu menedżerowi wiedzy.
Na podstawie uprawnień do wyświetlania zawartości skojarzonej z tematem każdy użytkownik może zobaczyć inny zestaw sugerowanych zasobów, osób, alternatywnych nazw i definicji.
Określanie priorytetów tematów pod kątem leczenia
Poniższe strategie służą do identyfikowania tematów, które mogą być widoczne, a zatem są dobrymi kandydatami do leczenia.
Taksonomii
Użycie istniejących taksonomii może zawierać listę tematów, które mogą być widoczne dla użytkowników. Mogą to być na przykład:
Produkty i usługi zapewniane przez organizację
Zespoły w organizacji
Projekty o wysokim profilu
Takie podejście można również zastosować na poziomie działu lub funkcjonalności z ekspertami z zakresu zagadnień, którzy rozumieją ten obszar organizacji. Celem nie jest ich przeglądanie zaznaczenia ani wszystkich tematów. Zamiast tego przynoszą własną wiedzę na temat domeny, aby kierować selektywną selekcją.
Szukać
Typowe terminy wyszukiwania są często odnajdywane jako tematy. Korzystając z najważniejszych raportów zapytań w usłudze Microsoft Search, możesz zidentyfikować najczęściej wyszukiwane terminy w organizacji. Jeśli tematy zostały odnalezione dla tych terminów, są dobrymi kandydatami do leczenia. Te tematy mogą być prezentowane jako karty odpowiedzi w usłudze Microsoft Search.
Jeśli obecnie używasz zakładek usługi Microsoft Search, rozważ, które z nich można zastąpić tematem. Karta odpowiedzi zakładki zawiera tytuł, opis i adres URL. W pewnych okolicznościach karta tematu może być bardziej przydatna dla użytkownika, a karta tematu zawiera również zasoby i osoby.
W środowisku wyszukiwania użytkownika, gdy użytkownik wyszukuje termin taki jak podróż, wyniki wyszukiwania są wyświetlane w następującej kolejności priorytetu w usłudze Microsoft Search:
Opublikowane lub potwierdzone tematy
Zakładki
Sugerowane tematy
Wrażenia i wyniki tematów
Liczba wyświetleń i wyniki tematów to ważne metryki umożliwiające zrozumienie zachowania tematu. Wartość tych metryk będzie ograniczona, gdy tylko menedżerowie wiedzy lub zespoły IT mają dostęp do tematów. Udostępnianie tematów pilotażowej grupie użytkowników spowoduje wygenerowanie bardziej reprezentatywnych danych dla tych miar.
Tematy o dużej liczbie wyświetleń mogą częściej wchodzić w interakcje. Wyniki tematów dla tych tematów dadzą poczucie, jak bogate są te tematy. Tematy z wysoką liczbą wyświetleń i niską oceną są dobrymi celami do leczenia.
Kluczowe terminy architektury informacyjnej większych witryn organizacyjnych
Większe witryny portali w organizacji mogły zainwestować czas w organizowanie architektury informacji i nawigację po witrynie wokół kluczowych obszarów tematów dla jednostek biznesowych, linii produktów, dużych projektów itd. Przejrzenie tych terminów oraz zidentyfikowanie i wyselekcjonowanie tematów dla tych terminów może pomóc użytkownikom, którzy szukają informacji na temat tych obszarów.
Korzystanie z wewnętrznych baz wiedzy lub witryn typu wiki
Jeśli Twoja organizacja zainwestowała w bazy wiedzy lub witryny typu wiki, mogą one udostępniać listę tematów do użycia na potrzeby początkowych wysiłków związanych z selekcją. Jeśli są one szczególnie duże, wybierz najczęściej oglądane lub edytowane tematy jako punkt wyjścia.