Criar um plano de comunicação para atualizar para o SharePoint 2013

APLICA-SE A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

É importante que comunique com os utilizadores durante o processo de atualização dos Produtos SharePoint 2010 para o SharePoint 2013. Os usuários de site precisam saber o que os espera ao visitarem seus sites novamente após sua atualização do ambiente. Os proprietários de sites têm de saber como podem ajudar a preparar a atualização e o que têm de fazer para atualizar as respetivas coleções de sites no SharePoint 2013 e em Os Meus Sites no SharePoint 2013. Ambos os usuários de site e proprietários de site precisam saber quando ocorrerá a atualização. Como parte do processo de planejamento, determine o seguinte:

• Quem são os membros da equipe de atualização, que outros participantes estão envolvidos e quem será afetado pela atualização?

• Quais informações as equipes de atualizam precisam ter e quando?

• Quais informações os usuários do site e outros participantes precisam ter e quando?

Este artigo descreve como criar um plano de comunicação para que a equipe de atualização, participantes e usuários saibam o que esperar antes, durante e depois da atualização.

Quem é um membro da equipe de atualização?

Para pequenas implantações nas quais os sites não foram personalizados extensivamente, a equipe de atualização pode consistir em apenas uma pessoa. Para implantações maiores, por outro lado, podem ser necessárias várias pessoas com funções diferentes, como descrito na lista a seguir:

• Administradores de servidor Os administradores de servidores executam a maioria das tarefas de atualização. Deve haver no mínimo um administrador de servidor na equipe de atualização, pois executar o assistente de Configuração requer alguém que seja membro do grupo Administradores em cada servidor web front-end.

  Observação

  Administradores de farm podem não ser administradores locais do servidor.

• Administradores de banco de dados Caso você tenha uma equipe de administração de banco de dados separada, você deve coordenar com eles a programação da atualização e execução da atualização.

• Equipes de segurança do servidor Você deve coordenar com suas equipes de segurança, como a equipe do Serviços de Domínio Active Directory (AD DS), para verificar as contas e permissões ou para aproveitar as novas definições de política que você pode aplicar ao SharePoint 2013.

• Equipes de rede Você deve coordenar com as equipes de rede, especialmente se você deve alternar o DNS para apontar para seu novo farm, ou adicionar os novos servidores à infraestrutura de rede.

• Equipa de implementação de cliente Comunique com as equipas de implementação de cliente para coordenar implementações de novas aplicações de cliente e servidor. A implantação de cliente pode ter de ocorrer antes que você atualize, ou pode ser uma opção para os usuários depois que seus sites sejam atualizados.

• Administradores de serviço Você deve se comunicar com os administradores dos aplicativos de serviço, como o Serviço de Conectividade de Dados Corporativos, para assegurar-se de que eles estão prontos para a atualização e possam revisar ou configurar as definições adequadas na nova versão.

• Equipa e liderança de suporte técnico de TI ou aplicação Se tiver um suporte técnico para a sua empresa, certifique-se de que esta tem conhecimento do momento da atualização e está preparado para perguntas após a atualização. O suporte técnico deve ser um dos principais intervenientes no planeamento e teste para que possam compreender as potenciais alterações de uma atualização e o efeito que terá nos utilizadores.

• Proprietários de coleções de sites Tem de notificar os proprietários da coleção de sites quando o processo de atualização estiver prestes a ocorrer. Avise-os sobre quaisquer problemas que você encontrar ao executar o verificador de pré-atualização ou ao atualizar seus sites. Você também deve se comunicar com os proprietários do conjunto de sites sobre os papéis deles em uma atualização. Os proprietários de coleções de sites podem atualizar os seus próprios sites no SharePoint 2013. Proprietários de conjunto de sites podem executar verificações de integridade e revisar sites de avaliação de atualização antes de atualizar seus sites.

• Designers e programadores de sites e fornecedores de soluções de terceiros Se tiver modelos personalizados, Peças Web, serviços Web ou outros elementos personalizados associados aos seus sites, tem de trabalhar com os designers e programadores de sites associados ou fornecedores de soluções de terceiros. Uma vez que os elementos personalizados podem falhar ou executar de forma diferente num ambiente atualizado, tem de se certificar de que os designers ou programadores podem criar novas versões destes elementos personalizados ou verificar se estes elementos foram atualizados corretamente. Uma vez que o seu trabalho pode ter uma grande influência na agenda de atualização, trabalhe com estes intervenientes no início do processo. Para obter mais informações sobre potenciais problemas com elementos personalizados, consulte Utilizar uma atualização de avaliação para o SharePoint 2013 para encontrar potenciais problemas.

• Usuários do site Embora você não tenha de incluir usuários do site na tomada de decisões sobre o processo de atualização, você deve dizer aos usuários do site quando ela ocorrerá e o que eles podem esperar.

• Patrocinadores e outros intervenientes Outras pessoas na sua organização podem estar envolvidas no processo de planeamento da atualização. Certifique-se de que elas estejam apropriadamente incluídas no seu plano de comunicação.

  Observação

  Uma equipe de atualização pode incluir um ou mais membros em cada função, dependendo de sua organização.

Quando e o que comunicar à equipe de atualização

Geralmente, os administradores de servidor e de aplicativo de serviço definem a linha do tempo para a atualização, e os proprietários do site são notificados apenas quando o processo está prestes a começar. No entanto, já que membros da equipe possuem suas próprias tarefas para executar em pontos particulares no processo de atualização geral, é muito importante que você tenha um plano concreto para comunicar o andamento da atualização para todos os membros da equipe, para que todos saibam quando é a hora de executarem suas tarefas particulares.

Toda a equipe de atualização deve trabalhar junto para determinar as datas e horários para realizar a atualização. Recomendamos que você escolha uma janela de atualização que ocorra quando a utilização do site estiver mais baixa. Para pequenas implantações de servidor único, a atualização pode ser concluída em menos de um dia. Implantações maiores podem levar mais tempo, até todo um fim de semana. Não existe uma maneira de determinar o tempo exato que será necessário para atualizar qualquer conjunto de sites em particular. Por causa disso, é muito importante se comunicar com outros membros da equipe envolvidos no processo de atualização, além dos usuários. O dia ou dias que você escolher para atualização devem estar suficientemente no futuro para que a equipe de atualização tenha tempo suficiente para concluir todas as etapas preliminares. Ao planejar o cronograma, agende um horário para a validação dos sites atualizados e um horário para a implementação de possíveis alterações ou trabalhos de renovação da marca.

É importante se comunicar com proprietários de site, designers e desenvolvedores nas seguintes etapas durante o processo de atualização:

• Antes da atualização de avaliação, para que eles saibam a linha do tempo geral e suas funções no processo.

• Após executar uma atualização de avaliação para encontrar problemas. Por exemplo, problemas como modelos de site personalizados ou Web Parts personalizadas devem ser reportadas ao proprietário, designer ou desenvolvedor adeuqado antes de programar a atualização, para que eles tenham tempo de investigar os problemas e tomarem medidas preliminares. Ou um desenvolvedor pode decidir que seria prudente reconstruir uma Web Part antes que a atualização ocorra. Proprietários de site podem querer anotar quaisquer personalizações que foram feitas em seus sites, como modelos de site e alterações aos arquivos ASPX (Extensão Active Server Page).

• Depois que o ambiente é atualizado para que eles possam revisar os sites e realizar as alterações necessárias.

• Quando você está pronto para que eles atualizam o conjunto de sites.

Quando e o que comunicar aos usuários

É igualmente importante se comunicar com os usuários dos sites para contar a eles sobre os problemas a seguir:

• Quando o ambiente será atualizado Em particular, você também deve informar a eles que seus sites ficarão indisponíveis durante a atualização.

• Quando os respetivos sites serão atualizados Os proprietários de coleções de sites devem comunicar aos respetivos utilizadores do site sobre a linha cronológica para atualizar a coleção de sites. Caso você, como um administrador de farm de servidor, esteja atualizando um site, você deve comunicar quando isso ocorrerá.

• Como a atualização pode afetá-los e o que devem saber sobre o novo ambiente Por exemplo, o site terá um aspeto diferente e funcionará de forma ligeiramente diferente na nova interface de utilizador. Também pode apontá-los para conteúdo disponível, como o artigo Novidades. Para obter mais informações sobre as alterações de funcionalidades, consulte Novidades.

• Como obter ajuda Caso eles encontrem um problema com seus sites após a atualização, como eles podem obter ajuda para solucionar o problema?

Você usar a nova barra de satus do sistema nas coleções de sites para notificar os usuários destes itens. Para obter mais informações sobre como definir notificações para a barra de estado, consulte Planear atualizações de coleções de sites no SharePoint 2013 no artigo Planear atualizações de coleções de sites no SharePoint 2013.

Confira também

Outros recursos

Overview of the upgrade process from SharePoint 2010 to SharePoint 2013