Avaliar a compatibilidade do Office

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Aplica-se a:Office 2019, Office 2016

Importante

Manter um projeto de implantação do Office no caminho certo requer dois aspectos principais: usar o processo certo para avaliar a compatibilidade do Office e usar ferramentas que ajudam você a entender os riscos potenciais de uma atualização do Office. O Office ajuda você a fazer as duas coisas. Quando você usa o processo descrito neste tópico com as ferramentas que estão no Office, como o Painel de Telemetria do Office, você pode acelerar suas implantações do Office e colocar os usuários em funcionamento na nova versão do Office com interrupções mínimas. Neste artigo, você aprenderá mais sobre o processo de compatibilidade e como o Painel de Telemetria do Office se encaixa nesse processo.

O que é o Painel de Telemetria do Office?

O Painel de Telemetria do Office e seus componentes são uma estrutura de monitoramento de compatibilidade introduzida no Office 2013 que substituiu as ferramentas de compatibilidade do Office 2010 Gerenciador de Planejamento de Mirgração do Office (OMPM), o OCCI (Inspetor de Compatibilidade de Código do Office) e o OEAT (Office Environment Assessment Tool). Quando você usa o Painel de Telemetria do Office como parte do processo de compatibilidade do Office, ele ajuda a minimizar o tempo que você gasta avaliando a compatibilidade do Office. Ele também reduz os riscos associados a uma atualização do Office.

O Painel de Telemetria do Office funciona da seguinte maneira: quando um documento ou solução do Office é carregado, usado, fechado ou gera um erro em determinados aplicativos do Office, o aplicativo adiciona um registro sobre o evento a um repositório de dados local. Cada registro inclui uma descrição do problema e um link para mais informações. Os dados de inventário e uso também são rastreados.

Como funciona o Painel de Telemetria do Office em versões anteriores do Office? O Painel de Telemetria do Office não é integrado ao Office 2003, Office 2007 e Office 2010. Para esses clientes, que não têm mais suporte, você implanta um agente que coleta informações sobre os suplementos instalados e os documentos usados mais recentemente. Você não obterá dados de evento de aplicativo para esses clientes como você faz com clientes mais recentes do Office, mas obterá dados de inventário e uso que ajudam você a descobrir o que está sendo usado e provavelmente importante para sua empresa.

Importante

  • O Painel de Telemetria do Office é uma ferramenta local que coleta dados de inventário, uso e integridade sobre os documentos e soluções do Office, como suplementos, usados em sua organização. Os dados foram projetados principalmente para ajudar sua organização com o teste de compatibilidade do aplicativo.
  • Os dados coletados para o Painel de Telemetria do Office são armazenados em um banco de dados SQL Server controlado pela sua organização e os dados coletados não são enviados para a Microsoft. Para obter mais informações, confira Dados coletados pelo agente para o Painel de Telemetria do Office.
  • Os dados coletados para o Painel de Telemetria do Office são diferentes dos dados de diagnóstico do Office, que podem ser enviados para a Microsoft. Para obter mais informações sobre dados de diagnóstico do Office, consulte Visão geral dos controles de privacidade para Microsoft 365 Apps.
  • As configurações usadas para gerenciar o Painel de Telemetria do Office não têm impacto nos dados de diagnóstico do Office e vice-versa. Para obter mais informações sobre como gerenciar dados de diagnóstico do Office, consulte Usar configurações de política para gerenciar controles de privacidade para Microsoft 365 Apps.

O processo de compatibilidade do Office

As ferramentas de compatibilidade do Office resolvem problemas comuns que podem dificultar as implantações do Office. Essas ferramentas ajudam acelerando implantações, reduzindo os fatores desconhecidos em sua implantação por meio de relatórios e estabelecendo uma base para futuras atualizações do Office. Para obter os melhores resultados, use a infraestrutura de compatibilidade incorporada ao Office e use uma abordagem em fases para avaliar a compatibilidade do Office.

Fases do processo de compatibilidade do Office

Fase Descrição
Ícone para a fase Descobrir. Descobrir o que está sendo usado, por quem e com que frequência. Isso ajuda você a determinar o que testar para compatibilidade com a versão do Office que você está atualizando. Documentos e soluções que são usados com frequência e por vários usuários são bons candidatos para testes.
Ícone para a fase Racionalizar. Fazer parceria com grupos comerciais para identificar o que é fundamental para os negócios. Os dados encontrados durante a fase de descoberta podem ajudar a iniciar e orientar essa discussão. A meta é identificar os documentos e as soluções fundamentais para os negócios que precisam estar prontos no primeiro dia da sua implantação do Office.
Ícone para a fase Validar. Inicie uma implantação piloto em que os usuários testam os documentos e as soluções necessárias para executar o negócio usando o Office. Chamamos isto de teste de aceitação do usuário. Solucionar problemas que ocorram para documentos e soluções que precisam estar prontos no primeiro dia de implantação.
Ícone para a fase Gerenciar. Implante o Office e continue monitorando seus documentos e soluções. Observe as tendências no desempenho e no comportamento do Office à medida que as soluções atualizadas do Office são implantadas. Use seus recursos de Help Desk para resolver problemas conforme eles ocorrem nos documentos e as soluções fundamentais dos negócios.

Neste artigo, discutiremos cada fase do processo de compatibilidade e descreveremos como você pode usar o Painel de Telemetria do Office para dar suporte ao processo.

Fase 1: Descobrir quais documentos e soluções do Office estão sendo usados

Sua meta para a fase Descoberta é saber o que está sendo usado com maior frequência e por quem. Existem duas abordagens que podem levar ao início do processo de descoberta.

  • A abordagem preferida é começar a implantar o Agente de Telemetria do Office para ajudá-lo a descobrir o uso em grupos monitorados e, em seguida, usar esses resultados para iniciar discussões com grupos empresariais.

  • Outra opção é fazer parceria com seus grupos comerciais e solicitar uma lista de documentos e soluções fundamentais para os negócios. Se eles possuírem um plano de recuperação de desastres, é possível encontrar esta lista no plano. O lado ruim desta abordagem é que suas listas podem não estar atualizadas. Você deve planejar usar dados para ajudar a refinar essas listas se escolher essa abordagem.

Se você deve iniciar ou não com uma lista vazia, não há como evitar trabalhar com seus grupos comerciais. As ferramentas não podem dizer o que é importante para o negócio. As ferramentas podem fornecer algumas pistas sobre o que é importante com base no uso, mas apenas os grupos empresariais podem dizer o quão dependentes são seus negócios nesses documentos e soluções. Por exemplo, se você basear apenas seu trabalho em dados, poderá perder soluções usadas sazonalmente, como relatórios de vendas de fim de ano ou modelos anuais de revisão de desempenho ou outros documentos que não estão sendo usados no momento em que você coleta dados.

Agora é hora de começar a fazer planos para implantar o agente nos clientes existentes do Office. Aqui estão algumas considerações para pensar antes de implantar o agente. Você encontrará requisitos para implantar o agente no Office Telemetry Agent. Se você ainda não implantou o Painel de Telemetria do Office, encontrará essas informações no Painel de Telemetria do Office.

Escolha quais computadores clientes do Office monitorar

Recomendamos monitorar cerca de 20% dos computadores clientes em sua organização. Esta amostra deve incluir usuários representantes de cada grupo comercial para que você possa identificar as soluções de linha de negócios usadas dentro de departamentos da organização. Inclua usuários especializados nesse exemplo e usuários que expressam interesse em pilotar o Office. Podem haver casos onde o monitoramento de um grupo ou unidade organizacional (OU) completo seja menos restrito ou mais fácil do que selecionar computadores clientes separados para participar. Pequenas empresas também podem escolher monitorar todos os computadores clientes.

Identificar preocupações de privacidade com participantes do grupo comercial

Alguns grupos empresariais, como recursos humanos, jurídicos e financeiros, podem ter preocupações em expor arquivos pessoais ou confidenciais nos dados. O Painel de Telemetria do Office oferece várias maneiras de evitar expor esses dados. Por exemplo, você pode configurar o agente para ocultar intencionalmente nomes e títulos de arquivos. Também é possível evitar que dados de determinados aplicativos sejam relatados. Você pode saber mais sobre as configurações de privacidade em Gerenciar a privacidade dos dados monitorados pelo Painel de Telemetria do Office. Examine as opções de privacidade com os grupos empresariais e decida quais tipos de dados do Office você deseja excluir de relatórios no Painel de Telemetria do Office.

Decida como você deseja categorizar clientes que são mostrados no Painel de Telemetria do Office

Ao implantar o agente em clientes, você pode especificar até quatro rótulos que descrevem os clientes. Estas etiquetas ajudam você a filtrar dados no painel para que você possa focalizar em grupos comerciais individuais, tipos de usuários específicos, usuários em determinados locais geográficos e assim por diante. Desenvolva esta lista conforme você trabalha com grupos comerciais. Você pode saber mais sobre como configurar rótulos ao implantar o Painel de Telemetria do Office, na seção Habilitando e configurando o agente.

Fase 2: Racionalizar os dados de inventário para identificar documentos e soluções do Office fundamentais dos negócios

O objetivo da fase de Racionalizar é identificar documentos e soluções essenciais para os negócios do Office. Recomendamos coletar dados no Painel de Telemetria do Office por pelo menos um dia antes de começar a procurar tendências.

As seções a seguir ajudarão você a interpretar os dados, trabalhar com grupos comerciais e decidir o que testar.

Obter insights dos dados no Painel de Telemetria do Office

À medida que os dados começam a ser preenchidos no Painel de Telemetria do Office, você pode começar a procurar tendências de uso. Aqui estão algumas dicas para começar.

  • Procure para ver qualquer departamento ou grupos que deveriam ser representados, mas que não estão. Por exemplo, se não há soluções financeiras sendo usadas, você pode ter esquecido de habilitar o monitoramento para o grupo de finanças.

  • Procure por documentos e soluções usadas por mais de 10% dos usuários. Estes são candidatos para avaliação adicional.

  • Procure por documentos usados por 3 ou mais usuários. Há uma tendência para coautoria? Eles são modelos? Você pode descobrir que são compartilhados menos documentos do que soluções.

  • Anote soluções que você sabe que são muito importantes e que desejará rastrear no futuro, mesmo se os números de usuários são baixos.

  • Procure para ver onde os documentos foram abertos. Isso pode ajudá-lo a diferenciar entre um anexo em uma mensagem de email e um documento editado com frequência.

  • Procure por vários tamanhos de arquivos da mesma solução ou documento. Isto pode indicar que várias versões estão sendo usadas. Estes são candidatos para futura consolidação.

Trabalhe com grupos comerciais para decidir quais documentos e soluções do Office testar

Neste ponto, você pode já ter trabalhado com grupos comerciais para identificar seus documentos e soluções fundamentais. Compare a lista que eles lhe deram com os dados de uso mostrados no Painel de Telemetria do Office. Os dados de uso suportam a entrada de grupos comerciais? Caso contrário, pode haver uma explicação temporária? Por exemplo, existem algumas soluções usadas mais para o final do ano fiscal? Vale a pena ter outra conversa com os grupos comerciais sobre qualquer diferença encontrada para que você possa ajustar seus planos para teste de aceitação do usuário.

Se você ainda não trabalhou com grupos comerciais, este é o momento de abordá-los. Os dados de uso inicial podem ajudar você a criar uma lista de documentos e soluções candidata para teste e remediação. Mas, ao invés disso, a atribuição de níveis de prioridade, como alto, médio ou baixo, é melhor para classificar documentos e soluções por tipo de teste que serão submetidos. Peça aos seus grupos comerciais para atribuir uma das escolhas na seguinte tabela:

Classificar documentos e soluções do Office para testar

Tipo de documentos e soluções Teste necessário
Documentos e soluções que o TI é responsável e deve manter funcionando a todo custo
 Teste proativo
Esses documentos e soluções de alta prioridade são testados, corrigidos e prontos para uso no primeiro dia da implantação do Office.
Documentos e soluções que o TI irá corrigir se alguém solicitar
 Teste reativo
Estas soluções são faixas apenas quando um usuário relata um problema para seu help desk.
Documentos e soluções que ninguém se importa
 Não testar

Ao abordar grupos empresariais para classificar seus documentos e soluções, você poderá encontrar alguma resistência de grupos empresariais que atribuem tudo à lista de alta prioridade. Um de nossos especialistas em compatibilidade do Office, Chris Jackson, escreveu um artigo para a Revista TechNet que descreve alguns custos por trás dos testes de compatibilidade do Office. Você pode usar essas informações para ajudar a justificar testes reativos e aliviar os medos emocionais que geralmente afetam as migrações do Office. Leia mais no Microsoft Office: a matemática da compatibilidade do Office.

Fase 3: Validar se os arquivos e soluções do Office funcionam

Depois de concluir as fases Descobrir e Racionalizar, é hora de começar a testar os documentos e soluções de alta prioridade para compatibilidade com o Office. A meta da fase Validar é verificar que as soluções e documentos funcionem no ambiente que os usuários precisam para trabalhar. Isto não significa que a solução ou o documento não possui erros. Apenas significa que os erros não evitam que os usuários façam seu trabalho.

Infelizmente, não há uma ferramenta que faça isto para você. Você precisa pedir aos usuários que testem os documentos e as soluções fazendo seu trabalho no Office. Chamamos isto de teste de aceitação de usuário e não pode ser evitado. A boa notícia é que o teste de aceitação do usuário é muito mais fácil agora com o Click-to-Run, o que ajuda a transformar o teste de aceitação do usuário em pilotagem. Incentive os usuários a usar seus documentos e soluções na nova versão do Office e aconselhá-los a usar sua versão anterior do Office se encontrarem problemas.

Os dados no Painel de Telemetria do Office também são uma grande ajuda nessa fase, pois podem dizer o que está quebrado e como. O Painel de Telemetria do Office mostra tendências positivas e negativas que podem ajudá-lo a ver rapidamente a estabilidade de documentos ou soluções à medida que são atualizados.

Aqui estão algumas diretrizes para ajudar a planejar e monitorar o teste de aceitação do usuário.

Identificar usuários para teste de aceitação do usuário

Os proprietários de documentos e soluções fundamentais do negócio são fortes candidatos para fazerem parte do teste de aceitação do usuário. Olhando na lista gerada durante a descoberta, cada departamento pode identificar os proprietários. Caso contrário, os dados podem ajudar mostrando a maioria dos usuários ativos.

Você também deve recrutar usuários técnicos dentro de cada departamento, porque eles provavelmente saberão os detalhes de como a solução e o documento funcionam. Também procure por uma base diferente de examinadores em níveis de trabalho, funções e locais.

Configurar um ambiente para teste de aceitação do usuário

Uma regra importante do teste de aceitação do usuário é que o ambiente de teste deve ser o mais semelhante possível ao ambiente de produção. Existem várias formas de configurar um ambiente de teste. Você pode configurar uma OU (unidade organizacional) separada no domínio de produção ou configurar um ambiente de teste completamente separado que seja idêntico ao ambiente de produção. Você deseja que o ambiente de teste seja muito fácil de definir e fácil para os usuários acessarem. O objetivo é remover barreiras para testar e minimizar as reclamações dos usuários que dizem que não há tempo para testar. Sua organização pode já ter um ambiente de teste provisionado e gerenciado centralmente. Caso sim, use-o. Se você não possui um ambiente de teste, não configure-o. Em vez disso, use Clique para Executar.

O click-to-Run fornece todos os benefícios do teste em produção sem todo o risco. Instalar o Office usando o Click-to-Run permite que os usuários executem suas versões anteriores do Office ao lado da versão atual do Office. Se surgir um problema ou incompatibilidade, os usuários ainda podem fazer seus trabalhos usando a versão anterior do Office.

É muito mais fácil transformar o teste de aceitação do usuário em pilotagem quando você usa o Click-to-Run. Você implanta o novo ambiente mantendo o anterior e pode monitorar o status das implantações clique para executar do Office usando o Painel de Telemetria do Office. É possível ver quais construções estão sendo usadas e os problemas de compatibilidade relatados. Monitorar o teste de aceitação do usuário e o pilotagem usando o Painel de Telemetria do Office ajuda a aliviar o medo de não saber o impacto da nova versão. Você pode oferecer mais informações a grupos empresariais e proprietários de soluções do Office além do status da implantação.

Importante

Recomendamos que você use instalações lado a lado do Office como uma solução temporária para testes e pilotagem de aceitação do usuário, não como uma solução de longo prazo para ambientes de produção. Planeje eliminar gradualmente a versão anterior do Office quando suas implantações de produção começarem.

Corrigir problemas em documentos e soluções do Office de alta prioridade

Até agora, você identificou os documentos e soluções de alta prioridade que precisam estar prontos no primeiro dia de implantação e os usuários os testaram usando o Office. Além dos relatórios de bugs dos usuários, os dados no Painel de Telemetria do Office indicam como o Word, o Excel e o Microsoft Outlook se executam quando usados com seus documentos e soluções existentes do Office. À medida que você coleta informações sobre bugs e outros problemas, trabalhe com desenvolvedores internos e gerentes de grupo de negócios para criar planos de correção. Você precisará decidir se vai aposentar as soluções ou corrigi-las (se foram desenvolvidas internamente) e trabalhar com fornecedores para obter versões atualizadas (para produtos de terceiros).

O Painel de Telemetria do Office e o Log de Telemetria do Office podem ajudá-lo durante esse processo. Você pode monitorar a integridade do Word, do Excel e do Microsoft Outlook à medida que implanta correções incrementais ou novas versões de soluções do Office. Os desenvolvedores podem usar o Log de Telemetria do Office para observar os eventos de compatibilidade que ocorrem no computador local quando Word, Excel e Microsoft Outlook são usados com documentos e soluções existentes.

Sua equipe de desenvolvimento pode ter ferramentas de teste automáticas que ajudam com o processo de teste. Verifique se as ferramentas estão ajustadas de forma que apenas os problemas que bloqueiam a implantação sejam sinalizados e corrigidos para preparação no primeiro dia de implantação. Provavelmente não vale a pena corrigir bugs que não afetam o trabalho diário do usuário, pelo menos não para o primeiro dia. Estas soluções pode ser corrigidas com o tempo, se necessário.

Observação

Você pode imaginar que é uma boa ideia substituir as declarações de suporte do fornecedor com o teste de compatibilidade. Chris Jackson aborda os prós e contras de custo da pesquisa de suporte do fornecedor em seu artigo Microsoft Office: The Mathematics of Office Compatibility.

Fase 4: gerenciar a transição para a nova versão do Office

Suas metas para a fase Gerenciar são usar o Painel de Telemetria do Office para monitorar o uso e os suplementos do Office e preparar os usuários para a transição para o Office. Você também pode definir o modo de compatibilidade para o Office para garantir que as pessoas que ainda estão usando versões anteriores do Office tenham recursos completos de edição ao colaborar com usuários que já fizeram a transição para a nova versão do Office.

Ao implantar o Office, você começará a ver tendências de integridade e uso do Office que ajudam você a desbloquear o valor de seus investimentos no Office e fornecer informações sobre implantações futuras. Por exemplo, conhecer quais controles do ActiveX estão sendo usados pode ajudar com atualizações futuras do Windows. O Excel está sendo usado não apenas como uma ferramenta de planilha, mas como um aplicativo front-end que usa uma conexão de dados? Como as novas soluções do Office afetam o ambiente? Quando chega o momento de realizar outra implantação do Office, você pode descobrir que pode pular o processo de descoberta completamente porque saberá exatamente o que está sendo usado e o que é importante.

Estas seções oferecem mais orientações sobre a fase Gerenciar.

Gerenciar suplementos do Office usando o Painel de Telemetria do Office

À medida que você monitora as soluções usadas pelo Office, é provável que você encontre suplementos que são lentos para carregar ou que falham com frequência. Você também pode encontrar suplementos que não devem ser usados na sua organização. Política de Grupo configurações permitem gerenciar esses suplementos quando eles são usados com o Office.

O Painel de Telemetria do Office fornece uma interface para configurar essas configurações. Na planilha Soluções, selecione o link Gerenciamento de suplemento no topo da página, que leva você para a planilha de Gerenciamento de suplemento. Nessa planilha, você pode ver dados sobre cada suplemento e selecionar uma configuração de Política de Grupo para controlar cada suplemento. Use as instruções na planilha para gerar um script que você pode executar para aplicar o GPO em uma unidade organizacional do Active Directory.

Há configurações de gerenciamento de suplementos individuais para cada aplicativo do Office com suporte. Eles estão localizados nos seguintes caminhos:

  • Configuração do usuário\Políticas\Modelos Administrativos\Nome do aplicativo do Office\Miscellaneous\Lista de suplementos gerenciados

  • Configuração do usuário\Políticas\Modelos Administrativos\Nome do aplicativo do Office\Diversos\Bloquear todos os suplementos não gerenciados

Encerrar versões anteriores do Office

Recomendamos que você execute uma versão mais recente do Office com uma versão anterior do Office lado a lado apenas como uma solução de compatibilidade de curto prazo durante o teste piloto. Quando a fase piloto terminar e suas implantações de produção começarem, recomendamos que você comece a remover versões anteriores do Office de computadores de produção que executam uma versão mais recente do Office. Isto evita qualquer problema de disseminação que pode ser causado pelas associações de tipo de arquivo que podem quebrar após operações de atualização ou reparo.

Gerenciar o modo de compatibilidade no Office

No Office, o modo de compatibilidade é usado automaticamente para abrir documentos criados em versões anteriores de aplicativos do Office. O modo de compatibilidade bloqueia recursos novos ou aprimorados no Office para esse documento. Isso garante que os usuários que têm versões anteriores do Office ainda tenham recursos completos de edição quando abrirem o mesmo documento. O modo de compatibilidade também preserva o layout do documento.

Como parte do plano de treinamento geral do Office, você deve fornecer diretrizes aos usuários sobre como o modo de compatibilidade funciona. Para obter mais informações sobre configurações administrativas para o modo de compatibilidade, consulte Gerenciar o modo de compatibilidade para o Office.

Preparar o help desk e os usuários para a mudança

Seu Help Desk deve ser aumentado no Office e pronto para dar suporte aos usuários. Eles devem começar indo para o Treinamento do Microsoft 365.