Alterar a comunicação
Comunicação de mudança significa informar a empresa sobre suas próximas alterações para garantir que todos os afetados pela transição entendam o processo de migração para a nuvem.
Seu plano de comunicação pode permanecer consistente, mas cada carga de trabalho deve passar por sua própria comunicação de mudança por causa de seus usuários e operadores individuais.
A comunicação de alterações é adicional a quaisquer solicitações de alteração capturadas por sua equipe de gerenciamento de alterações. Você deve trabalhar com sua equipe de gerenciamento de alterações para garantir que eles gerenciem adequadamente a alteração. Essa equipe também pode ajudar na comunicação de mudança.
Audiência para comunicação de mudança
Sua comunicação de mudança precisa ter como alvo vários grupos em sua organização. Você deve ter um plano claro para cada uma das seguintes funções:
- Usuários corporativos que usam a carga de trabalho em questão para concluir atividades
- Gestores de mudança que precisam planejar o gerenciamento de riscos e devem garantir que o cutover siga todos os requisitos necessários
- Proprietários e operadores dos ativos que migram para o Azure
- Desenvolvedores que implantam nos ativos migrando para o Azure
- Engenheiros de migração que executam a migração
Observação
Sua organização também pode ter outras funções necessárias a serem incluídas.
Alterar o conteúdo da comunicação
Em sua comunicação de mudança, você deve deixar claro para cada função como a próxima mudança os afeta especificamente e o que eles devem fazer para se preparar. Sua comunicação de mudança também deve incluir grupos que trabalham com sistemas relacionados ou em áreas de negócios relacionadas. Mesmo que eles não tenham etapas de preparação e não sejam diretamente afetados pela mudança, eles devem estar atentos caso haja algum impacto indireto em seu trabalho.
Você deve responder às seguintes perguntas em sua comunicação de mudança:
- Datas críticas: Quais são as datas críticas para a migração?
- Impacto: De quem é o trabalho interrompido, quando e por quanto tempo?
- Etapas para a conclusão: Qual trabalho cada função deve concluir antes da mudança para estar pronta?
- Etapas pós-alteração: que trabalho cada função deve concluir após a alteração para confirmar a funcionalidade?
- Obtenha suporte ou saiba mais: a quem as pessoas devem entrar em contato se tiverem dúvidas ou desafios?
Devido ao número de funções envolvidas, talvez seja necessário enviar notificações de alteração diferentes para públicos diferentes. Pode haver uma comunicação ampla para um público geral que explique o período de tempo e as interrupções esperadas e, em seguida, uma comunicação mais específica para os recursos de TI planejarem ações operacionais.
Exemplo de alteração do conteúdo da comunicação
Você pode usar o seguinte modelo para redigir sua comunicação de alteração:
| O que comunicar | Detalhes |
|---|---|
| O que está mudando? | O aplicativo X está migrando para o Azure! |
| Quando essa mudança está acontecendo? | 29 de fevereiro de 2024, às 22h PST |
| A quem essa mudança afetará? | Usuários corporativos do Aplicativo X e qualquer pessoa que use sistemas que extraem informações do Aplicativo X. |
| Como eles serão afetados? | O aplicativo X não estará disponível para novos trabalhos até que os sistemas sejam restaurados em 1º de março de 2024, às 2h PST. |
| O que preciso fazer? | Certifique-se de que seu trabalho no Aplicativo X seja salvo antes da alteração. Você pode retomar as funções normais em 1º de março. Entre em contato se encontrar algum problema. |
| A quem devo contactar? | Entre em contato por <e-mail> para perguntas ou mais informações antes da alteração. Se você encontrar problemas após a alteração, entre em contato com o Helpdesk da Contoso para obter assistência. Mencione o Aplicativo X na linha de assunto. |
Próxima etapa
O teste de negócios, ou teste de aceitação do usuário (UAT), pode começar depois que você documentar e planejar a alteração comercial.