Configurar cobranças

Artigo
03/08/2023

Este artigo explica como configurar a funcionalidade das coleções. Execute algumas etapas de configuração ao usar o recurso de cobranças. Há também alguns recursos opcionais, incluindo grupos de clientes e equipes de cobranças.

Definições do período de classificação por vencimento
Instantâneos de classificação por vencimento
Nomes de diário
Código de motivo para transações de baixa contábil
Agentes de cobranças
Dar baixa em conta
Informações de NSF (insuficiência de fundos)
Configurações do Outlook para aqueles que usam a página Cobranças
Endereços de email

Estes pontos são discutidos em mais detalhes ao longo deste artigo.

Configurar definições de período de classificação por vencimento

Configure uma definição de período de classificação por vencimento. Uma definição de período de classificação por vencimento define as colunas que aparecem nas páginas de listagem Saldos classificados por vencimento, Atividades de cobranças e Casos de cobranças. Também define os períodos que aparecem na página Cobranças. Se um grupo de clientes for configurado, a definição do período de classificação por vencimento para o grupo será usada. Se nenhum grupo for configurado, a definição do período de classificação por vencimento padrão especificada na página Parâmetros de contas a receber será usada. Se nenhuma definição do período de classificação por vencimento padrão for especificada, será usada a primeira definição do período de classificação por vencimento na página Definições do período de classificação por vencimento.

Criar um instantâneo de classificação por vencimento

Crie registros instantâneos de classificação por vencimento para todos os clientes ou para os clientes de um grupo. As informações do instantâneo de classificação por vencimento aparecem na página de listagem Saldos classificados por vencimento e na página Cobranças. Você deve criar um instantâneo de classificação por vencimento antes de usar a página de listagem. A página de listagem mostra informações somente para os clientes para os quais um instantâneo de classificação por vencimento foi criado.

Opcional: configurar grupos de clientes

Você pode configurar grupos de clientes para representar grupos de clientes. Você pode usar grupos de clientes como filtros para as informações do cliente que aparecem nas páginas de listagem Cobranças, na página Cobranças ou quando você cria instantâneos de classificação por vencimento.

Opcional: criar uma equipe de cobrança

Se várias pessoas de sua organização fizerem cobrança, você poderá configurar uma equipe de cobrança. Você pode selecionar a equipe na página Parâmetros de contas a receber. Se você não criar uma equipe de cobrança, uma será criada automaticamente quando você configurar agentes de cobranças na página Agente de cobranças.

Configurar uma categoria de caso de cobrança

Para usar casos para organizar seu trabalho de cobrança, configure uma categoria de caso que tenha o tipo de categoria Cobranças. Isto é obrigatório caso você queira usar a funcionalidade da página Cobranças.

Configurar os nomes de diário (liquidação, baixa e NSF)

Configure os nomes dos diários usados quando as transações forem processadas na página Cobranças. Esse processamento inclui a liquidação de uma transação, dar baixa em uma transação e o processamento de um pagamento NSF (insuficiência de fundos).

Descrição	Tipo de diário
Liquidação	Pagamento de cliente
Baixa contábil	Diariamente
NSF	Pagamento de cliente

Configurar um código de motivo para transações de baixa

Configure o código de motivo padrão usado ao dar baixa em transações na página Cobranças. Você pode alterar o código durante o processo de baixa.

Configurar uma pasta para anexos de email e criar modelos de email

Se você enviar mensagens de email da página Cobranças com anexos do Microsoft Excel, poderá criar modelos opcionais de email para as mensagens.

Configurar os parâmetros de contas a receber para cobranças

Configure os parâmetros de contas a receber que aparecem na guia Cobranças.

Opcional: configurar agentes de cobranças

Se várias pessoas de sua organização fizerem cobrança, você poderá configurar agentes de cobrança. Um agente de cobrança é um trabalhador que está configurado como um usuário na página Relações de usuário. Você pode atribuir os grupos de clientes (consultas de cliente) a agentes de cobranças para ajudar os agentes a organizar seu trabalho. Os agentes de cobranças são adicionados à equipe selecionada na página Parâmetros de contas a receber. Se uma equipe não estiver selecionada nessa página, uma nova equipe chamada Cobranças será criada automaticamente e os agentes de cobranças serão adicionados à equipe.

Configurar uma conta de baixa

Configure uma conta de baixa que será usada para a entrada de baixas da contabilidade quando uma transação for baixada. Essa conta é armazenada no perfil de lançamentos do cliente.

Configurar informações de NSF para contas bancárias

Atualize as contas bancárias de forma que elas tenham o diário correto quando os pagamentos NSF forem identificados na página Cobranças. Na guia Gerenciamento de moeda, no campo Diário de pagamento NSF, selecione um diário de pagamentos.

Definir configurações do Outlook para usuários na página Cobranças

Antes que os trabalhadores possam criar atividades ou enviar mensagens de email usando a página Cobranças, você deverá verificar se a chave de configuração Sincronização do Microsoft Outlook está selecionada e se a sincronização do Outlook está configurada para o trabalhador.

Configurar email e endereços

Você pode usar o email para se comunicar com clientes e vendedores sobre problemas de cobranças para enviar mensagens de email da página Cobranças.

Definir configurações de email e de endereço para contatos de cliente de cobrança

Configure endereços de email para contatos de cliente para enviar mensagens de email para eles da página Cobranças. O contato de cobranças é usado como o contato padrão na página Cobranças. Você pode configurar um endereço do demonstrativo para um cliente se os demonstrativos tiverem de usar um endereço diferente do endereço principal.

Na Guia Rápida Crédito e Cobranças para um cliente, no campo Contato de cobranças, selecione a pessoa na organização do cliente que trabalha com o agente de cobranças. Essa pessoa é usada como o contato padrão na página Cobranças e as mensagens de email são enviadas para ela.

Observação

Se um contato de cobranças não for especificado para um cliente, o contato principal do cliente será usado. Se um contato principal não for especificado, as mensagens de email serão enviadas para o primeiro endereço listado na página Contatos.

Definir configurações de email para vendedores

Configure endereços de email para vendedores para enviar mensagens de email para eles da página Cobranças. Configure um endereço de email para cada representante de vendas em cada grupo de vendas por comissão. O representante de vendas que tiver a opção Contato selecionada será o vendedor padrão para quem as mensagens de email serão enviadas.

Se um representante de vendas não for especificado, o vendedor principal da organização do cliente será usado. Se um vendedor principal não for especificado, as mensagens de email serão enviados para o primeiro vendedor listado no formulário.

Para obter mais informações, consulte os seguintes tópicos:

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