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Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados

  • Artigo

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Pronto para começar a gerenciar o ciclo de vida dos dados da sua organização, retendo o conteúdo que você precisa manter e excluindo o conteúdo que você não precisa? Para começar, use as seguintes diretrizes para o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft Purview (anteriormente Conhecido como Governança de Informações da Microsoft):

  1. Entenda como a retenção e a exclusão funcionam no Microsoft 365 e identifique as cargas de trabalho que precisam de uma política de retenção e se você precisa criar rótulos de retenção para exceções: Saiba mais sobre retenção

    Observação

    Se você precisar gerenciar itens de alto valor para requisitos de manutenção de registros comerciais, legais ou regulamentares: use rótulos de retenção com gerenciamento de registros em vez de gerenciamento do ciclo de vida dos dados.

  2. Crie políticas de retenção para as cargas de trabalho identificadas, especificando as configurações e ações de retenção exigidas pelas políticas da sua organização ou regulamentos do setor: crie políticas de retenção

    Se necessário, crie e aplique rótulos de retenção para as suas exceções.

  3. Ativar o arquivo de caixas de correio para fornecer aos utilizadores espaço de armazenamento de caixa de correio adicional: Ativar caixas de correio de arquivo no Microsoft 365

    Se necessário para dar suporte a caixas de correio de arquivo morto:

  4. Entenda e gerencie caixas de correio inativas que retêm o conteúdo da caixa de correio depois que os funcionários saem da organização: saiba mais sobre as caixas de correio inativas

  5. Se você tiver arquivos PST que contenham dados que deseja controlar: importe arquivos PST para caixas de correio online usando upload de rede ou envio de unidade: saiba como importar os arquivos PST da sua organização

Dica

Se você não é um cliente E5, use a avaliação das soluções do Microsoft Purview de 90 dias para explorar como os recursos adicionais do Purview podem ajudar sua organização a gerenciar as necessidades de segurança e conformidade de dados. Comece agora no hub de testes do portal de conformidade do Microsoft Purview. Saiba mais detalhes sobre os termos de inscrição e avaliação.

Requisitos de assinatura e licenciamento

Várias assinaturas diferentes oferecem suporte a recursos de gerenciamento de ciclo de vida de dados.

Para ver as opções para licenciar seus usuários para se beneficiarem dos recursos do Microsoft Purview, consulte as diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade. Para os recursos listados nesta página, consulte a seção de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft Purview e Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview para obter os requisitos de licenciamento em nível de recurso.

Permissões

Importante

A Microsoft recomenda que utilize funções com menos permissões. Minimizar o número de utilizadores com a função de Administrador Global ajuda a melhorar a segurança da sua organização. Saiba mais sobre as funções e permissões do Microsoft Purview.

Consulte a seção a seguir para obter informações sobre funções e grupos de funções para gerenciar a retenção do Microsoft 365.

Para permissões para gerenciar caixas de correio para arquivamento, caixas de correio inativas e importação, elas normalmente exigem permissões do Exchange, como a função de destinatários de email. Por padrão, essa função é atribuída aos grupos de funções Gerenciamento de Destinatários e Gerenciamento da Organização. Para obter o requisito de permissões exato para cada tarefa de gerenciamento, consulte a documentação que acompanha as instruções do administrador.

Permissões para políticas de retenção e rótulos de retenção

Os membros da sua equipa de conformidade que irão criar e gerir políticas de retenção e etiquetas de retenção precisam de permissões para o portal do Microsoft Purview ou para o portal de conformidade do Microsoft Purview. Para conceder permissões para esta administração limitada, recomendamos que adicione utilizadores ao grupo de funções de administrador administrador de Conformidade .

Como alternativa para usar essa função padrão, você pode criar um novo grupo de função e adicionar a função Gerenciamento de Retenção a esse grupo. Para uma função somente leitura, use Gerenciamento de Retenção Somente Para Exibição.

Para obter instruções para adicionar utilizadores às funções predefinidas ou criar os seus próprios grupos de funções, utilize a seguinte documentação de orientação, consoante o portal que estiver a utilizar:

Essas permissões são necessárias somente para criar, configurar e aplicar políticas de retenção e rótulos de retenção. A pessoa que configura essas políticas não necessita acesso ao conteúdo.

Suporte para unidades administrativas

A gestão do ciclo de vida de dados suporta unidades administrativas que foram configuradas no Microsoft Entra ID:

  • Pode atribuir unidades administrativas a membros de grupos de funções personalizados e a quaisquer outras que suportem unidades administrativas. Por exemplo, grupos de funções utilizados com a Gestão de Registos do Microsoft Purview. Edite estes grupos de funções, selecione membros individuais e, em seguida, a opção Atribuir unidades de administração para selecionar unidades administrativas no ID do Microsoft Entra. Estes administradores estão agora limitados à gestão apenas dos utilizadores nessas unidades administrativas.

  • Pode definir o âmbito inicial das políticas de retenção e das políticas de etiquetas de retenção quando criar ou editar estas políticas. Quando seleciona unidades administrativas, apenas os utilizadores nessas unidades administrativas serão elegíveis para a política.

Importante

Não selecione unidades administrativas para uma política que pretenda aplicar a sites do SharePoint ou a pastas públicas do Exchange. Uma vez que as unidades administrativas suportam apenas utilizadores e grupos, se configurar a política de retenção para utilizar unidades administrativas, não poderá selecionar as localizações para sites do SharePoint ou pastas públicas do Exchange.

  • Tanto os âmbitos ajustáveis como os âmbitos estáticos suportam unidades administrativas.

  • Impacto adicional para administradores restritos

    • Pesquisa de políticas: os administradores restritos verão políticas apenas de utilizadores nas unidades administrativas atribuídas
    • Importar ficheiros PST: os administradores restritos não poderão utilizar a funcionalidade de carregamento de rede para importar ficheiros PST em massa para caixas de correio do Microsoft 365
    • Funcionalidades legadas do Exchange: os administradores restritos não poderão configurar as funcionalidades legadas do Exchange de políticas de retenção e etiquetas de retenção da gestão de registos de mensagens (MRM) e regras de registos de diário

  • Atualmente, as etiquetas de retenção não suportam unidades administrativas.

  • Atualmente, um administrador restrito pode criar e ver âmbitos adaptáveis para todas as unidades administrativas quando utilizar cmdlets do PowerShell.

  • Atualmente, as caixas de correio inativas não são suportadas numa política quando seleciona uma ou mais unidades administrativas. Para incluir caixas de correio inativas na política, tem de ser um administrador sem restrições e selecionar Diretório completo.

Para obter mais informações sobre como o Microsoft Purview suporta unidades administrativas, consulte Unidades administrativas.

Cenários comuns

Use a tabela a seguir para ajudá-lo a mapear seus requisitos de negócios para os cenários mais comuns de gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Eu quero... Documentação
Reter ou eliminar dados de forma eficiente para os serviços do Microsoft 365 e interações do Copilot:
- Exchange
- Microsoft Office SharePoint Online
- OneDrive
- Grupos do Microsoft 365
- Teams e Copilot
- Viva Engage
- Skype for Business		 Criar e configurar políticas de retenção
Reter automaticamente o conteúdo eliminado pelos utilizadores que foram identificados como tendo um nível de risco elevado Mitigar dinamicamente o risco de eliminações acidentais ou maliciosas
Forneça aos usuários armazenamento de caixa de correio adicional Ativar caixas de correio de arquivo no Microsoft 365
Manter dados da caixa de correio depois que os funcionários deixarem a organização Criar e gerenciar caixas de correio inativas
Carregar dados de caixa de correio de arquivos PST Usar o upload de rede para importar arquivos PST

Para cenários que requerem a gestão de dados de itens individuais, veja os cenários comuns para a gestão de registos.

Documentação do usuário final

Consulte a seção a seguir para obter informações sobre a documentação do usuário final para dar suporte à retenção do Microsoft 365.

Os recursos de gerenciamento do ciclo de vida de dados para caixas de correio inativas e importação de arquivos PST não exigem documentação do usuário final porque são apenas operações administrativas. Para ajudar os usuários a entender e interagir com suas caixas de correio de arquivamento no Outlook depois de habilitar esse recurso, consulte Gerenciar armazenamento de email com caixas de correio de arquivo morto online.

Documentação do usuário final para retenção e exclusão

A maioria das políticas de retenção funciona discretamente em segundo plano, sem interação do usuário e, portanto, precisa de pouca documentação para os usuários. As políticas de retenção para equipes informam os usuários quando suas mensagens foram excluídas com um link para Mensagens do Teams sobre políticas de retenção.

No entanto, se você complementar as políticas de retenção com rótulos de retenção, esses rótulos terão uma presença de interface do usuário no Microsoft 365 Apps. Antes de implantar esses rótulos em sua rede de produção, certifique-se de fornecer informações e instruções para usuários finais e seu suporte técnico. Para ajudar os usuários a aplicar rótulos de retenção no SharePoint e no OneDrive, consulte Aplicar rótulos de retenção a arquivos no SharePoint ou no OneDrive.

A documentação do usuário final mais eficaz sempre será a orientação e as instruções personalizadas que você fornecer para os nomes de rótulos de retenção e as configurações que você escolher. Confira a seção seguinte página e downloads que você pode usar para ajudar a treinar seus usuários: Treinamento do usuário final para Rótulos de Retenção.