Sobre as caixas de correio compartilhadas

As caixas de correio compartilhadas são usadas quando várias pessoas precisam acessar a mesma caixa de correio, como uma informação da empresa ou um endereço de email de suporte, para mesa de recepção ou qualquer outra função que possa ser compartilhada por várias pessoas.

Os usuários com permissões para a caixa de correio do grupo podem enviar como ou enviar em nome do endereço de email da caixa de correio, se o administrador tiver dado permissões para isso. Isso é particularmente útil para caixas de correio de ajuda e suporte, pois os usuários podem enviar emails de "Suporte da Contoso" ou "Criar uma Mesa de Recepção".

Antes de criar uma caixa de correio partilhada, eis algumas coisas que deve saber:

• Licenças: A sua caixa de correio partilhada pode armazenar até 50 GB de dados sem atribuir uma licença à mesma. Depois disso, você deve atribuir uma licença para a caixa de correio para armazenar mais dados. Para obter mais detalhes sobre o licenciamento de caixas de correio partilhadas, consulte Limites de Exchange Online. Quando uma caixa de correio compartilhada atingir o limite de armazenamento, você ainda poderá receber emails por um tempo, mas não poderá enviar novos emails. Depois de um tempo, você não receberá mais emails. Os remetentes que enviarem mensagens para essa caixa de correio receberão uma notificação de que a mensagem não foi entregue.

Observação

Os cenários seguintes requerem uma licença Exchange Online Plano 2:

• A caixa de correio partilhada tem mais de 50 GB de armazenamento em utilização.
• A caixa de correio partilhada utiliza o arquivo no local.
• A caixa de correio partilhada é colocada em suspensão de litígios.

Para obter instruções passo a passo sobre como atribuir licenças, veja Atribuir licenças a utilizadores.

• Permissões de utilizador: Tem de conceder permissões aos utilizadores (associação) para utilizarem a caixa de correio partilhada. Somente as pessoas de dentro da organização podem usar uma caixa de correio compartilhada.

• Utilizadores externos: Não pode conceder acesso à sua caixa de correio partilhada a pessoas fora da sua empresa (como pessoas com uma conta do Gmail). Se quiser fazer isso, crie um grupo do Outlook. Para saber mais, consulte Criar um grupo do Microsoft 365 no centro de administração.

• Utilizar com o Outlook para Android e a Aplicação iOS: Além de utilizar Outlook na Web do seu browser para aceder a caixas de correio partilhadas, também pode utilizar a aplicação Outlook para iOS ou a aplicação Outlook para Android. Para saber mais, consulte Adicionar uma caixa de correio partilhada ao Outlook Mobile. Outra opção é criar um grupo para a sua caixa de correio partilhada. Para saber mais, consulte Comparar Grupos.

• Encriptação: Não pode encriptar e-mails enviados a partir de uma caixa de correio partilhada. Isto acontece porque uma caixa de correio partilhada não tem o seu próprio contexto de segurança (nome de utilizador/palavra-passe), pelo que não pode ser atribuída uma chave. Se mais do que uma pessoa for membro e enviar/receber e-mails encriptados com as suas próprias chaves, os outros membros poderão conseguir ler o e-mail e outros poderão não, consoante a chave pública com a qual o e-mail foi encriptado.

• Conversão da caixa de correio: Pode converter caixas de correio de utilizador em caixas de correio partilhadas. Confira Converter uma caixa de correio do usuário em uma caixa de correio compartilhada.

• Administração funções: os utilizadores com funções de administrador do Exchange podem criar caixas de correio partilhadas.

• Requisitos da subscrição: Para criar uma caixa de correio partilhada, tem de subscrever um plano do Microsoft 365 para empresas que inclua e-mail (o serviço Exchange Online). A subscrição Microsoft 365 Apps para Pequenos e Médios negócios não inclui e-mail. Microsoft 365 Business Standard inclui e-mail.

• A iniciar sessão: Uma caixa de correio partilhada não se destina ao início de sessão direto pela respetiva conta de utilizador associada. Deve sempre bloquear o início de sessão da conta de caixa de correio partilhada e mantê-la bloqueada.

• Demasiados utilizadores: Quando existem demasiados utilizadores designados a aceder simultaneamente a uma caixa de correio partilhada (o máximo suportado é 25), podem falhar intermitentemente ao ligar a esta caixa de correio ou ter inconsistências como mensagens que estão a ser duplicadas na caixa de saída. Neste caso, reduza o número de utilizadores ou utilize uma carga de trabalho diferente, como um grupo do Microsoft 365.

• Eliminação de mensagens: Infelizmente, não pode impedir que as pessoas eliminem mensagens numa caixa de correio partilhada. A única forma de contornar esta situação é criar um grupo do Microsoft 365 em vez de uma caixa de correio partilhada. Um grupo no Outlook é como uma caixa de correio partilhada. Para obter uma comparação entre os dois, veja Comparar grupos. Para saber mais sobre grupos, consulte Saiba mais sobre os grupos do Microsoft 365.

• Multi-Geo Num ambiente multigeográfico, as caixas de correio partilhadas têm de ser licenciadas da mesma forma que uma caixa de correio de utilizador é licenciada. Tenha em atenção que a auditoria de caixas de correio entre áreas geográficas não é suportada. Por exemplo, se um usuário receber permissões para acessar uma caixa de correio compartilhada em um local geográfico diferente, as ações de caixa de correio executadas por esse usuário não serão registradas no log de auditoria da caixa de correio da caixa de correio compartilhada.

Observação

Para aceder a uma caixa de correio partilhada, um utilizador tem de ter uma licença Exchange Online, mas a caixa de correio partilhada não requer uma licença separada. Toda caixa de correio compartilhada tem uma conta de usuário correspondente. Observe como você não foi solicitado a fornecer uma senha ao criar a caixa de correio compartilhada? A conta tem uma senha, mas é gerada pelo sistema (desconhecido). Não deve utilizar a conta para iniciar sessão na caixa de correio partilhada. Sem uma licença, as caixas de correio compartilhadas são limitadas a 50 GB. Para aumentar o limite de tamanho para 100 GB, a caixa de correio compartilhada deve receber uma licença do Exchange Online Plano 2. A licença Exchange Online Plano 1 com uma licença de suplemento Arquivamento do Exchange Online só aumentará o tamanho da caixa de correio de arquivo. Isto também lhe permitirá ativar o arquivo de expansão automática para uma capacidade de armazenamento de arquivo adicional. Da mesma forma, se você deseja colocar uma caixa de correio compartilhada em retenção de litígio, a caixa de correio compartilhada deve ter uma licença Exchange Online Plano 2 ou uma licença Exchange Online Plano 1 com uma licença complementar de Arquivamento do Exchange Online.

Se quiser aplicar funcionalidades avançadas, como Microsoft Defender para Office 365, Deteção de Dados Eletrónicos (Premium) ou políticas de retenção, poderão ser necessárias licenças. Para obter mais informações, veja Documentação de orientação de licenciamento do Microsoft 365 para segurança & conformidade.

Observação

Antes de julho de 2018, todas as caixas de correio partilhadas não licenciadas eram aprovisionadas com um tamanho de 100 GB. Para obter mais informações, consulte Corrigir o aprovisionamento e o dimensionamento da Caixa de Correio Partilhada.

Resolver problemas de caixas de correio partilhadas

Erro ao criar caixas de correio partilhadas

Se vir a mensagem de erro, o endereço proxy "smtp:<shared mailbox name>" já está a ser utilizado pelos endereços proxy ou LegacyExchangeDN de "<name>". Escolha outro endereço proxy, significa que está a tentar dar à caixa de correio partilhada um nome que já esteja a ser utilizado. Por exemplo, digamos que você deseja nomear as caixas de correio compartilhadas como info@dominio1 e info@dominio2. Há duas maneiras de fazer isso:

• Utilize Exchange Online PowerShell. Consulte esta mensagem de blogue para obter instruções: Criar Caixas de Correio Partilhadas com o Mesmo Alias em Domínios Diferentes

• Atribua um nome diferente à segunda caixa de correio partilhada desde o início para contornar o erro. Em seguida, no centro de administração, mude o nome da caixa de correio partilhada para o que pretende que seja.

Erro ao não ter permissões de envio ao utilizar uma caixa de correio partilhada

Se tiver criado uma caixa de correio partilhada e, em seguida, tentar enviar uma mensagem a partir da mesma, poderá obter o seguinte:

Não foi possível enviar esta mensagem. Não tem permissão para enviar a mensagem em nome do utilizador especificado.

Esta mensagem é apresentada quando o Microsoft 365 está a ter um problema de latência de replicação. Deverá desaparecer dentro de uma hora ou mais, quando as informações sobre a sua nova caixa de correio partilhada (ou utilizador adicionado) forem replicadas em todos os nossos datacenters. Aguarde uma hora e, em seguida, tente novamente enviar uma mensagem.

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