Marcas financeiras

Depois que as transações são lançadas, é comum que as organizações exijam visibilidade dos dados do razão auxiliar, de forma que as entradas contábeis geradas a partir dessas transações possam ser analisadas. Atualmente, as organizações usam campos como o número do documento, a descrição ou as dimensões financeiras para rastrear os dados do razão auxiliar na contabilidade, pois é difícil navegar pelo modelo de dados até os dados do razão auxiliar. Os tipos de dados do razão auxiliar que geralmente são rastreados incluem números de ordem de venda ou de ordem de compra, nomes de fornecedores ou clientes, referências de pagamento, números de fatura ou números de referência de transações externas que são importadas para o Microsoft Dynamics 365 Finance. Além de serem usados para análise, os dados do razão auxiliar são usados para processos como liquidação do razão.

O recurso Marcas financeiras elimina a necessidade de usar números, descrições ou dimensões financeiras de documentos, permitindo que uma organização crie e insira até 20 campos definidos pelo usuário em transações. Esses campos serão armazenados nas entradas contábeis criadas para as transações. Os valores de marca não são armazenados em nenhuma tabela do diário-razão auxiliar, nas transações do cliente ou na tabela de transações do fornecedor.

As marcas foram introduzidas na versão 10.0.32 do Dynamics 365 Finance. Em cada nova versão, as marcas serão implementadas em diários, documentos e processos adicionais. Na versão 10.0.37, os seguintes diários e transações adicionaram suporte para tags:

• Diário geral

• Revista geral global

• Diário de alocação

• Diário de ativo fixo

• Todos os diários de arrendamento de ativos

• Diário periódico

• Diário de ajuste de moeda de relatório

• Diário de pagamentos do cliente

• Diário de pagamentos do fornecedor

• Diário de faturas (fornecedor)

• Diário de faturas globais (fornecedor)

• Registro de fatura

• Documentos de ordem de venda (ordem de venda, guia de remessa e fatura de cliente)

  Observação

  Para disponibilizar suporte para marcas em documentos de ordens de venda, habilite o recurso Habilitar marcas financeiras para faturamento de ordens de venda no Gerenciamento de recursos.

Configuração

Para usar a funcionalidade, você deve habilitar o recurso Marcas financeiras no espaço de trabalho Gerenciamento de recursos. O recurso pode ser desabilitado a qualquer momento. Se o recurso for habilitado, mas desabilitado posteriormente, todos os valores inseridos para marcas financeiras em transações serão mantidos no banco de dados. No entanto, eles não estarão mais visíveis em transações ou consultas no Dynamics 365 Finance.

A experiência de inserir marcas em transações é semelhante à experiência de inserir uma conta contábil usando dimensões financeiras. As marcas não usam o mesmo controle que uma conta contábil, mas ainda exigem um delimitador entre os valores das marcas. Você deve definir o delimitador de tags antes de definir quaisquer marcas financeiras. Na página Parâmetros da contabilidade, selecione Marcas financeiras e especifique o delimitador. O delimitador especificado não deve ser usado em nenhum valor de marca inserido em transações. Por exemplo, se você definir um hífen (-) como delimitador, o nome do cliente inserido como o valor da tag não poderá conter um hífen. O delimitador não pode ser alterado depois de definido.

Depois que o recurso for habilitado, cada entidade legal poderá definir até 20 marcas financeiras. As marcas são específicas da entidade legal. Você pode usar a configuração de marcas financeiras e as entidades de valor da lista personalizada de marcas financeiras para importar as marcas para cada entidade legal. Portanto, você pode definir rápida e facilmente a mesma configuração inicial em várias entidades legais.

Criando tags financeiras

Antes de criar marcas financeiras, observe os seguintes pontos:

• Avalie se os dados devem ser rastreados como uma dimensão financeira ou uma etiqueta financeira. As marcas financeiras são uma alternativa às dimensões financeiras, especialmente quando você está rastreando valores que têm pouca ou nenhuma reutilização, como números de ordens de venda ou de ordens de compra. Para obter mais informações sobre as diferenças entre marcas financeiras e dimensões financeiras, consulte Diferenças entre marcas financeiras e dimensões financeiras.
• Depois que uma tag financeira é criada, ela pode ser desativada, mas não excluída. Essa restrição ajuda a garantir que os valores das etiquetas permaneçam disponíveis para relatórios em entradas de contabilidade lançadas. As etiquetas financeiras podem ser facilmente ativadas e desativadas a qualquer momento.
• A etiqueta de cada etiqueta financeira pode ser alterada a qualquer momento, mesmo após o lançamento das transações.
• Se nenhuma transação tiver sido lançada para uma etiqueta financeira específica, uma alteração na etiqueta da etiqueta não terá impacto. Esse comportamento é útil quando você deve redefinir a finalidade de uma marca para que possa rastrear outros dados.
• Se as transações tiverem sido lançadas para uma etiqueta financeira específica, os valores da etiqueta não serão alterados. Se o rótulo da etiqueta era originalmente "Número da ordem de compra", mas depois foi alterado para "Número da ordem de venda", as entradas contábeis que foram lançadas antes da alteração da etiqueta ainda conterão os números de ordem de compra que foram inseridos e lançados na contabilidade.

Criar uma etiqueta financeira

Siga estas etapas para criar uma marca financeira.

1. Vá para Contabilidade, > Plano de contas > , Marcas financeiras, Marcas > financeiras.
2. Selecione Novo para criar uma etiqueta financeira.
3. Insira um rótulo para a etiqueta. O rótulo deve começar com uma letra ou sublinhado e só pode conter letras, números e sublinhados. Não são permitidos caracteres especiais, incluindo espaços.
4. No campo Tipo de valor, selecione Texto,Lista ou Lista personalizada.
5. Se você selecionou Lista no campo Tipo de valor, selecione a fonte de valor no campo Usar valores de . O campo contém uma lista de entidades das quais os valores da marca podem ser selecionados durante a entrada da transação.
6. Se você selecionou Lista personalizada no campo Tipo de valor, selecione Valores de marca para criar a lista personalizada de valores de marca que estará disponível para seleção durante a entrada da transação.
7. Selecione Ativar para ativar a tag.

Inserir valores de etiquetas financeiras em transações

Depois que uma etiqueta financeira for ativada, as marcas estarão disponíveis para entrada em cada transação que oferecer suporte ao recurso.

Diários e linhas

Ao inserir diários, você pode definir valores de marca no cabeçalho do lote do diário. Esses valores serão usados como valores padrão para as linhas do diário. Como para outros valores padrão no diário, eles serão inseridos automaticamente nas novas linhas adicionadas ao diário. No entanto, eles não serão inseridos em linhas que já existem quando você definir os valores no cabeçalho.

Valores padrão para diários

Os valores de marca inseridos em um diário são inseridos como valores padrão da seguinte maneira:

• Comprovante de linha única:

  • Os valores de marca que você adiciona ao cabeçalho de lote do diário são inseridos como valores padrão na conta.
  • Os valores de marca adicionados à conta são inseridos como valores padrão na contrapartida.
  • Se a contrapartida já existir quando você adicionar valores de marca à conta, esses valores de tag não serão inseridos como valores padrão na contrapartida.
  • Se existirem valores de tag na conta e na contrapartida, as alterações nos valores de tag em um local não farão com que os valores no outro local sejam atualizados. Por exemplo, se você alterar os valores de tag na conta, os valores de tag na offset account não serão atualizados. Esse comportamento ajuda a evitar a perda de dados se um usuário substituir manualmente os valores padrão.
  • Ao adicionar uma nova linha, se você atribuir um novo número de comprovante (que representa uma nova transação), o comportamento padrão recomeçará. Os valores de marca das linhas de um comprovante nunca são inseridos como valores padrão nas linhas de um comprovante diferente.

• Comprovante multilinha:

  • Os valores de marca adicionados ao cabeçalho do lote do diário são inseridos como valores padrão na conta de cada linha adicionada ao comprovante.
  • Os valores da marca que você adiciona à conta na primeira linha não são inseridos como valores padrão na conta da próxima linha do comprovante e assim por diante.

Os valores de marca padrão não existem nos dados mestres e não estão disponíveis como valores padrão. Por exemplo, não há capacidade de definir valores de tag padrão em clientes ou fornecedores. Além disso, as propriedades de uma transação em si não são inseridas automaticamente como valores padrão. Por exemplo, uma tag foi criada para rastrear o nome do cliente. Se uma transação contiver um cliente, o nome do cliente não será usado como o valor da marca de cliente por padrão. O valor deve ser inserido manualmente ou importado.

Valores padrão para documentos

Para documentos, assim como para diários, os valores de marca não são inseridos como valores padrão a partir de dados mestres, pois os dados mestre não contêm valores de marca padrão. A maioria dos documentos, como ordens de venda, segue esta ordem padrão geral:

1. Os valores de marca podem ser definidos no cabeçalho do documento.
2. Os valores de marca do cabeçalho são usados como valores padrão nas linhas do documento.
3. Os valores de marca das linhas do documento são usados como valores padrão nas distribuições contábeis (se o documento for um documento de origem e oferecer suporte a distribuições contábeis).

Para as entradas contábeis criadas, os valores da marca são inseridos como valores padrão da seguinte maneira:

• Documentos sem origem:

  • Os valores de marca para a conta resumo, como Contas a pagar ou Contas a receber, são inseridos por padrão a partir do cabeçalho.
  • Todas as outras contas, como despesa, receita, imposto e descontos, usam os valores da marca das linhas por padrão.

• Documentos de origem:

  • Os valores de marca para a conta resumo, como Contas a pagar ou Contas a receber, são inseridos por padrão a partir do cabeçalho ou das distribuições contábeis, dependendo dos parâmetros da contabilidade que são usados para contas resumidas. (Ir para >Configuração da contabilidade Parâmetros> da contabilidade.) Os valores da marca são inseridos por padrão de acordo com a mesma lógica usada para os valores de dimensão financeira da conta de resumo.
  • Todas as outras contas, como despesa, receita, imposto e descontos, usam os valores da marca das distribuições contábeis por padrão.

Se um documento tiver documentos downstream, as marcas do documento pai serão usadas para os documentos filho. Por exemplo, os valores de marca do cabeçalho e das linhas da ordem de venda são usados para a contabilidade criada para a guia de remessa e a fatura de cliente, de acordo com a lógica descrita anteriormente.

Validação

Quando os valores de tag são inseridos nas transações, nenhuma validação ocorre durante a entrada ou o lançamento da transação. Mesmo que uma marca do tipo de valor Lista ou Lista personalizada seja definida, os valores de marca não serão validados para garantir que existam na lista. Por exemplo, uma etiqueta do tipo de valor Lista é criada e o número da ordem de compra é selecionado como a origem da lista. Embora uma lista de números de ordens de compra seja apresentada, o usuário pode inserir um número de ordem de compra que não existe na lista.

Transações de lançamento que têm valores de marca

Depois que uma transação é lançada, as marcas financeiras ficam disponíveis nas linhas da entrada da conta contábil. Eles são mostrados nas páginas Transações de comprovante e Transações da conta principal. As marcas financeiras são mostradas em colunas separadas, para que fiquem mais fáceis de classificar e filtrar.

Para relatórios, as marcas não fazem parte dos conjuntos de dimensões. Portanto, não é possível obter um saldo resumido de transações para um valor de tag específico. Por exemplo, ao analisar o balancete, você não pode obter saldos por valor de tag. No entanto, quando você fizer busca detalhada nos saldos do balancete, os valores de marca serão mostrados nas transações detalhadas. As transações detalhadas, incluindo os valores de marca em colunas separadas, podem ser exportadas para o Excel, onde podem ser resumidas se saldos forem necessários.

Se uma tag for desativada, os valores da tag permanecerão nas transações lançadas. Por padrão, as tags desativadas não são mostradas nas páginas de consulta. No entanto, você pode adicionar as colunas selecionando Mostrar marcas financeiras inativas.

Corrigir valores de tag após o lançamento

Embora as marcas financeiras estejam disponíveis para relatório, elas não fazem parte da conta contábil e não têm impacto sobre os demonstrativos financeiros. Como as tags são usadas somente para análise interna, as edições nos valores de tag são permitidas depois que as transações são lançadas.

1. No espaço de trabalho Gerenciamento de recursos, habilite o recurso chamado Permitir edições em dados internos em comprovantes decontabilidade. Esse recurso permite que algumas funções modifiquem o campo Descrição das entradas contábeis lançadas. Se o recurso Marcas financeiras também estiver habilitado, esse recurso será aprimorado para permitir edições nos valores da marca.
2. Depois que o recurso for habilitado, vá para Transações de comprovante.
3. Use a consulta para localizar as transações que você deseja editar.
4. Selecione as linhas em Transações de comprovante e, emseguida, selecione Editar dados de comprovante interno. Você só pode editar as linhas selecionadas.

A página mostra as linhas que você selecionou nas transações de comprovante, incluindo as marcas financeiras atuais e as novas marcas financeiras. Os valores de tag atuais são inseridos como valores padrão para as novas tags. Portanto, você não precisa inserir tudo manualmente novamente, mas pode alterar somente o que está incorreto. Você pode usar o botão Atualização em massa dos registros selecionados para fazer atualizações em massa. As atualizações em massa são úteis se você quiser atribuir valores de tag a grandes grupos de transações lançadas que estavam incorretas ou para as quais nenhum valor de tag foi definido (por exemplo, porque eles foram lançados antes de o recurso ser habilitado).