Year-End Procedimentos de fechamento no Controle de Inventário no Microsoft Dynamics GP

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Este artigo discute como fechar o ano e como preparar seus registros de inventário para o novo ano fiscal no Controle de Inventário no Microsoft Dynamics GP.

Aplica-se a: Microsoft Dynamics GP
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Procedimentos de fechamento de final de ano de inventário

Siga estas etapas para fechar o ano e preparar seus registros de inventário para o novo ano fiscal. Fechar um ano transfere toda a quantidade resumida do ano atual (valores de custo e vendas) para o histórico de transações dos itens para os quais você tem mantido um histórico de vendas resumido. O campo Quantity Sold para cada item é definido como zero. Essas etapas também atualizam a quantidade no campo Quantidade Inicial de cada item para o campo Quantidade na Mão em cada site.

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Etapas de resumo

  1. Poste todas as transações do ano.
  2. Reconciliar quantidades de inventário.
  3. Conclua uma contagem de inventário físico e, em seguida, poste quaisquer ajustes.
  4. Imprima relatórios adicionais.
  5. Faça um backup.
  6. Feche o ano.
  7. Feche os períodos fiscais da série Inventário (opcional).
  8. Faça um backup final.

Etapa 1: Postar todas as transações do ano

Verifique se todas as transações de faturamento, transações de processamento de pedidos de vendas e transações de inventário para o ano atual foram inseridas e postadas antes de fechar o ano. É verdade para que as informações históricas sejam precisas para o ano que você está fechando, e os valores ano a ano são declarados com precisão para o ano novo. Se você quiser inserir transações de período futuro antes de fechar o ano, crie um novo lote que tenha novas transações. No entanto, não poste o lote até que o ano seja fechado.

Etapa 2: Reconciliar quantidades de inventário

Reconciliar quantidades para todos os itens usando a janela Reconciliar Quantidades de Inventário para garantir que os dados do Controle de Inventário não sejam danificados durante o ano. Para abrir a janela Reconciliar Quantidades de Inventário, siga esta etapa:

  • No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Utilitários, aponte para Inventário e, em seguida, selecione Reconciliar.

Se houver diferenças durante o processo de reconciliação, as quantidades serão ajustadas. Se forem feitos ajustes, eles serão refletidos no Relatório de Reconciliação. Além disso, todos os números de série e números de lote adicionados para os itens ajustados estão incluídos. Se você quiser alterar esses números de série e números de lote, poderá usar a janela Entrada de Transação de Item. Insira transações de ajuste de redução para remover os números de série existentes e os números de lote existentes. Em seguida, insira aumentar as transações de ajuste para inserir os números de série corretos e os números de lote corretos. Para abrir a janela Entrada de Transação de Item, aponte para Inventário no menu Transações e selecione Entrada de Transação.

Etapa 3: concluir uma contagem de inventário físico e, em seguida, postar quaisquer ajustes

  1. Use a janela Manutenção do Calendário de Ações para configurar e, em seguida, manter informações sobre quando as contagens de estoque podem ser executadas e sobre quais dias serão contados quando o sistema calcular as datas sugeridas para a próxima contagem de ações para uma combinação de item-site específica. Para abrir a janela Manutenção do Calendário de Ações, siga esta etapa:
    • No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Configuração, aponte para Inventário e selecione Calendário de Ações.
  2. A janela Atribuição de Ciclo de Contagem de Ações pode ser usada se você quiser atribuir uma frequência de contagem de ações a muitos itens. Para abrir a janela Atribuição de Ciclo de Contagem de Ações, aponte para Inventário no menu Cartões e selecione Contar Atribuição de Ciclo.
  3. Crie uma agenda de contagem de ações. Um Agendamento de Contagem de Ações é uma lista dos itens específicos em um site específico que serão contados durante uma contagem específica. Quando você inicia um agendamento de contagem de ações, a quantidade em mãos para cada linha na agenda de contagem de ações é capturada. Posteriormente, as quantidades de número de contagem real serão comparadas aos valores capturados para criar transações de variação padrão. Os Formulários de Contagem de Estoque podem ser impressos durante esse processo. Para abrir a janela Agenda de Contagem de Ações, aponte para Inventário no menu Transações e selecione Agenda de Contagem de Ações.
  4. Use a janela Entrada de Contagem de Ações para inserir informações sobre os resultados das contagens de ações. Quando você processa uma contagem de ações, as transações de variação são criadas. Se a caixa Contagem de Ações de Postagem Automática marcar for selecionada, as transações também serão postadas. Para abrir a janela Entrada de Contagem de Ações, aponte para Inventário no menu Transações e selecione Entrada de Contagem de Ações. Em vez de seguir a etapa 3, você pode criar manualmente suas entradas de ajuste. Para fazer isso, imprima uma lista de verificação de inventário físico usando a janela Relatórios de Atividade de Inventário e faça uma contagem física de seus itens de inventário para verificar se a quantidade na mão é precisa para todos os itens. Para abrir a janela Relatórios de Atividade de Inventário, aponte para Inventário no menu Relatórios e selecione Atividade.

Se houver diferenças, insira os ajustes necessários na janela Entrada de Transação de Item e, em seguida, poste as transações. Para abrir a janela Entrada de Transação de Item, aponte para Inventário no menu Transações e selecione Entrada de Transação.

Etapa 4: imprimir relatórios adicionais

Imprima todos os relatórios adicionais que você precisará para planejamento ou para seus registros permanentes. Os relatórios sugeridos são os seguintes:

  • Relatório de Status de Estoque
  • Relatório recibos de compra
  • Relatório de Volume de Negócios
  • Relatório histórico de transações
  • Lista de números de série
  • Lista de números do lote

Para acessar a paleta Relatórios, aponte para Inventário no menu Relatórios . Use seleções da paleta Relatórios de Inventário para imprimir esses relatórios. Se você planeja remover recibos de compra vendidos durante o processo de fechamento de fim de ano, recomendamos imprimir o Relatório de Recibos de Compra para examinar os recibos que serão removidos.

Etapa 5: fazer um backup

Faça um backup de todos os dados da empresa!
É verdade para que você possa se recuperar rapidamente caso ocorra uma flutuação de energia ou outro problema durante o procedimento de fechamento de fim de ano.

Etapa 6: Fechar o ano

Para fazer isso, selecione Ferramentas no menu de GP do Microsoft Dynamics , aponte para Rotinas, aponte Para Inventário e selecione Fechamento de Fim de Ano.

Fechando um ano, faz as seguintes tarefas:

  • Transfere toda a quantidade resumida do ano atual (valores de custo e vendas) para o histórico de transações dos Itens para os quais você tem mantido o histórico de vendas resumido.
  • Atualizações a quantidade no campo Quantidade Inicial do item para o campo Quantidade na Mão em cada site. Determinados relatórios, como o Relatório de Rotatividade, usam a quantidade no campo Quantidade Inicial para cálculos de relatório.
  • Zerar o campo Quantity Sold na janela Manutenção de Quantidades de Item para cada site.
  • Remove recibos de compra e histórico de alterações de custo para itens que foram vendidos.
  • Remove todos os itens descontinuados dos registros de item que foram vendidos.
  • Remove todos os atributos de lote dos registros de itens numerados do lote se eles tiverem sido vendidos.
  • Atualizações o custo padrão de cada item para o custo atual se você usar o método periódico FIFO ou o método de avaliação periódica LIFO.
  • Usa a janela Fechamento Year-End inventário para fechar o ano.

As seguintes opções estão disponíveis:

  • Remover: Itens descontinuados

    Se você selecionar a caixa Itens Descontinuados marcar, todos os Itens descontinuados que tenham um saldo zero (ou seja, nenhuma quantidade) serão removidos de todas as tabelas IV durante o processo de fechamento de fim de ano. Os itens podem ser designados como descontinuados usando a janela Manutenção de Item. Itens descontinuados que têm uma quantidade na mão de zero (exceto componentes do kit) e não têm transações não sinalizadas serão removidos do módulo Inventário. Se você usar o módulo Gerenciamento de Chamadas de Serviço, determine se existem itens descontinuados em documentos de serviço não sinalizados. Se houver itens descontinuados em documentos de serviço não postados, os documentos deverão ser postados antes de continuar. O relatório processamento de pedidos de vendas, o relatório de faturamento ou o relatório de processamento de pedidos de compra e consultas ainda poderão exibir informações sobre esses itens descontinuados. No entanto, você não poderá fazer uma pesquisa no Número do Item porque ele foi removido da tabela Mestre do Item. Se você quiser imprimir um relatório ou perguntar sobre o Item descontinuado, deverá incluir o item dentro do intervalo Número do Item.

    Observação

    Se você selecionar essa opção, removerá os itens descontinuados. Além disso, você removerá todo o histórico de inventário dos itens. Você não poderá detalhar o histórico de inventário desses itens.

  • Remover: Recibos vendidos e histórico de alterações de custo antes de [data]

    Se você selecionar a caixa recibos vendidos marcar, todos os recibos vendidos cujas quantidades recebidas e valores vendidos em quantidade são iguais serão removidos. (Os registros serão removidos do IV10200 marcados como vendidos [RCPTSOLD=1], e dos registros correspondentes do IV10201 [vinculados por IV10201. RCTSEQNM = IV10200. SRCRCTSEQNM].) É uma etapa opcional, e pode não ser um procedimento que é realizado todo fim de ano. Esses valores podem ajudar quando os itens são retornados por meio do Faturamento. Portanto, talvez você não queira remover os recibos de compra do arquivo.

    No Microsoft Dynamics GP, remova: Recibos vendidos e histórico de alterações de custo anteriores. Selecione a caixa Recibos vendidos e histórico de alterações de custo antes de marcar para remover todos os recibos de compra vendidos e alterações de custo históricos para itens que usam Perpétuo Médio, Último, Primeiro Fora (LIFO) Perpétuo ou o método de avaliação periódica First In, First Out (FIFO) e, em seguida, insira uma data. Os recibos vendidos, os detalhes vendidos em quantidade e as alterações de custo históricos com datas que vêm antes da data que você inseriu serão removidos.

  • Remover: Atributos de Lote Vendido

    Se você selecionar a caixa Atributos de Lote Vendido marcar, os valores dos números do lote vendido serão removidos. Por exemplo, você pode remover o valor vermelho para o atributo de lote Cor se tiver vendido todos os itens numerados do lote que receberam o valor vermelho.

  • Atualização: Custo Padrão do item

    Se você selecionar a caixa Custo Padrão do Item marcar, o Custo Padrão para todos os itens atribuídos ao método de avaliação periódica FIFO ou o método de avaliação periódica LIFO será ajustado automaticamente para refletir o custo atual de cada item ou o valor que você pagou mais recentemente pelo item. Se você estiver registrado para o módulo De fabricação, não poderá selecionar a caixa Custo Padrão do Item marcar.

    Observação

    Ao selecionar para atualizar o custo padrão de um item durante o processo de Fechamento de Year-End de Inventário para Itens de Custo Padrão, você deve ter a Conta de Reavaliação de Custo Padrão preenchida em um dos dois locais listados abaixo para que o processo de Fechamento Year-End seja concluído. Se você não tiver a conta preenchida, o Relatório de Exceção será impresso com a lista de itens que precisam ser preenchidos antes de poder processar o fechamento de fim de ano.

    1. Cartões > Conta de item de > inventário > (para cada item periódico)
    2. Microsoft Dynamics GP > Ferramentas > Configuração > postando > série inventário de contas > de postagem.

Quando você tiver selecionado todas as opções desejadas, selecione Processo para iniciar o processo de fechamento de fim de ano. Quando o ano estiver sendo fechado, você não poderá postar, reconciliar quantidades, alterar métodos de avaliação ou alterar locais decimais para itens.

Etapa 7: fechar os períodos fiscais da série Inventário (opcional)

Você pode usar a janela Configuração de Períodos Fiscais para fechar períodos fiscais que ainda estão abertos para o ano. Para abrir a janela Configuração de Períodos Fiscais, siga esta etapa:

  • No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Instalação, aponte para Empresa e selecione Períodos Fiscais. Ele impede que as transações sejam postadas acidentalmente no período ou ano errado.

Verifique se você postou todas as transações para o período e o ano para todos os módulos antes de fechar períodos fiscais. Se mais tarde você precisar postar transações em um período fiscal que já fechou, deverá retornar à janela Configuração de Períodos Fiscais para reabrir o período antes de poder postar a transação.

Etapa 8: fazer um backup final

Faça um backup final dos arquivos de dados da empresa e mantenha-os em armazenamento seguro e permanente. Ele lhe dá um registro permanente da posição financeira da empresa no momento em que você fechou o ano.

Dicas de fechamento de final de ano de inventário

  • O fechamento de fim de ano deve ser feito antes que qualquer transação para o ano novo tenha sido postada.
  • Você tem a opção de selecionar a caixa Itens Descontinuados marcar, a caixa marcar recibos vendidos ou a caixa atributos de lote vendido marcar. Se você selecionar essas caixas de marcar, todos os itens, recibos vendidos e atributos de lote vendidos com saldo zero serão removidos durante o processo de fechamento de fim de ano.
  • Se você selecionar a caixa Custo Padrão do Item de Atualização marcar, o custo padrão para todos os itens atribuídos ao método de avaliação periódica FIFO ou o método de avaliação periódica LIFO será ajustado automaticamente para refletir o custo atual de cada item. O custo atual é o valor que você pagou mais recentemente pelo Item.
  • Não há nenhum relatório de fechamento de fim de ano para inventário.

Perguntas frequentes sobre o final do ano de inventário

P1: Como o custo médio de um item é atualizado ao longo do ano e durante o processo de fechamento de fim de ano quando você usa o método de avaliação perpétuo médio?

A1: Se você estiver usando o método de avaliação perpétuo médio, todos os recibos de cada item serão médios para determinar o custo médio. O processo de fechamento de fim de ano não altera o custo médio. No entanto, ele removerá os recibos de compra que foram vendidos. Na próxima vez que um recibo for inserido, o custo médio será reavaliado com os recibos que permanecem no arquivo Recibos de Compra de Inventário.

Observação

Foram feitas melhorias no cálculo do custo médio no Microsoft Dynamics GP 9.0 que ainda se aplicaria. Para obter mais informações sobre o cálculo dos custos médios, confira Aprimoramentos feitos no cálculo do Custo Médio no Microsoft Dynamics GP

P2: a janela Inventário Year-End Fechamento pode ser usada ao longo do ano para atualizar o custo padrão dos itens se você usar o método de avaliação periódica?

A2: Não recomendamos isso porque o campo Quantidade Inicial é atualizado durante o processo de fechamento do ano. Isso tornaria esse campo incorreto em relatórios como o relatório turnover. Além disso, todas as informações de histórico de vendas de resumo seriam movidas incorretamente para o ano seguinte.

Q3: Qual é o efeito de fazer um fechamento final de ano de inventário em Great Plains?

A3: O fechamento de fim de ano para este módulo é opcional.

Em resumo, os campos atualizados durante o fechamento de fim de ano são usados em relatórios para resumos de quantidade. Se esses campos não forem importantes, você poderá decidir não executar o fechamento de fim de ano.

O fechamento do ano de inventário move as informações de histórico de resumo do ano atual para o ano passado (como visto em Cartões/Inventário/Histórico) e zerar as informações do ano atual.

Recomendamos que você feche o módulo de inventário antes de postar transações de vendas e compras no ano novo porque, se você fizer isso, os números do histórico do item não serão precisos (como visto em Cartões/Inventário/Histórico.) Além disso, o Relatório de Volume de Negócios de Inventário pode não ser preciso, pois as quantidades de início do item para o ano não serão precisas. Para ilustrar, digamos que você vendeu 100 itens em 2019. Em seguida, você vendeu 10 itens adicionais em 2020. Você postou essas duas transações de inventário em 2020 antes de fazer o fechamento de fim de ano de 2019 para estoque, portanto, você terá uma quantidade vendida de 110 em 2020. Depois que o fechamento de fim de ano de 2019 for realizado, você terá um valor de 0 em vez de 10 para sua Quantidade de Vendas 2020 (Ano Atual) e 110 mostrando para sua quantidade de vendas 2019 (ano passado).

As janelas de resumo no inventário com as exibições específicas do calendário ou ano fiscal são sensíveis à data. O processo de fechamento do final do ano de inventário não é confidencial para datas.