Espaço de trabalho de automação de faturas de fornecedores
Importante
Algumas ou todas as funcionalidades observadas neste artigo estão disponíveis como parte de uma versão preliminar. O conteúdo e a funcionalidade estão sujeitos a alterações. Para obter informações sobre as versões prévias, consulte Disponibilidade das atualizações do serviço.
Este artigo explica como configurar o espaço de trabalho que está relacionado às faturas de fornecedor e que mostra as informações que estão disponíveis pelo Microsoft Power BI. As informações de fatura de fornecedor neste workspace estão filtradas por usuário e são mostradas em um formato gráfico.
Visão Geral
O espaço de trabalho Automação de faturas de fornecedores mostra informações relacionadas ao processamento de faturas de fornecedores. Ele inclui uma exibição Meu trabalho e uma página Análise - Todas as empresas. A visualização Meu trabalho mostra quadros resumidos, grades de transação de fornecedor, e informações relacionadas do fornecedor. A página Análise - Todas as empresas usa recursos do Power BI para mostrar as visualizações relacionadas a faturas de fornecedor.
Configurar o workspace para mostrar conteúdo do Power BI
Você deve concluir esta configuração para que os dados possam ser mostrados em visualizações do Power BI no espaço de trabalho Automação de faturas de fornecedores.
- No workspace Gerenciamento de recursos, filtre a lista para localizar o recurso Automação de fatura de fornecedor.
- Selecione Habilitar agora.
- Para garantir que as faturas possam ser processadas do início ao fim sem exigir intervenção manual, configure um fluxo de trabalho de fatura de fornecedor. Para configurar um fluxo de trabalho, vá Contas apagar > Configurar > Fluxos de trabalho de contas a pagar.
- Acesse Contas a pagar > Configurar > Parâmetros de contas a pagar e selecione a guia Automação de fatura de fornecedor. Para obter mais informações, consulte Configurar opções para automação de fatura de fornecedor.
- Configure a opção Enviar automaticamente faturas importadas para o sistema de fluxo de trabalho como Sim.
- Caso seja necessário correlacionar os recebimentos de produtos automaticamente, defina a opção Coincidir automaticamente os recebimentos de produtos para as linhas da fatura como Sim.
- Examine as configurações opcionais restantes e configure-as de acordo com as necessidades da sua organização.
- Acesse Administração do sistema > Configurar > Parâmetros do sistema e defina os campos Moeda do sistema e Taxa de câmbio do sistema.
- Acesse Contabilidade > Configurar > Razão e defina os campos Moeda da contabilidade e Tipo de taxa de câmbio.
- Acesse Contabilidade > Moedas > Taxas de câmbio do sistema e insira as taxas de câmbio entre a moeda da transação e a moeda da contabilidade e também entre moeda da contabilidade e moeda do sistema.
- Acesse Administração do sistema > Configurar > Repositório de entidades e procure Medida de automação de fatura de fornecedor. Selecione Atualizar.
Para exibir as informações mostradas no workspace, você deve ter a função de segurança Gerente de contas a pagar ou Auxiliar de contas a pagar.
Visualização Meu trabalho
Seleção da empresa
Quando o recurso Automação de faturas de fornecedores é ativado, um campo Empresa aparece na parte superior do espaço de trabalho. A seleção no campo Empresa afeta todas as informações exibidas no workspace. Por padrão, o modo de exibição mostra informações da empresa na qual você fez login. Ao selecionar uma empresa diferente no campo Empresa, você poderá mostrar informações daquela empresa no workspace. Em seguida, você poderá selecionar um bloco no workspace para ir para a página relacionada na empresa selecionada.
Blocos do resumo
Os blocos na seção Resumo de faturas pendentes do modo de exibição Meu trabalho fornece uma visão geral do estado das faturas de fornecedor. Você pode ver diários que ainda não foram lançados e faturas em espera. Além disso, há quatro blocos que estão associados ao recurso Automação de fatura de fornecedor:
- Conciliação de recebimento manual necessária
- Falha na validação da conciliação
- Faturas não enviadas para o fluxo de trabalho
- Faturas não importadas
(Esses quatro blocos exigem que o recurso Automação de fatura de fornecedor seja ativado no Gerenciamento de recursos.)
Para usar o bloco Recuperar faturas de fornecedor, o recurso deve estar ativado nos Parâmetros de contas a pagar. Acesse Contas a pagar > Parâmetros de contas a pagar e na guia Fatura, defina a opção Permitir recuperação de fatura de fornecedor como Sim.
Quando o recurso estiver ativado, você também terá três blocos agrupados no workspace em uma seção chamada Diários. Os blocos são denominados Diários, Diários - Atribuídos a mim e Grupo de faturas.
As informações na seção Resumo de faturas pendentes é para a empresa definida como a empresa padrão à qual você se conecta.
Criação de novos registros
Para criar um novo registro de fatura, selecione Novo e, em seguida, selecione um dos seguintes tipos de registro na lista:
- Fatura de fornecedor
- Diário de faturas
- Diário de faturas globais
- Registro de fatura
- Aprovação da fatura
Observe que o registro criado se baseia no filtro da empresa, não na empresa na qual você está conectado. Por exemplo, você está conectado à empresa UMSF, mas o filtro da empresa está definido como GBSI. Nesse caso, quando você seleciona Novo e seleciona um tipo de registro na lista, o registro é criado na empresa GBSI.
Grades de documentos não faturados
A seção Documentos não faturados contém grades que mostram os documentos que estão aguardando as faturas de fornecedor.
A grade Ordens de compra em aberto mostra todas as ordens de compra que ainda não foram totalmente faturadas. Você pode usar o botão Faturar agora para criar uma fatura de fornecedor para uma ordem de compra. Você pode usar o botão Pagar antecipadamente fatura agora para criar uma fatura para pagamento antecipado para uma ordem de compra.
A grade Recebimentos de produto mostra transações de recebimento de produto que ainda não foram totalmente faturadas. Você pode usar o botão Faturar agora para criar uma fatura de fornecedor para uma ordem de compra.
A grade Faturas de fornecedores pendentes mostra todas as faturas de fornecedor que não foram enviadas ao sistema de fluxo de trabalho. Você pode usar o campo Pesquisar e/ou o filtro da empresa para procurar uma fatura de fornecedor específica. Você pode usar o botão Editar para editar uma transação que apareça na grade.
Na grade Localizar ordem de compra, você pode usar o campo Pesquisar para procurar uma ordem de compra específica.
Informações Relacionadas
Você pode exibir informações sobre faturas lançadas usando os links no lado direito do workspace. Esses links incluem Faturas de fornecedor em aberto, Diário de faturas e Detalhes de histórico e conciliação de faturas. Na seção Fornecedores, você pode acessar uma lista filtrada que mostra todos os fornecedores que estão em espera ou pode usar o link Todos os fornecedores. Todas as ordens de compra e links de pagamentos antecipados abertos também estão disponíveis.
Página Análise – Todas as empresas
Quando a opção Enviar automaticamente faturas importadas para o fluxo de trabalho está definida como Sim na página Parâmetros de contas a pagar, você pode ver as análises de automação. A página Análise – Todas as empresas fornece métricas importantes, como faturas de fornecedor que estão sendo aprovadas por aprovador e por empresa. Essa página contém cinco páginas de relatório. Uma página fornece uma visão geral, e as outras páginas fornecem detalhes sobre métricas de Automação de contas a pagar.
A tabela a seguir mostra as visualizações disponíveis em cada página de relatório.
| Página de relatório | Visualizações |
|---|---|
| Visão geral de faturas de fornecedor |
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| Status de automação |
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| Faturas com falha de importação |
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| Motivos da falha de automação |
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| Status do fluxo de trabalho |
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