Fase 2 – Integrar
Nesta fase da Estrutura de Adoção, você trabalhará com os principais stakeholders para criar e iniciar o plano de adoção. Você preparará o ambiente e testará a abordagem de adoção com os Usuários Pioneiros, além de usar os comentários para fazer ajustes antes de expandir para a empresa.
As etapas principais da fase Integrar são:
- Criar seu plano de adoção
- Lançar para os Usuários Pioneiros
- Ajustar seu plano
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Comece promovendo a conscientização por meio da participação do usuário final. Os proprietários de sucesso garantem que as metas de negócios sejam atingidas ajudando as pessoas a usar e obter valor da nova solução do Dynamics 365. Experimente estes métodos para promover a conscientização:
Comunicações
- Identifique e implante uma variedade de táticas.
- Concentrar-se em "Quais são as vantagens para mim?"
- Ajuste o plano à empresa e à cultura.
- Envie comunicações.
Eventos de engajamento
- Envolva os patrocinadores executivos no lançamento.
- Promova eventos com a TI e os defensores.
- Distribua banners e folhetos.
- Coloque estandes de demonstração em lanchonetes/saguões.
- Realize eventos online para escritórios remotos.
Muitas vezes, as histórias de sucesso são tão valiosas quanto as medidas quantitativas ao demonstrar o êxito do Dynamics 365. Ao longo da implantação, os membros da equipe e os defensores do projeto devem identificar exemplos que demonstrem a colaboração entre funções e o trabalho em equipe compartilhando-os por meio de ferramentas como o Yammer ou o Teams. Aproveite esses exemplos nas comunicações para gerar interesse e demonstrar o impacto do Dynamics 365.
Quais são os componentes de uma boa história de sucesso?
- Tempo. A história deve começar com um marcador de tempo para que o público-alvo saiba quando tudo aconteceu.
- Personagens. A história deve destacar os nomes para que o público-alvo saiba quem estava envolvido.
- Eventos. A história deve recontar os eventos ocorridos.
- Elementos visuais. O público-alvo deve ser capaz de imaginar o que aconteceu.
Veja a seguir alguns recursos, ideias e táticas que ajudam a criar um lançamento eficaz da solução do Dynamics 365:
- A equipe de planejamento e os defensores devem usar camisetas com o nome da solução do Dynamics 365.
- Banners, cartazes e folhetos da solução do Dynamics 365 exibidos em todos os escritórios.
- Estandes de demonstração em lanchonetes/saguões para mostrar as diversas ferramentas e recursos da solução do Dynamics 365 e oferecer uma experiência prática.
Como escolher os eventos de lançamento:
- Considere suas metas para usar o Dynamics 365. Como o evento de lançamento pode ajudar seus objetivos de negócios?
- Considere a cultura da empresa. Que tipos de atividades repercutirão entre a liderança e os funcionários?
- Considere seu tempo e os recursos. É possível combinar atividades para planejar algo que atenda às suas necessidades e se encaixe em sua agenda?
- Considere os eventos existentes da empresa. Existe um evento futuro da empresa próximo da implantação do Dynamics 365 que poderia incorporar o lançamento?
Desenvolva uma estratégia de comunicação para gerar conscientização e interesse antes do lançamento e compartilhe histórias de uso de sucesso após o lançamento. Considere as seguintes práticas recomendadas para criar sua abordagem:
- Garanta que a equipe seja considerada ao elaborar as mensagens para ajudar a identificar "Quais são as vantagens para mim?"
- Escolha uma combinação de atividades, como email, cartazes e eventos físicos, e as represente na linha do tempo do projeto.
- Agende eventos nos quais as pessoas possam experimentar os produtos e fazer perguntas.
- Desenvolva atividades sob medida para promover a conscientização sobre a empresa e a cultura.
- Ter um líder que envie um comunicado anunciando o Dynamics 365, organize um evento de lançamento ou compartilhe os benefícios durante uma reunião com a organização inteira contribui muito para validar a importância e fazer com que todos usem a nova tecnologia.
Preencha a Avaliação de Comunicações e use o modelo de planejamento na Pasta de Trabalho de Planejamento de Adoção.
Concentre-se no porquê. Garanta que os funcionários saibam por que a mudança está acontecendo, quais são as vantagens para eles e por que eles devem mudar.
Use cenários de trabalho reais. Utilize tarefas ou processos empresariais que sejam conhecidos do seu público-alvo para persuadi-lo a aprender a usar a tecnologia.
Use vários formatos. O treinamento de usuários finais deve ter vários formatos para acomodar diferentes estilos de aprendizado, barreiras geográficas e restrições de recursos.
Reforce. Faça com que o treinamento se atenha às opções de reforço, como treinamento por demanda, sessões de almoço com palestra e opções de treinamento para novos funcionários.
Quando for elaborar seu programa de treinamento, considere o seguinte:
- As ferramentas de produtividade atuais que você está executando. Se você estiver executando um sistema de produtividade, talvez precise fazer um esforço maior no estágio de treinamento, pois ele exigirá uma mudança de comportamento.
- O conhecimento de tecnologia da equipe. Você precisa saber o quanto sua equipe conhece de tecnologia ao planejar seu programa de treinamento. Isso ajudará a determinar com que facilidade eles vão entender as novas maneiras de trabalhar.
- Os programas de mudanças atuais. É importante entender quais outros programas estão em vigor na empresa para que você não assuste nem confunda sua equipe.
- Preferências de treinamento da equipe. É importante entender a melhor maneira de ministrar o treinamento na organização, seja presencialmente, por meio de tutoriais online assistidos ou não assistidos ou outros métodos.
Projete a estratégia de treinamento de acordo com o lançamento. Comece com os grupos que defenderão o Dynamics 365, depois prepare a TI, antes de lançar para a organização mais ampla.
Use a Pasta de Trabalho de Planejamento de Adoção para avaliar as necessidades de treinamento da organização e desenvolver uma abordagem de treinamento.
Acesse recursos gratuitos de treinamento online para ajudar a lançar a solução do Dynamics 365. O Microsoft Learn oferece aprendizado guiado em etapas por cargo e produto, incluindo vídeos, tutoriais e recursos de aprendizado prático. Consulte a Comunidade do Microsoft Dynamics de colegas e especialistas. Receba respostas postando perguntas nos fóruns, lendo os blogs e artigos de instruções e assistindo a vídeos.
Treinamento do Microsoft Learn: o destino principal de aprendizagem do Dynamics 365, com vídeos, tutoriais e aprendizado prático.
Webinars do Dynamics 365: treinamento com base no produto para ajudar a preparar as pessoas para usar os serviços e aplicativos com eficiência.
Tutoriais do Dynamics 365: comece a usar o produto rapidamente com as informações básicas necessárias para ter produtividade imediata.
Canal do Dynamics 365 no YouTube: descubra como o Dynamics 365 pode ajudar você a expandir seus negócios.
Os proprietários de sucesso garantem que as metas de negócios sejam atingidas ajudando as pessoas a usar e obter valor da nova solução do Dynamics 365.
Defensores:
- Devem ser treinados formalmente para aumentar a profundidade e a amplitude de conhecimento.
- Devem ser incentivados e capacitados para orientar, ensinar e treinar colegas.
- Precisam de reforço positivo consistente que afirme o impacto dos esforços.
- Precisam de um plano claro a ser executado.
Um programa de Usuários Pioneiros oferece para a organização insights iniciais que ajudarão você a implantar o Dynamics 365 para todos os usuários. Pense nele como uma simulação, entre um grupo representativo, que ajudará você a se preparar para o lançamento completo. Ao trabalhar com os Usuários Pioneiros, você pode testar ideias e coletar comentários que ajudarão a equipe do projeto a trazer o fator "UAU" para o lançamento na organização inteira.
Por que este programa é importante:
- Identifique as armadilhas. Colete os comentários iniciais e identifique obstáculos potenciais para ajudar a moldar o plano de lançamento final.
- Colete comentários. Receba comentários dos usuários sobre as metas e os cenários identificados para a implementação do Dynamics 365.
- Resolva problemas. Solucione os problemas potenciais com um grupo menor de usuários antes do lançamento na organização inteira.
- Recrute os defensores. Forme um grupo de entusiastas potenciais para recrutar. Essas pessoas ajudarão os colegas a adotar o Dynamics 365 quando ocorrer a implantação completa.
Use os comentários dos Usuários Pioneiros para rever seus planos de comunicações, treinamento e comentários. Ajuste a abordagem geral com base nas informações recebidas. Considere a possibilidade de colocar os Usuários Pioneiros no grupo Defensores do Dynamics 365 para que eles possam continuar a apoiar os parceiros durante a transição.