Plano de orçamento

O objetivo deste laboratório é apresentar uma visualização guiada das atualizações de funcionalidade do Microsoft Dynamics 365 Finance na Área de planejamento de orçamento. A intenção deste laboratório é ilustrar um exemplo rápido de configuração de módulo de planejamento de orçamento e exibir como o planejamento de orçamento pode ser alcançado usando esta configuração. Este laboratório se concentra especificamente nos seguintes processos empresariais ou tarefas:

• Criando a hierarquia organizacional para o planejamento de orçamento e configurando a segurança do usuário
• Definindo cenários do plano de orçamento, colunas do plano de orçamento, layouts e modelos do Excel
• Criando e ativando o processo de planejamento de orçamento
• Criando o documento do plano de orçamento extraindo valores reais da Contabilidade
• Usando alocações para ajustar dados do documento do plano de orçamento
• Editando dados do documento do plano de orçamento no Excel

Pré-requisitos

Para este tutorial, você precisará acessar o ambiente do Microsoft Dynamics 365 Finance com dados de demonstração da Contoso e ser provisionado como administrador na instância. Não use o modo InPrivate do navegador para este laboratório. Se necessário, saia de todas as outras contas do navegador e entre com as credenciais de administrador. Ao entrar, marque a caixa de seleção Mantenha-me conectado. Isso cria um cookie persistente necessário para o Excel App. Se você entrar no aplicativo usando um navegador diferente do Edge, será solicitado que entre no Aplicativo Excel. Ao clicar em Entrar no Aplicativo Excel, é aberta uma janela pop-up e ao entrar, marque a caixa de seleção Mantenha-me conectado. Se ao clicar em Conectar no Excel App, nada acontecer, você deverá limpar o cache de cookies.

Visão geral do cenário

Julia funciona como um gerente financeira na Contoso Entertainment Systems na Alemanha (DEMF). Como o FY2024 se aproxima, Julia precisa trabalhar na configuração do orçamento da empresa para o próximo ano. Aspectos de preparação:

1. Julia os valores reais do ano anterior como ponto de partida para criar o orçamento.
2. Com base nos números reais do ano anterior, Julia cria previsões para os 12 meses do próximo ano
3. Julia examinar o orçamento com CFO. Depois de fazer isso, Julia faz ajustes necessários para o plano do orçamento e finaliza a preparação do orçamento.

O esquema de configurações do planejamento do orçamento para o cenário tem a seguinte aparência:

Julia usa o seguinte modelo do Excel para preparar o orçamento:

Ano 1: Configuração

tarefa 1: Criar hierarquia organizacional

Como todo o processo de orçamento ocorre no departamento financeiro, Julia precisa criar uma hierarquia organizacional muito simples – consistindo no departamento financeiro apenas.

1.1. Vá para Hierarquias da organização e clique em Novo.

1.2. Digite o nome da hierarquia organizacional no campo Nome e clique em Atribuir finalidade.

1.3. Selecione a Finalidade Planejamento de orçamento, clique em Adicionar e atribua a hierarquia organizacional recém-criada.

1.4. Repita a etapa acima para a finalidade Segurança organizacional. Feche a página quando terminar.

1.5. Na página Hierarquias organizacionais, clique em Exibir. Clique em Editar no Designer de hierarquia e crie uma hierarquia clicando em Inserir.

1.6. Selecione Departamento financeiro para a hierarquia de orçamento.

1.7. Quando terminar, clique em Publicar e Fechar. Selecione 1/1/2023 como a data de efetivação da publicação da hierarquia.

Tarefa 2: Configurar segurança do usuário

O planejamento do orçamento usa políticas de segurança especiais para configurar o acesso aos dados de planejamento do orçamento. Julia precisa conceder a si mesma os planejamentos financeiros do orçamento.

2.1. Alterne para o contexto da entidade legal do DEMF.

2.2. Acesse Orçamento>Configuração>Planejamento do orçamento>Configuração de planejamento do orçamento. Na guia Parâmetros, defina o Valor do modelo de segurança para Com base nas organizações de segurança.

2.3. Acesse Administração do sistema>Usuários>Usuários. Dê ao usuário Admin (Julia Funderburk) a função de gerente de orçamentos.

2.4. Escolha a função do usuário e clique em Atribuir organizações. 2.5. Selecione Conceder acesso a organizações específicas. Escolha a Hierarquia organizacional criada na primeira etapa. Escolha o Nó de finanças e clique em Conceder com filhos.

Importante

Verifique se você está no contexto da entidade legal DEMF ao executar essa tarefa, já que a segurança da organização é aplicada por entidade legal.

Tarefa 3: Criar cenários

3.1. Acesse Orçamento>Configuração>Planejamento do orçamento>Configuração de planejamento do orçamento. Na página Cenários anote os cenários que vamos usar posteriormente neste laboratório: Números reais e valores orçados do ano anterior.

Observação

É possível criar novos cenários para este ano, se desejado, e usar esses item.

Tarefa 4: Criar colunas do plano de orçamento

As colunas do plano de orçamento são as colunas monetárias ou de quantidade que podem ser usadas no layout de documento do plano de orçamento. Nosso no exemplo é necessário criar uma coluna para os números reais do ano anterior e 12 colunas para representar cada mês no ano orçado. As colunas podem ser criadas ao clicar no botão Adicionar e preencher os valores ou com a ajuda de uma entidade de dados. Neste laboratório, usaremos a entidade de dados para preencher os valores.

4.1. Em Orçamento>Configuração>Planejamento de orçamento>Configuração de planejamento de orçamento, abra a página Colunas. Clique no botão Office no canto superior direito do formulário e escolha Colunas (não filtrado).

4.2. Uma pasta de trabalho do Excel é aberta para ser usada ao preencher os valores. Se solicitado, clique emHabilitar edição e Confiar neste aplicativo.

4.3. Serão necessárias mais colunas para preencher os valores. Clique em Criar no painel direito, para adicionar as colunas à grade.

4.4. Clique no botão de lápis ao lado de PlanColumns para ver as colunas disponíveis para adicionar à grade.

4.5. Clique duas vezes em cada campo disponível para adicioná-los aos Campos selecionados e clique em Atualizar.

4.6. Na tabela do Excel, adicione todas as colunas que precisam ser criadas. Use o recurso Preenchimento Automático no Excel para adicionar as linhas de maneira rápida. Verifique se as linhas são adicionadas como parte da tabela (ao usar a rolagem vertical, você verá os cabeçalhos das colunas na parte superior da grade).

4.7. Volte ao aplicativo e atualize a página. Os valores publicados serão exibidos.

Tarefa 5: Criar um layouts e modelos para o documento do planejamento do orçamento

O layout define como as linhas grade de documento do plano de orçamento serão exibidas quando o usuário abrir o documento do plano de orçamento. É possível alternar o layout para o documento do plano de orçamento para ver os mesmos dados em ângulos diferentes. Com colunas definidas para serem usadas com nosso documento do plano de orçamento, Julia precisa criar um layout de documento do plano de orçamento, que se assemelhe à tabela do Excel usada para criar dados do orçamento (consulte a seção Visão geral do cenário neste laboratório)

5.1. Em Orçamento>Configuração>Planejamento de orçamento>Configuração de planejamento de orçamento, abra a página Layouts. Crie um novo layout para a entrada de orçamento mensal:

• Escolha o conjunto de dimensões de MA+BU para incluir contas principais e unidades de negócios no layout.
• Liste todas as colunas do plano de orçamento criadas na etapa anterior na seção Elementos. Faça com que todos os dados, exceto os números do ano anterior, sejam editáveis.
• Clique no botão Descrições para selecionar quais dimensões financeiras devem ser exibidas em Descrições na grade.

Com base na definição do layout do plano do orçamento, criamos um modelo do Excel que será usado como uma alternativa para editar dados do Orçamento. Como o modelo do Excel deve corresponder à definição do layout do plano de orçamento, você não poderá editar o layout do plano de orçamento depois de gerar o modelo do Excel, pois esta tarefa deve ser realizada depois que todos os componentes foram definidos.

5.2. Para o layout criado na etapa 5.1 clique emModelo>Gerar. Confirme a mensagem de aviso. Para visualizar o modelo, clique em Modelo>Exibir.

Observação

Não se esqueça de selecionar Salvar como e selecionar o local em que o modelo deve ser armazenado para a edição. Se o usuário selecionar "Abrir" na caixa de diálogo sem salvar, as alterações feitas no arquivo não serão retidas quando o arquivo for fechado.

5.3. Etapa opcional - Modificar o modelo do Excel para melhorar a aparência – adicionar fórmulas de total, campos de cabeçalho, formatação etc. Salvar as alterações e carregar o arquivo no layout do plano de orçamento clicando em Layout>Carregar.

Tarefa 6: Criar um processo de planejamento do orçamento

Julia precisa criar e ativar um novo processo de planejamento de orçamento que combina a configuração acima para iniciar inserindo planos de orçamento. O processo de planejamento de orçamento define para que as organizações, o fluxo de trabalho, os layouts e os modelos de orçamento serão usados ao criar planos de orçamento.

6.1. Navegue até Orçamento>Configuração>Planejamento de orçamento>Processo de planejamento de orçamento e crie um novo registro.

• Processo de planejamento do orçamento – FY2024 do orçamento DEMF
• Ciclo do orçamento - FY2024
• Ledger – DEMF
• Estrutura da conta padrão – P&L de fabricação
• Hierarquia organizacional – escolha a hierarquia criada no início do laboratório
• Fluxo de trabalho do planejamento do orçamento - atribuir Automático - Aprovar fluxo de trabalho para o departamento financeiro
• Nas regras e modelos do estágio de planejamento do orçamento, para cada escolha do estágio de planejamento do orçamento, se Adicionar linhas e Modificar linhas estiver permitido e qual Layout deve ser usado por padrão

Observação: Você pode criar outros layouts de documento e atribuir disponibilidade no estágio do fluxo de trabalho do planejamento do orçamento ao clicar no botão Alternar layouts.

6.2. Selecione Ações>Ativar para ativar este fluxo de trabalho de planejamento de orçamento.

Ano 2: Simulação do processo

Tarefa 7: Gerar dados iniciais para o plano do orçamento na contabilidade

7.1. Acesse Orçamento>Periódico>Gerar plano do orçamento na contabilidade.. Preencha os parâmetros de processamento periódico e clique em Gerar.

7.2. Acesse Orçamento>Planos de orçamento para localizar um plano do orçamento criado por Gerar processo.

7.3. Abra os detalhes do documento ao clicar no hiperlink do número do documento. O plano de orçamento é exibido como definido no layout criado durante este laboratório.

Tarefa 8: Crie o orçamento do ano atual com base nos números reais do ano anterior

Os métodos de alocação podem ser usados no plano de orçamento para copiar facilmente as informações para os planos do orçamento de um cenário para outro; colá-las nos períodos ou alocar para dimensões. Usaremos alocações para criar o orçamento do ano atual a partir de números reais do ano anterior.

8.1. Selecione todas as linhas na grade do documento do plano de orçamento e clique em Distribuir orçamento.

8.2. Selecione o método de alocação, a chave do período, os cenários de origem e de destino e clique em Allocate.

Os valores reais do ano anterior serão copiados para o orçamento do ano atual e alocados em períodos usando a chave do período da curva de vendas.

Tarefa 9: Ajustar o documento do plano do orçamento usando o Excel e finalizar o documento

9.1. Clique em Planilha para abrir o conteúdo do documento no Excel.

9.2. Quando a pasta de trabalho do Excel for aberta, ajuste os números do documento do plano do orçamento e clique em Publicar.

9.3. Volte ao documento do plano de orçamento. Clique em Fluxo de trabalho>Enviar para aprovar o documento automaticamente.

Depois que o fluxo de trabalho é concluído, a fase do documento do plano de orçamento muda para Aprovado.

Anexo

Configuração do luxo de trabalho de aprovação automática

A. Configuração do orçamento Planejamento>do>orçamento>Fluxos de trabalho do orçamento. Criar um novo fluxo de trabalho usando um modelo de fluxo de trabalho de planejamento de orçamento:

Este fluxo de trabalho conterá somente uma tarefa – plano de orçamento da transição de fases

Salve e ative o fluxo de trabalho.

B. Acesse Orçamento>Configuração>Planejamento do orçamento>Configuração de planejamento do orçamento. Na guia Fases, crie 2 fases – Inicial e Enviada.

C. Acesse Orçamento>Configuração>Planejamento do orçamento>Configuração de planejamento do orçamento. Na guia **Fases do fluxo de trabalho, associe o fluxo de trabalho Aprovação automática criado na etapa A com as fases Inicial e Enviado.