Visão geral do gerenciamento de caixa

Este artigo fornece uma visão geral dos recursos de gerenciamento de caixa no PDV (ponto de venda) do Microsoft Dynamics 365 Commerce. Ele também fornece diretrizes sobre como configurar o recurso de rastreabilidade de caixa para transações de dois lados.

Observação

Para obter informações detalhadas sobre os recursos de gerenciamento de caixa no Commerce, consulte Gerenciamento de turnos e caixa registradora.

O gerenciamento de pagamento à vista é uma função fundamental para os varejistas em lojas físicas. Os varejistas desejam que suas lojas tenham sistemas que possam ajudar a fornecer rastreabilidade completa e responsabilidade de pagamento à vista e seu movimento pelos diferentes registros e caixas em uma loja. Eles devem ser capazes de reconciliar quaisquer diferenças e determinar a responsabilidade.

O Dynamics 365 Commerce fornece recursos de gerenciamento de caixa em seu aplicativo de PDV. Os varejistas têm duas opções de gerenciamento de caixa:

• Transações de caixa de lado único – essa opção permite que os varejistas reconcilie o caixa de uma loja, mas isso não permite determinar precisamente a responsabilização no caso de uma discrepância de caixa. Depois que uma transação de caixa de um lado é executada, ela não requer nenhuma ação, pois ela é considerada concluída.
• Transações de caixa de dois lados – essa opção habilita o recurso de rastreabilidade de caixa, que impõe transações de caixa de dois lados e ajuda a determinar a responsabilidade de todos os movimentos de caixa. Quando um caixa executa uma operação (por exemplo, Remoção de forma de pagamento), o outro caixa que recebe o dinheiro deve reconciliar essa ação para garantir que o valor da transação esteja correto.

Configurar a funcionalidade de rastreamento de caixa

Para configurar a funcionalidade de rastreabilidade de caixa ao configurar o perfil de funcionalidade para lojas, siga estas etapas.

1. No Commerce headquarters, vá para Retail e Commerce > Configuração de canal > Configuração do PDV > Perfis de PDV > Perfis de funcionalidade.
2. Selecione um perfil de funcionalidade que esteja vinculado aos armazenamentos para os quais você deseja configurar a funcionalidade de rastreamento de caixa.
3. Na seção Funções do perfil de funcionalidade, em Gerenciamento de caixa avançado, defina a opção Habilitar rastreabilidade de caixa como Sim.

Observação

Para usar a funcionalidade de rastreamento de caixa, primeiro você deve configurar um ou mais cofres para a loja. Esta configuração é necessária porque o sistema espera que um cofre seja selecionado para as operações Declarar valor inicial e Sangria para cofre.

Configurar um cofre

Você pode definir e manter vários cofres para uma loja.

Para configurar um cofre no Commerce headquarters, siga estas etapas.

1. Acesse Varejo e Comércio > Canais > Lojas > Todas as lojas.
2. No campo ID do Canal de Varejo, selecione a ID do canal de varejo da loja para a qual você deseja configurar um cofre.
3. No Painel de Ação, na guia Cliente, no grupo Configurar, selecione Cofres.
4. Na página Declaração de cofre, selecione Novo.
5. No campo Nome, digite um nome para o cofre.
6. Repita as etapas 4 e 5 para cada cofre que você deseja adicionar.
7. Execute o trabalho de agendamento de distribuição Configuração do Canal 1070 para sincronizar as configurações do cofre com o banco de dados do canal.

Como o gerenciamento de caixa é tratado quando o recurso de rastreabilidade de caixa é habilitado

O gerenciamento de caixa é tratado das maneiras a seguir quando o recurso de rastreabilidade de caixa está habilitado:

• Um usuário que executa uma operação Declarar valor inicial deve inserir a origem do caixa. O usuário pode procurar os cofres disponíveis definidos na loja. Em seguida, ele pode selecionar o cofre do qual o caixa está sendo retirado para que possa ser colocado na registradora.
• Um usuário que executa uma operação Remoção de forma de pagamento é solicitado a selecionar em uma lista de transações de entrada de flutuação em aberto. Se a entrada de flutuação correspondente não existir no sistema, o usuário poderá criar uma transação de remoção de oferta não vinculada.
• Um usuário que executa uma operação Entrada variável é solicitado a selecionar em uma lista de transações de remoção de meio de pagamento. Se a remoção de meio de pagamento correspondente não existir no sistema, o usuário poderá criar uma transação de entrada de flutuação não vinculada.
• Um usuário que faz uma operação Sangria para cofre é solicitado a selecionar o cofre onde o caixa está sendo depositado.

Reconciliação de transações

Quando um usuário escolhe fechar um turno, o sistema valida que não há transações de gerenciamento de pagamento à vista não reconciliadas no turno. Um turno não poderá ser fechado se houver transações não reconciliadas.

As transações podem ser reconciliadas automaticamente pelo sistema ou manualmente pelo usuário.

Reconciliação automática de transações

A reconciliação automática de transações ocorre quando o sistema reconcilia automaticamente as transações depois que as ações específicas são executadas.

Por exemplo, um usuário executa uma operação de gerenciamento de caixa (como a Remoção de meio de pagamento) no turno a para enviar US$ 20 para o turno B. Quando o usuário no turno B executa uma Entrada variável e seleciona a transação, as duas transações são automaticamente reconciliadas.

Reconciliação manual de transações

A reconciliação manual de transações é necessária quando a reconciliação automática de transações não ocorre.

Para o exemplo anterior, se o usuário no turno B não executar uma Entrada variável ou não selecionar a transação correta durante a operação Entrada variável, a ação de remoção de meio de pagamento permanecerá não reconciliada e requer reconciliação manual.

Para realizar uma reconciliação manual em um turno ou em turnos, os usuários com as permissões necessárias podem executar a operação Gerenciar turnos. A exibição Gerenciar turnos facilita a exibição de turnos que têm transações não reconciliadas. O usuário pode selecionar um turno e, em seguida, selecionar Reconciliar para exibir uma lista de transações reconciliadas e não reconciliadas em guias separadas. O usuário poderá, então, selecionar transações não reconciliadas e reconciliá-las ou selecionar transações reconciliadas anteriormente e cancelar a reconciliação. Durante a reconciliação, se uma transação selecionada não for balanceada, o usuário deve inserir uma descrição do motivo da reconciliação não balanceada. O usuário pode continuar a reconciliar e cancelar a reconciliação das transações até que o turno seja encerrado. Entretanto, as transações não podem ser reconciliadas após o fechamento de um turno.

Gerenciamento seguro

No Dynamics 365 Commerce, a reconciliação de caixa pode ser feita somente no nível do turno. Para gerenciar o caixa em um cofre, você deve gerenciar o cofre por meio de um turno.

Importante

O gerenciamento do cofre requer um registro dedicado que não é usado para transações de vendas.

Exemplo de processo comercial de gerenciamento de caixa usando um cofre

O exemplo a seguir destaca o processo comercial de gerenciamento de caixa que usa um cofre.

No início do dia, o gerente da loja declara o valor inicial no cofre. Aqui estão as etapas que o gerente de loja deve seguir.

1. Abra um turno na registradora dedicada para o cofre.
2. Acesse a operação Gerenciar cofre, selecione um cofre e selecione Declarar valor inicial.
3. Insira as informações necessárias e selecione Salvar.

Quando o caixa estiver pronto para iniciar o dia, o turno será aberto e o valor inicial do cofre será obtido por meio do gerente da loja. Aqui estão as etapas que o caixa e o gerente de loja devem seguir.

1. O caixa abre o turno em uma registradora (por exemplo, turno A).
2. O gerente da loja acessa a operação Gerenciar cofre na registradora dedicada ao cofre, realiza a operação Remoção de meio de pagamento e seleciona o valor correto e o turno para a remoção. É importante que o turno seja aberto na registradora para a qual o dinheiro da cofre está sendo transferido.
3. O caixa pega o dinheiro, realiza uma operação Declarar valor inicial na registradora e seleciona a transação criada anteriormente para refletir o valor inicial. Essas ações disparam a reconciliação automática das duas transações.

O caixa executa transações de venda regulares durante o dia.

Quando o caixa na gaveta do caixa está acima do limite definido, o caixa é notificado sobre o excesso de caixa e executa uma sangria para cofre. Aqui estão as etapas que o caixa e o gerente de loja devem seguir.

1. O caixa passa o dinheiro para o gerente da loja. Como alternativa, o caixa coloca o dinheiro no cofre ao selecionar Sangria para cofre, inserindo o valor e selecionando o cofre para onde enviar o dinheiro.
2. O gerente da loja conta o dinheiro e, em seguida, passa para a operação Gerenciar cofre na registradora dedicada para o cofre.
3. O gerente da loja seleciona o cofre, seleciona Entrada variável e seleciona a transação criada anteriormente. Essas ações disparam a reconciliação automática das duas transações.

No final do dia, o caixa remove todo o valor de caixa que está na gaveta do caixa para o cofre, declara o meio de pagamento e faz o fechamento cego do turno. Aqui estão as etapas que o caixa deve seguir.

1. Selecione Sangria para cofre, insira o valor e selecione o cofre para onde colocar o dinheiro.
2. Selecione Declaração de meios de pagamento e, em seguida, selecione 0 (zero) como o valor.
3. Selecione Fazer o fechamento cego do turno.
4. Entregue o dinheiro para o gerente da loja ou faça a sangria para o cofre.

O gerente reconcilia a última transação de sangria para cofre, executa um depósito bancário e fecha os dois turnos (o turno do caixa e o turno para o cofre). Aqui estão as etapas que o gerente de loja deve seguir.

1. Acesse a operação Gerenciar cofre na caixa registradora dedicada ao cofre.
2. Selecione um cofre, selecione Entrada variável e selecione a transação criada anteriormente. Essas ações disparam a reconciliação automática das duas transações.
3. Para o cofre selecionado, selecione Depósito bancário e, em seguida, selecione o dinheiro que deve ser depositado no banco.
4. Saia da operação Gerenciar cofre e selecione Declaração de meios de pagamento para declarar o saldo no cofre.
5. Acesse a operação Gerenciar turnos, selecione o turno com fechamento cego para o caixa e feche o turno. O turno na registradora dedicada ao cofre mostrará agora uma transação não reconciliada (Declarar valor inicial) que foi realizada para o cofre. Como o dinheiro deve ser adicionado de uma fonte externa (como um banco), essa transação não pode ser reconciliada automaticamente. Ela deve ser reconciliada manualmente. O gerente da loja seleciona a transação não reconciliada e fecha o turno.

Observações importantes sobre o gerenciamento do cofre

• O dinheiro que for deixado no cofre no final do dia não será automaticamente transmitido para o dia seguinte. O gerente da loja deve declarar o valor inicial no cofre no dia seguinte.
• Para todas as ações relacionadas ao cofre, o usuário deve usar a operação Gerenciar cofre. Não há outra maneira de selecionar o cofre para o qual as transações de caixa são registradas. As operações Declarar valor inicial, Entrada variável, Remoção de meios de pagamento e Depósito bancário devem ser realizadas no contexto da operação Gerenciar cofre.
• Antes que o turno associado ao cofre possa ser fechado, o usuário deve realizar a operação Declaração de meios de pagamento na registradora dedicada ao cofre. Esta operação é a única que não ocorre no contexto de um cofre. Portanto, ela não está disponível na operação Gerenciar cofre. Se o mesmo registro for usado para gerenciar vários cofres, a declaração de meios de pagamento deve ser a soma do dinheiro em todos os cofres.
• A operação Declarar valor inicial no cofre não é automaticamente reconciliada. Ela deve ser reconciliada manualmente.
• A operação Declarar valor inicial está disponível em dois níveis, na operação Gerenciar cofre: o nível do turno e o nível do cofre. Para declarar o valor inicial de um cofre na registradora dedicada para o cofre, o usuário deverá realizar a operação Declarar valor inicial na operação Gerenciar cofre. A operação Declarar valor inicial no nível do turno pode ser usada se houver algum dinheiro adicional na gaveta do caixa associada a essa registradora.
• Para transferir dinheiro em qualquer direção entre um cofre e um turno, o turno deve ser aberto no registro que está enviando ou recebendo o dinheiro. No exemplo anterior para gerenciamento do cofre, o turno A deve ser aberto antes que o dinheiro possa ser transferido do cofre para esse turno.
• Se o recurso de rastreabilidade de caixa estiver habilitado, o usuário poderá fazer uma sangria para cofre ao selecionar um único tipo de meio de pagamento em uma transação. Se a gaveta do caixa incluir vários meios de pagamento (por exemplo, dinheiro em dólares americanos [USD], dinheiro em dólares canadenses [CAD] e cheque), o usuário deverá executar uma sangria para cofre por tipo de meio de pagamento.
• O sistema dá suporte ao lançamento de sangrias para cofre e depósitos bancários nas contas do razão (GL) apropriadas, conforme definido na página Meio de pagamento no Commerce headquarters (Loja > Formas de pagamento > Meios de pagamento). Quando a operação Depósito bancário é usada para mover dinheiro do core para o banco, o dinheiro reduzido do GL da sangria para cofre e aumentado no GL do depósito bancário. Embora os valores deixados no cofre sejam registrados no GL da sangria para cofre, o dinheiro movido do cofre não atualiza esse GL. Outras transações de gerenciamento de caixa (por exemplo, Entrada variável e Remoção de meios de pagamento) não são registradas em nenhum GL específico.

Reconciliação financeira na loja

Quando as transações de gerenciamento de caixa são processadas no headquarters, os parâmetros definidos na seção Declaração/fechamento da página Todas as lojas são usados para realizar validações nessas transações. No entanto, se o usuário habilitar a funcionalidade de reconciliação financeira no headquarters, o usuário do PDV verá o resultado dessas validações no PDV quando tentar fechar o turno.

Para configurar a funcionalidade de reconciliação financeira no headquarters, siga estas etapas.

1. No espaço de trabalho Gerenciamento de recursos, ative o recurso Demonstrativos de varejo - Fluxo constante.
2. No perfil da funcionalidade de PDV para a loja apropriada, defina a opção Habilitar reconciliação financeira na loja como Sim.

Para obter mais informações sobre a funcionalidade de reconciliação financeira, consulte Reconciliação financeira na loja.

Gerenciamento de caixa para diversas moedas

Os varejistas podem configurar o PDV para aceitar diversas moedas como pagamento de uma transação, mas normalmente o troco devolvido só pode ser fornecido na moeda padrão da loja.

Por exemplo, um varejista configura sua loja nos EUA com dólares dos Estados Unidos (USD) como moeda padrão, mas um cliente paga por uma transação em euros (EUR). Qualquer troco devolvido pela transação só poderá ser fornecido na moeda padrão da loja, USD. Neste cenário, no início do dia útil a gaveta de dinheiro conteria apenas USD, mas no final do dia útil a gaveta de dinheiro conteria diversas moedas (USD e EUR).

Alguns varejistas optam por aprimorar seu PDV para permitir que os caixas devolvam o troco na moeda proposta, mas para fazer isso são necessárias operações de gerenciamento de caixa, como Declarar valor inicial, Meio e pagamento flutuante e Remoção de meio de pagamento para também oferecer suporte a moedas estrangeiras para que os varejistas possam contabilizar movimentos cambiais em diversas transações.

Com a versão 10.0.38 do Commerce, todas as operações de gerenciamento de caixa oferecem suporte a moedas estrangeiras, além da moeda padrão da loja.

Para configurar a permissão do gerenciamento de caixa em diversas moedas para rastrear movimentos de moeda em diversas transações, siga estas etapas.

1. No Commerce headquarters, vá para Varejo e Comércio > Canais > Lojas > Todas as lojas.
2. Selecione a loja para a qual deseja permitir o gerenciamento de caixa em diversas moedas.
3. Selecione a guia Configurar e selecione Declaração de caixa para abrir as denominações suportadas em diversas moedas da loja, conforme mostrado na imagem de exemplo a seguir.
4. Adicione as denominações necessárias para as moedas a serem rastreadas junto com a moeda padrão da loja.
5. Acesse o formulário de detalhes da loja e defina a configuração Cálculo do valor inicial como Soma, conforme mostrado na imagem de exemplo a seguir.
6. Execute o trabalho 1070 - Configuração de canal.
7. Navegue até o PDV para a loja para a qual deseja permitir o gerenciamento de caixa em diversas moedas.
8. Execute a operação Declarar valor inicial.
9. Selecione Contar para abrir as denominações com suporte.
10. Selecione o símbolo do filtro, selecione a moeda desejada, insira o valor inicial e selecione Salvar.
11. Repita o processo acima para adicionar o valor inicial para todas as moedas desejadas. A configuração descrita na etapa 5 garante que os vários valores em diversas moedas sejam adicionados para calcular o valor inicial. Somente um valor monetário pode ser adicionado por transação, portanto, tentar adicionar valores iniciais para diversas moedas em uma única transação resultará em erro. As experiências semelhantes são aplicáveis às operações Meio de pagamento flutuante e Remover meio de pagamento.
12. Durante o dia útil, você pode retirar o saldo em moeda das gavetas de dinheiro usando as operações Sangria para cofre e Sangria para banco.
13. No final do dia útil, você pode usar a operação Declaração de meio de pagamento para registrar os totais em todas as moedas. A operação Declaração de meio de pagamento permite registrar os dados de diversas moedas em uma única transação, portanto, não é necessário registrar os totais de uma moeda por vez.