Visão geral de titulares avançados

Artigo
11/15/2023

Um titular avançado é o funcionário de uma empresa que pode ser responsável por um valor de despesa fornecido pela organização. Somente um trabalhador da empresa pode ser um titular avançado. Quando ocorre uma compra, o titular avançado informa à empresa sobre as despesas realizadas. A empresa reembolsa o valor estimado da despesa ao funcionário. A empresa controla um saldo para cada titular avançado. Usuários em entidades legais na Estônia, Letônia, Lituânia, Polônia, República Tcheca, Hungria e Rússia podem refletir transações específicas que acompanham as operações com os funcionários da empresa que são responsáveis pelo valor das despesas fornecidos pela organização.

Configurar um titular avançado

Conclua as tarefas a seguir para configurar um titular avançado. Conclua essas tarefas na ordem a seguir.

Crie grupos de titulares avançados.
Configure um perfil de lançamento de funcionários.
Configure parâmetros de contas a pagar.
Crie condições de pagamento específicas para o titular avançado.
Crie condições de pagamento específicas para o titular avançado.
Crie um titular avançado.

Grupos de titulares avançados

Use a página Grupos de titulares avançados para criar um grupo de titulares avançados. Você pode especificar o nome, a descrição e a contrapartida para o grupo de titulares avançados.

Perfil de lançamento de funcionários

Use a página Perfis de lançamentos de funcionários para criar um perfil para transações de titulares avançados. Você pode especificar as seguintes informações para o perfil de lançamento de funcionários.

Campo	Descrição
Perfil de lançamentos	Insira o código de identificação do perfil de lançamento para o titular avançado.
Descrição	Insira uma breve descrição do perfil de lançamento.
Válido para	Selecione uma das seguintes opções para o nível de agrupamento para configurar o perfil de lançamento: Tabela – essa opção é usada para configurar o perfil de lançamento para um titular avançado. Você deve indicar o código do titular avançado no campo Referência. Grupo – essa opção é usada para configurar o perfil de lançamento para um grupo de titulares avançados. Você deve indicar o código do grupo no campo Referência. Todos – essa opção é usada para configurar o perfil de lançamento de todos os titulares avançados.
Referência	Selecione o código do titular avançado se Tabela estiver selecionada no campo Válido para ou selecione o grupo de titulares avançados se Grupo estiver selecionado no campo Válido para.
Conta resumo	Escolha a conta resumo para o lançamento das transações.

Parâmetros de contas a pagar

Para refletir as transações do titular avançado, você deve configurar os seguintes campos na página Parâmetros de contas a pagar da seção Titulares avançados:

Campo	Descrição
Perfil de lançamentos	Selecione o perfil padrão para concluir as transações para os titulares avançados.
Classificação de titulares avançados	Se selecionado, os titulares avançados serão exibidos no início da lista na página Titulares avançados.
Emitir quando o saldo está aberto	Se selecionado, será permitida a emissão de um pagamento à vista para um titular avançado que tenha um saldo positivo aberto.
Grupo de campos de fechamento de saldo por pagamento à vista: Nome	Selecione o código do diário da guia de pagamento à vista. Esse código de diário é usado para gerar guias de pagamento à vista e guias de reembolso ao fechar os saldos de um titular avançado por pagamento à vista.
Pagamento à vista	Selecione a conta de pagamento à vista para determinar os comprovantes usados para fechar os saldos para o titular avançado.
Grupo de campos de fechamento de saldo por banco: Nome	Selecione o código do diário para transações que fechem os saldos por meio de um banco.
Tipo de conta	Selecione um banco para fechar os saldos para um titular avançado por meio de um banco.
Conta principal	Selecione o código da conta bancária para fechar os saldos para um titular avançado por meio de um banco.

Condições de pagamento para o titular avançado

Para registrar e lançar corretamente uma ordem de compra por meio de um titular avançado, você deve usar uma Condição de pagamento configurada com a opção De titular avançado definida como Verdadeira.

Criar um titular avançado

Antes de criar um titular avançado, é necessário configurar trabalhadores. Para obter mais informações, consulte Inserir informações do trabalhador (Guia de tarefas).

Acesse Contas a pagar>Titulares avançados>Titulares avançados.

Anotação

Não é possível adicionar ou excluir funcionários na página Titulares avançados. Os funcionários devem primeiro ser contratados no módulo Recursos humanos. Na página Perfis de lançamento de funcionários, você pode configurar o perfil de lançamento do funcionário que é usado para lançar saldos de titular avançado.
Selecione um funcionário e, em seguida, selecione Editar.
Na Guia Rápida Geral, defina a opção Titular avançado como Sim para indicar que o funcionário é um titular avançado
No campo Grupo, selecione o grupo de titulares avançados ao qual o funcionário pertence.
Em Documento de identidade, forneça os detalhes de um documento de identificação.
- Série: insira a série do documento usado para verificar a identidade do titular avançado.
- Número: insira o número do documento usado para verificar a identidade do titular avançado.
- Data de emissão: selecione ou insira a data de emissão do documento.
- Emitido por: insira os detalhes da autoridade ou da pessoa que emitiu o documento.
Selecione Salvar ou feche a página.

Anotação

Se a opção Classificação de titulares avançados estiver definida como Sim na página Parâmetros de contas a pagar, os titulares avançados serão exibidos na parte superior da grade na página Titulares avançados.

Consultas e relatórios do titular avançado

Consulta de transações do titular avançado

Para obter uma lista de transações para um titular avançado, selecione Transações na página Titulares avançados. Para ver as transações para todos os titulares avançados ou para criar uma consulta específica com base nas transações dos titulares avançados, acesse Contas a pagar>Consultas e relatórios>Consultas e relatórios dos titulares avançados>Transações. Selecione Comprovante para abrir a página Comprovantes de transações..

Consulta de saldo de titular avançado

Para ver o saldo de um titular avançado, use a página Titulares avançados. Para ver o saldo de todos os titulares avançados ou para criar uma consulta específica com base nas contas dos titulares avançados, clique em Contas a pagar>Consultas e relatórios>Consultas e relatórios dos titulares avançados>Saldo.

Relatório de saldo de titular avançado

Para visualizar e imprimir um relatório com base nas informações sobre o saldo dos titulares avançados, clique em Contas a pagar>Consultas e relatórios>Consultas e relatórios dos titulares avançados>Relatório de saldo de titular avançado.

Relatório de transações de titular avançado

Para visualizar e imprimir um relatório com base nas transações dos titulares avançados, clique em Contas a pagar>Consultas e relatórios>Consultas e relatórios dos titulares avançados>Relatório de transações de titular avançado.

Transações de titulares avançadas

As transações para os trabalhadores que são titulares avançados podem ser lançadas usando contas de titulares avançados. A ID do trabalhador especificada para cada titular avançado pode ser usada para rastrear todas as transações de titulares avançados. Esse número é recuperado como um número de conta para transações de titulares avançados nas páginas Diários gerais e Transações de titulares avançados.

Criar e lançar uma ordem de compra com detalhes do titular avançado

Para obter mais informações gerais sobre ordens de compra, consulte Visão geral de ordens de compra. Se uma fatura de fornecedor for criada e lançada com detalhes do titular avançado, os saldos do titular avançado serão lançados na conta de saldo do funcionário, em vez da conta de saldo do fornecedor. Para adicionar detalhes do titular avançado a uma ordem de compra, faça o seguinte:

No campo Condições de pagamento na seção Preço e desconto, selecione a condição de pagamento. Para obter mais informações sobre Condições de pagamento, consulte Definir condições de pagamento de fornecedor.
Selecione uma condição de pagamento que tenha a opção De titular avançado selecionada na página Condições de pagamento.
Na Guia Rápida Preço e desconto, no campo Titular avançado, selecione o titular avançado para a ordem de compra.

O processo de lançamento da ordem de compra cria duas transações de fornecedor com valores opostos e uma transação de titular avançado. Sem detalhes do titular avançado, somente uma transação de fornecedor é criada.

Liquidar saldos de titulares avançados usando o banco

Quando você liquida saldos de titulares avançados usando um banco, as entradas de diário para fechar os saldos dos titulares avançados são criadas no diário geral. Você pode configurar o código para o diário e o banco na seção Titulares avançados na página Parâmetros de contas a pagar.

Para fechar o saldo de um titular avançado usando um banco, acesse Contas a pagar>Titulares avançados>Titulares avançados.
No Painel de Ações, selecione Saldo>Fechar por banco.

Insira as seguintes informações na página Fechar por banco:

Campo	Descrição
Data de pagamento	Insira a data em que o pagamento deve ser lançado.
Valor a ser transferido	Insira o valor do saldo ao fechar. O valor indicado no campo Valor da página Saldo é exibido por padrão.
Automático	Marque a caixa de seleção Automático para criar e lançar automaticamente um diário predefinido na página Parâmetros de contas a pagar.

Liquidar saldos de titulares avançados usando pagamento à vista

Quando você liquida saldos de titulares avançados usando pagamento à vista, as entradas de diário para fechar os saldos dos titulares avançados são criadas no diário de guias. Você pode configurar o código para o diário e o pagamento à vista na guia Titulares avançados na página Parâmetros de contas a pagar.

Para fechar o saldo de um titular avançado usando pagamento à vista, acesse Contas a pagar>Titulares avançados>Titulares avançados.
No Painel de Ações, selecione Saldo>Fechar por pagamento à vista.

Insira as seguintes informações na página Fechar por pagamento à vista:

Campo	Descrição
Data de pagamento	Insira a data em que o pagamento deve ser lançado.
Valor a ser transferido	Insira o valor do saldo ao fechar. O valor indicado no campo Valor da página Saldo é exibido por padrão.
Automático	Marque a caixa de seleção Automático para criar e lançar automaticamente um diário predefinido na página Parâmetros de contas a pagar.

Depois que o diário de guias for processado, se o valor no campo Valor a ser transferido for negativo, uma guia de pagamento será gerada para o titular avançado quando os saldos forem fechados. Se o valor no campo Valor a ser transferido foi positivo, uma guia de reembolso será gerada.

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