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Avaliar a compatibilidade do Office

  • Artigo

Aplica-se a:Office 2019, Office 2016

Importante

Manter um projeto de implementação do Office no caminho certo requer dois aspetos fundamentais: utilizar o processo certo para avaliar a compatibilidade do Office e utilizar ferramentas que o ajudam a compreender os potenciais riscos de uma atualização do Office. O Office ajuda-o a fazer as duas coisas. Utilizar o processo descrito neste artigo juntamente com ferramentas do Office, como o Dashboard de Telemetria do Office, pode acelerar as suas implementações do Office, permitindo aos utilizadores fazerem a transição sem problemas para a nova versão do Office com interrupções mínimas. Este artigo explica o processo de compatibilidade e como o Dashboard de Telemetria do Office se integra no mesmo.

O que é o Dashboard de Telemetria do Office?

O Dashboard de Telemetria do Office, introduzido no Office 2013, é uma arquitetura de monitorização de compatibilidade que substituiu as ferramentas de compatibilidade do Office 2010: Office Migration Planning Manager (OMPM), Office Code Compatibility Inspector (OCCI) e Office Environment Assessment Tool (OEAT). Quando utiliza o Dashboard de Telemetria do Office como parte do processo de compatibilidade do Office, ajuda a minimizar o tempo que passa a avaliar a compatibilidade do Office. Também reduz os riscos associados a uma atualização do Office.

O Dashboard de Telemetria do Office funciona da seguinte forma: quando um documento ou solução do Office é carregado, utilizado, fechado ou gera um erro em determinadas aplicações do Office, a aplicação adiciona um registo sobre o evento a um arquivo de dados local. Cada registo inclui uma descrição do problema e uma ligação para mais informações. Os dados de inventário e utilização também são monitorizados.

Como funciona o Dashboard de Telemetria do Office em versões anteriores do Office? O Dashboard de Telemetria do Office não está incorporado no Office 2003, Office 2007 e Office 2010. Para esses clientes, que já não são suportados, implementa um agente que recolhe informações sobre os suplementos instalados e os documentos utilizados mais recentemente. Ao contrário dos clientes mais recentes do Office, não recebe dados de eventos da aplicação para estes clientes; no entanto, recebe dados de inventário e utilização. Estes dados permitem-lhe identificar quais as aplicações que estão a ser utilizadas e quais são provavelmente importantes para a sua empresa.

Importante

  • O Dashboard de Telemetria do Office é uma ferramenta no local que recolhe dados de inventário, utilização e estado de funcionamento sobre os documentos e soluções do Office, como suplementos, utilizados na sua organização. Os dados foram concebidos principalmente para ajudar a sua organização com testes de compatibilidade de aplicações.
  • Os dados recolhidos para o Dashboard de Telemetria do Office são armazenados numa base de dados do SQL Server controlada pela sua organização e os dados recolhidos não são enviados para a Microsoft. Para obter mais informações, veja Dados recolhidos pelo agente para o Dashboard de Telemetria do Office.
  • Os dados recolhidos para o Dashboard de Telemetria do Office são diferentes dos dados de diagnóstico do Office, que podem ser enviados à Microsoft. Para obter mais informações sobre os dados de diagnóstico do Office, consulte Descrição geral dos controlos de privacidade do Microsoft 365 Apps.
  • As definições utilizadas para gerir o Dashboard de Telemetria do Office não têm impacto nos dados de diagnóstico do Office e vice-versa. Para obter mais informações sobre a gestão de dados de diagnóstico do Office, consulte Utilizar definições de política para gerir controlos de privacidade para o Microsoft 365 Apps.

O processo de compatibilidade do Office

As ferramentas de compatibilidade do Office abordam problemas comuns que podem dificultar as implementações do Office. Estas ferramentas ajudam ao acelerar as implementações, reduzir os fatores desconhecidos na sua implementação através de relatórios e criar uma base para futuras atualizações do Office. Para obter os melhores resultados, utilize a infraestrutura de compatibilidade incorporada do Office e utilize uma abordagem faseada para avaliar a compatibilidade do Office.

Fases do processo de compatibilidade do Office

Fase Descrição
Ícone da fase Descobrir. Descobrir o que está sendo usado, por quem e com que frequência. Estas informações ajudam-no a determinar o que testar para compatibilidade com a versão do Office que está a atualizar. Os documentos e soluções que são utilizados frequentemente e por vários utilizadores são bons candidatos para testes.
Ícone da fase Racionalizar. Fazer parceria com grupos comerciais para identificar o que é fundamental para os negócios. Os dados que encontrar durante a fase de deteção podem ajudar a iniciar e orientar este debate. A meta é identificar os documentos e as soluções fundamentais para os negócios que precisam estar prontos no primeiro dia da sua implantação do Office.
Ícone da fase Validar. Inicie uma implementação piloto onde os utilizadores testem os documentos e soluções necessários para gerir a empresa com o Office. Chamamos isto de teste de aceitação do usuário. Resolva quaisquer problemas que ocorram em documentos e soluções que precisem de estar prontos no primeiro dia de implementação.
Ícone da fase Gerir. Implemente o Office e continue a monitorizar os seus documentos e soluções. Tenha em atenção as tendências no desempenho e comportamento do Office à medida que as soluções atualizadas do Office são implementadas. Use seus recursos de Help Desk para resolver problemas conforme eles ocorrem nos documentos e as soluções fundamentais dos negócios.

Neste artigo, vamos abordar cada fase do processo de compatibilidade e descrever como pode utilizar o Dashboard de Telemetria do Office para suportar o processo.

Fase 1: Descobrir quais documentos e soluções do Office estão sendo usados

Sua meta para a fase Descoberta é saber o que está sendo usado com maior frequência e por quem. Existem duas abordagens que podem levar ao início do processo de descoberta.

  • A abordagem preferencial é começar a implementar o Agente de Telemetria do Office para o ajudar a detetar a utilização em grupos monitorizados e, em seguida, utilizar esses resultados para iniciar discussões com grupos empresariais.

  • Considere fazer uma parceria com os seus grupos empresariais e pedir uma lista dos respetivos documentos e soluções fundamentais para a empresa. Se eles possuírem um plano de recuperação de desastres, é possível encontrar esta lista no plano. O lado ruim desta abordagem é que suas listas podem não estar atualizadas. Deve planear utilizar dados para ajudar a refinar estas listas se escolher esta abordagem.

Quer comece ou não com uma lista em branco, não há como evitar trabalhar com os seus grupos empresariais. As ferramentas não lhe podem dizer o que é importante para a empresa. As ferramentas podem dar-lhe algumas oportunidades potenciais sobre o que é importante com base na utilização, mas apenas os grupos empresariais podem indicar o quão dependentes estão os seus negócios nesses documentos e soluções. Por exemplo, confiar apenas em dados pode levar a descuidos. Poderá perder modelos para relatórios de vendas no final do ano ou revisões anuais de desempenho. Outros documentos que não estão a ser utilizados no momento da recolha de dados também podem ser ignorados.

Agora, está na altura de começar a fazer planos para implementar o agente nos clientes existentes do Office. Aqui estão algumas considerações para pensar antes de implantar o agente. Eis os requisitos para implementar o agente no Agente de Telemetria do Office. Para obter mais informações sobre como implementar o Dashboard de Telemetria do Office, consulte Implementar o Dashboard de Telemetria do Office.

Escolha quais computadores clientes do Office monitorar

Recomendamos monitorar cerca de 20% dos computadores clientes em sua organização. Esta amostra deve incluir usuários representantes de cada grupo comercial para que você possa identificar as soluções de linha de negócios usadas dentro de departamentos da organização. Certifique-se de que inclui utilizadores especializados nesse exemplo e utilizadores que expressam interesse em pilotar o Office. Podem haver casos onde o monitoramento de um grupo ou unidade organizacional (OU) completo seja menos restrito ou mais fácil do que selecionar computadores clientes separados para participar. Pequenas empresas também podem escolher monitorar todos os computadores clientes.

Identificar preocupações de privacidade com participantes do grupo comercial

Alguns grupos empresariais, como recursos humanos, legais e financeiros, podem ter preocupações em expor ficheiros pessoais ou confidenciais nos dados. O Dashboard de Telemetria do Office oferece várias formas de impedir a exposição destes dados. Por exemplo, pode configurar o agente para ocultar intencionalmente nomes de ficheiros e títulos. Também é possível evitar que dados de determinados aplicativos sejam relatados. Pode saber mais sobre as definições de privacidade em Gerir a privacidade dos dados monitorizados pelo Dashboard de Telemetria do Office. Reveja as opções de privacidade com os grupos empresariais e decida que tipos de dados do Office pretende excluir dos relatórios no Dashboard de Telemetria do Office.

Decidir como pretende categorizar os clientes que são apresentados no Dashboard de Telemetria do Office

Quando implementa o agente em clientes, pode especificar até quatro etiquetas que descrevem os clientes. Estas etiquetas ajudam você a filtrar dados no painel para que você possa focalizar em grupos comerciais individuais, tipos de usuários específicos, usuários em determinados locais geográficos e assim por diante. Desenvolva esta lista conforme você trabalha com grupos comerciais. Pode saber mais sobre como configurar etiquetas ao Implementar o Dashboard de Telemetria do Office, na secção Ativar e configurar o agente.

Fase 2: Racionalizar os dados de inventário para identificar documentos e soluções do Office fundamentais dos negócios

O objetivo da fase de Racionalização é identificar documentos e soluções do Office críticos para a empresa. Recomendamos que recolha dados no Dashboard de Telemetria do Office durante, pelo menos, um dia antes de começar a procurar tendências.

As secções que se seguem ajudam-no a interpretar os dados, a trabalhar com grupos empresariais e a decidir o que testar.

Obter informações a partir de dados no Dashboard de Telemetria do Office

À medida que os dados começam a ser preenchidos no Dashboard de Telemetria do Office, pode começar a procurar tendências de utilização. Aqui estão algumas dicas para começar.

  • Veja se algum departamento ou grupos não estão representados, mas devem estar. Por exemplo, se não estiverem a ser utilizadas soluções financeiras, poderá esquecer-se de ativar a monitorização para o grupo financeiro.

  • Procure documentos e soluções que são utilizados por mais de 10% do utilizador, uma vez que são candidatos para obter mais avaliação.

  • Procure documentos utilizados por três ou mais utilizadores. Existe alguma tendência para a cocriação? Eles são modelos? Você pode descobrir que são compartilhados menos documentos do que soluções.

  • Anote as soluções que sabe que são importantes que irá querer controlar no futuro, mesmo que os números de utilizador sejam baixos.

  • Procure para ver onde os documentos foram abertos. Estas informações podem ajudá-lo a diferenciar entre um anexo numa mensagem de e-mail e um documento editado frequentemente.

  • Procure por vários tamanhos de arquivos da mesma solução ou documento. É uma indicação de que estão a ser utilizadas várias versões. Estes ficheiros são candidatos para consolidação futura.

Trabalhe com grupos comerciais para decidir quais documentos e soluções do Office testar

Por esta altura, provavelmente já trabalhou com grupos empresariais para identificar os respetivos documentos e soluções importantes. Compare a lista que lhe deram com os dados de utilização apresentados no Dashboard de Telemetria do Office. Os dados de uso suportam a entrada de grupos comerciais? Caso contrário, pode haver uma explicação temporária? Por exemplo, existem algumas soluções usadas mais para o final do ano fiscal? Vale a pena ter outra conversa com os grupos comerciais sobre qualquer diferença encontrada para que você possa ajustar seus planos para teste de aceitação do usuário.

Se você ainda não trabalhou com grupos comerciais, este é o momento de abordá-los. Os dados de uso inicial podem ajudar você a criar uma lista de documentos e soluções candidata para teste e remediação. No entanto, em vez de atribuir níveis de prioridade, como alto, médio ou baixo, é melhor classificar documentos e soluções pelo tipo de testes que são submetidos. Peça aos seus grupos comerciais para atribuir uma das escolhas na seguinte tabela:

Classificar documentos e soluções do Office para testar

Tipo de documentos e soluções Teste necessário
Documentos e soluções que o TI é responsável e deve manter funcionando a todo custo Teste proativo
Estes documentos e soluções de alta prioridade são testados, fixos e prontos para serem utilizados no primeiro dia da implementação do Office.
Documentos e soluções que as TI corrijam se alguém ligar para os mesmos Teste reativo
Estas soluções são faixas apenas quando um usuário relata um problema para seu help desk.
Documentos e soluções que ninguém se importa Não testar

Quando se aproxima de grupos empresariais para classificar os respetivos documentos e soluções, poderá encontrar alguma resistência de grupos empresariais que atribuem tudo à lista de alta prioridade. Um dos nossos especialistas em compatibilidade do Office, Chris Jackson, escreveu um artigo para a TechNet Magazine que descreve alguns custos subjacentes aos testes de compatibilidade do Office. Pode utilizar estas informações para ajudar a justificar testes reativos e a aliviar os receios emocionais que afetam frequentemente as migrações do Office. Leia mais no Microsoft Office: The Mathematics of Office Compatibility (Matemática da Compatibilidade do Office).

Fase 3: Validar que os ficheiros e soluções do Office funcionam

Depois de concluir as fases Descobrir e Racionalizar, está na altura de começar a testar os documentos e soluções de alta prioridade para compatibilidade com o Office. A meta da fase Validar é verificar que as soluções e documentos funcionem no ambiente que os usuários precisam para trabalhar. Isto não significa que a solução ou o documento não possui erros. Apenas significa que os erros não evitam que os usuários façam seu trabalho.

Infelizmente, não existe nenhuma ferramenta que faça isto por si. Tem de pedir aos utilizadores para testarem os documentos e as soluções ao fazerem o seu trabalho no Office. Chamamos isto de teste de aceitação de usuário e não pode ser evitado. A boa notícia é que os testes de aceitação do utilizador são muito mais fáceis agora com a funcionalidade Clique-e-Use, o que ajuda a transformar os testes de aceitação do utilizador em pilotagem. Incentive os utilizadores a utilizarem os respetivos documentos e soluções na nova versão do Office e aconselhe-os a utilizarem a versão anterior do Office caso se deparem com problemas.

Os dados no Dashboard de Telemetria do Office também são uma ajuda significativa nesta fase, porque podem dizer-lhe o que está quebrado e como. O Dashboard de Telemetria do Office mostra tendências positivas e negativas que podem ajudá-lo a ver rapidamente a estabilidade dos documentos ou soluções à medida que são atualizados.

Aqui estão algumas diretrizes para ajudar a planejar e monitorar o teste de aceitação do usuário.

Identificar usuários para teste de aceitação do usuário

Os proprietários de documentos e soluções fundamentais do negócio são fortes candidatos para fazerem parte do teste de aceitação do usuário. Olhando na lista gerada durante a descoberta, cada departamento pode identificar os proprietários. Caso contrário, os dados podem ajudar ao mostrar-lhe os utilizadores mais ativos.

Também deve recrutar utilizadores técnicos em cada departamento, uma vez que é provável que conheçam os detalhes de como funciona a solução ou o documento. Também procure por uma base diferente de examinadores em níveis de trabalho, funções e locais.

Configurar um ambiente para teste de aceitação do usuário

Uma regra importante do teste de aceitação do usuário é que o ambiente de teste deve ser o mais semelhante possível ao ambiente de produção. Existem várias formas de configurar um ambiente de teste. Pode configurar uma unidade organizacional (UO) separada no domínio de produção ou configurar um ambiente de teste separado que seja idêntico ao ambiente de produção. Você deseja que o ambiente de teste seja muito fácil de definir e fácil para os usuários acessarem. O objetivo é remover barreiras aos testes e minimizar as queixas dos utilizadores que dizem que não há tempo para testar. Sua organização pode já ter um ambiente de teste provisionado e gerenciado centralmente. Caso sim, use-o. Se você não possui um ambiente de teste, não configure-o. Em alternativa, utilize Clique-e-Use.

A funcionalidade Clique-e-Use proporciona todas as vantagens dos testes em produção sem qualquer risco. Instalar o Office através da tecnologia Clique-e-Use permite que os utilizadores executem as versões anteriores do Office juntamente com a versão atual do Office. Se surgir um problema ou incompatibilidade, os usuários ainda podem fazer seus trabalhos usando a versão anterior do Office.

É mais fácil transformar os testes de aceitação do utilizador em pilotos quando utiliza a funcionalidade Clique-e-Use. Implemente o novo ambiente mantendo o anterior e pode monitorizar o estado das implementações Clique-e-Use do Office através do Dashboard de Telemetria do Office. É possível ver quais construções estão sendo usadas e os problemas de compatibilidade relatados. Monitorizar testes de aceitação e pilotagem de utilizadores com o Dashboard de Telemetria do Office ajuda a aliviar o medo de não saber o efeito da nova versão. Pode oferecer mais informações a grupos empresariais e proprietários de soluções do Office para além do estado da implementação.

Importante

Recomendamos que utilize instalações lado a lado do Office como uma solução temporária para testes e pilotos de aceitação de utilizadores e não como uma solução a longo prazo para ambientes de produção. Planeie eliminar gradualmente a versão anterior do Office quando as implementações de produção começarem.

Corrigir problemas em documentos e soluções do Office de alta prioridade

Por esta altura, os documentos e soluções de alta prioridade que têm de estar prontos no primeiro dia de implementação são identificados e testados. Além dos relatórios de erros dos utilizadores, os dados no Dashboard de Telemetria do Office indicam o desempenho do Word, Excel e Microsoft Outlook quando utilizados com os seus documentos e soluções existentes do Office. À medida que recolhe informações sobre erros e outros problemas, trabalhe com programadores internos e gestores de grupos empresariais para criar planos de remediação. Tem de decidir se pretende extinguir ou corrigir soluções internas e trabalhar com fornecedores para obter versões atualizadas de produtos que não sejam da Microsoft.

Tanto o Dashboard de Telemetria do Office como o Registo de Telemetria do Office podem ajudá-lo durante este processo. Pode monitorizar o estado de funcionamento do Word, Excel e Microsoft Outlook à medida que implementa correções incrementais ou novas versões de soluções do Office. Os programadores podem utilizar o Registo de Telemetria do Office para observar os eventos de compatibilidade que ocorrem no computador local quando o Word, o Excel e o Microsoft Outlook são utilizados com documentos e soluções existentes.

Sua equipe de desenvolvimento pode ter ferramentas de teste automáticas que ajudam com o processo de teste. Ajuste as ferramentas para sinalizar e corrigir apenas problemas que bloqueiam a implementação, garantindo a preparação no primeiro dia. Provavelmente não vale a pena corrigir erros que não afetam o trabalho diário do utilizador, pelo menos não para o primeiro dia. Estas soluções podem ser corrigidas ao longo do tempo, se for necessário.

Observação

Você pode imaginar que é uma boa ideia substituir as declarações de suporte do fornecedor com o teste de compatibilidade. Chris Jackson aborda os custos profissionais e contras da pesquisa de suporte de fornecedores no seu artigo Microsoft Office: The Mathematics of Office Compatibility.

Fase 4: Gerir a transição para a nova versão do Office

Os seus objetivos para a fase Gerir são utilizar o Dashboard de Telemetria do Office para monitorizar a utilização e os suplementos do Office e preparar os utilizadores para a transição para o Office. Defina o modo de compatibilidade para o Office para garantir que as pessoas que utilizam versões anteriores têm capacidades de edição completas ao colaborar com utilizadores que tenham transitado para a nova versão.

À medida que implementa o Office, começará a ver as tendências de estado de funcionamento e utilização do Office que o ajudam a desbloquear o valor dos seus investimentos do Office e a fornecer-lhe informações sobre implementações futuras. Por exemplo, conhecer quais controles do ActiveX estão sendo usados pode ajudar com atualizações futuras do Windows. O Excel está a ser utilizado não só como uma ferramenta de folha de cálculo, mas como uma aplicação de front-end que utiliza uma ligação de dados? Como é que as novas soluções do Office afetam o ambiente? Quando estiver na altura de outra implementação do Office, poderá conseguir ignorar totalmente o processo de deteção porque sabe exatamente o que está a ser utilizado e o que é importante.

Estas seções oferecem mais orientações sobre a fase Gerenciar.

Gerir suplementos do Office com o Dashboard de Telemetria do Office

À medida que monitoriza as soluções que são utilizadas pelo Office, é provável que encontre suplementos que são lentos a carregar ou que falham frequentemente. Também poderá encontrar suplementos que não devem ser utilizados na sua organização. As definições da Política de Grupo permitem-lhe gerir estes suplementos quando são utilizados com o Office.

O Dashboard de Telemetria do Office fornece uma interface para configurar estas definições. Na planilha Soluções, selecione o link Gerenciamento de suplemento no topo da página, que leva você para a planilha de Gerenciamento de suplemento. Nessa folha de cálculo, pode ver dados sobre cada suplemento e selecionar uma definição de Política de Grupo para controlar cada suplemento. Utilize as instruções na folha de cálculo para gerar um script que pode executar para aplicar a Política de Grupo a uma unidade organizacional do Active Directory.

Existem definições de gestão de suplementos individuais para cada aplicação do Office suportada. Estão localizados nos seguintes caminhos:

  • Configuração do Utilizador\Políticas\Modelos Administrativos\Nome da aplicação do Office\Diversos\Lista de suplementos geridos

  • Configuração do Utilizador\Políticas\Modelos Administrativos\Nome da aplicação do Office\Diversos\Bloquear todos os suplementos não geridos

Encerrar versões anteriores do Office

Recomendamos que execute uma versão mais recente do Office com uma versão anterior do Office lado a lado apenas como uma solução de compatibilidade de curto prazo durante os testes piloto. Quando a fase piloto terminar e as implementações de produção começarem, comece a remover versões anteriores do Office de computadores de produção com a versão mais recente. Este passo impede que os problemas generalizados causados por associações de tipo de ficheiro sejam interrompidas após atualizações ou reparações.

Gerir o modo de compatibilidade no Office

No Office, o modo de compatibilidade é utilizado automaticamente para abrir documentos criados em versões anteriores de aplicações do Office. O modo de compatibilidade bloqueia funcionalidades novas ou melhoradas do Office para o documento, garantindo que os utilizadores com versões anteriores do Office ainda têm capacidades de edição completas. O modo de compatibilidade também preserva o esquema do documento.

Como parte do seu plano de formação geral do Office, deve fornecer orientações aos utilizadores sobre como funciona o modo de compatibilidade. Para obter mais informações sobre as definições administrativas para o modo de compatibilidade, consulte Gerir o modo de compatibilidade do Office.

Preparar o help desk e os usuários para a mudança

O Suporte Técnico deve ser aumentado no Office e pronto para suportar os utilizadores. Devem começar por aceder à Formação do Microsoft 365.